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LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD .2

LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD .2

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IA 2

LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVOS
  Reconocer la importancia de la información en los archivos administrativos. Identificar los documentos empresariales y su clasificación según el soporte, el ente productor, la finalidad que persiguen y su función en el tiempo. Diferenciar los tipos de documentos y sus usos

 

Establecer los controles necesarios para el manejo de la correspondencia, tanto, interna como externa.

INTRODUCCION

En el capitulo anterior e analizo como se fue gener
IA 2

LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVOS
  Reconocer la importancia de la información en los archivos administrativos. Identificar los documentos empresariales y su clasificación según el soporte, el ente productor, la finalidad que persiguen y su función en el tiempo. Diferenciar los tipos de documentos y sus usos

 

Establecer los controles necesarios para el manejo de la correspondencia, tanto, interna como externa.

INTRODUCCION

En el capitulo anterior e analizo como se fue gener

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IA 2
OBJETIVOS
 
Reconocer la importancia de la información en los archivos administrativos.
 
Identificar los documentos empresariales y su clasificación según el soporte, elente productor, la finalidad que persiguen y su función en el tiempo.
 
Diferenciar los tipos de documentos y sus usos
 
Establecer los controles necesarios para el manejo de la correspondencia,tanto, interna como externa.
LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
 
 
 En el capitulo anterior e analizo como se fue generado la necesidad de guardarinformación como testimonio, como prueba o como historia. igualmente , en lasorganizaciones con estos mismos fines como base para toma de decisiones , se creanlos archivos que en su primera fase se denomina archivos administrativos ,por serproducto de la gestión administrativa .se conoce también como archivos de oficina,porque son administrativos por las secretarias en sus oficinas ;por lo generalconservan el 100 % de la información del año vigente .de ahí la importancia que laspersonas que tienen que manejar esta información posean los elementos necesariospara definir ,con criterio , sobre la organización y conservación de la informaciónNada hay más normal y común en la gestión administrativa de las organizaciones quela producción, acumulación y consulta d3 documentos y más que normal, es en loesencial que se convierte esa información, por ser el fruto de la mayoría de lasactividades de la organización. De ahí la importancia de dejarla plasmada en algún tipode documento que hasta hace poco tiempo solo se limitaba al soporte en el papel.Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionamiento dentro de laorganización, requiere además de dejar una constancia, de un orden en esainformación .la articulación de esa información ^individual ^ será la que va aconformar los archivos administrativos, en principio, y posteriormente la que serviríapara reconstruir en un archivo permanente la memoria de la institución.en este sentido, es necesario tener conciencia de la importancia que tiene lainformación a nivel institucional en su conjunto, para no incurrir en el riesgo de queesos
archivos individuales
se vuelvan personalmente y sean utilizados para actividadesparticulares, olvidando que esa información hace parte de todo un proceso integradode la gestión.por tanto, podemos afirmar que la gestión administrativa es mucho más que personasindividuales que producen información ;es sobre todo , una estructura funcional muysolida ,con funciones muy definidas para cada una de las instancias comprometidas enel logro de los objetivos de la organización . en la medida en que estas funciones esténbien definidas, se puede garantizar el manejo de los documentos y la admistracion dela información en general porque, independientemente de las personas que lasejerzan, siempre permanecerá la función.
INTRODUCCION
LA EMPRESA COMO ENTE PRODUCTORDE DOCUMENTOS
 
 
Al igual de las funciones, la estructura juega un papel definitivo. La información, sin interesarsu soporte, tiene un trámite normal dentro de este proceso de gestión. Allí se interrelacionantodas las instancias comprometidas en el proceso. a mayor claridad de la estructura, menosriesgos de un mal tramite y, por consiguiente, de pérdida de la información o tiempo en subúsqueda.Es por esto que los archivos se constituyen en un elemento legitimó, necesaria y útil de lagestión administrativa y deben cumplir una función esencialmente informadora.Desafortunadamente, con pocas excepciones, no se les da la importancia que merecen y se lesconsidera como almacenes de de papeles inútiles. Vemos entonces como en algunasorganizaciones no existen las oficinas de archivo como tal; en otras están integradas susfunciones a los departamentos de servicios generales, con un agravante adicional: no sonconsiderados rentables y enfrentan serios problemas presupuestales.La depresión y la debilidad que hasta ahora ha tenido la estructura archivística en lasorganizaciones, nos lleva a concientizar a la alta dirección de la importancia de una estructurasolida que permita no solo racionalizar la producción de la información sino identificar conclaridad los canales, su flujo y el control mismo, adapta y ajusta a la realidad actual en lo quese refiere a medios de producción, conservación, recuperación y prestación de servicio. Es muyclaro que la información y su manejo constituye, repetimos, aspectos esenciales en la gestiónde toda organización. Los problemas de los archivos obedecen más a problemas de tipoadministrativo de la organización que a fallas técnicas.Todos los anteriores conducen a la necesidad de organizar y reorientar funcionalmente losservicios documentales y archivísticos en las organizaciones; a entender que la administraciónde documentos es un conjunto de criterios y técnicas nuevas, relacionadas con el manejo delos archivos administrativos, para lograr eficiencia y racionalización de la información, basadaen el principio de conservar información mas no papeles.Esta reorientación en el manejo de los archivos y su concepción tiene que ver también con elestablecimiento de un ambiente de trabajo adecuado, la capacitación del personal, elestablecimiento de la relación de trabajo entre las unidades y el personal. Son en resumen, laplaneación, organización y el control del trabajo informativo y la actuación de quienes lodesempeña, los elementos que juegan el papel más importante, puesto que un servicio deinformación eficiente, ayuda a otros en forma más eficaz.
Para logar una buena administración de la información es necesario definir normasmuy concretas sobre su producción (creación), reproducción, circulación, depuración yuso. Lo que es igualmente importante, es establecer un sistema unificado declasificación y conservación de documentos, temas que se trataran ampliamente encapítulos posteriores.Por las razones expuestas y por las decisiones que esta área se deben tomar, lo ideal esque estas oficinas dependen directamente de un nivel de dirección superior, donde latoma de decisiones sobre el control en la producción y organización de los
ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA GESTIONDE DOCUMENTOSADMINISTRACION DE LA INFORMACION

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