ADMINISTRACION

SANDRA MILENA RODRIGUEZ BUITRAGO

BOGOTA, mayo de 2008

 2

INDICE

CONCEPTO DE ADMINISTRACION……………………………… 3

DEFINICION DE ADMINISTRACION……………………………… 3

BREVE RESEÑA DE LA EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN………….4

GESTIÓN…………………………………………………………………….. 7

RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS……………. 7

ESCUELAS Y TEORIAS ADMINISTRATIVAS…………………………. 8

SISTEMA…………………………………………………………………… 10

SISTEMA DE INFORMACIÓN…………………………………………… 10

PROPIEDADES DE LA INFORMACION………………………………. 12

1. INFORMACION MANUAL
2. INFORMACION SISTEMATIZADA
 3

• CONCEPTO DE ADMINISTRACION

Es un proceso que consiste en las actividades de planeacion, organización,

dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos
recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a Es el arte de lograr que
seϖtravés de herramientas y técnicas sistematizadas. Es una ciencia
compuestas deϖhagan ciertas cosas a través de las personas principios, técnicas
y practicas , cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas
racionales de esfuerzo cooperativo a través de los cuales se pueden alcanzar
propósitos comunes que individualmente no se pueden lograr en Es el proceso de
planear, organizar, dirigir yϖlos organismos sociales controlar los esfuerzos de los
miembros de la organización, y de aplicar los Consiste en planear,ϖdemás
recursos de ella para alcanzar metas establecidas. Organizar dirigir, y controlar
diversas actividades que permite a cualquier organización alcanzar sus objetivos
mediante la optimización de los recursos Es un proceso que consiste en lasϖ
humanos, técnicos, materiales y económicos. actividades de plantación ,
organización , ejecución y control desempeñadas para determinar y alcanzar los
objetivos señalados , con el uso de personas y otros recursos , el grupo dirige sus
acciones hacia metas comunes , , implica la aplicación de técnicas mediante los
cuales un grupo principal de personas coordinan las actividades de otras

• DEFINICION DE ADMINISTRACION.

La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un

ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con
eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición básica. Como
administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación,
organización, integración de personal, dirección y control.

• La administración se aplica en todo tipo de corporación.

• Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación.
• La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporación.
 4

• BREVE RESEÑA DE LA EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un proceso

iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido evolucionando y
adquiriendo sus propios perfiles a través de diferentes épocas y etapas.
Dicho proceso administrativo se inició como un hecho obligado cuando dos
individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de
ellos pudo hacer por sí solo y evolucionó hasta convertirse en un acto previa y
cuidadosamente planificado y racional que permite alcanzar objetivos con los
menores esfuerzos posibles y con las mayores satisfacciones para los individuos.
El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los enfoques que
tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron
ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales
en el campo, entre ellas de la organización funcional de los poderes del Estado.
El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica Apostólica Romana es
también muy interesante para conocer la importancia que tiene en administración
el adoctrinamiento para la prosecución de un objetivo, a pesar de que las
estructuras y procedimientos puedan no satisfacer todos los principios teóricos
administrativos.

Las teorías y experiencias de Henri Fayol y de Frederick Taylor marcaron una

nueva etapa en la evolución de esa ciencia y la Administración Científica, que
postularon ellos y continuaron sus discípulos viene a ser uno de los medios más
efectivos para a tecnificación de las industrias nacientes en el presente siglo; dicha
tecnificación ha influido grandemente también en el desarrollo económico y el
mejoramiento de muchos países por su aplicación en el sector público.

• ADMINISTRACIÓN ANTIGUA

A pesar de que la administración como disciplina es relativamente nueva, la

historia del pensamiento administrativo es muy antigua, ya que nace con el
hombre mismo, puesto que en todo tiempo ha habido necesidad de coordinar
actividades, de tomar decisiones y de ejecutar, de ahí que en la administración
antigua se encuentran muchos de los fundamentos administrativos de la
 5

actualidad y que pueden observarse en el código de Hammurabi, en el nuevo

testamento, así como en la forma de conducir los asuntos en la antigua Grecia,
Egipto, Roma y China, en donde se encuentran vestigios del proceso
administrativo.
La eclesía era el organismo de mayor autoridad que existía en Grecia y formaban
parte de ella todos los ciudadanos; las decisiones se tomaban por mayoría de
votos las mismas eran irrevocables.
En Grecia el emperador Pericles, 430 años antes de Cristo, dejó testimonio de la
necesidad de una selección de personal adecuado e hizo un análisis sobre la
democracia Griega.
En Egipto existía un sistema administrativo amplio con una economía planificada y
un gobierno central de gran poder, basado en la fuerza y la compulsión. Aquí se
creo el primer sistema de servicio civil.
El Sociólogo alemán Max Weber hizo un estudio sobre la administración antigua
de Egipto, concluyendo, que se aplicaban procedimientos definidos y sistemáticos
y se utilizaba un sistema administrativo burocrático.
En China el filósofo Confucio proporcionó una serie de reglas para la
administración pública.
En Roma que vivió dos períodos, la República y el Imperio Romano, siendo en
este último donde se produjeron transformaciones administrativas.
La administración del imperio Romano se caracterizó por la centralización.

