BALANCED SCORECARD BERBASIS KNOWLEDGE MANAGEMENT

Oleh : Dr Md Santo – http://mobeeknowledge.ning.com (MOBEE KNOWLEDGE CoP – KNOWLEDGE MANAGEMENT 2.0)

KNOWLEDGE MANAGEMENT SEBAGAI MEKANISME AKSES BALANCED SCORECARD

Dibalik naik daunnya kepopuleran Knowledge Management (KM) yang dimanfaatkan sebagai strategi korporat dalam dekade
terakhir ini, namun haruslah diakui KM masih memiliki kelemahan yakni dibidang standardisasi alat ukur atau metrik yang bisa
diterima banyak pihak. Hal ini memang masuk akal karena fungsi KM yang inheren dengan mengukur suatu yang “tidak kelihatan”
atau pengukuran asset-aset yang tidak kasat mata (intangible) atau Knowledge (Pengetahuan) termasuk juga Modal Intelektual
(Intellectual Capital). Namun demikian untunglah dalam tahun-tahun terakhir ini, ditengah-tengah turbulensi dan nonlinearitas
ekosistem nonfisik yang semakin memuncak dimana asset-aset intangible karena perannya yang semakin meningkat tersebut dituntut
harus bisa diukur sebagai bagian dari fungsi KM, manusia terbukti sebagai makhluk sistem komplek adaptif berhasil mengembangkan
platform-platform yang mampu membantu misi KM yang sekaligus berfungsi sebagai perangkat metrik pengetahuan (KM metrik)
misalnya Balanced Scorecard, Benchmarking, Strategic Planning, Business Process Reengineering, Customer Relationship
Management, Cost Benefit Analysis, SWOT analysis dsb. Jadi dalam konteks misi ini, peran KM adalah strategi yang meng “KISS”
(Komunikasi-Integrasi-Sinkronisasi-Sinergisme) kan segala tipe-tipe manajemen

KM dalam perkembangannya saat ini tampaknya perlu mengalami redefinisi atau repostulasi khususnya terhadap Knowledge itu
sendiri. Kita bisa lihat betapa “bingung”nya pakar-pakar komunitas KMers (istilah untuk para praktisi KM) terbukti diliteratur kita
bisa menemukan 60 – 70 definisi KM yang masuk akal. Di Indonesia sendiri ada kerancuan istilah Pengetahuan (Knowledge)
dicampuradukkan dengan Ilmu Pengetahuan (Science). Seringkali kita anggap keduanya sama padahal sangatlah jauh berbeda. Hal ini

1
berdampak kerancuan juga dalam pemberian prioritas antara pengembangan Knowledge disatu pihak dan Science dilain pihak di
Indonesia.

Menurut hemat penulis, Knowledge sudah ada sejak mulainya hidup manusia dalam bentuk indera manusia atau berasal dari susunan
saraf tepi sebagai Knowledge dengan kesadaran paling rendah atau “Knowledge with Lower Consciousness (KLC)”. Kemudian
Knowledge dari susunan saraf pusat atau (akal) otak sebagai Knowledge dengan kesadaran menengah atau “Knowledge with Medium
Consciousness (KMC)”. Ketiga, adalah berasal dari DNA manusia sebagai Knowledge dengan kesadaran paling tinggi atau
“Knowledge with Higher Consciousness (KHC)”. Dimasyarakat timur Knowledge ini disebut sebagai Nur atau Noor atau “Light”.
Sayangnya masyarakat Barat atau sekuler, paradigmanya menganut DIKW model atau Data-Informasi-Knowledge-Wisdom sebagai
suatu bentuk kontinum dan sayangnya lagi secara “scientific knowledge” inilah yang dianut para KMers. Dalam konteks ini penulis
menyatakan K pada kontinum DIKW adalah K dalam artian yang sempit.

Selain terhadap Knowledge, penulis meredefinisi makna KM antara lain sbb : ….KM as an access mechanism that can be used by any
management tool type (KM adalah akses mekanisme yang dapat dipakai oleh segala bentuk tipe alat atau perangkat manajemen
(misalnya Balanced Scorecard, Benchmarking dsb) sebagai bagian misi integral dari komponen-komponen KM lainnya. Jadi dalam
hal ini janganlah KM disejajarkan dengan lain-lain tipe alat manajemen seperti yang penulis sebutkan diatas. Komponen-komponen
KM sendiri ada 3 (tiga) yakni KM Tools, KM Process Framework dan KM Standards. Kalau kita menganut KM yang berbasis Biologi
Sistem Manusia (Human System Biology) seperti yang disebut diatas, maka KM Tools (manajemen ICT dan Web 1.0 - 2.0) adalah
derifat daripada KLC, KM Process Framework (manajemen “learning process” bagi SDM) derifat dari KMC sedangkan KM
Standards (sebagai Culture and Value Management) derifat dari KHC.

