ADMINISTRACIÓN E INFORMACIÓN

LILIBETH VARGAS DUEÑAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
BOGOTA D.C.
2008

1
 ADMINISTRACIÓN E INFORMACIÓN

LILIBETH VARGAS DUEÑAS

Informe presentado para aprobar el modulo de Gestión del sistema de

información del Talento Humano

PEDRO NEL PRIETO MOJICA

Instructor

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
BOGOTA D.C.

2008
CONTENIDO

2
 Pág.
INTRODUCCIÓN
1.CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN 6
2.DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN 6
3.RESEÑA HISTÓRICA 6
3.1 Siglo XIX 7
3.2 Siglo XX 7
4. GESTIÓN 9
5.RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS 9
5.1 Administración y derecho 9
5.2 Administración Y Economía
10
5.3 Administración Y Escuela Matemática 10
5.4 Administración Y Psicología
11
5.5 Administración Y Moral
12
6.ESCUELAS Y TEORÍAS ADMINISTRATIVAS
12
6.1 Escuela de la administración científica
12
6.2 Escuela de la administración clásica
13
6.3 Teoría de la organización 14
7. QUE ES SISTEMA
14
8.QUE ES INFORMACIÓN
15
9.QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN 15
10. PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN 16
11.INFORMACIÓN MANUAL 16
12.INFORMACIÓN SISTEMATIZADA 17
13.CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFÍA

3
 LISTA DE FIGURAS

Tabla No. 1 Aspectos Históricos De La Administración

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 INTRODUCCIÓN

Es de vital importancia conocer y conceptualizar temas relacionados con

la Administración y los sistemas de información, ya que en un mundo
cambiante en el que estamos, es importante contar con herramientas
sólidas que nos permitan ser más competitivos, críticos y analíticos.

5
1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

Es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los

objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la
planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo)
y control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro,
coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la
comparación y jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia.

La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar

a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados.

2. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

La administración se define como el proceso de crear, diseñar y

mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en
grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Como
administración, las personas realizan funciones administrativas de
planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

• La administración se aplica en todo tipo de corporación.

• Es aplicable a los administradores en todos los niveles de
corporación.
• La meta de todos los administradores en todos los niveles de
corporación.

La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y

eficiencia

3. RESEÑA HISTÓRICA

6
Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la
administración. Algunos escritores, remontan el desarrollo de la
administración a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos
constructores de las pirámides, o a los métodos organizativos de la
Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas pre-
industriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer
frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.
Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre
los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en
1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control
de las organizaciones, y de esta forma el nacimiento formal de la
administración. Sin embargo es en el Siglo XIX cuando aparecen las
primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de
manera científica, y el primer acercamiento de un método que
reclamaba urgencia dada la aparición de la revolución industrial.

3.1 Siglo XIX

Algunos piensan en la administración moderna como una disciplina que

comenzó como un vástago de la economía en el siglo XIX. Los
economistas clásicos tales como Adam Smith y John Stuart Mill
proporcionaron un fondo teórico a la asignación de los recursos, a la
producción, y a la fijación de precios. Al mismo tiempo, innovadores
como Eli Whitney, James Watt y Matthew Boulton, desarrollaron
herramientas técnicas de producción tales como la estandarización,
procedimientos de control de calidad, contabilidad analítica, y
planeamiento del trabajo.

Para fines del siglo diecinueve, Leon Walras, Alfred Marshall y otros
economistas introdujeron una nueva capa de complejidad a los
principios teóricos de la Administración. Joseph Wharton ofreció el
primer curso de nivel terciario sobre Administración en 1881.

3.2 Siglo XX

Durante el siglo XX la administración fue evolucionando en la medida en

que las organizaciones fueron haciéndose más complejas y las ciencias
como la ingeniería, la sociología, la psicología y la teoría de sistemas
fueron desarrollándose

7
Tabla No. 1 Aspectos Históricos De La Administración

Contribuyente Principales aportaciones

Periodo

5000 a.c. Sumerios Establecieron registros escritos

para uso comercial y
gubernamental.

4000-2000 a. Egipcios Practicaban inventarios los

c. inventarios. Llevaban diarios
ventas e impuestos;
desarrollaron una elaborada
burocracia para la agricultura
y la construcción a gran
escala, emplearon de tiempo
completo administradores y
usaban proyecciones y
planeación.

4000 a.C. Hebreos Aplicaron el principio de

excepción y la
departamentalización, los Diez
Mandamientos, la planeación a
largo plazo y el tramo de
control.

2000 – 1700 Babilonicos Reforzaron leyes para la

a. C. conducción de los negocios,
incluyendo estándares,
salarios y obligaciones de los
contratistas.

500 a. C. Chinos Establecieron la Contitución

Chow y Confusio sento las
primeras bases para un buen
gobierno.