• ADMINISTRACIÓN EDAD MEDIA

Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo Administrativos se fue
debilitando considerablemente y la autoridad real paso al terrateniente, alrededor
del cual se agrupaban muchas personas, es decir, que en la Edad Media hubo una
descentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las formas
administrativas que habían existidos anteriormente. Hubo una notable evolución
de las ideas administrativas y se consolidaron instituciones como la Iglesia católica
que tuvo mucho interés para los estudios de la administración, debido a su
peculiar forma de organización y de funcionamiento.
 6

En esta época la administración recibe un gran impulso cuando surgen en Italia,

los fundamentos de la contabilidad moderna y las transacciones comerciales
comienzan a racionalizarse cuando en 1340 Lucas Pacioli establece el método de
contabilidad de la partida doble, Francisco Di Marco(1395) y Barbariego (1418),
utilizan practicas de contabilidad denostó y los hermanos Soranzo (1410), hacen
uso del libro diario y el mayor.

• ADMINISTRACIÓN EDAD MODERNA

En 1776 Adam Smith, considerado como el padre de la Economía clásica publica

su obra La riquezas de las naciones, en donde aparece la doctrina del Laissez-
Faire (dejar hacer, dejar pasar), que sirvió de base filosófica a la revolución
industrial y que ha tenido su aplicación en la administración y en la economía; él
anunció el principio de la división del trabajo, considerándolo necesario para
especialización y para el aumento de la producción.

Los historiadores están de acuerdo conque hubo una segunda revolución

industrial de 1860 a 1914, llamada también revolución del acero y la electricidad,

FREDERICK TAYLOR: Fue uno de los principales exponentes del cientificismo,

nace en Filadelfia en el año de 1856 y muere en 1915. Ingresó a una compañía
que fabricaba lingotes de acero en la época de depreciación en los EE.UU.

Dentro de sus principales aportaciones a la administración están los principios

administrativos, los mecanismos de administración, el pago por destajo, la
selección de personal y las características de los trabajos humanos.
 7

• GESTIÓN

En términos generales los conceptos de administración, gerencia y gestión, son

sinónimos a pesar de los grandes esfuerzos y discusiones por diferenciarlos. En la
práctica se observa que el término managementes traducido como administración
pero también como gerencia. En algunos países la administración está más
referida a lo público y la gerencia a lo privado. En los libros clásicos se toman
como sinónimos administración y gerencia

• RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS.

No debe confundirse a la administración con otras disciplinas, sino que debemos

saber cuales son aquellas que contribuyen a que logre sus fines. La
administración toma y utiliza teorías, modelos, etc., de otras disciplinas, pero no
las incluye a todas.

• Sociología: El administrador deberá conocer como

relacionan entre si los individuos, ya sea por virtud en
algunos factores personales o por influencia de otros
distintos, dentro del ambiente de los centros de trabajo.
• Psicología: Ayuda a la administración, proporcionándole el
conocimiento de los factores de la personalidad del hombre,
es decir la conducta humana.
• Economía: Básicamente la administración se encarga de,
maximizar los resultados de una empresa, obtener máximo
de resultados con el mínimo de los esfuerzos.
• Derecho: La legislación ha influido en la administración y
como ciencia normativa, afecta la actuación administrativa.
• Moral: La moral dicta reglas supremas a las que deberá
someterse la actividad humana.
• Antropología: Proporciona conocimientos profundos sobre
los intereses de grupo, que influyen sobre la actuación del
hombre en su trabajo.
• Matemáticas: Sus aportaciones mas importantes se
encuentran en el área de la matemáticas aplicadas
específicamente en: modelos probabilísticas, simulación,
estadística, investigación de operaciones
 8

• Contabilidad: Es una auxiliar en la toma de decisiones y

técnica de control, que se utiliza para registrar y clasificar
movimientos financieros de una empresa, con el propósito
de informar e interpretar los resultados de la misma.

• ESCUELAS Y TEORIAS ADMINISTRATIVAS

ENFASIS TEORIAS PRINCIPALES

ADMINISTRATIVAS ENFOQUES

EN LAS TAREAS ADMINISTRACION RACIONALIZACION DEL

CIENTIFICA TRABAJO EN EL NIVEL
OPERACIONAL

-ORGANIZACIÓN
EN LA ESTRUCTURA TEORIA CLASICA
FORMAL.
TEORIA NEOCLASICA -PRINCIPIOS GENERALES
DE LA ADMINISTRACION.
TEORIA DE LA -FUNCIONES DEL
BUROCRACIA. ADMINISTRADOR.
-ORGANIZACIÓN FORMAL
TEORIA BUROCRATICA.
ESTRUCTURALISTA
-RACIONALIDAD
ORGANIZACIONAL.

