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Evaluacion y Seleccion de Los Documento de Archivo Unidad 4

Evaluacion y Seleccion de Los Documento de Archivo Unidad 4

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4
OBJETIVOS
 
Identificar el documento de archivo
 
Conocer el valor primerio y secundario de los documentos
 
Realizar un inventario documental
 
Evaluar y seleccionar los documentos de archivo
 
Diferenciar las etapas del ciclo de vida de los documentos
 
Definir plazos precauciónales y elaborar una tabla de retención de los documentos quemaneja la institución
Hemos analizado en los capítulos anteriores tanto la parte conceptual de “documentos”, sus
antecedentes, orígenes y evolución a través del tiempo, como la problemática de su producción y
control en las empresas. Podemos retomar entonces el análisis del “documento de archivo”
propiamente dicho, es decir, de aquel sin numero de documentos de variadas clases, formas ytamaños, producidos como resultado de la gestión de las empresas o las personas en el que hacerde su actividad profesional.Antes de definir qué es un documento de archivo, es necesario conocer e identificar las fuentesque lo originan.En principio los documentos escritos, audiovisuales o gráficos pueden originarse en dos tipos defuentes. Cuando el documento es producto de la imaginación o experiencia de su autor, realizadoen forma voluntaria, decimos que su origen son las fuentes narrativas. Tal es el caso de lasnovelas, los cuentos, las crónicas de un viaje o los libros de textos.La conservación y uso de estos materiales es del ámbito de las bibliotecas y centros dedocumentación, donde conforman colecciones, pudiendo existir varias copias de cada uno.Cuando el documento refleja las relaciones y actividades de la sociedad, decimos que su origenson las fuentes documentales, por tanto, es ésta la fuente que da origen a los documentos dearchivo, que se caracterizan por surgir involuntariamente, de uno en uno hasta conformar seriesdocumentales que se usan y conservan en los diferentes archivos.
 
EVALUACION Y SELECCIÓN DE LOSDOCUMENTOS DE ARCHIVO
INTRODUCCIONORIGENES DEL DOCUMENTODE ARCHIVO
 
 Aun cuando muchos autores tiene una definición, general o particular sobre el tema, vamos a citaralgunas que recogen interesantes elementos de ayuda para lograra un claro concepto de esteaspecto. Aurelio Tanodii considera el documento de archivo como
“el
soporte que contiene untexto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en el
cumplimiento de sus objetivos y finalidades”
 El profesor universitario colombiano Carlos Zapata, nos ofrece un concepto que recoge y amplialos anteriores y que, para efectos de nuestro propósito brinda una concreta visión del teme quenos ocupa, definiéndolo como:
“el
registro de información producida o recibida por una personanatural o jurídica, o por una entidad, sin importar la forma o el soporte y que le servirá comoprueba o testimonio de su gestión desde su creación hasta su disposición final. Soporta unagestión administrativa, cultural, legal, técnica, etc.,
Es un documento privado de la entidad”.
 Definición del Archivo General de la Nación
: “registro de la información producida o recibida por
una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo,fiscal o legal o va
lor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación”
 A partir de su definición podemos deducir que los documentos de archivo son el insumo o materiaprima de los archivos en cualquier institución, ya que conforman lo que se denomina patrimoniodocumental o más comúnmente la memoria institucional. Por lo tanto, su importancia radica en suconservación, ya sea con fines testimoniales o meramente informativos de la actividad cumplida.Sin embargo, debido al incontrolable y desmesurado crecimiento de los documentos producidospor las organizaciones, se hace necesario establecer un programa de depuración (eliminación) conel objeto de los archivos solo conserven lo realmente importante, evitando el almacenamiento deinformación irrelevante.La depuración de los archivos implica, por tanto, un conocimiento claro de la importancia de lainformación que contienen los documentos, Además, incluye procesos técnicos de registro,evaluación y selección documental, a fin de determinar la valoración de los documentos frente a laactividad que los originó, La valoración del documento implica decidir sobre su conservación o sudestino final y conocer de antemano la clase de documento que se esta analizando.Desde esta perspectiva y con miras a la depuración de los archivos, se hace necesario establecersus valores inmediatos o futuros, ya sea como apoyo a las actividades de carácter administrativode la entidad o como soporte para la investigación retrospectiva en el futuro.
CONCEPTO DE DOCUMENTODE ARCHIVO
 
 Los documentos de archivo producidos por las entidades como resultado de su labor, ameritan elestablecimiento de una categorización que puede estar determinada por varios factores. Así mismo, dependiendo de la calidad de su autor, los documentos se clasifican en dos categorías:
“documentos públicos” y “documentos privados”.
 Graficando esta primera clasificación de documentos tendríamos una tipología del documentoarchivístico que puede ser representada así:Pasando a otros estadios de la clasificación documental desde el punto de vista de la funcionalidadque ofrecen para la entidad que los produce, los documentos archivísticos se clasifican en:
Documentos facilitativos o comunes:
considerados así por que son aquellos que la entidadproduce como apoyo a la gestión que realizan. Ejemplo de ellos son: los documentos contables, lashojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos (como las resoluciones, losdecretos, las actas, etc.).Esta clase de documentos es muy común en el que hacer cotidiano de las empresas y de ahí recibesu nombre.
Documentos específicos o sustantivos:
Son aquellos documentos que la entidad produce para lasactividades especificas del área de su gestión. Por ejemplo, en un laboratorio bacteriológico, losexámenes de laboratorio; en una iglesia, los certificados de bautizo o de matrimonio; en unauniversidad o institución docente, los planes de estudio y los registros de calificaciones de losalumnos.Todo documento de archivo, por lo tanto, reúne determinados aspectos que lo hacen pertenecer aunas de las anteriores categorías.De otro parte sin importar a cual de dichas categorías pertenezca el documento de archivo, lainformación que este contiene nos permite determinar su importancia frente a la actividad.CATEGORIASDOCUMENTOSPUBLICOSDOCUMENTOSPRIVADOSDOCUMENTOS
 
Textuales
 
Gráficos
 
En imagen
 
Audiovisuales
 
Legibles porMaquinaPRODUCTODOCUMENTOSARCHIVISTICOSPRODUCEN
CLASES DE DOCUMENTOS

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