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Campus Betim
GESTÃO DE PROJETOS
As partes dessa apostila que ultrapassam o guia estão com suas fontes bibliográficas
claramente indicadas.
Sumário
Objetivos .............................................................................................................................. 6
Introdução ............................................................................................................................ 7
UNIDADE 1 - Introdução ao gerenciamento de projetos ...................................................... 8
1.1 O PMI e o PMBoK ...................................................................................................... 8
Objetivos
Desenvolver no aluno o entendimento amplo dos processos de gerenciamento de
projetos;
Apresentar ao aluno uma visão das melhores práticas de gerenciamento de
projetos;
Aplicar os conhecimentos técnicos do gerenciamento de projetos em aplicações
práticas através do desenvolvimento do planejamento de um projeto simulado.
O gerenciamento de projetos é uma área cada vez mais presente e exigida nas
organizações em todo o mundo. Esta disciplina visa apresentar aos alunos uma
visão geral dos processos que compreendem a gestão de projetos baseada nas
melhores práticas do mercado.
O gerenciamento de projetos representa a aplicação de conhecimento, habilidades,
ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus
requisitos. Esta disciplina visa desenvolver o conhecimento dos alunos no que
tange à teoria, às ferramentas e técnicas de gestão de projetos.
Introdução
A prática mostra que uma das grandes dificuldades ao se estudar a gestão de projetos é
se entender o que vem a ser um projeto. O senso comum já deixou registrado no
entendimento das pessoas o significado da palavra “projeto”, mas será esse o melhor
significado? Será esse o significado que nos interessa?
A palavra “projeto” se enquadra naquela categoria de palavras que tem vários significados,
cada um deles dependendo do contexto em que é empregada, as palavras homônimas,
nesse caso, uma homonímia perfeita, onde a forma de falar e de escrever é exatamente
igual.
Como distinguir caminho (substantivo) de caminho (verbo caminhar)? Como entender que
cedo (advérbio) é diferente de cedo (verbo ceder)? A palavra “projeto” tem apelo
semelhante. Como distinguir o projeto arquitetônico (desenho) de um projeto de vida
(planos, sonhos), ou mesmo, da realização de um projeto (empreendimento não
repetitivo)?
É exatamente por isso que cabe aqui essa ressalva. Ao longo de nosso curso adotaremos
sempre a definição do PMBoK – Project Management Institute, Body of Knowledge para
projeto, ou definição baseada nesse documento, que é:
1
PMBoK 4th Edition, p. 11
Estabelecido em 1969 e sediado na Filadélfia, Pensilvânia EUA, o Project Management Institute (PMI®) é a
principal associação mundial sem fins lucrativos em Gerenciamento de Projetos, atualmente com mais de
250.000 associados em todo o mundo.
História
O Project Management Institute foi fundado em 1969 por cinco voluntários. A Comunidade da Pensilvânia
emitiu as Cláusulas de Incorporação do PMI, oficializando sua fundação. Durante aquele mesmo ano, o
primeiro PMI Seminars & Symposium aconteceu em Atlanta, Geórgia EUA, com a participação de 83
pessoas.
Nos anos setenta, a primeira edição do Project Management Quarterly (PMQ) foi publicada, e posteriormente
renomeada para Project Management Journal (PMJ). O primeiro evento anual "Seminars & Symposium" foi
realizado fora dos EUA, o primeiro Capítulo do PMI foi oficializado e o primeiro Programa de Prêmios
Profissionais estabelecido. Ao final da década, o PMI somava mais de 2.000 associados no mundo.
Durante os anos oitenta, o número de associados do PMI continuou crescendo, bem como os programas e
serviços oferecidos pela associação. Um Código de Ética foi adotado para a profissão e o primeiro Project
Management Professional (PMP®) foi credenciado.
O primeiro modelo padrão de Gerenciamento de Projetos foi publicado: o PMQ Special Report on Ethics
Standards and Accreditation. As publicações do PMI sobre produtos e serviços cresceram rapidamente
durante esta década. O primeiro livro do PMI foi co-publicado e nasceu a PMNetwork®, revista mensal do
PMI. Em função deste crescimento foi estabelecida a Divisão de Publicações do PMI na Carolina do Norte,
EUA.
Em 1990, o PMI somava mais de 8.500 associados e em 1993 este número crescia cerca de 20% ao ano.
Durante os anos noventa foram formados os Grupos de Interesses Específicos, os Colleges e o Seminars
USA, uma série de programas educacionais em Gerenciamento de Projeto (depois renomeado como World
Seminars). O PMI também marcou presença na rede mundial da Internet e publicou o "A Guide to the Project
Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)", um guia englobando todas as áreas do conhecimento
que regem as regras do gerenciamento de projetos. O PMI Today®, boletim informativo mensal do PMI, foi
impresso pela primeira vez e o Programa de Desenvolvimento Profissional (Professional Development
Program - PDP) foi estabelecido para que os profissionais credenciados como PMP mantenham sua
certificação.
No inicio do século 21, o PMI tinha mais de 50.000 associados, mais de 10.000 Profissionais de
Gerenciamento de Projeto (PMP) credenciados e mais de 270.000 cópias do PMBOK Guide estavam em
circulação.
Hoje
Atualmente o PMI conta com mais de 250.000 associados em 170 países. Os associados do PMI são
indivíduos praticando e estudando o Gerenciamento de Projeto nas mais diversas áreas, como aeroespacial,
automobilística, administração, construção, engenharia, serviços financeiros, tecnologia da informação,
farmacêutica e telecomunicações.
Com o passar do tempo, o PMI se tornou, e continua sendo, a principal associação profissional em
Gerenciamento de Projetos. Os associados e interessados em Gerenciamento de Projetos têm à sua
disposição uma extensa relação de produtos e serviços oferecidos pelo PMI. Estes produtos e serviços são
descritos abaixo e estão detalhados no site do PMI.