2
INTRODUKSI BALANCED SCORECARD

Balanced Scorecard (BSC) yang diperkenalkan oleh Robert Kaplan dan David Norton (1992) adalah satu dari beberapa metoda atau
perangkat manajemen yang paling laris dipakai sebagai alat pengendali strategi (strategic control tool) oleh perusahaan-perusahaan
dalam dekade terakhir ini untuk tujuan meningkatkan kinerja organisasi. Ide dasar daripada BSC adalah melengkapi upaya
manajemen keuangan atau finansial dengan tiga bidang non finansial yakni hubungan dengan pelanggan, proses bisnis internal dan
proses pembelajaran. Dalam BSC, interaksi keempat komponen tersebut diatur dalam suatu panel “dashboard” untuk tujuan
tercapainya perencanaan strategi organisasi

Kunci pokok BSC terletak pada faktor “pengukuran” yang disebut sebagai standar metrik dan dituangkan pada “kartu skoring” atau
“score card” sebagai cara membaca, memonitor dan menterjemahkan proses daripada visi dan strategi organisasi menjadi kenyataan

“Scorecard” pada tingkatan perusahaan pada prosesnya akan menjadi “Scorecard” pada level perseorangan dan sekaligus berfungsi
sebagai sarana komunikasi dan jaringan organisasi

BSC selain itu berfungsi sebagai integrator perencanaan bisnis (business plan) terpadu daripada organisasi sebagai interaksi antar
empat unsur BSC tsb yakni finansial, hubungan dengan pelanggan, proses bisnis internal dan unsur pembelajaran

Tiap-tiap unsur daripada empat unsur BSC memiliki dinamika sendiri-sendiri yang pada gilirannya akibat saling interaksinya dan
menghasilkan umpan balik serta peningkatan pembelajaran organisasi

BSC saat ini trend-nya banyak atau sering dikaitkan sebagai kerangka kerja dari wilayah (domain) yang lebih luas yakni Knowledge
Management (KM) atau Manajemen Pengetahuan. BSC didalam KM dipakai sebagai perangkat metrik KM dengan pertimbangan
membantu fungsi KM yang inheren dengan mengukur suatu yang “tidak kelihatan” atau pengukuran asset-aset yang tidak kasat mata
(intangible) atau Knowledge (Pengetahuan) termasuk juga Modal Intelektual (Intellectual Capital). Selain BSC pada KM sering juga
3
dibantu secara integral oleh tipe-tipe alat atau perangkat manajemen (management tool type) lainnya mis. : Benchmarking, Strategic
Planning, Business Process Reengineering, Process Classification Framework (PCF), Customer Relationship Management, Cost
Benefit Analysis, SWOT analysis dsb.

Sedikit tentang KM, penulis bisa menyatakan bahwa dari skalabilitas dan perannya, KM adalah akses mekanisme yang dapat dipakai
oleh segala bentuk tipe alat atau perangkat manajemen (access mechanism that can be used by any management tool type) seperti
yang baru disebut diatas.

Dari pengalaman, penulis melihat agar output BSC dapat tercapai semaksimal mungkin, BSC perlu diperkuat (leveraged) oleh
mekanisme KM. Oleh sebab unsur-unsur pada BSC yakni Finansial, Pelanggan (Customer), Pembelajaran (Learning) dan Proses
Bisnis Internal rincian detil aktifitas dan prosesnya tercakup pada Process Classification Framework (PCF) sebagai standar
Benchmarking yang dikeluarkan oleh American Productivity and Quality Centre (APQC) , maka penulis menggunakan trio KM-BSC-
PCF sebagai suatu kesatuan praktek manajemen modern.

Menurut hemat penulis, PCF bisa berfungsi sebagai “genome (blue print DNA)”nya organisasi. BSC sebagai “fisiologi dan
psikologi”nya organisasi. Sedangkan KM sebagai “kesadaran pengetahuan manusia atau human knowledge consciousness”.

Praktek lapangan menjalankan BSC bisa dilakukan dengan pendekatan-pendekatan workshop dengan jadwal tentative sbb :

TUJUAN PELATIHAN BALANCED SCORECARD :

 Hari Pertama :
 1. Memahami introduksi peran Balanced Scorecard (BSC) pada organisasi

4
 2. Memahami hubungan BSC dengan Knowledge Management (KM) sebagai mekanisme akses bagi tipe-tipe manajemen
lainnya

 Hari Kedua :
 1. Memahami beberapa contoh kasuistik BSC organisasi
 2. Memahami panduan, template untuk mengembangkan sendiri BSC diorganisasi masing-masing, secara metoda “Web-
based dan/atau non Web-based

