Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF

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CAPÍTULO

Criando Arquivos no
Formato PDF
 Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional
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Podemos criar arquivos PDF a partir de qualquer aplicativo que tenha

capacidade de impressão. Existem três formas principais de fazê-lo:

❏ Abrindo arquivos diretamente no Acrobat.

Você pode abrir arquivos criados em outros aplicativos
diretamente no Acrobat, gerando automaticamente os arquivos
no formato PDF.

❏ Através da “impressora virtual” Acrobat Distiller.

Esta “impressora” é instalada quando se faz a instalação do Acrobat.
Ela permite que se gereM PDFs a partir de qualquer software, pois
ela funciona como uma impressora virtual, que, ao invés de
imprimir seu documento em papel, vai imprimi-lo em sua versão
digital, no formato PDF. É totalmente configurável, permitindo
gerar documentos para toda e qualquer necessidade do usuário.

❏ Através da Macro “PDFMaker” existente no Microsoft Office.

O PDFMaker é uma Macro em Visual Basic que é instalada em
aplicativos do Office quando se faz a instalação do Adobe Acrobat
após o Microsoft Office já estar instalado na máquina. Ela faz uso
do Distiller como gerador do PDF, mas interage com ele para
transformar algumas características do documento do Office
(como por exemplo hyperlinks e índices do Word e animações de
transição de slides no PowerPoint) em características do
documento PDF.

ATENÇÃO

É apenas utilizando o PDFMaker que conseguimos transformar as

características de interatividade do Office em características de
interatividade do PDF.
 Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF
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Criando Documentos PDF

Diretamente no Acrobat
Para criar documentos PDF diretamente no Acrobat, basta clicar
em File> Create PDF> From file, e selecionar os arquivos que você
deseja abrir como PDF. Depois que eles estiverem abertos no Acro-
bat, salve-os.

Os formatos de arquivo abertos diretamente pelo Acrobat são:

arquivos de imagem (GIF, JPG, TIF, BMP, PNG), arquivos do Office
(DOC, PPT, XLS, RTF, PPS), Microsoft Project (MPP), Microsoft Visio
(VSD), Postscript (OS, EPS), arquivos de texto (TXT), arquivos html
(HTML) e arquivos Autocad (DWG, MDT).

Vamos experimentar agora a geração de PDFs de duas formas

diferentes no exercício propostO abaixo.

Acrobat Distiller: Criando

Documentos PDF a Partir
de Qualquer Aplicativo
Neste exercício, veremos como criar um arquivo PDF a partir de
qualquer aplicativo.

Exercício
Para criar um documento PDF, precisamos abrir um documento em
um aplicativo qualquer (Se você quiser, pode fazer o exercício no
Word mesmo, pois tudo o que deve ser feito em outro aplicativo
também pode ser feito no Word, e ainda conseguimos comparar as
vantagens de uso do PDFMaker nos aplicativos do Office).

No menu superior do aplicativo, clique em File> Print e acesse a caixa

de diálogo de impressão, como se fosse imprimir o arquivo em papel.
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A diferença é que, no local onde fica(m) definida(s) a(s) impressora(s)

na nossa máquina, vamos escolher como impressora o Acrobat Dis-
tiller (que a partir da versão 6.0 do Acrobat passou a mostrar o nome
de Adobe PDF, como você pode ver na figura abaixo).

Figura 1.1 Caixa de diálogo de impressão.

Clicando no botão Propriedades (ou Properties), a nova janela aberta

(ilustrada na Figura 1.2) nos apresenta as guias para configuração do
documento a ser convertido. No exemplo abaixo vemos a
configuração Standard predefinida, mas clicando na seta lateral da
opção Default Settings podemos escolher outras configurações.

Figura 1.2 Guias para configuração do

documento a ser convertido.
 Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF
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As preexistentes (estão presentes desde a instalação do Acrobat) são

estas (conforme mostra a Figura 1.3): High Quality, PDFX1A, PDFX3,
Press Quality, Smallest File Size e Standard (No Acrobat 5 as opções
são Ebook, Press, Print e Screen). Cada uma delas, que nós chamamos
de job options, corresponde a uma finalidade para a qual vai ser
gerado o documento. São elas:

Figura 1.3 Job Options – Opções para configuração do PDF.

