Manual de Capacitación

para la
Administración Pública Federal 2007

INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA EN
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

Subsecretaría de la Función Pública

Unidad de Recursos Humanos y Profesionalización de la
Administración Pública Federal
Dirección General de Planeación, Organización y
Compensaciones de la Administración Pública Federal
Dirección de Puestos
 TEMARIO
1. Introducción
2. Objetivo general y objetivos
específicos
3. Conceptos técnicos.
4. Técnicas para recabar datos.
5. Insumos para la elaboración
de descripciones de puestos
6. Reglas para la descripción
7. Consideraciones para el
llenado del Formato.
8. Contenido del Formato
9. Datos de identificación
10.Contenido de la
descripción del puesto
11.Descripción del puesto
(MOF y Entorno Operativo)
12.Perfil del puesto.
13.Lista de verbos
14.Formato
 ¿Qué buscamos?

De manera paulatina, pero

constante, las estructuras de
organización de la APF, los
puestos que las integran y los
servidores públicos que los
ocupan estén, cada vez más,
enfocados a lograr
eficientemente los resultados
que les corresponde obtener.

RESULTADOS
 Revisión integral de las estructuras de organización y sus puestos,
con un enfoque sistémico.

El cambio de elementos 1. Recortes de personal

superficiales pudiera reducir 2. Mayor tramo de control
costos, pero no transforma.
3. Reducción de sueldos
4. Reducción de niveles

1. Alineación de los puestos y

estructuras a objetivos y a
resultados
2. Análisis costo / beneficio
3. Evaluación del desempeño
4. Sistema de mandos de la
APF
Transformación a 5. Revisión de estructuras
organizaciones temporales
evolutivas y de 6. Funciones y procesos
alto desempeño alineados a objetivos
7. Evitar duplicidad de
funciones
8. Equidad y valuación correcta
de los puestos
 OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a los participantes la técnica e

instrumento para describir, perfilar e identificar las
capacidades y características de los puestos
institucionales.
 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.- Que los participantes identifiquen los conceptos técnicos

para describir y perfilar puestos.

2.- Que los participantes implementen la técnica adquirida para el

desarrollo de las descripciones y perfiles de los puestos
institucionales.

3.- Que los participantes utilicen el instrumento diseñado para

describir y perfilar los puestos.

4.- Que los participantes empleen la técnica e instrumento en el

proceso interno de su institución.
 CONCEPTOS TÉCNICOS

PUESTO
La unidad registrada en el Catálogo, que integra la estructura
organizacional de las dependencias, e implica deberes
específicos, delimita jerarquías, competencias y señala el perfil
mínimo que debe reunir la persona que lo desempeñe

DESCRIPCIÓN
Es el proceso que permite su ubicación, identificación y análisis
en el contexto organizacional, y contiene la misión, objetivos,
funciones y entorno operativo

PERFIL
Es el proceso que permite identificar las aptitudes, cualidades y
capacidades que, conforme a la descripción del puesto, son
fundamentales para la ocupación y desempeño del mismo.
 TÉCNICAS PARA RECABAR DATOS

Entrevistas:

El analista pregunta a los servidores públicos en

forma individual respecto al puesto que revisa.
 TÉCNICAS PARA RECABAR DATOS

Observación
El analista aprende sobre los puestos al observar las
actividades de quienes los realizan y registra en una forma
estandarizada. Algunas organizaciones graban los puestos en
video para su estudio posterior.
 TÉCNICAS PARA RECABAR DATOS

Diario/Bitácora

Es posible pedir a los ocupantes del puesto que lleven un

diario o Bitácora de sus actividades durante todo un ciclo
laborar. El diario se llena en momentos específicos del
turno de trabajo.
a) Cada media hora o cada hora.
b) Durante un periodo de dos a cuatro semanas.
 TÉCNICAS PARA RECABAR DATOS

Cuestionario

Cuestionario o Formato diseñado para que los servidores

públicos que desempeñan el puesto y el jefe inmediato a quien
reportan los llenen por separado.

