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MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACION UNIDAD 6

MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACION UNIDAD 6

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08/16/2015

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Objetivos:
-Conocer los elementos de un sistema de información.-Ubicar el archivo como un sistema de información.-Diferenciar los sistemas que integran el archivo,-Conocer los procesos que puedan manejarse en forma automatizada.El tema de la teoría general de sistemas es un punto determinante para comprender esnecesario recordar que se entiende como por un sistema definición que integra treselementos básicos.1. Grupo de partes o elementos que bien pueden tratarse de entidades o unidades oactividades para nuestro caso son cada una de las dependencias que conforman laorganización, además de los procesos inherentes al ciclo de vida de los documentos,desde su producción hasta su destino final.2. Las relaciones que cada uno de estos tiene y la influencia con los elementos de las otrasáreas.3. Un fin especifico o metas comunes que se pretenden alcanzar con este conjunto deactividades y sus interrelaciones ¿Por qué un sistema de información? Porque es elelemento más importante del sistema de información y unidad de información esautosuficiente; debe apoyarse en otras unidades del sistema.ENTRADA: Documentos producidos al interiorDocumentos Recibidos del exteriorPROCESO: Seguimiento y control de documentos en tramiteDentro de la gestión administrativa.SALIDA: Respuesta al usuario interno y externoArchivo de documentos activos
MANEJO ATOMATIZADO DE LA INFORMACION
EL ARCHIVO COMO UN SISTEMADE INFORMACION 
 
 Si se analizan estos componentes de por si reúnen las características de un sistemaENTRADA, -PROCESO - SALIDA .Cuando se habla de ciclo de vida dentro del proceso, vainmersa otra serie de actividades las cuales a su vez se constituyen en los subsistemas,como son:
 
Traslados al archivo intermedio;
 
Recibo y despacho de correspondencia;
 
Almacenamiento y conservación de información.
 
Evaluación y selección de la información;
 
Descarte y eliminación de los documentos
 
Microfilmación y
 
Consulta y préstamo de documentos.Igualmente estos subsistemas tienen tres componentes .Lo que en definitiva constituye elarchivo como un sistema de información es la conjugación e interrelación de los procesosdescritos, con todas y cada y una de las dependencias de la organización y la influenciaejerce dentro del proceso de gestión. A esto se le denomina cohesión funcional. Lo quebusca la cohesión es unir todas las áreas.Con base en lo anterior se puede hablar entonces de macro sistema , que estaríarepresentada por el archivo central de la organización , por unos sistemas compontes quelo constituyen y por unos subsistemas o archivos gestión de oficina cuyos objetivos yprocesos necesariamente deben estar encaminadas a lograr la finalidad del macrosistema .De ahí la importancia de una interacción eficiente, lógicamente todos estos procesos dedesarrollan al interior de las organizaciones , estas en función de un entorno con el cualtambién se está interactuando y que se denomina supra sistema.
EL FUJO DE LA INFORMACION
 
Otro elemento de gran importancia es el flujo de la información, es decir la manera comofluye la información jerárquicamente por el sistema. Es aquí donde radica importancia detener controlados los flujos de entrada y los flujos de salida de la información de manerade que no se de la acumulación de información innecesaria.El análisis del flujo de la información nos permite igualmente controlar las redundancias,esto es el envió de la información a dependencias donde no se utiliza. Para definir el flujode la información es necesario que la oficina de administración realice , en coordinacióncon la oficina de organización y métodos y participación de quienes manejan lainformación ,los diagramas de flujo de los documentos de los procesos de gestión queadelantan las dependencias .Es un trabajo un poco dispendioso , pero que una vezelaborado garantizara el control en la producción y reproducción de los documentos,definición del número de copias oportunidad en la repuesta ,facilidad en la recuperaciónde información y la no perdida de la perdida de la información. Así mismo se tendrá queentrar a rescatar y actualizar las normas y funciones de la institución para que reunidostodos estos elementos, se pueda hablar de una excelente administración de documentos,en términos de oportunidad y confiabilidad de la información.En resumen este análisis debe considerar los siguientes aspectos:
 
Cual información va a circular
 
Cuál será su destino(a donde se va enviar)
 
A quien se va a enviar (destinatario)
 
Que formato utilizar para su envió
 
Como se va a distribuir (canales)
 
Número de copiasLos avances tecnológicos que se han dado en los últimos años en los campos de lainformática y las telecomunicaciones, constituyen un factor de gran importancia para eldesarrollo de casi todas las actividades en que se desempeña el ser humano.Estos adelantos han venido produciendo cambios en las fuerzas de trabajo ,lo que hacenecesario que se identifiquen los problemas de comunicación , el procesamiento yrescate de información y se evalúen alternativas para su solución pues el crecimiento delas organizaciones y a la enorme cantidad de documentos lo exige. Esta automatizaciónde archivos lógicamente se dará a nivel de los archivos centrales o permanentes donde seconserva la información de los archivos de gestión, y debe darse de manera tal quepermita flexibilidad en el almacenamiento y la recuperación de la información parasatisfacer las necesidades del usuario en todos los niveles de la organización.
LOS ARCHIVOS AUTOMATIZADOS

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