❏ Smallest File Size (equivalente à Screen): Gera o arquivo o mais

compacto possível, otimizado para distribuição via rede e Internet,
e para ser visualizado em tela de computador. Não tem
preocupações em imprimir bem, mas isso não significa que não
possa ser impresso.
❏ Standard (equivalente à EBook): Também é um arquivo para ser
visualizado na tela, mas há algumas preocupações com a forma
como ele vai ser impresso. É mais pesado que o arquivo gerado
com o Screen.
❏ Press Quality (equivalente à Press): Arquivo para impressão em
impressoras laser ou até mesmo fotolito. É bem mais pesado
que os anteriores, porque precisa manter uma boa qualidade
para a impressão.
❏ High Quality (equivalente à Print): Arquivo para offset. Inclui
características de gerenciamento de cores, posicionamento de
imagens, etc.
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❏ PDFX1a e PDFX3: Formato de arquivo usado para configurações

específicas de uso de gráficas.

Para este exercício, escolha a setagem Smallest File Size. Clique em

OK para salvar sua escolha. Clique em OK agora na caixa de impressão
(onde você escolheu a impressora Adobe PDF) para iniciar a impressão
do documento. Escolha um diretório e salve o seu documento PDF.

Abra o seu documento no Acrobat para visualizá-lo.

OBSERVAÇÃO
Repare que, se você usar apenas o Distiller para gerar documentos do
Word, você não conseguirá converter as características de interatividade
do documento original (Hyperlinks, índices, etc.). Para que isto aconteça,
você realmente precisa do PDFMaker, como veremos a seguir.
Existe uma versão para servidor do Acrobat Distiller (impressora Adobe
PDF), que é o Acrobat Distiller Server, indicado para empresas que têm
um grande volume de documentos a serem transformados em PDF, e
que precisam centralizar sua geração.

PDFMaker: Criando Documentos

PDF a Partir de Aplicativos do Office
Os aplicativos do Office nas versões 97, 2000 e XP (Word, Excel,
PowerPoint e Outlook), além do Internet Explorer, apresentam dois
botões para facilitar a criação de arquivos PDF. Na versão Acrobat
6.0 Professional, também são criados botões para aplicativos de
engenharia e projeto (Autocad, Microsoft Visio e Microsoft Project).
É a partir deles que podemos acessar a macro em Visual Basic, que
chamamos de PDFMaker, que permite a geração do PDF a partir do
documento original, utilizando o Distiller, e ainda mantém algumas
características do documento Word (como por exemplo hyperlinks,
 Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF
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índices do Word e animações de transição de slides no PowerPoint)

convertendo-as da “linguagem Office” para a “linguagem Acrobat”.

OBSERVAÇÃO

O Acrobat deve ser instalado após os outros aplicativos, pois só assim os

botões que facilitam a criação do PDF aparecem.

Exercício
No Word, vamos abrir um arquivo e usar o PDFMaker para criar
nosso segundo documento PDF – usando o menu Adobe PDF ou
clicando no botão ilustrado abaixo.

Figura 1.4 Botões do Office.

Botões do Office, da esquerda para a direita – Converte para PDF,

Converte para PDF e envia por e-mail, Converte para PDF e envia
para revisão (abre a caixa de e-mail do usuário – se este tiver um
programa de e-mail configurado – já com o arquivo anexado).

Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings (no menu princi-

pal do Word) para ver as configurações aplicáveis ao arquivo a ser gerado.

Na guia Settings temos acesso às configurações do Distiller para

determinar para que função estamos gerando o nosso PDF. No
exemplo abaixo (Figura 1.5) vemos a configuração Smallest File Size,
mas clicando na seta lateral da opção Conversion Settings podemos
escolher outras configurações. Repare que é a mesma caixa de diálogo
vista no exercício anterior.
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Figura 1.5 Guia de configuração das setagens

para gerar o PDF.

Escolheremos novamente a setagem Smallest File Size, para efeito de

exercício. Se o documento utilizado tiver índices gerados no Word, ou
hyperlinks, precisamos configurar as guias Word e Bookmarks para que
eles sejam mantidos no PDF gerado. Veja os exemplos na Figura 1.6.