Padrões Profissionais
O PMI ocupa uma posição de liderança global no desenvolvimento de padrões para a prática da profissão de
Gerenciamento de Projetos em todo o mundo. O principal documento padrão do PMI, "A Guide to the Project
Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)", é um padrão globalmente reconhecido para o
Gerenciamento de Projetos nos mercados de hoje. O PMBOK® Guide é aprovado como um Padrão Nacional
Americano (ANS) pelo Instituto de Padrões Nacional Americano (ANSI). O PMI está compromissado com a
expansão e melhoria contínua do PMBOK Guide, assim como com o desenvolvimento de padrões adicionais.
Além do PMBOK Guide, outros padrões foram desenvolvidos, estando disponibilizados aos associados:
Também foram desenvolvidas extensões para áreas específicas do PMBOK Guide, tais como:
Governo
Construção
E vários outros padrões estão sendo construídos para possibilitar o aumento do conhecimento em
gerenciamento de projetos. Consulte a página do PMI, para saber mais sobre os padrões sendo
desenvolvidos.
Certificação
Desde 1984 o PMI tem se dedicado a desenvolver e manter um rigoroso programa de certificação
profissional para promover o crescimento da profissão de Gerenciamento de Projetos e reconhecer as
realizações de indivíduos no tema. A certificação de Project Management Professional do PMI (PMP) é a
credencial mais reconhecida mundialmente para indivíduos envolvidos com o Gerenciamento de Projetos.
Em 1999, o PMI se tornou a primeira organização no mundo a ter seu Programa de Certificação reconhecido
pela ISO 9001.
1. A definição de projeto
“Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência
clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um
objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-
definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade” (VARGAS, 2005).
Outras definições:
“Combinação de recursos organizacionais, colocados juntos para criarem ou
desenvolverem algo que não existia previamente, de modo a prover um
aperfeiçoamento da capacidade de desempenho no planejamento e na realização
de estratégias organizacionais (CLELAND, David, 1997)”.
2. As características de um projeto
Temporariedade – significa que todo projeto possui um início e um fim definidos, é
um evento com duração finita, duração essa determinada quando da definição dos
objetivos do projeto.
Individualidade – significa realizar algo que nunca tenha sido realizado antes
(PMBoK).
Empreendimento não repetitivo – evento que não faz parte da rotina da
organização.
Seqüência clara e lógica de eventos – encadeamento de atividades ordenadas
logicamente de forma a permitir, durante a execução do projeto, seu controle e, ao
fim, a mensuração do atigimento de objetivos.
Início, meio e fim – Todo projeto tem um ciclo de vida, uma característica temporal.
Caso os projetos se repitam, deixarão de ser projetos e se tornarão rotina.
Objetivo claro e definido – todo projeto tem metas que devem ser bem
estabelecidas antes de seu início e que devem ser atingidos ao final do projeto.
Conduzidos por pessoas – os projetos são sempre conduzidos por pessoas.
Existem ferramentas automatizadas para auxiliar o Gerente e os demais membros
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Experiências mostram que equilibrar tempo, orçamento, escopo e equipe pode ser a chave para evitar o
fracasso
A filosofia de que pensando positivo tudo dará certo não se aplica ao gerenciamento dos projetos. Ou que no
fim tudo se resolverá e, se isto não acontecer, é porque o fim ainda não chegou também não se ajusta à
realidade na maioria das corporações. É raro tomar conhecimento de projetos que deram totalmente certo
sem ultrapassar o tempo previsto ou ter de desembolsar mais que o acertado. Como, então, poder nutrir a
idéia do final feliz sem se desiludir com dificuldades imprevistas?
Deslocar os profissionais certos e na hora certa para determinados projetos pode ser a entrada com o pé
direito. Calcular o investimento e o tempo com mais consciência é o passo seguinte. Porém, segundo
especialistas, o segredo está antes de equipe, custos e prazos – encontra-se no planejamento do escopo
Que passos um Gerente de Projetos deve seguir para se alcançar o sucesso num projeto?
A importância de se distinguir os verdadeiros problemas para que sejam resolvidos da
melhor maneira.
uma das quais com características específicas e, por isso, com orientações
estratégicas diferentes.
O modelo de ciclo de vida do produto pode auxiliar na análise do estágio de maturidade de um produto (ou
de uma indústria).
Ele também é utilizado para a avaliação de uma forma de produto ou até mesmo uma marca de uma
empresa em conjunto com a matriz BCG, o que não é considerado adequado dentro da teoria de marketing.
Quando se fala do ciclo de vida de um produto fala-se tanto, por exemplo, de aparelhos de fax, carruagens,
fornos de microondas e discos de vinil quanto do sucesso ou fracasso de uma versão específica de um
produto (por ex.: uma linha de aparelhos de fax da Panasonic).
O ciclo de vida de um produto visa olhar além das fronteiras da empresa, não se preocupando,
necessariamente, com as competências da empresa avaliada. A questão seria (com um exemplo atual):
quanto vale a pena investir (em pesquisas tecnológicas e em esforços de mercado) em fitas VHS? Através
da análise do ciclo de vida do produto pode-se ter um forte auxílio para esta resposta.
Todo o negócio busca modos de aumentar suas receitas futuras, maximizando o lucro das vendas de
produtos e serviços. O fluxo de caixa permite à empresa manter-se viável, investir em desenvolvimento de
novos produtos e aumentar a sua equipa de colaboradores. Tudo para buscar adquirir participação de
mercado adicional e tornar-se líder em sua indústria. Os produtos têm ciclos de vida cada vez mais curtos e
muitos produtos em indústrias maduras são revitalizados através da diferenciação e da segmentação do
mercado.
Por vezes não é fácil identificar com precisão quando cada estágio começa e termina, por este motivo a
prática é caracterizar os estágios, quando as taxas de crescimento ou declínio se tornam bastante
pronunciadas. Ainda assim, as empresas devem avaliar a sequência normal do ciclo de vida e a duração
média de cada estágio.
