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NORMALIZACION DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Y MANEJO DE DOCUMENTOS UNIDAD 8

NORMALIZACION DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Y MANEJO DE DOCUMENTOS UNIDAD 8

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07/02/2013

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 OBJETIVOS
 
Definir las funciones, objetivos e integrantes de un comité de archivo, para suconstitución.
 
Conocer los elementos mínimos que debe tener un manual de correspondenciay archivo.
 
Tener una visión general sobre el marco legal que debe regir los principios deorganización de archivo.
 
Identificar los lineamientos legales.El manejo de la documentación producida en una empresa pude llevar a convertirse enuno de los mayores dolores de cabeza si no se cuenta con parámetros definidos deorganización y control.Los archivos de una entidad son fuente de comprobación y de información de todoslos hechos y realizaciones reflejadas través del tiempo.La información que contienen y la forma como se encuentra ordenada son un claroindicativo de la propiedad organización interna de la entidad. Por lo tanto, cuando nose tiene una producción de documentos controlada y debidamente organizada, tardeque temprano comenzaran a verse los efectos de este problema en la imageninstitucional.La solución del problema es buscar el establecimiento de un sistema de informaciónnormalizado de producción, conservación, evaluación y recuperación. Ello puedelograrse a través de la conjugación de esfuerzos por parte de grupos representativosde la entidad que se canalizan por intermedio de lo que se conoce como comité dearchivo o de administración de documentos.Es un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, losprogramas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos ytécnicos de los archivos.
NORMALIZACION DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO YMANEJO DE DOCUMENTOS
IntroducciónEL COMITÉ DE ARCHIVO
 
 
IMPORTANCIA:
El Comité de Archivo estará conformado, entre otras, por lassiguientes personas; El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (SecretarioGeneral o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la Oficina Jurídica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeación o sudelegado; el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado; el jefe de ladependencia productora de los documentos que evaluaran y el jefe de la unidadadministrativa u operativa del archivo. Quien actuará como secretario. Además podránasistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportarelementos de juicio necesarios en la sesiones correspondientes (Jefe de la Unidad deControl Interno, técnicos, historiadores o usuarios externos entre otros). En lasentidades donde no existen estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivoaquellos funcionarios que desempeñen labores similares.
Objetivos
: El objetivo fundamental del comité de archivo debe ser la unificación decriterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción dedocumentos que abarquen la producción de documentos, número de copias, formatosy papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externa e interna,lugar y tiempo de conservación de archivo etc., es decir, de todo el procesodocumental este objetivo se lograra alcanzar mediante la redacción, publicación y usode un manual de procedimientos para correspondencia de archivo.
Funciones:
En términos generales la función del comité de archivo es la de asesorar yrecomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de laorganización coordinada de los documentos que producen la entidad.
 
1. proponer la adopción de política y normas que coadyuven al manejo eficiente de losdocumentos que produce la entidad y asesorar la redacción del manual deprocedimiento.2. asesorar y dar respuesta a las consultas que sobre el manejo y administración de losdocumentos y archivos se formulen.3. proponer y coordinar programas de evaluación de documento con el objetivo dedefinir la vida útil de los mismos.
 
4. recomendar la elaboración de las tablas de retención de documentos, suconservación y destino final.5. seleccionar y definir el medio den destrucción de los documentos, con base en lasdisposiciones legales vigentes.6. asesorar la entidad e la selección de tecnología para conservación de documentos,tales como la microfilmación, el almacenamiento en discos compacto (CD-ROM), discoóptico, información por imagen etc.7. propender por la capacitación y actualización del personal de archivo y de lasdependencias productoras de documento.8. registrar las decisiones tomadas en cada reunión.9. vigilar el cumplimiento de las normas establecidas.
Integrantes:
El comité de administración de documentos, como ente coordinador delos sistemas y procedimientos para el control de flujo organizado de documentos ycomunicación de la entidad, debe estar integrado por representantes de los nivelesdecisorios de la entidad en sus aspectos.
 
Unos serán integrantes permanentes y otros asistirán como participantes invitados,cuando los asuntos que se van a tratar estén relacionados con los documentos de suárea de gestión.
Integrante permanente:
La máxima autoridad de la institución o su delegado, en lamayoría de los casos suelen ser el secretario general.
 
El asesor jurídico o abogado de la empresa.El jefe de la oficina de sistemas o en su defecto el de planeación.El jefe administrativo.El jefe de archivo y correspondencia.
Invitados especiales:
Los jefes de las oficinas involucradas en la toma de decisionessobre documentos que afecten actividades por ellos coordinadas .por ejemplo: si se vaa decidir sobre documentos contables, deberá asistir al comité el jefe de contabilidad,por lo menos, y el de tesorería o presupuesto si es necesario.

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