MULTIPLE ENFOQUE:

-ORGANIZACIÓN FORMAL
E INFORMAL.

-ANALISIS
INTRAORGANIZACIONAL
Y ANALISIS
 9

INTEORGANIZACIONAL.

TEORIA DE LAS -ORGANIZACIÓN

EN LAS PERSONAS
RELACIONES HUMANAS. INFORMAL.
TEORIA DEL -MOTIVACION,
COMPORTAMIENTO LIDERAZGO,
ORGANIZACIONAL COMUNICACIONES Y
TEORIA DEL DINAMICA DE GRUPO.
DESARROLLO
-ESTILOS DE
ORGANIZACIONAL.
ADMINISTRACION.

-TEORIA DE LAS
DECISIONES.

-INTEGRACION DE LOS
OBJETIVIOS
ORGANIZACIONALES E
INDIVIDUALES.

-CAMBIO
ORGANIZACIONAL
PLANEADO.
-ENFOQUE DE SISTEMA
ABIERTO.

EN EL AMBIENTE TEORIA -ANALISIS

ESTRUCTURALISTA INTRAORGANIZACIONAL
Y ANALISIS AMBIENTAL.
TEORIA NEO-
ESTRUCTURALISTA -ENFOQUE DE SISTEMA
ABIERTO.

EN LA TECNOLOGIA TEORIA DE LA -ADMINISTRACION DE LA

CONTINGENCIA TECNOLOGIA
(IMPERATIVO
TECNOLOGICO
 10

• SISTEMA

El concepto de sistema en general está sustentado sobre el hecho de que ningún

sistema puede existir aislado completamente y siempre tendrá factores externos
que lo rodean y pueden afectarlo, por lo tanto podemos referir a Muir citado en
Puleo (1985) que dijo: "Cuando tratamos de tomar algo, siempre lo encontramos
unido a algo más en el Universo, también se define como sistema a como " un
conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones
entre sí y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto
objetivo.

Información es la suma de conceptos y de reglas de actuación que fueron

extraídas de una comunicación. El monto máximo de información que puede ser
extraída de una comunicación fue desarrolla en la ciencia de "Teoría de la
Información".

3. SISTEMA DE INFORMACIÓN

Elementos de un sistema de información

Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos, estos

elementos son de 4 tipos:

• Personas.
• Datos.
• Actividades o técnicas de trabajo.
• Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de
comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).

Todo ese conjunto de elementos interactuan entre si para procesar los datos y la
información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la
 11

manera más adecuada posible en una determinada organización en función de

sus objetivos. Normalmente el término es usado de manera errónea como
sinónimo de sistema de información informático, estos son el campo de estudio de
la tecnología de la información (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema
de información (como recurso material), por sí solos no se pueden considerar
como sistemas de información, este concepto es más amplio que el de sistema de
información informático. No obstante un sistema de información puede estar
basado en el uso de computadoras, según la definición de Langefors 1 este tipo de
sistemas son:

• Un medio implementado tecnológicamente para grabar, almacenar y

distribuir expresiones lingüísticas,
• así como para extraer conclusiones a partir de dichas expresiones.

Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo,
los SI pueden clasificarse en:

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información

referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas
empresariales en general.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de
las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma
de decisiones.
Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de
nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o
unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar
al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio
concreto.
Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los
primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron
los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una
tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba
suficientemente desarrollada).

Esta propiedad, sigue el autor, puede ser medida de dos formas diferentes:

1. A través de las características de la fuente informativa, en cuyo caso la

medición se realiza según las ecuaciones que proporciona la teoría
matemática de la comunicación, inventadas por Claude Shannon en los
años cuarenta. Según dichas ecuaciones, la cantidad de información que
 12

transporta un mensaje es igual a la suma de las probabilidades relativas

de aparición de cada uno de los símbolos que componen el mensaje.
2. Se refiere a la denominada teoría semántica de la información, según la
cual la cantidad de información que transporta un mensaje depende tanto
del mensaje como del receptor. Según esta teoría, la información es la
diferencia entre los dos estados mentales del receptor del mensaje, antes
y después de recibirlo. Si el mensaje es previamente conocido por el
receptor, no aporta ninguna información; en cambio, el mensaje es tanto
más informativo cuanto más inesperado

• PROPIEDADES DE LA INFORMACION

La información es una propiedad y no una sustancia;

La teoría de sistemas puede ayudar a comprender mejor los sistemas de

información documentales; y

el lenguaje natural es el mejor instrumento para representar el conocimiento y

la información, incluso la información no verbal, como por ejemplo, las
imágenes.

• INFORMACION MANUAL

Es el documento básico que describe el sistema de gestión de la

prevención de riesgos laborales adoptado por la organización y que debe
de servir de base a la hora de implantar, mantener y mejorar dicho sistema.

• INFORMACION SISTEMATIZADA

Es aquella basada en los medios electrónicos y modernos para hacer su gestión