500-200 a.C. Griegos Desarrollaron la ética del

trabajo; la universalidad de la
administración(Sócrates);inicia
ron el método científico para la

8
 solución de los problemas.

200 a.C. – 400 Romanos Desarrollaron sistemas de

d.C. fabricación de armamento, de
cerámica y textiles;
construyeron carreteras;
organizaron empresas de
bodegas; utilizando el trabajo
especializado; formaron los
gremios; emplearon una
estructura de organización
autoritaria basada en
funciones.

300 d.C. – Iglesia Católica Estructura jerárquica

Siglo XX descentralizada con control
estratégico y políticas
centralizadas.

1300 Venecianos Establecieron un marco legal

para el comercio y los
negocios.

4.GESTIÓN

Gestión del latín gestio: Acción administrar. Gestión, dirección.

Actividad profesional tendiente a establecer los objetivos y medios de su
realización, a precisar la organización de sistemas, a elaborar la
estrategia del desarrollo y a ejecutar la gestión del personal. En el
concepto gestión es muy importante la acción, del latín actionem; que
significa toda manifestación de intención o expresión de interés capaz
de influir en una situación dada. El énfasis que se hace en la acción, en
la definición de gestión es la diferencia que se tiene con el concepto de
administración. La gestión no es considerada una ciencia disciplina.
Podemos considerarla como parte de la administración, o como un estilo
de administración, la gestión es un proceso de planeación y manejo de
tareas y recursos.

9
5. RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS

5.1 Administración y derecho

El derecho forma la estructura necesaria en que descansa lo social. Una

sociedad sin derecho, es inconcebible, aun para la administración
privada. Sólo puede administrarse un organismo social, cuando es
posible exigir determinadas acciones de los demás, sea que éstas les
hayan sido impuestas por ley, o que deriven inmediatamente de un
convenio.

La Administración no es de suyo jurídica, sino meta-jurídica; esto es: Que

no se realiza de suyo por el mero cumplimiento de derecho y
obligaciones, sino que busca estimular la cooperación espontánea,
activa, precisa, entusiasta y, sobre todo, eficaz, de quienes forman una
empresa u otro organismo social, para lograr la máxima eficiencia en la
coordinación.

Sin el cumplimiento de derechos y obligaciones, la coordinación es

imposible, pero en el mero cumplimiento forzado de éstos, no existen
tampoco de suyo elementos suficientes para lograr la máxima eficiencia
de la coordinación, fin al que la Administración se dirige.

En otras ocasiones, por el contrario, una norma administrativa, que

busca la eficiencia en un organismo social, por exigirlo el bien común es
tomada por el derecho y elevada a la categoría de ley. Tal sucede con el
derecho administrativo.

5.2 Administración Y Economía

La administración tiene como fin "lograr la máxima eficiencia" de las

formas sociales, esto es, obtener el máximo de resultados con el mínimo
de esfuerzos o recursos. Esta ley (llamada la ley de oro), tiene su más
clara aplicación en la economía, siendo en ella donde primero se
formuló, y donde más exactamente se aplica, por lo que se le conoce
como la ley económica básica.
10
Aun en el caso de la administración industrial, donde el fin es
indiscutiblemente económico, no debe confundirse al administrador con
el economista: el administrador, como tal, busca inmediatamente un fin
de coordinar los elementos que emplea (cosas y personas), y en tanto es
buen administrador, en cuanto sabe coordinarlos, esto es: estructurarlos
y manejar los del modo más eficiente. Pero este fin inmediato, que es el
propio de la administración, en ese tipo de sociedades está subordinado
a un fin económico, como es el de la empresa industrial, comercial o
bancaria, por lo que la misma administración queda fuertemente teñida
de Colorido económico, al grado de parecer que el fenómeno mismo
administrativo se confunde con el económico.

5.3 Administración Y Escuela Matemática

La aplicación de técnicas, parcial o totalmente matemáticas, ha

permitido un enorme avance en campos de la Administración, como los
relacionados con la fijación de cursos alternativos, su valoración y su
consiguiente ayuda en la toma de decisiones, a través de la
Investigación de Operaciones, pretende que la administración misma se
ha convertido o se está convirtiendo en algo cuya naturaleza es
esencialmente matemática.

5.4 Administración Y Psicología

El administrador va a coordinar personas, y al mismo tiempo a coordinar

la actuación de estas mismas personas, con las cosas, sistemas.
Necesita, por lo mismo, conocer de mejor modo posible los diversos
resortes psicológicos para tratar de influir en el logro de la cooperación
de los hombres, como base para su coordinación.

El administrador necesita saber influir eficazmente en la conducta de los

demás, y de ello depende en gran parte su éxito. La psicología indica,
por lo mismo, qué métodos administrativos son más adecuados, y
proporciona bases técnicas para influir en la manera de actuar de
quienes integran un organismo social, en forma de hacer sus acciones lo
más eficientes que sea posible. En tres formas principales ayuda la
psicología al administrador:

11
Ofreciéndole algunas técnicas de carácter esencialmente psicológico,
pero que son utilizadas por la administración como un instrumento o
medio para coordinar.

Analizando los aspectos psicológicos de algunas técnicas de naturaleza

ya substancialmente administrativa; el estudio del "efecto-halo" o la
"tendencia central" en la calificación de trabajadores, supervisores o
desarrollo de ejecutivos.

Proporcionando al administrador una serie de conocimientos y técnicas

psicológicas que lo ayuden para comprender mejor a sus subordinados,
motivarlos, orientarlos, resolver sus problemas y, en una palabra, lograr
su cooperación, como medio para su coordinación más adecuada.

5.5 Administración Y Moral

La relación se encuentra pues establecida, en que ambas son disciplinas

de carácter normativo. Pero mientras que las normas de la moral se
refieren a toda la conducta humana, y para un fin último, las de la
administración tratan de un sólo aspecto de esa conducta, y para un fin
particular:

Las normas administrativas inmorales son en el fondo antisociales,

porque van contra la naturaleza del hombre, y, por lo mismo, al fin y a la
postre, resultan ineficaces y aun contraproducentes. normas de la moral
se refieren a toda la conducta humana, y para un fin último, las de la
administración tratan de un sólo aspecto de esa conducta, y para un fin
particular: la máxima eficiencia que logre en un organismo social.

6. ESCUELAS Y TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

12
6.1 Escuela de la administración científica

la escuela de la administración científica, desarrollada en los Estados

Unidos, a partir de los trabajos de Taylor. Esa escuela era formada
principalmente por ingenieros, como Frederick Winslow (1856-1915),
Henry Lawrence Gantt (1.861-1931), Frank Bunker Gilbreth (1868-1924),
Harrington Emerson (1853-1931) y otros Henry Ford (1863-1947), suele
ser incluido entre ellos, por haber aplicado sus principios. La
preocupación básica era aumentar la productividad de la empresa
mediante el aumento de la eficiencia en el nivel operacional, esto es, en
el nivel de los operarios. De allí el énfasis en el análisis y en la división
del trabajo operario, toda vez que las tareas del cargo y el ocupante
constituyen la unidad fundamental de la organización. En este sentido,
el enfoque de la administración científica es un enfoque de abajo hacia
arriba (del operario hacia el supervisor y gerente) y de las partes
(operarios y sus cargos) para el todo (organización empresarial).
Predominaba la atención en el trabajo, en los movimientos necesarios
para la ejecución de una tarea, en el tiempo-patrón determinado para su
ejecución: ese cuidado analítico y detallado permitía la especialización
del operario y la reagrupación de los movimientos, operaciones, tareas,
cargos, etc., que constituyen la llamada "organización racional del
trabajo" (ORT). Fue además de esto, una corriente de ideas desarrollada
por ingenieros, que buscaban elaborar una verdadera ingeniería
industrial dentro de una concepción eminentemente pragmática. El
énfasis en las tareas es la principal característica de la administración
científica.

6.2 Escuela de la administración clásica

la corriente de los anatomistas y fisiologistas de la organización,

desarrollada en Francia, con los trabajos pioneros de Fayol. Esa escuela
estaba formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la
época. Entre ellos Henri Fayol (1841-1925), James D. Mooney, Lyndall F.
Urwick (n.1891), Luther Gulick y otros. La preocupación básica era
aumentar la eficiencia de la empresa a través de la forma y disposición
de los órganos componentes de la organización (departamentos) y de
sus interrelaciones estructurales. De allí el énfasis en la anatomía
(estructura) y en la fisiología (funcionamiento) de la organización. En
este sentido, el enfoque de la corriente anatómica y fisiologista es un

13
enfoque inverso al de la administración científica: de arriba hacia abajo
(de la dirección hacia la ejecución) del todo (organización) hacia sus
partes componentes (departamentos). Predominaba la atención en la
estructura organizacional, con los elementos de la administración, con
los principios generales de la administración, con la
departamentalización. Ese cuidado con la síntesis y con la visión global
permitía una manera mejor de subdividir la empresa bajo la
centralización de un jefe principal. Fue una corriente eminentemente
teórica y "administrativamente orientada". El énfasis en la estructura es
su principal característica.

Fayol define el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir,

coordinar y controlar.

Las funciones administrativas engloban los elementos de la

administración:
1. Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
2. Organizar: Construir tanto el organismo material como el social de la
empresa.
3. Dirigir: Guiar y orientar al personal.
4. Coordinar: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos
colectivos.
5. Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas
establecidas y las ordenes dadas.

Planificación, Organización, Dirección, Coordinación, Control

Estos son los elementos de la administración que constituyen el llamado

proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo de
administración en cualquier nivel o área de actividad de la empresa.