Se utilizan para obtener datos:

Áreas de obligaciones
Tareas desempeñadas en el puesto
Propósito del mismo
Entorno físico
Requerimientos para desempeñar el puesto (habilidad,
educación, experiencia, requerimientos físicos y mentales).
Equipo y materiales utilizados y aspectos especiales de
salud y seguridad.
 INSUMOS PARA LA ELABORACIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS

• REGLAMENTO INTERIOR
• LEYES Y DECRETOS DE CREACIÓN
• ESTATUTOS ORGANICOS
• LEY ORGÁNICA DE LA APF

• DEFINICION DE MACRO-PROCESOS DESCRIPCIÓN

FORMATO PARA
DE
DE LA INSTITUCIÓN RECOPILAR
PUESTOS
INFORMACIÓN

• MANUAL DE ORGANIZACIÓN
• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
• MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS
ESTRATEGICOS DE LA
INSTITUCIÓN
• ORGANIGRAMA ACTUALIZADO
 REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

1. Iniciar la descripción de forma descendente.

Grupo organizacional
superior
Grupos Alineación y
subsecuentes = congruencia
organizacional
Grupo de
menor jerarquía

2. Describir el puesto, no al ocupante.

3. Describir hechos objetivos, no opiniones e interpretaciones subjetivas.

4. Ajustar los contenidos de las afirmaciones a la estructura del formato,

para evitar duplicidades y redundancias innecesarias.
 REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

5. En la descripción cuando se indique la relación con otra área o puesto

debe especificarse su denominación formal.

6. Buscar lo esencial de cada función , para no caer en detalles

innecesarios.

7. Una buena descripción dependerá del conocimiento que tenga el

ocupante y su jefe inmediato sobre el objetivo del proceso y sobre la
información que le solicitemos.

8. Evitar que el ocupante del puesto

maximice las funciones y las
características necesarias para
desempeñar el puesto.
 REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

9. Las características de la redacción de las descripciones de puestos son:

CLARIDAD SENCILLEZ CONCISIÓN PRECISIÓN VIVEZA

Utilizar un lenguaje La descripción

Utilizar verbos
accesible para que se Utilizar debe despertar
en infinitivo y acciones Evitar palabras
entienda fácilmente el menor número de el interés
específicas. ambiguas
lo que se hace en palabras. de quien lo
el puesto está leyendo.
 CONSIDERACIONES PARA EL LLENADO DEL
FORMATO DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

Deberá ser efectuado por el ocupante del puesto

con la supervisión del jefe directo del mismo

apoyado por el especialista en descripción y perfil de puestos y

el área de recursos humanos de la dependencia, órgano
desconcentrado o entidad.
CONTENIDO DEL FORMATO DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO

1. Datos de identificación
FORMA
UNIDAD DE SERVICIO
2. Descripción PROFESION
del Puesto
DIRECC
3. Perfil del Puesto

A. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

CÓDIGO DEL PUES

NOMBRE DEL PUES

 DATOS DE IDENTIFICACIÓN

EJEMPLO

1. Código del Puesto 27-512-1-CFNC002

2. Nombre del Puesto Subdirector de Descripción, Perfil y

Valuación de Puestos

27- 512- 1- CFNC002-

PRESUPUESTAL
RESPONSABLE

ECONÓMICA

CÓDIGO
UNIDAD

ZONA
RAMO
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Es el proceso de ubicación, identificación y análisis del mismo en el

contexto organizacional.

Se integra por:

 La Misión

 Los Objetivos

 Las Funciones

 El Entorno Operativo que incluye el tipo de relaciones que el

puesto mantiene con su entorno y las características de la
Información a la que tiene acceso, maneja o administra.
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

MISIÓN DEL PUESTO

Es la razón de ser o existir del puesto

Para la elaboración de la misión pueden considerarse las siguientes

interrogantes, considera que además de lo que respondas, el puesto
tiene un impacto en la ciudadanía:

 ¿Qué haces en tu puesto?

 ¿Quiénes son tus principales usuarios/beneficiarios/clientes

y servicios o productos que les proporcionas?

Finalmente , considerando las respuestas anteriores se redacta la misión

contestando a la pregunta

¿PARA QUÉ EXISTE EL PUESTO?

 MISIONES VALIDADAS

CHOFER
QUE EL SERVICIO DE TRANSPORTE DE PERSONAL, DOCUMENTOS Y/O
BIENES MUEBLES CONTRIBUYA AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL
ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.