Elaborado por Fernando Antônio Costa de Assis, Mestre
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Um conhecimento profundo de cada um destes estágios é essencial para os profissionais de marketing, pois
cada oferta de marketing requer estratégias diferentes para suas finanças, produção, logística e promoção
em cada um de seus ciclos de vida. Esses estágios são:
Crescimento - Neste estágio há uma rápida aceitação de mercado, e melhoria significativa no lucro. O
mercado apresenta uma abertura à expansão que deve ser explorada. Caracterizado por vendas crescentes,
este estágio também traz concorrentes. As ações de marketing buscam sustentação e as repetições de
compra do consumidor.
Maturidade - É o momento de redução no crescimento das vendas, porque o produto já foi aceito pela
maioria dos consumidores potenciais. Este estágio fica evidente quando alguns concorrentes começam a
deixar o mercado, a velocidade das vendas é dramaticamente reduzida e o volume de vendas se estabiliza.
O lucro estabiliza-se até entrar em declínio graças ao aumento das despesas de marketing em defendê-lo da
concorrência. Nesta fase, os consumidores fiéis repetem suas compras.
Declínio - Período de forte queda nas vendas e no lucro. Este estágio pode ser causado por uma
competição feroz, condições econômicas desfavorecidas, mudanças nas tendências ou outros fatos. É o
momento de desaceleração, eliminação ou revitalização, com a introdução de um novo produto/serviço e seu
próprio ciclo de vida.
Perguntas:
Quais as diferenças entre o ciclo de vida do projeto e do produto?
Como o ciclo de vida do projeto pode determinar a sua metodologia?
2
http://pt.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge, acesso em 16/06/2009
Stakeholder é qualquer pessoa ou organização que tenha interesse, ou seja afetado pelo
projeto.
A comunidade
Outras áreas da empresa
Concorrentes
Fornecedores
Investidores e acionistas
Governo
As famílias da equipe de projeto
Além disso, cada projeto pode ter alguns stakeholders que sejam específicos para sua
realidade, e que não se apliquem a outros projetos.
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Um projeto que envolve uma obra em via pública deve considerar as necessidades da
comunidade que será afetada pelo barulho e pelos transtornos (mesmo que a obra seja
em benefício da comunidade), ou será alvo de reclamações que poderão levar a atrasos
no cronograma.
Dentro de uma organização, um projeto pode gerar um resultado que fortalece algumas
áreas em detrimento de outras. Mesmo que estas áreas não participem do projeto, é
importante entender as relações de poder envolvidas, já que os que serão afetados
negativamente poderão tentar boicotar o projeto.
Ao mesmo tempo, o gerente de projeto deve ter cuidado em não procurar stakeholders por
todos lados, ou ficará com um cenário difícil de gerenciar. Com um pouco de imaginação,
pode-se considerar stakeholder até o vizinho do gerente de projeto que deixará de jogar
futebol com ele no fim de semana porque o gerente terá que trabalhar!
Claro que isto foi um exagero, mas o importante é ilustrar que se deve ter um limite lógico
para a identificação de quem afeta ou é afetado pelo projeto.
Segundo Kerzner (2006), as expectativas dos clientes são fatores importantes que devem
ser levados em consideração ao longo de um projeto. O desejo de um cliente não é
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apenas que o fornecedor entregue produtos ou serviços de qualidade, mas também que
ele administre suas atividades com praticas eficientes de gestão de projetos. Isto inclui
relatórios eficazes e atualizados da situação do projeto, relato apropriado da situação geral
e comunicação global efetiva com o cliente.
Para discussão:
1. Qual o real significado do Termo de Abertura do Projeto?
2. Em que momento ele deve ser elaborado e por quem?
Para discussão:
1. Quais informações são consideradas conteúdos básicos e imprescindíveis em um
plano de projeto?
2. Quais são as etapas de desenvolvimento de um plano de projeto?
Uma linha de base é um grupo de aproximadamente 20 pontos de referência principais (em cinco categorias:
estimativas de datas de início (data de início: a data em que uma tarefa está agendada para começar. Essa
data é baseada na duração, calendários e restrições das tarefas predecessoras e sucessoras. A data de
início da tarefa também é baseada em seus próprios calendários e restrições.), datas de término (data de
término: a data em que uma tarefa está agendada para ser concluída. Essa data baseia-se na data de início,
duração, calendários, datas de predecessoras, dependências e restrições da tarefa.), tarefas (duração: a
extensão total do período de trabalho ativo necessário para concluir uma tarefa. Geralmente equivale ao
tempo de trabalho desde o início até o término de uma tarefa, conforme definido pelo calendário do projeto e
do recurso.), trabalho (trabalho: para as tarefas, é o trabalho total necessário para a conclusão de uma
tarefa. Para as atribuições, é a quantidade de trabalho para a qual um recurso é atribuído. Para os recursos,
é a quantidade total de trabalho para a qual um recurso é atribuído em relação a todas as tarefas. O trabalho
é diferente da duração da tarefa.)e custo (custo: o custo agendado total de uma tarefa, de um recurso, de
uma atribuição ou de um projeto inteiro. Às vezes é chamado de custo atual. No Project, os custos da linha
de base são geralmente denominados "orçamento".) que você pode definir para registrar o plano de projeto
original quando esse plano estiver concluído e refinado. À medida que o projeto avança, você pode definir
linhas de base adicionais (até um total de 11 para cada projeto) para ajudar a medir alterações no plano. Por
exemplo, se o seu projeto tiver várias fases, você pode salvar uma linha de base separada ao fim de cada
fase para comparar valores planejados com dados reais.
