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ADMINISTRACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS UNIDAD 3

ADMINISTRACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS UNIDAD 3

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Published by gony_88
ADMINISTRACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

OBJETIVOS:      -Reconocer la importancia del archivo. -Definir e identificar las funciones que debe cumplir el archivo. -clasificar los archivos según su uso, su organización y su sistema de ordenación. -Conocer los diferentes sistemas de ordenación. -Seleccionar el sistema de ordenación que sea más funcional para la organización.

INTRODUCCION
Se analizó en el capitulo anterior como los documentos son información registrada es por eso que el termino
ADMINISTRACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

OBJETIVOS:      -Reconocer la importancia del archivo. -Definir e identificar las funciones que debe cumplir el archivo. -clasificar los archivos según su uso, su organización y su sistema de ordenación. -Conocer los diferentes sistemas de ordenación. -Seleccionar el sistema de ordenación que sea más funcional para la organización.

INTRODUCCION
Se analizó en el capitulo anterior como los documentos son información registrada es por eso que el termino

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OBJETIVOS:
 
-Reconocer la importancia del archivo.
 
-Definir e identificar las funciones que debe cumplir el archivo.
 
-clasificar los archivos según su uso, su organización y su sistema de ordenación.
 
-Conocer los diferentes sistemas de ordenación.
 
-Seleccionar el sistema de ordenación que sea más funcional para la organización.Se analizó en el capitulo anterior como los documentos son información registrada es poreso que el termino información va muy ligado de archivo .Los archivos conservandocumentos en distintos soportes, como el papel, cintas, filmes, etc. muchos de los cualesse denominan archivos magnéticos.No toda la documentación que se genera y se recibe en las instituciones puede ni debeformar parte de los archivos administrativos .Para poder decidir que archivar o no, esnecesario conocer las características de un documento de archivo:
 
-Son producidos o recibidos por una persona natural o jurídica en ejercicio de susfunciones y como prueba de su gestión.
 
-Se da como consecuencia de las actividades orgánicas y acciones repetitivas de laspersonas o entidades, lo que hace que uno a uno vayan conformando una serie.
 
-Han cumplido su trámite, es decir la función que les dio origen.
 
-Servirán de base para la toma de futuras decisiones, como testimonio, comoinformación de quien los produjo o como aporte histórico.
 
-Siempre pertenecen a un conjunto de documentos llamados serie. El documentopor sí solo, no tiene valor del archivo. A manera de ejemplo podemos citar comoseries Documentos Jurídicos, Documentos Comerciales, Documentos Históricos.Son muchas definiciones que sobre archivo se pueden encontrar, pero todas incluyen lossiguientes aspectos:
 
Conservación ordenada de documentos
 
Facilidad de consulta. 
 
Servicio
ADMINISTRACION Y ARCHIVODE DOCUMENTOS
INTRODUCCION
CONCEPTO DE ARCHIVO
 
Las mismas características de un documento de archivo, servirán para elaborar ladefinición de archivo.El archivo como un conjunto de documentos generados como un producto de una gestiónpor lo general institucional , que una vez se han cumplido su trámite , se deben conservanorgánicamente , esto es, dentro de la sección responsable de su trámite, en el mismoorden en el que se formó el expediente(orden natural) e integralmente para quegaranticen la continuidad de los hechos o actividades y las actuaciones administrativas yque será consultado posteriormente con los fines administrativos , legales o históricos.Este ordenamiento de se conoce como en archivística como el
 principio de procedencia.
 
-Ser la memoria corporativa: Todas las personas tienen una visión distinta de loshechos de la empresa. La memoria de la empresa no debe depender de lamemoria fugaz de las personas.
 
-Soportar la toma de decisiones: Las organizaciones dependen de los documentosdel pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo del futuro y tomarventaja del pasado. Una buena decisión siempre requiere de una buenainformación. Por lo tanto, las rutinas y decisiones basadas en las políticas yprocedimientos definidos requieren información registrada que se encuentra enlos documentos.
 
-Proveer soportes para posibles reclamaciones: Es decir, poder facilitar en unmomento dado la información requerida para defender los intereses de lainstitución ante los órganos del gobierno o ante reclamación de particulares .
 
-Contribuir a la eficiencia de la empresa: La frustración e ineficiencia ocurrencuando la persona que toma decisiones no encuentra información para evaluaralternativas.
 
-Cumplimiento de requisitos legales y normativas: Muchas instituciones debencumplir con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retenciónde documentos. El no cumplimiento a la norma sanciona y trae perjuicioseconómicos.
 
-Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran la información delpasado, para el futuro. La pérdida de los documentos distorsiona y alterna larealidad, porque se tendrá a partir de supuestos.
 
El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde suconcepción que se fijen como mínimo los siguientes objetivos:
 
-Reunir ordenadamente los documentos del archivo.
 
-Asegurar una perfecta conservación de la información
FUNCIONES DEL ARCHIVOOBJETIVOS DEL ARCHIVO
 
 
-Permitir una rápida localización de la información. -Brindar un servicio de consultaoportuna y eficiente. La información es un recurso indispensable para el desarrollo de la gestión administrativa.La base para la decisión correcta es una información correcta, precisa y oportuna. Estasvariables dependen, en gran medida, de la información de la clasificación y ordenaciónque con anterioridad se le dé a la información que se va archivar .Esto se debe a que lainformación que se recibe siempre es heterogénea y empleada para las diferentessituaciones.La información tiene además la connotación de ser dispersa por cuanto ala necesitantodas las personas de la organización o de otras organizaciones en un momento dado.Por las razones expuestas es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar estainformación .de uso y organización que dele de a a la misma, depende de la clasificacióndel archivo.Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso, enactivo, semiactivo e inactivo.
-Archivo activo.
Se caracteriza por que la información que se conserva es consultadapermanentemente .Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de lainformación del año de la vigencia anterior , cuando aún se encuentra en trámite .Losdocumentos aquí archivados temporalmente , servirán de fuente para los archivossemiactivo y permanentemente .El archivo activo se denomina también corriente, vigenteo de gestión .En este archivo se conserva el cine por ciento de la información, la cualdeberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivo.
-Archivo Semiactivo
: Se debe también intermedio o central .Es el constituido pordocumentos que ya cumplieron su tramite pero que por razones legales, fiscales oadministrativos aun siguen vigentes y son consultadas con menor frecuencia .Elporcentaje de información que conserva es de más o menos un sesenta porciento sufuente es el archivo activo .Al igual que en el activo se deben realizar evaluacionesperiódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.
-Archivo permanente
: Contiene la información vital para la compañía y la que vaconformando su archivo se le denomina también erróneamente archivo inactivo, por queel índice de consulta es muy bajo. Conserva además información que puede ser útil para laciencia, la historia o la cultura de un país .Representa generalmente el 10% de ladocumentación de la empresa Recibe información del archivo semiactivo o directamenteel del activo.Otra de las variables que se definen la clasificación del archivo es la organización que laempresa opte para el manejo de la información que puede ser centralizada,descentralizado o descentralizada con control central, nombre que igual mente reciben losarchivos dependiendo del manejo de la información.
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO Y ORGANIZACIÓN.

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