5
6
7
RASIONALITAS ASAL USUL (EPISTEMOLOGIS) BALANCED SORECARD

8
PETA BSC DIANGKAT DARI VISI DAN STRATEGI ORGANISASI PADA ORGANISASI PROCESS
CLASSIFICATION FRAMEWORK (PCF)

9
BAGAN STRUKTUR PROCESS CLASSIFICATION FRAMEWORK

10
11
12
 SYARAT- SYARAT METRIK PENGUKURAN OLEH TIAP TYPE ALAT MANAGEMENT
• Performance Measurement is a process by which an agency / program / function / outlet office objectively assesses and
evaluates the extent to which it is accomplishing a specific objective, goal, or mission. Performance measurement alone is
incomplete.

• Performance Management is a systemic link between company strategy, Investments, and processes. Performance
Management is a comprehensive management process.

KEGUNAAN METRIK PENGUKURAN PENCAPAIAN PERUSAHAAN

• Enables decision making
• Manage by results
• Promote accountability
• Distinguish between program success and failure
• Allow for organizational learning and improvement
• Justify budget requests
• Optimize Investments
• Provide means of performance comparison
• Fulfill mandates
• Establish catalysts for change …….and so on

13
 KRITERIA-KRITERIA VALIDITAS EKSTERNAL PENGUKURAN PENCAPAIAN

 MEANINGFUL - related significantly and directly to organizations mission and goal

 VALUABLE – measure the most important activities of the organization
 BALANCED – inclusive of several types of measures (i.e. quality, efficiency)
 LINKED - matched to a unit responsible for achieving the measure
 PRACTICAL – affordable price to retrieve and/or capture data
 COMPARABLE – used to make comparisons with other data over time
 CREDIBLE - based on accurate and reliable data
 TIMELY - use and report data in a usable timeframe
 SIMPLE -- easy to calculate and understand

14
 KRITERIA-KRITERIA VALIDITAS INTERNAL PENGUKURAN PENCAPAIAN

1. Relevant
– Addresses an operational or strategic performance issue
– Is results- or outcome-focused
– Provides useful information to enable decision making
2. Measurable
– Quantifiable and Objective
– Facilitates Analysis
– Can be done in a timely manner with high accuracy
– Data are available and collectable
3. Actionable
– Can be tracked to an appropriate person or team responsible for the activity measured
– Measure relates to process inputs that can be controlled/adjusted to address concerns

15
 Top Ten Metrics in the Public Sector
1. Outputs/Product
2. Program Inputs
3. Financial Indicators
4. Work/Activities
5. Timeliness of Services
6. Internal Measures of Quality
7. Operating Ratios
8. Outcomes of Products or Services
9. External Customer Service
10. Equity of Services to Users

16
 METRIK KOMPETENSI DAN KAPABILITAS PERUSAHAAN BERDASARKAN “MOBEE KNOWLEDGE CAPABILITY
MATURITY MODEL™ (MKCMM™) *

Job Desc. “Standar Klasifikasi Proses Standar (PCF) Terminologi Standar

Indonesia” American Productivity & Quality (Objektif) Pendidikan
Center (APQC) Kompetensi dan Kapabilitas Standar MKCMM™

Tugas Jabatan CATEGORY ( kode 1 desimal) KM TOOLS : Category 7.0

KM PROCESS FRAMEWORK : Category 12.0

Tanggung Jawab Utama PROCESS GROUP (kode 2 desimal) Tujuan Instruksional Umum KOMPETENSI
(TIU) (Process-based
Metric)

KM STANDARDS : Category 1.0 – 2.0 – 3.0 – 4.0 – 5.0 –

6.0 – 8.0 – 9.0 – 10.0 – 11.0
PROCESS (kode 3 desimal)

INITIAL AWARE ESTAB QUANT OPTIMI

LISHED ITATIV ZING
ACTIVITY (kode 4 desimal) Tujuan Instruksional Khusus KAPABILITAS ELY
(TIK) (Activity-based MANA
Metric) GED

17
*MKCMM adalah bentuk Hybrid daripada : Mobee Knowledge KM 2.0 Map
(http://mobeeknowledge.ning.com/forum/topics/webbased-knowledge-management or
http://www.scribd.com/doc/24331515/WEB-BASED-KNOWLEDGE-MANAGEMENT-2-0-MAP ) + PCF-APQC (
http://www.apqc.org/portal/apqc/site/?path=/research/pcf/index.html ) + Capability-Maturity-Model-
Integration (CMMI) Carnegie Mellon Univ.

18
BENCHMARKING PROCESS

19
STEP BY STEP : PCF – MKCMM – BENCHMARKING – BALANCED SCORECARD – atau lain-lain
ANY MANAGEMENT TOOL TYPE

Atau :

20
21