Como a linha de base fornece os pontos de referência a partir dos quais você compara o andamento
real (real: informação que mostra o que realmente ocorreu. Por exemplo, a data de início real de uma tarefa
é o dia em que ela realmente começou.) do projeto, ela deve incluir as melhores estimativas para duração de
tarefas, datas de início e término, custos e outras variáveis do projeto que você deseja monitorar. A linha de
base também pode representar uma obrigação contratual do projeto. As informações da linha de base que
diferem de maneira consistente dos dados atuais podem indicar que seu plano original não é mais exato,
possivelmente porque o escopo precisa ser revisado ou porque a natureza do projeto mudou. Se os
participantes (participantes: indivíduos e organizações que estão envolvidos ativamente no projeto ou cujos
interesses possam ser afetados por ele.) do projeto concordarem que a diferença justifica isso, será possível
modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto. Talvez você descubra que definir
várias linhas de base é especialmente útil para projetos longos ou para projetos nos quais a linha de base se
torna irrelevante por causa de alterações significativas em tarefas agendadas ou custos.
Perguntas:
1. Qual é a importância do desenvolvimento da EAP de um projeto?
2. Em qual nível de decomposição se deve ter uma EAP?
3. Quem deve fazer parte do desenvolvimento de uma EAP?
Os pacotes de trabalho
Os pacotes de trabalho são as unidades que compõem a EAP. Cada pacote de trabalho
deve ser definido de acordo com a necessidade de gerenciamento que o projeto exige.
Em contraposição, a técnica Botton up (de baixo para cima), bem mais difícil de ser
executada (principalmente em projetos mais complexos), percorre o caminho inverso.
A lista de atividades
Segundo Vargas (2006), atividades são as etapas necessárias para se completar um
projeto. São executadas em uma seqüência caracterizada pela natureza do projeto. As
atividades podem ocorrer seqüencialmente ou simultaneamente.
Os principais tipos de atividades são:
o Tarefas (embalar objetos, digitar documentos, etc.);
o Marcos ou entregas (ou milestones, como a entrega de um telhado numa obra, por
ex.) ou
o Atividades-resumo ou pacotes de trabalho (summary tasks, que podem ser, por
exemplo, a entrega de uma fase do trabalho como o planejamento ou o desenho de
um protótipo).
Perguntas:
1. Qual é a diferença entre a EAP e a lista de atividades?
2. Até que nível de decomposição deve ter uma atividade?
Datas previstas para o início e término das atividades – as datas de início das
atividades são aquelas previstas em cronograma ou calculadas a partir da
realização das tarefas predecessoras. A data de término segue raciocínio
semelhante, exceto que se calcula a data onde a atividade será finalizada;
As redes PERT/CPM (PERT - Program Evaluation and Review Techinique; CPM - Critical
Path Method) são técnicas de planejamento e controle de grandes projetos, a partir do
escalonamento das diversas atividades é possível montar gráficos e estudar o
planejamento do projeto. As principais vantagens da utilização deste método são:
3
NOTA DO PROFESSOR. Calendários está no plural uma vez que os fornecedores ou demais recursos
necessários à realização do projeto podem estar em cidades ou países diferentes, sujeitos a feriados ou dias
especiais diferentes daqueles onde o projeto será realizado, e que eventualmente irão impactar nos prazos
previstos.
A notação para o cálculo e construção de diagramas de rede variam muito de acordo com
os autores, sendo que Vargas (2006) adota as seguintes notações e ponderações:
Rede PERT: A duração única final da atividade será determinada através da média
ponderada de três estimativas.
Onde: 1, 4 e 1 são os pesos de cada tipo de duração – que podem variar de acordo com o
projeto e são definidos consensualmente entre a equipe responsável pela gestão do
projeto e Opt = duração otimista, Est = duração mais provável e Pes = duração pessimista.
Como dito acima, o caminho crítico de uma rede é constituído pelas atividades mais
importantes do projeto. É bem possível que um atraso nas atividades do caminho crítico
proporcione atrasos na conclusão do projeto. Segundo Vargas (2006) “a duração do
caminho crítico interfere diretamente na duração do projeto.”
Início mais cedo de uma atividade - para um evento k, é o tempo necessário para
que seja alcançado, se não ocorrerem atrasos nas atividades que o antecedem
Início mais tarde de uma atividade - para um evento k, é a data-limite para sua
realização, além da qual o tempo total de execução das atividades será alterado.
Término mais cedo de uma atividade – é a data de término mais otimista para uma
atividade.
TMC = IMC + D
Elaborado por Fernando Antônio Costa de Assis, Mestre
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Onde: TMC, Término mais cedo; IMC, Início mais cedo e D, Duração estimada da
atividade.
Término mais tarde de uma atividade – é a última data para o término de uma
atividade sem utilizar folga.
TMT = IMT + D
Onde: TMT, Término mais tarde; IMT, Início mais tarde e D, Duração estimada da
atividade.
Folga livre, ou folga individual – é o espaço de tempo sem trabalho entre uma
atividade e outra sucessora, mas que não cause atraso, independente da atividade
sucessora ser atividade crítica. Em outras palavras, é o atraso máximo em uma
atividade sem alterar a data mais cedo de início da atividade seguinte.
Folga total - é o atraso máximo em uma atividade sem alterar o prazo máximo para
seu término.
O caminho crítico é, então, um caminho formado por atividades com folga nula, entre o
evento inicial e o final, e representa o menor tempo possível para a execução do projeto.
Duas boas referências que demonstram a construção de uma rede PERT/CPM podem ser
encontradas em http://www.esev.ipv.pt/tear/Recursos/4/gantt-pert.PDF e
http://www.engprod.ufjf.br/fernando/epd015/PERT_CPM.pdf .
Uma outra ferramenta de controle de projetos, talvez a mais utilizada, não envolve a
construção de redes mas merece ser mencionada, é o Gráfico de Gantt.