6.3 Teoría de la organización

La administración como ciencia: todos los autores de la teoría clásica

afirman unánimemente que se debe estudiar y tratar la organización y la
administración científicamente, sustituyendo el empirismo y la
improvisación por técnicas científicas. Se pretende elaborar una ciencia
de la administración. Fayol ya afirmaba la necesidad de una enseñanza
organizada y metódica de la administración, de carácter general para
formar mejores administradores, a partir de sus aptitudes y cualidades
personales. En su época, esa idea era una novedad, su posición era la de

14
que siendo la administración una ciencia como las demás, su enseñanza
en las escuelas y universidades era plenamente posible y necesaria.

Teoría de la organización: La teoría clásica concibe la organización como

una estructura. La manera de concebir la estructura organizacional está
bastante influenciada por las concepciones antiguas de organización
(como la organización militar y la eclesiástica) tradicionales, rígidas y
jerarquizadas. Para Fayol, la organización abarca solamente el
establecimiento de la estructura y de la forma, siendo por lo tanto,
estática y limitada. Para Mooney, "la organización es la forma de toda
asociación humana para la realización de un fin común. La técnica de la
organización puede ser descrita como la técnica de correlacionar
actividades específicas o funciones en un todo coordinado". Para
Mooney, como para Fayol y Urwick, la organización militar es el modelo
del comportamiento administrativo. Así la preocupación por la estructura
y la forma de la organización marca la esencia de la teoría clásica.

7.SISTEMA

Conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que

interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben
(entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida)
información, energía o materia.

Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor,

un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software).

Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema
puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser
parte de un supersistema.

Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente.
Ese límite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o
conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a
través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es
cerrado.

15
El ambiente es el medio en externo que envuelve física o
conceptualmente a un sistema. El sistema tiene interacción con el
ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas. El
ambiente también puede ser una amenaza para el sistema.

Un grupo de elementos no constituye un sistema si no hay una relación

e interacción, que de la idea de un "todo" con un propósito

8.INFORMACIÓN

Conjunto de datos que están organizados y que tienen un significado, de

esta manera, si tomamos datos por separado no tendría un significado
mientras que si los agrupamos en forma organizada, sí.

La información es un elemento fundamental en el proceso de la

comunicación, ya que tiene un significado para quien la recibe, que la va
a comprender si comparte el mismo código que quien la envía. Esto no
sólo ocurre en un proceso social sino también en el mundo de la
informática.

9.SISTEMA DE INFORMACIÓN

El Conjunto de métodos, herramientas y actividades que actúan

coordinada y sistemáticamente para recolectar, almacenar, validar,
actualizar, manipular, integrar, analizar, extraer, y desplegar
información, tanto gráfica como descriptiva de los elementos
considerados, con el fin de satisfacer múltiples propósitos.

10.PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN

• La información es una propiedad y no una sustancia;

• La teoría de sistemas puede ayudar a comprender mejor los
sistemas de información documentales; y

16
 • el lenguaje natural es el mejor instrumento para representar el
conocimiento y la información, incluso la información no verbal,
como por ejemplo, las imágenes.

Un sistema de información documental se caracteriza, por

consiguiente, por modelar sistemas objetos que consisten en
depósitos de información que contienen conocimiento registrado,
mientras que los demás sistemas de información de las empresas se
caracterizan, en cambio, por modelar sistemas objetos que realizan
actividades.

Para modelar estas actividades, los sistemas de información

convencionales necesitan registrar información, en depósitos
temporales, acerca de los diversos estados de la actividad. Ahora
bien, cuando estos sistemas objeto finalizan una actividad, la
información que sobre ella ha registrado el sistema de información
deja de tener importancia.

11.INFORMACIÓN MANUAL

Conjunto de datos que están organizados y que tienen un significado,

no están en un medio magnético, se encuentran en documentos
tangibles.

12.INFORMACIÓN SISTEMATIZADA

Conjunto de datos que están organizados los cuales se encuentran

almacenados en medios magnéticos, donde han sufrido un proceso de
transformación sin perder su esencia, los datos se encuentran en
registros o bases de datos según las necesidades de la organización.

17
 13. CONCLUSIONES

Por medio de esta trabajo se ampliaron los conocimiento acerca de la

terminología empleada en el ámbito empresarial y en los sistemas de
información, es de vital importancia comprender estos conceptos para
entender que los sistemas de información es un eje fundamental en una
organización, debido a que la información debe tener ciertos parámetros
para que sea veraz y oportuna.

18
 BIBLIOGRAFÍA

CABUYA Alberto. Organización y gestión de empresas. Bogota, 1995.

330p

CHAVENATO. Introducción a la teoría general de la administración. Mc

GrawHill

Buscadores de Internet:
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