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Cómo construir un documento con calidad version actualizada

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Dcumento elaborado por Mariana de Viau, como un aporte a los estudiantes en la preparación de informes.
Dcumento elaborado por Mariana de Viau, como un aporte a los estudiantes en la preparación de informes.

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¿Cómo producir un documento con calidad?
Por Mariana Aragón C. de Viau
1
 Cada vez que nos vemos frente a la necesidad de producir un documento o informe específico,nos encontramos con la incertidumbre de que no conocemos las normas específicas que seutilizan para diseñarlo con una buena relación gráfica aprovechando los espacios de la mejormanera posible. Este documento pretende ayudarle a usted a diseñar una hoja maestra que lepermita trabajar con más eficiencia y calidad utilizando las herramientas del Software de Word97-2003.
2
 Es importante que procure seguir las recomendaciones que le sugiero para que poco a poco vayaperdiéndole el miedo al computador así como a la posibilidad de realizar un trabajo con calidad.¡No es una Biblia a seguir al pie de la letra!... ¡Tampoco así es la vida!
Los materiales de base
Cuando hablamos de una hoja, debemos saber que ésta posee dospáginas (anverso y reverso). Existe papel tamaño carta (8.5 x 11pulgadas ó 21.59 x 27.94 cms.) y oficio (8.5 x 13 pulgadas ó 21.59 x 32cms.). Existen otros tamaños pero los que existen en el mercadoguatemalteco son esos dos.Hay papeles de colores y reciclados, además del comúnmente usado,papel bond. El calibre que más se encuentra en las librerías es de 60, 80y 120 gramos. El que mejor funciona para las impresoras es el de 80gramos. Existen papeles reciclados y son los que más se recomienda usarpero es importante cotizar en distintos lugares, especialmente enempresas distribuidoras o imprentas grandes ya que el que se vende enlibrerías tiene un costo muy alto.Por otro lado, hay un sinfín de clases de papel que, si tomamos el tiempo para investigar,podremos encontrarlo. Hay papel bond, copia, de china, lustre, lustraflex, construcción,cebolla, texcote, cromacote, arial cover, araña,cartoncillo, etc., pero no todos se pueden usar paraimprimir en una computadora doméstica.
Configurandolahoja
Los márgenes y la forma de imprimirAl haber abierto un archivo nuevo en Word, observaráque en la parte superior hay una serie de palabras.Busque la que dice “Archivo” y haga clic izquierdo sobrela palabra. Busque la opción “Configurar página...” yespere a que muestre la ventaja de configuración. Allí
1
1ª ed. © 2006. 2ª ed. © 2009.
2
Es importante aclarar que este documento no pretende ser un tratado de diseño gráfico sino más bien una orientación paraproducir documentos sencillos pero con estilo, jerarquías y calidad que permitan descubrir el esquema de pensamiento queposeemos o queremos plasmar en un informe técnico. Existen manuales producidos por Microsoft para desarrollar destrezasmás específicas. Es un documento preparado para trabajar con Word 97-2003 pero si usted aprende estas estrategias puedeaplicarlas en Word 2007 también.
Las estrategias propuestas pueden cambiar de criterios en cada Facultad por lo que se lesugiere consulte con las personas idóneas sobre ello.
 
 
 ¿Cómo producir un documento con calidad? 
2puede observar que en las pestañas superiores dice: Márgenes, Papel, Diseño.1.
 
En los
márgenes
usted elige qué espacios dejará en blanco y, generalmente, se dejanespacios de la siguiente manera:
 
Superior:
2
a
2.5
cms.
 
Inferior:
2
a
2.5
cms.
 
Izquierdo:
2.5
a
3
cms. porque es el que irá al lado izquierdo del papel si voy a encuadernarel material.
 
Derecho:
1.5
a
2
cms. Este es el margen exterior del papel que queda fuera del encuadernado.
 
Encuadernación:
.5
a
1.5
para dejar espacio que permita perforar o pegar el material.
 
Posición del margen interno: Generalmente se deja en el lado izquierdo.La
orientación
es la que usted puede manejar para que el trabajo se imprima en posiciónvertical u horizontal. Generalmente se usa la posición vertical.Las
páginas
son para determinar si sólo imprimirá en el anverso del papel o si lo hará también enel reverso (lado y lado) Si quiere hacer una impresión utilizando ambos lados de la hoja, lesugiero que abra la pestaña que dice “Normal” presionando en la flecha a la derecha. Allí veráque dice márgenes simétricos y la página pequeña que visualiza se volverá en dos páginas.2.
 