SECRETARIA EJECUTIVA
QUE LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARIALES Y ASPECTOS LOGÍSTICOS
APOYEN AL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO
QUE LOS RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS, MATERIALES Y SERVICIOS,
SEAN ADMINISTRADOS DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA EL
LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

DELEGADO FEDERAL
QUE LA SOCIEDAD CIVIL DE LA ENTIDAD FEDERATIVA SE BENEFICIE
POSITIVAMENTE DE LAS POLÍTICAS, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA
FEDERACIÓN DE LA INSTITUCIÓN A LA QUE REPRESENTA.
 MISIONES VALIDADAS

RECURSOS HUMANOS

QUE LA DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN INTEGRAL DE LOS RECURSOS

HUMANOS, FACILITE A LA INSTITUCIÓN EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS Y
CONSOLIDE SU TRASCENDENCIA EN LA APF.

RECURSOS MATERIALES

QUE SE ADMINISTREN LOS RECURSOS MATERIALES QUE LA INSTITUCIÓN

REQUIERA PARA SU OPERACIÓN, EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS Y
EL LOGRO DE METAS EN BENEFICIO DE LA CIUDADANÍA, ASEGURANDO SE
CUMPLAN LOS CRITERIOS DE AUSTERIDAD, EFICIENCIA Y CALIDAD.
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

OBJETIVOS

Son los resultados cuantificables y medibles a ser alcanzados por

el ocupante del puesto y contribuyen al logro de la misión del
mismo.

USOS

 Determinar las metas de evaluación del desempeño de los

servidores públicos que ocupan el puesto.

 Para determinar la unidad de medida que verifique la

efectividad de la organización y sus trabajadores.

 Presentar una situación deseable y establecer un plan de

trabajo para alcanzarlo.
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS

CLAROS COHERENTES
Debe estar definido de tal forma Debe estar alineado a la misión
que no quede duda de qué se del mismo puesto, a la
debe lograr y quién es descripción de su j efe
responsable. inmediato y a los objetivos de la
institución.

MEDIBLES
Deben permitir su control y
evaluación en un horizonte de
tiempo para poder determinar
con precisión y objetividad su
cumplimiento
REALISTAS
Deben ser factibles de lograrse
MOTIVADORES
Deben plantear un reto para el
ocupante del puesto.

ATEMPORALES
Se desarrollan permanentemente
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

La forma para construir un objetivo, es la siguiente:

[VERBO ACTIVO]
+
[INDICADOR DE DESEMPEÑO (unidad de medida)]
+
[SUJETO DE ACCIÓN (para quién o para qué lo hace)]

VERBO ACTIVO UNIDAD DE MEDIDA SUJETO DE ACCIÓN

Indicador del desempeño ¿Para quién o para qué lo hace?

Elaborar guías metodológicas de estudios para las instituciones sujetas al SPC
prospectivos de recursos humanos

Eficientar La gestión documental De la DGPOC

 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

OBJETIVOS DEL PUESTO

En donde:

[VERBO ACTIVO]
+ [VERBO ACTIVO]
[INDICADOR DE
DESEMPEÑO
Ejemplo: Operar
(unidad de medida)]
+
[SUJETO DE ACCIÓN]

El Verbo Activo debe estar orientado a resultados :

Relacionado a mejoras: *Operar: manipular, utilizar, aplicar, manejar …

Relacionado a mantener o integrar: promover, presentar, integrar …

Relacionado a coordinar*: organizar, diseñar, definir, etc.

 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
OBJETIVOS DEL PUESTO

[VERBO ACTIVO]
[INDICADOR DE DESEMPEÑO]
+ (unidad de medida)
Ejemplo:
[INDICADOR DE
DESEMPEÑO Operar el sistema de control de gestión
(unidad de medida)] conforme a los procedimientos
+ establecidos
[SUJETO DE ACCIÓN]

El Indicador de desempeño es lo que se está midiendo de la meta (corto, preciso

y claro). Incluye la unidad de medida.
La unidad de medida deberá ser clasificada en términos de los siguientes factores

Calidad
Cantidad
Costo
Tiempo
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
OBJETIVOS DEL PUESTO

[VERBO ACTIVO] [SUJETO DE ACCIÓN]

+
[INDICADOR DE Ejemplo:
DESEMPEÑO Operar el sistema de control de gestión
(unidad de medida)] conforme a los procedimientos establecidos
+ por el área de Recursos Humanos de la
[SUJETO DE ACCIÓN]
dependencia.