Clique na guia Word e configure-a de acordo com as caracte-

rísticas presentes em seu documento Word e que você quer man-
ter em seu PDF. Por exemplo, se você tiver feito comentários na
página, marque Convert comments to notes; se você tiver links
internos, marque Convert cross-references and table of contents
to links, e continue assim por diante definindo a forma de vi-
sualização das páginas, comentários, caixas de texto, numeração
de páginas e índices, além de cabeçalhos e rodapés.
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Figura 1.6 Guia de configuração das conversões

de propriedades do Word.

Agora clique na guia Bookmarks para fazer sua configuração,

determinando como será feita a conversão dos Estilos em seu docu-
mento Word para Bookmarks (Referências de navegação no do-
cumento PDF, como veremos mais à frente).

Veja a tela a seguir usada como exemplo (Figura 1.7). Se você tem
algum tipo de formatação no seu documento Word, marque as caixas
de acordo com as suas necessidades. Se você quer converter os seus
Word Headings (Títulos) em Bookmarks, marque a primeira caixinha.
Deixe a segunda caixa (linha de baixo) desmarcada. Se você tem algum
estilo específico que também deseja transformar em referência para
navegação, marque apenas os necessários. Isto vai tornar a criação do
seu PDF mais rápida e consistente (Se você marcar todos, corre o risco
de ter todo o seu texto transformado em Bookmark).
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Veja o exemplo abaixo: Eu quero apenas que meus estilos usados como
títulos de meus documentos (que são o “Título de Capítulo – livro Acro-
bat” e o “Título – livro Acrobat”, no exemplo abaixo) sejam transformados
em Bookmarks, e por isso deixei apenas os dois marcados na listagem.

Figura 1.7 Guia para conversão de Bookmarks.

Clique em OK para fechar a caixa de configurações e clique no

primeiro botão da esquerda (ilustração abaixo) para gerar o pdf e
salvá-lo na sua máquina, ou clique no botão do meio para gerar o
PDF e enviá-lo por e-mail, ou no último para enviá-lo para revisão.

Quando a caixa de diálogo “Save PDF file as” se abrir, escolha um

diretório e um nome para o seu PDF e salve-o.
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Abra o seu documento no Acrobat para visualizá-lo.

DICA
Você pode refazer o mesmo processo de criação usando outras
configurações (Standard, High Quality, etc.). Compare o tamanho dos
diferentes arquivos gerados entre eles e com o original. Se o seu original
tem mais de 20 Kb, você poderá observar uma significante diferença de
tamanho entre o documento original e o documento gerado através da
configuração Standard (Screen se você estiver usando o Acrobat 5).

É esta diferença que faz com que o formato PDF seja bastante
vantajoso na hora de distribuir e disponibilizar documentos via e-
mail ou Internet, ou até mesmo armazená-los. Para as empresas, isto
pode gerar uma grande economia de recurso e grande aumento de
produtividade, pois há uma demanda menor de uso de banda e de
recursos de armazenamento.

Resumo Rápido
Criando Documentos PDF
Diretamente no Acrobat
1. Clique em File> Create PDF> From file. Selecione a setagem
de conversão desejada ou crie a sua personalizada clicando
no botão Advanced Settings.
2. Selecione o formato do seu documento original.
3. Clique em OK.

Acrobat Distiller: Criando Documentos

PDF a Partir de Qualquer Aplicativo
1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo
original.
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2. Clique em File> Print.

3. Selecione como impressora o Acrobat Distiller (Adobe PDF).
4. Clique no botão de propriedades.
5. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua
personalizada clicando no botão Edit.
6. Clique em OK para fechar as janelas de configuração.
7. Escolha um diretório para salvar seu arquivo PDF.

PDFMaker: Criando Documentos PDF a

Partir de Aplicativos do Office
1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo do
Office.
2. Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings.
3. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua
personalizada clicando no botão Advanced Settings.
4. Especifique as configurações desejadas nas guias Security, Word
e Bookmarks.
5. Clique em OK para fechar as janelas de configuração.
6. Clique no botão do PDFMaker para gerar seu PDF.
7. Escolha um diretório para salvar seu arquivo PDF.
  

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