ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La organización en una empresa es indispensable para el éxito y el progreso

de la misma, y la administración documental hace parte de esta organización
donde se ven involucrados todos los componentes de la empresa para tener
toda la información lo más accesibles posible y en un orden donde sea posible
llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener previo conocimiento de la
ubicación exacta.

Como el avance de la tecnología no para el papel cada vez se vuelve más

complejo e indispensable para el desarrollo de la empresa o cualquier entidad
organizada. Anteriormente no conocíamos este concepto que como tal es
parte importante en el desarrollo de una entidad, ya que si miramos tiempos
pasados los archivos de la misma no tenían un orden especifico y era una tarea
difícil para el encargado llegar a obtener una información determinada, ni un
orden especifico para manejar el papel, carpetas, bandejas, archivadores, ni
espacios reservados para documentación detalle que podía hacerlo tardar
horas buscado la misma documentación y retrasando procesos que pueden ser
determinantes para la empresa y colaboradores o recurso humano.
Por tal motivo vamos a ver como hacemos de la administración una
herramienta de avance. Organización rapidez y eficiencia en el manejo de
documentaciones.

UNE EPM TELECOMUNICACIONES empresa Colombiana que maneja

diferentes sucursales, empleados , procesos, servicios y productos veamos
como se maneja la documentación gracias a la administración de los mismos.

Unos años atrás cada empleado encargado de cada proceso se encargaba de

guardar sus documentos y archivarlos… el cambio de empleados o rotación de
los mismos se vio muy afectado el cliente a través de procesos erróneos ya
que no se sabia cual era la base para mantenerlo al tanto del problema.

Ejemplo : cliente llamando para mantenimiento de puntos adicionales… si no

se sabia donde estaba la orden de instalación no se podía garantizar que los
puntos o el cableado fuera legalmente instalado por la empresa y eso
ocasionaba disgustos en los clientes al no ser solucionado su problema con
eficacia , agilidad y eficiencia.
En el presente se cuenta con una persona encargada de escanear cada
documento y archivarlos. Así mantener una base de datos actualizada de los
documentos… los legales, los informativos, técnicos etc.