El Objetivo de contribución:

En caso de ser muy general o no ser claro el objetivo es recomendable

aclarar el para qué del mismo.

[SUJETO DE ACCIÓN]
Ejemplo:
Operar el sistema de control de gestión conforme a los procedimientos
establecidos por el área de Recursos Humanos de la dependencia, para
agilizar la recepción, registro, entrega y archivo de la correspondencia
recibida y remitida.
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
OBJETIVOS DEL PUESTO

Objetivo del Puesto

Verbo activo Indicador del desempeño Sujeto de la acción
(para quién o para qué lo hace)

Mantener los registros de estructuras de las dependencias de la APF

actualizados

Emitir normatividad en materia de para los servidores públicos de la

compensaciones APF

Diseñar estrategias de operación basadas en Para la APF

las medidas de racionalidad del
gobierno federal
Generar normatividad en materia de para los servidores públicos de la
estructuras APF

Generar nuevos diseños organizacionales para las dependencias y entidades

de la APF, a partir del análisis de
estructuras
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

FUNCIONES DEL PUESTO

Función: conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para alcanzar
los objetivos y la misión del puesto.

[VERBO (S) ACCIÓN + COMPLEMENTO]

+
[RESULTADO]

¿Qué hace? ¿Para qué lo hace?

VERBO DE ACCIÓN COMPLEMENTO RESULTADO
(Dónde se aplica el verbo de
acción)
los oficios, atentas notas y para comunicar y/o dar respuesta a
Elaborar y controlar otros documentos de su área, las solicitudes recibidas por las
diversas unidades administrativas y
clientes en general.
Elaborar el material del curso de para los mandos de la institución.
capacitación de liderazgo
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
FUNCIONES DEL PUESTO

[VERBO ACCIÓN]
(Qué hace o debe hacer) [VERBO (S) ACCIÓN]
+
[FUNCIÓN]
Ejemplo: Atender
(en dónde lo hace)
+
[RESULTADO]
(para qué lo hace)

[VERBO ACCIÓN] [FUNCIÓN]

(Qué hace o debe hacer) Ejemplo:
+ Atender a los clientes del área que solicitan
[FUNCIÓN]
(en dónde lo hace)
información y/o servicios vía telefónica o
presencial
+
[RESULTADO]
(para qué lo hace)
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
FUNCIONES DEL PUESTO

[VERBO ACCIÓN] [RESULTADO]

(Qué hace o debe hacer)
Ejemplo:
+ Atender a los clientes del área que solicitan
[FUNCIÓN] información y/o servicios vía telefónica o
(en dónde lo hace)
presencial con el propósito de orientarlos y
+ captar sus solicitudes a fin de que sean
[RESULTADO]
(para qué lo hace)
atendidas oportunamente.
 DESCIPCIÓN DEL PUESTO

FUNCIONES DEL PUESTO

Función: conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para
alcanzar los objetivos y la misión del puesto.
Ejemplos

FUNCION ACTIVIDADES O TAREAS

Elaborar el material del curso de
liderazgo para los mandos de la
institución
1.Documentar el tema
2.Analizar
3.Integrar la información
4.Capturar la información
5.Preparar carpetas de capacitación

Elaborar los informes estadísticos del 1.Integrar la información

curso de liderazgo para que sea 2.Analizar los resultados del curso
evaluado por el jefe del área.
3.Preparar los resultados en Excel
4.Presentar el documento
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Que los procedimientos secretariales y logísticos,

apoyen al cumplimiento de las funciones del área de adscripción
MISIÓN

OBJETIVO 1 OBJETIVO 2 OBJETIVO 3

Operar el sistema Controlar los

Elaborar oficios
de control de gestión insumos

FUNCIONES FUNCIONES FUNCIONES

Controlar y archivar Solicitar y asignar

Turnar asuntos insumos
documentación

Elaborar y actualizar Apoyar en actividades Solicitar los servicios

formatos de control de gestión de mantenimiento

Preparar y organizar Registrar el contenido

correspondencia de la documentación
 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

ENTORNO OPERATIVO

Tipo de relación.- