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OBJETIVOS
Nada hay más normal y común en la gestión administrativa de las organizaciones que
la producción, acumulación y consulta d3 documentos y más que normal, es en lo
esencial que se convierte esa información, por ser el fruto de la mayoría de las
actividades de la organización. De ahí la importancia de dejarla plasmada en algún tipo
de documento que hasta hace poco tiempo solo se limitaba al soporte en el papel.
Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionamiento dentro de la
organización, requiere además de dejar una constancia, de un orden en esa
información .la articulación de esa información ^individual ^ será la que va a
conformar los archivos administrativos, en principio, y posteriormente la que serviría
para reconstruir en un archivo permanente la memoria de la institución.
por tanto, podemos afirmar que la gestión administrativa es mucho más que personas
individuales que producen información ;es sobre todo , una estructura funcional muy
solida ,con funciones muy definidas para cada una de las instancias comprometidas en
el logro de los objetivos de la organización . en la medida en que estas funciones estén
bien definidas, se puede garantizar el manejo de los documentos y la admistracion de
la información en general porque, independientemente de las personas que las
ejerzan, siempre permanecerá la función.
ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA GESTION
DE DOCUMENTOS
Al igual de las funciones, la estructura juega un papel definitivo. La información, sin interesar
su soporte, tiene un trámite normal dentro de este proceso de gestión. Allí se interrelacionan
todas las instancias comprometidas en el proceso. a mayor claridad de la estructura, menos
riesgos de un mal tramite y, por consiguiente, de pérdida de la información o tiempo en su
búsqueda.
Es por esto que los archivos se constituyen en un elemento legitimó, necesaria y útil de la
gestión administrativa y deben cumplir una función esencialmente informadora.
Desafortunadamente, con pocas excepciones, no se les da la importancia que merecen y se les
considera como almacenes de de papeles inútiles. Vemos entonces como en algunas
organizaciones no existen las oficinas de archivo como tal; en otras están integradas sus
funciones a los departamentos de servicios generales, con un agravante adicional: no son
considerados rentables y enfrentan serios problemas presupuestales.
ADMINISTRACION DE LA INFORMACION
Los documentos empresariales se pueden clasificar desde varios puntos de vista: según el
soporte o formas de transmisión de la información; según el ente productor que se conoce
comúnmente como el autor, según su finalidad y finalmente, según su función en el tiempo,
según su soporte
EL PAPEL
DOCUMENTOS INFORMATIVOS
Con el fin de dar un tratamiento adecuado a los documentos que se producen en las
organizaciones y como apoyo en la toma de decisiones de conservar o destruir , es
importante analizar otra clasificación en la cual se pueden agrupar los documentos
desde el punto de vista o por importancia que represente para las empresas que lo
generan y utilizan.
VITALES: Los documentos que son indispensables para reanudar las operaciones en un
momento dado, rehacen el estado legal y financiero o para el funcionamiento y
crecimiento de la entidad. se consideran dentro de este grupo :las escrituras de
construcción , los patentes de fundamento , los registros o subscriciones ante el ente
que las rige , los reportes de accionistas , prueba de activos y pasivos, planos, las
escrituras de propiedad, formulas y diseño, etc.
UTILES: Los que ayudan a la gestión, generalmente por el año de la vigencia. Se ubica
en este grupo la correspondencia general, tanto interna como externa.
Las empresas un común de documentos afines a todas sus actividades, los cuales conforman
grupos específicos de manejo ordinario. entre ellos se destacan los siguientes:
CONCEPTO DE CORRESPONDENCIA
DEFINICIONES Y USOS
CARTA COMERCIAL: sirve como medio de comunicación entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad
comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más
importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de
información y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales
poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre
mecanografiadas.
MEMORANDO: El memorando (del latín memorándum, algo que debe tenerse en
memoria) es para la real academia una comunicación que se usa en diplomacia. es
menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se
reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la
consideración de un asunto importante o grave
CIRCULAR: Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés
actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. las circulares suelen
escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede
anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de
domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. normalmente, las
circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos
de iniciar alguna operación comercial
Recepción de documentos
Correspondencia externa.
Correspondencia interna.
Folletos, revistas, publicaciones, paquetes
Correspondencia personal
Correspondencia confidencial de carácter institucional