Antecessora Sucessora
Início para início – II – A atividade sucessora somente tem início com o início da
antecessora. São atividades simultâneas. Normalmente a ocorrência desse tipo de
relação de dependência proporciona economia de tempo e recursos financeiros no
decorrer de um projeto. Ex.: a construção das paredes não impede que se negocie
e se compre o material para o telhado de uma casa. Esquematicamente:
Antecessora
Sucessora
Antecessora
Sucessora
Início para término – IT – Ocorre quando o fim de uma atividade depende do início
de outra. É uma relação pouco encontrada nos projetos. Ex.: a substituição de uma
máquina. O início de operação de uma máquina somente ocorrerá quando houver
confiabilidade suficiente para desligar a antiga – quando a relação entre atividades
aqui descrita efetivamente ocorrerá.
Antecessora Sucessora
b) Cite exemplos reais dos quatro tipos de relações de dependências que podem
ocorrer em seus projetos.
É importante que se defina antes o que são recursos: Recursos são as pessoas,
equipamentos, dinheiro, materiais e tudo aquilo que será utilizado na realização de um
projeto. Para se estimar os recursos necessários à realização de uma tarefa, o gerente do
projeto deverá ficar atendo para:
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A EAP – Estrutura Analítica do projeto pode ser uma ferramenta bastante interessante
para o levantamento de custos em um projeto. Tomemos como exemplo a figura a seguir:
R$14.000,00
A estimativa de duração das atividades deve ser feita de acordo com os seguintes
cuidados:
Deve considerar o tempo produtivo das pessoas da equipe. Importante notar que
tempo produtivo é diferente de tempo disponível.
Elaborado por Fernando Antônio Costa de Assis, Mestre
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Entretanto, erros de estimativa podem ocorrer e as causas mais freqüentes podem ser:
Eventos inesperados;
2. Estimativa análoga
A estimativa análoga da duração significa usar a duração real de uma atividade anterior
semelhante do cronograma como base para a estimativa da duração de uma futura
atividade do cronograma. Ela é freqüentemente usada para estimar a duração do projeto
quando existe uma quantidade limitada de informações detalhadas sobre o projeto, por
exemplo, nas fases iniciais de um projeto. A estimativa análoga usa as informações
históricas e a opinião especializada. A estimativa análoga da duração é mais confiável
quando as atividades anteriores são verdadeiramente, e não apenas aparentemente,
semelhantes e os membros da equipe do projeto que preparam as estimativas possuem a
especialização necessária.
3. Estimativa paramétrica
A estimativa da base das durações das atividades pode ser determinada quantitativamente
multiplicando a quantidade de trabalho a ser realizado pelo valor da produtividade. Por
exemplo, os valores da produtividade podem ser estimados em um projeto de design pelo
número de desenhos multiplicado pelas horas de mão-de-obra de desenho ou em uma
instalação de cabo em metros de cabo multiplicados pelas horas de mão-de-obra por
metro. As quantidades totais de recursos são multiplicadas pelas horas de mão-de-obra
por período de trabalho ou pela capacidade de produção por período de trabalho e
divididas pelo número desses recursos que está sendo aplicado para determinar a duração
da atividade em períodos de trabalho.
Essa técnica é feita reunindo-se três grupos de profissionais com experiência técnica em
projetos similares. Após uma explicação do que se pretende fazer, cada grupo faz uma
estimativa composta de três pontos – um otimista (O), outro pessimista (P) e o terceiro a
expectativa média (M).
E= (O + 4M +P) / 6
5. Análise de reservas
As equipes de projetos podem optar por incorporar tempo adicional, chamado de reservas
para contingências, reservas de tempo ou buffers ao cronograma total do projeto como
reconhecimento do risco do cronograma. A reserva para contingências pode ser um
percentual da estimativa de duração da atividade, um número fixo de períodos de trabalho
ou pode ser desenvolvida pela análise quantitativa de riscos do cronograma. A reserva
para contingências pode ser usada total ou parcialmente ou pode ser reduzida ou
eliminada posteriormente, conforme informações mais precisas sobre o projeto se tornam
disponíveis. Essa reserva para contingências é documentada juntamente com outros
dados e premissas relacionados.
A compressão reduz o cronograma do projeto, sem mudar seu escopo, para atender
restrições, datas impostas e outros objetivos do cronograma. As técnicas de compressão
do cronograma incluem:
Compressão. A técnica de compressão do cronograma na qual são analisadas as
compensações entre custo e prazo para determinar como se obtém o máximo de
redução de tempo na realização de tarefas com o menor custo incremental. A
compressão nem sempre produz uma alternativa viável e pode resultar em aumento
de custo (horas extras, por exemplo).
Paralelismo. Uma técnica de compressão do cronograma na qual as fases ou
atividades, que normalmente seriam feitas em seqüência, são realizadas em
paralelo. Um exemplo seria construir a fundação de um prédio sem que os
desenhos de arquitetura estejam terminados.
O paralelismo pode resultar em retrabalho e em maior risco. Esta abordagem pode exigir
que o trabalho seja realizado sem informações detalhadas completas, como os desenhos
de engenharia. Ela resulta na troca de custo por tempo (ou vice-versa) e aumenta o risco
na condução geral do projeto.
2. Análise de cenário
É fácil dar exemplos quanto a isso. A escassez momentânea de recursos como álcool
combustível, petróleo ou gás pode interferir diretamente no desenvolvimento de um
projeto. Da mesma forma a abundância de recursos poderá interferir na diminuição de
custo ou de prazo na realização de projetos.
A projeção de cenários está longe de ser a mera adivinhação de situações e passa pela
análise crítica de indícios econômicos, sociais, financeiros e políticos, entre outros, aliado
ao conhecimento e prática de ferramentas de gestão, como a matriz SWOT (ou matriz
FOFA), que visa identificar e relacionar os pontos fortes, pontos fracos, as oportunidades e
ameaças que os ambientes interno e externo de uma organização podem oferecer.
3. Nivelamento de recursos
Como regra geral, não existe uma estratégia comum (que deva ser utilizada quando
determinada situação ocorrer) e nem a mais correta (utilizar uma ao invés de outra)
quando se é necessário o nivelamento de recursos. Mais que nunca, cada caso é um caso
específico e, muitas vezes, irreplicável.
O termo “Cadeia Crítica” vem diferenciar do termo "Caminho Crítico", que é o método
tradicional promovido pelo PMBOK e por outras metodologias que utilizam-se de redes
(CPM, basicamente). A definição original do caminho crítico incluía a dependência tanto
cronológica das tarefas quanto dos recursos necessários para executá-las, mas ao longo
do tempo a dependência de recursos foi negligenciada, ficando quase esquecida. A
Elaborado por Fernando Antônio Costa de Assis, Mestre
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GESTÃO DE PROJETOS – MATERIAL DE APOIO ÀS AULAS
premissa para isso é que os recursos poderiam ser disponibilizados sempre que
necessário, mas infelizmente isso não é possível na grande maioria dos casos.
Decisão sistemática pelo início "mais tarde" das tarefas (ao contrário da
preferência popular pelo início "mais cedo"), evitando o efeito "Big Bang" nos
projetos e desafiando a noção de que "quanto mais cedo começarmos, mais
cedo terminaremos";
Gestão dinâmica dos pulmões, o que fornece um sistema simples e objetivo para
orientar o Gerente do Projeto sobre o que fazer, além de fornecer um indicador
histórico para a melhoria contínua;
Mas o Guia também reconhece outra utilidade da Corrente Crítica, não somente na fase
de planejamento, mas também durante a execução do projeto: "O método da cadeia crítica
adiciona buffers de duração... em vez de gerenciar a folga total dos caminhos de rede, o
método da cadeia crítica se concentra em gerenciar as durações das atividades buffer e os
recursos aplicados às atividades planejadas do cronograma."
1. Definições e objetivos
Como já dito, PERT (Program Evaluation and Review Technique) CPM (Critical Path
Method) são instrumentos adequados para se analisar a interdependência de atividades
ao longo da realização de um projeto. Igualmente, como já mencionado, a diferença é que
no PERT predominam os esquemas probabilísticos (tempo mais cedo, mais provável e
mais tarde) e no CPM os esquemas são determinísticos (o tempo é definido). Contudo, na
prática os dois métodos são bem parecidos e é usual denominar o métodos como
PERT/CPM.
2. Componentes do PERT/CPM
Uma das formas mais usuais de representação gráfica da rede PERT/CPM é a rede de
flechas. Nessa forma de representação os eventos que caracterizam o início ou fim de
uma atividade são representados por circunferências numeradas e as atividades por
flechas que unem o evento inicial ao evento final.
Elaborado por Fernando Antônio Costa de Assis, Mestre
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GESTÃO DE PROJETOS – MATERIAL DE APOIO ÀS AULAS
4
C
A D F
1 2 6 7
B
E
3 5
mostrado fica claro que só poderemos iniciar a atividade E (3-5) depois de terminada a
atividade B (1-3). Só podemos iniciar as atividades C (2-4) e D (2-6), depois de terminada
a atividade A (1-2), mas podemos iniciar a atividade B (1,3) antes de terminada A (1-2).
Finalmente, só podemos iniciar a atividade F (6,7) depois de todas as demais. Também
fica claro nesse exemplo de natureza determinística, que a seqüência que levará mais
tempo é a proporcionada pelas atividades B, E, F, apresentadas em cor vermelha. A
seqüência colorida é denominada caminho crítico.
As atividades 2-3, 4-6 e 5-6, mostradas em tracejado, na realidade não existem e são
chamadas de atividades fantasmas. São assinaladas para impedir que existam duas ou
mais atividades com início e fim nos mesmos eventos. A sua finalidade é facilmente
compreendida quando se torna necessário efetuar os cálculos para se identificar o
caminho crítico e as folgas existentes para a execução das atividades.
O tamanho das flechas representativas das atividades não é proporcional à duração das
atividades. Não existe na rede de flechas uma visualização simples do prazo de cada
atividade.
2. Diagrama de marcos
Por ser um projeto extremamente simples, não existem marcos relevantes, mas uma boa
representação de um diagrama de marcos seria:
3. Gráfico de Gantt.
Em sua origem, o Gráfico de Gantt, criado por Henry L. Gantt, é um gráfico de barras
horizontais, que posiciona a relação de atividades de um projeto em uma base de tempo.
A principal informação extraída são as datas de início e término além da duração de cada
atividade. Gradualmente, outras funcionalidades foram incorporadas ao Gantt.
Atualmente, o Gantt é uma ferramenta simples e poderosa para o tratamento e
visualização de informações tais como as atividades a serem desempenhadas, quando
devem ser realizadas, sua duração, seqüência e vínculos de precedência, recursos e
custos associados.
Tipicamente, Gantt é usado em projetos com tarefas interrelacionadas, ou com grande
número de tarefas, ou quando há recursos compartilhados, onde a visualização é
dificultada.
Fonte: http://www.proficience.com.br/index_arquivos/QCeTecn_arquivos/GerProjetos_arquivos/gantt
ATIVIDADE B
ATIVIDADE C
ATIVIDADE D
ATIVIDADE E
ATIVIDADE F
Previsto
Realizado
O gráfico de Gantt para o projeto da viagem ficaria assim, quando construído pelo MS
Project:
É importante observar que muitos dos recursos a serem utilizados para a realização de
uma atividade tem custo direto (custos referentes à aquisição e utilização do recursos ou
do inumo) e custos indiretos (royalties, comissões, custos de administração ou mesmo
horas-extras).
Cabe ressaltar que por custos indiretos de um recurso pode-se entender, inclusive, a
remuneração da estrutura administrativa da organização, além de impostos incidentes
sobre o uso do insumo ou recurso.