En la pestaña que dice
 papel
se elige eltamaño de papel que deseamos usar. Si usteddesea trabajar en papel carta, deberá elegir“letter o carta” donde dice
Tamaño del papel
.Si abre con el click izquierdo esa ventanita,encontrará toda la variedad de tamaños que sepueden trabajar con el programa Word. Lasmedidas (
ancho
y
alto
) se refieren al tamañoen medidas matemáticas. Se visualizanautomáticamente al cambiar un tamaño depapel, exceptuando cuando queremos trabajaren papel oficio porque las medidas que utilizason las estandarizadas en los Estados Unidos deNorteamérica (8.5 x 14 pulgadas) y las medidasde corte en nuestro país, Guatemala, es de (8.5x 13). Como usted verá, en la ventana se trabaja con centímetros y podríamos cambiar lasmedidas a pulgadas pero eso es “harina de otro costal” que tendríamos que tratar en otroapartado. Generalmente no tocamos esa ventana a menos que deseemos usar papel oficio de 13pulgadas. En la sección
Origen del papel
tampoco tocamos nada porque esta acción esautomática. En la sección
Vista previa
podemos elegir dejar que sea en todo el documento o quesólo se presente a partir del lugar donde esté situado nuestro cursor. Generalmente no tocamoseso. Finalmente, las
opciones de impresión
no se deben cambiar, a menos que queramos hacercambios que no están automatizados. Si presionamos finalmente la ventana para predeterminar,la configuración que hayamos elegida quedará grabada para que así se abran todos losdocumentos nuevos que trabajemos.3.
 
Por último, presionamos la tercera pestaña con el click izquierdo del Mouse y encontraremosque podemos decidir qué hacer con el
Diseño
para iniciar cada nuevo capítulo o tema en unapágina nueva, par o impar (ver ilustración en la siguiente página). También puede ser demanera continua o en columna nueva. Generalmente dejamos la página nueva. En los
Encabezados y pies de página
es donde definimos qué queremos colocar. En la parte superior(encabezados) se acostumbra escribir el título del material o de la sección que se estádesarrollando. Si elegimos
 pares e impares diferentes,
nos da la oportunidad de escribir datos
 
 3distintos como por ejemplo: en las páginaspares el título de la sección, capítulo,unidad, etc., y, en las impares, el títuloglobal del trabajo. Por el contrario, si nodeseamos que aparezca en la primera páginaalgún encabezado presionamos el Mouseizquierdo en el cuadrito que dice
Primera página diferente
y deja automáticamente enblanco ese espacio. Donde dice
Desde elborde
, es para elegir el espacio máximo quele otorgaremos a esa sección –encabezados ypies de página-. Generalmente lo dejamosen el valor que se encuentraautomáticamente... 1,25 cms. Allí mismopodemos definir si deseamos numerar páginaspero es en otra ventana que le explico másadelante. En la sección que dice
Página
estaremos eligiendo cómo queremos que se oriente laalineación... si superior, centrada, justificada o abajo. Usamos normalmente la superior. En
Vista previa
podemos aplicarla igual a todo el documento o a partir del lugar donde tengamosel documento. Esto sirve para que visualicemos cómo saldrá impreso el documento yevaluemos si así es como lo queremos –se usa para ahorrar costos de impresión en tinta y papel-. Allí también encontramos que podemos decirle al programa cuántas líneas deseamos quehayan en la página
(Números de línea).
Esta sección no la tocamos así como la de
Bordes
amenos que deseemos hacer cambios y, para ello, es mejor consultar la Ayuda en el menúprincipal de la barra superior de la ventana (la de color azul que tiene las siguientes palabras:Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Tabla, Ventana, ?). La ayuda es elsigno de interrogación y allí podemos consultar por qué, para qué y cómo deseamos cambiar lacantidad de líneas por página y los bordes.Cuando ya hayamos definido cómo deseamos que se maneje la información de manera que losespacios (márgenes generales y encabezados y pies de página) estén definidos, podremosproceder a definir estilos de letra, títulos, subtítulos, etc.Los estilos de letras y las jerarquíasEl primer problema que observamos es que necesitamos definir los tipos de letras que usaremospara los títulos y el texto así como para el texto que resaltaremos. Veamos cuáles son lassoluciones más fáciles para trabajar:1.
 
Los
títulos
pueden ser de primera, segunda, tercera jerarquía, etc. No se recomienda usarmás de tres jerarquías. El más importante es el de primera jerarquía y así sucesivamente sevan utilizando para mostrar a través de los tamaños la importancia de los temas. Porejemplo:Título de primera jerarquía..............
La Filosofía
 Título de segunda jerarquía..............
El Liberalismo
 Título de tercera jerarquía...............
Los personajes del liberalismo
 
Como podemos observar, existe diferencia de presentación en los títulos por el tamaño entreellos así como por el estilo en negrillas, itálica y normal. También se pueden subrayar y se lespueden agregar iconos o agrandar en la primera letra, o cualquier otro elemento gráfico quecreamos que es necesario pero que se relaciona con el contenido del título.

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