Orçamento
Atividade Custo
Custo Fixo Custo Direto Total
Indireto
A $3,00 $12,00 $0,00 $15,00
B $0,00 $15,00 $4,00 $19,00
C $5,00 $0,00 $0,00 $5,00
D $2,00 $10,00 $7,00 $19,00
Total $10,00 $37,00 $11,00 $58,00
Tão importante quanto o orçamento é saber quais serão as entradas financeiras (receitas)
e as saídas financeiras (despesas e pagamentos) que serão realizadas ao longo do
projeto. O plano financeiro de qualquer projeto necessariamente será mais completo com a
construção da planilha de fluxo de caixa. Através dessa previsão, os responsáveis pelo
projeto saberão quais os momentos-chave do ponto de vista financeiro, quando haverão
as maiores saídas e, por conseguinte, planejar para que haja saldo de caixa suficiente
para fazer frente a essas despesas.
Um fluxo de caixa mal feito ou inexistente é fator de risco importante para o projeto. Sabe-
se que diversos projetos não chegam ao seu final por insuficiência de verba ou pelo mal
planejamento das entradas necessárias à sua conclusão.
Eventualmente, será necessário que verbas sejam realocadas entre atividades, em virtude
de antecipações, atrasos ou despesas havidas a maior ou a menor. Nesses casos, é
importante a formação de um Comitê Gestor do Orçamento, com reuniões periódicas e
decisões registradas em atas, que deverão constar da documentação gerada pelo projeto.
Ireland 4 declara que “o conceito moderno de qualidade tem foco na satisfação do cliente e
na conformidade do projeto com as necessidades desse cliente, e não com padrões
previamente criados pela empresa ou pelo time do projeto”. Portanto, os conceitos e
métricas de qualidade devem ser vistos e aplicados de forma isenta e apoiados nas regras
de padronização propostas pelos diversos organismos internacionais que regem o
assunto.
O PMI define qualidade como “o grau até o qual um conjunto de características inerentes
satisfaz as necessidades”5. O principal objetivo do gerenciamento da qualidade, segundo o
preconizado pelo PMI, é garantir que o projeto será concluído dentro de parâmetros
definidos em seu início, parâmetros esses estabelecidos de forma a garantir a satisfação
do cliente com o produto entregue ao fim do projeto.
4
IRELAND, Lewis R..apud VARGAS (2006), p. 77
5
www.efetividade.net/2008/05/30/gerenciamento-da-qualidade-em-projetos/ acesso em 10/08/2009.
Elaborado por Fernando Antônio Costa de Assis, Mestre
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GESTÃO DE PROJETOS – MATERIAL DE APOIO ÀS AULAS
Fazer correto da primeira vez – garantia que a primeira realização será correta
evitando, com isso, o retrabalho e os custos de correção de erros, que certamente
oneram o preço final do projeto. Sabe-se que em muitos casos o custo de correção
é maior que o custo de execução de tarefas;
O custo da qualidade, ainda segundo Vargas (2006), é definido como o investimento total
para se conseguir a qualidade desejada do produto ou serviço. Isso inclui todo o trabalho
necessário para desenvolver e construir um produto ou serviço que esteja em
conformidade com o que foi solicitado pelo demandante, bem como todo o custo resultante
da não-conformidade.
Riscos de cancelamento
Mais uma vez, aqui não haverá regra definida de ação e a aplicação de ferramentas
específicas a cada caso será avaliada no momento da necessidade.
Segundo a ABNT (NBR ISSO 8402) “qualidade é a totalidade das características de uma
entidade que lhe confere a capacidade de satisfazer às necessidades explícitas e
implícitas”.
Com isso, podemos descrever as qualidades implícitas a um produto como aquelas que,
embora não expressas no documento que a descreve, são necessárias para o usuário.
Estão aqui os requisitos que não precisam ser declarados por serem óbvios, mas que pela
gravidade de suas conseqüências devem ser levados em consideração (como exemplo,
Já as necessidades explícitas são aquelas que foram claramente definidas como requisito
de desenvolvimento. Esses requisitos devem expor claramente as condições em que o
produto será utilizado, declarar seus objetivos, funções e expectativas de desempenho.
São, portanto, fatores relativos à qualidade do processo de desenvolvimento do produto
que são percebidas somente pelas pessoas que trabalharam em seu desenvolvimento.
A partir daí, cabe-se definir claramente o que se deseja como mínimo aceitável e como
desejável para cada um dos requisitos listados.
Com isso, a aplicação do acabamento nessa construção deverá ser feita com índice de
perda de materiais de 5% para as peças de acabamento de piso e parede (peças de
cerâmica) e 3% para materiais de acabamento exceto as peças (areia e argamassa). Além
disso, as peças de cerâmicas devem ser aplicadas à razão mínima de 10m²/dia e
considerar-se-á entregue o serviço após a aplicação de rejunte e limpeza final do
ambiente.
Definida essa métrica, esse critério de medição, ficará claro para todos os envolvidos que
parâmetros serão utilizados para a aceitação do produto parcial do projeto, correspondente
a esse pacote de trabalho. Obviamente fica clara a necessidade de definição de métricas
precisas e adequadas a cada pacote de trabalho e ao produto final do projeto.
Interessante notar que podem existir métricas diferentes para cada atividade, de forma a
atender a diferentes públicos. Para a equipe de gestão do projeto o conjunto de métricas
poderá informar sobre o andamento do projeto, ao passo que para o cliente, pode
significar uma variação positiva ou negativa de faturamento, caso o atingimento correto do
objetivo corresponda a uma entrega parcial do produto do projeto. O atraso na entrega ou
a não conformidade do produto pode ocasionar prejuízos não previstos.
Mas qual a métrica mais adequada a ser aplicada? Muitas vezes utiliza-se tempo precioso
de planejamento na criação de sistemas de medição de qualidade que, na prática,
mostram-se de utilização inviável – seja pela dificuldade de mensuração, seja pelo alto
custo de uso ou, simplesmente, por sua aplicação gerar atrasos no projeto como um todo.
Mais uma vez entra em cena a experiência dos envolvidos na condução do projeto. Não se
pode querer que todo o conhecimento a ser aplicado no desenvolvimento do projeto esteja
concentrado na equipe do projeto ou mesmo na organização onde trabalham.
A busca da qualidade nos projetos deve considerar o equilíbrio entre o custo dessa busca
e o benefício decorrente da aplicação dos métodos que irão medir a qualidade desejada. É
relativamente comum observar, na prática, que custa muito caro aferir qualidade. A equipe
responsável pelo andamento do projeto e, especialmente, seu gerente, devem estar
atentos a ocorrências desse tipo. É importante lembrar que a busca da qualidade interessa
a todos os envolvidos no projeto, mas é responsabilidade do gerente.
4. Projeto de experimentos
1. Na visão da qualidade, o que significa ter terminado uma tarefa e como saber se
tudo foi feito corretamente?
6
Retirado de www.bagatim.tech.nom.br, em 10/08/2009
A Cultura Organizacional repousa sobre um sistema de crenças e valores, tradições e hábitos, uma forma
aceita e estável de interações e de relacionamentos sociais típicos de cada organização. A cultura de uma
organização não é estática e permanente, mas sofre alterações ao longo do tempo, dependendo de
condições internas ou externas. Algumas organizações conseguem renovar constantemente sua cultura
mantendo a sua integridade e personalidade, enquanto outras permanecem com sua cultura amarrada a
padrões antigos e ultrapassados.A única maneira viável de mudar uma organização é mudar a sua cultura,
isto é, os sistemas dentro dos quais as pessoas vivem e trabalham. Além da cultura organizacional, os
autores defensores da abordagem do desenvolvimento organizacional - o D.O. - põem ênfase no clima
organizacional, que constitui o meio interno de uma organização, a atmosfera psicológica característica em
cada organização. O clima organizacional está intimamente ligado ao moral e à satisfação das necessidades
humanas dos participantes. O clima pode ser saudável ou doentio, pode ser quente ou frio, pode ser
negativo ou positivo, satisfatório ou insatisfatório, dependendo de como os participantes se sentem em
relação à sua organização.
Os valores e a hierarquia
Linguagem – Muitas organizações têm linguagens próprias que fazem com que
seus funcionários possam se comunicar sem que outros entendam o que estejam
falando. Essa forma particular de comunicação, muitas vezes por meio de siglas ou
de números, é um fator importante de cultura e de inclusão de pessoas em grupos
de funcionários.
A cultura organizacional pode engessar uma empresa a ponto de impedir o seu progresso.
Por outro lado, uma empresa que não tenha uma cultura definida pode ter problemas pelo
fato de não ter história, de não ter passado por situações anteriores que possam informar
a seus funcionários como se portar diante de determinada situação que exija uma decisão
rápida.
Uma vez que o Gerente de Projeto trabalha necessariamente com mudanças, muitas
vezes sendo ele próprio um agende de mudanças, é importante que esse profissional
esteja atento aos traços da cultura organizacional que poderão afetar positiva ou
negativamente seu trabalho.
Caberá a ele, portanto, aproveitar os pontos positivos e anular os negativos de forma que
o projeto caminhe sem percalços.
Comunicação, tal como definido por Cleland (citado por Vargas, 2006), é um processo pelo
qual a informação é transferida entre os indivíduos através de símbolos, sinais e outros
signos. Além disso, a comunicação é um processo de duas vias, onde participam
ativamente o emissor e o receptor da informação, com os envolvidos atuando, na maioria
das vezes, como emissores e receptores simultaneamente.
Emissor – responsável por produzir uma informação clara, de modo que o receptor possa
entendê-la como facilidade.
Receptor – Responsável por tornar claro que a informação foi recebida e completamente
compreendida.
Contudo, é importante que saibamos que todo processo de comunicação tem barreiras e
essas devem ser identificadas e avaliadas. Kerzner e Cleland propuseram o seguinte
modelo de comunicações com barreiras:
1. Eventos de comunicação
3. Relatórios de projeto
Ao longo do projeto, o gerente e sua equipe devem elaborar relatórios onde o andamento
e a previsão de trabalho sejam claramente demonstrados. Os marcos do projeto
O normal é que haja duas vias da documentação escrita, uma em posse do gerente do
projeto e outra no poder do cliente, sendo que essas duas vias devem ser rigorosamente
iguais, principalmente no que concerne à documentação de reuniões entre as duas partes.
Nesse caso, imediatamente após as reuniões deve ser gerada a ata e rubricada pelos
presentes, sendo, então, imediatamente arquivada nas respectivas pastas.
Prioridade M (Média)
Mudanças de prioridade M envolvem mudanças que requerem uma ação imediata do Gerente de
Projeto, independente de reuniões de controle previstas, devido á urgência. Uma vez que a
mudança extrapole a autonomia do gerente de Projeto deverá ser tratada com a mesma urgência
junto ao Patrocinador.
Prioridade B (Baixa)
Mudanças de prioridade B envolvem mudanças que não acarretam alterações significativas dentro
do projeto, não requerem uma ação imediata, estando as mesmas dentro da autonomia do Gerente
de Projeto.
REGISTRO DE ALTERAÇÕES
Data Modificado por Descrição da mudança
APROVAÇÕES
Referências bibliográficas
Cultura -
http://usuarios.cultura.com.br/eds/artigos/Termo%20de%20Abertura%20do%20Projeto.pdf,
MEGGINSON, Leon P; MOSLEY, Donald C.; PIETRI Jr., Paul H.. Administração.
Conceitos e aplicações. São Paulo. Harbra, 1986.
O Gerente - http://ogerente.com/stakeholder/2007/02/23/o-que-e-um-stakeholder/, em
17/06/2009
Proficience -
http://www.proficience.com.br/index_arquivos/QCeTecn_arquivos/GerProjetos_arquivos/ga
ntt
Wikipedia - http://pt.wikipedia.org/wiki/Teoria_do_desenvolvimento_organizacional, em
17/06/07 – adaptado.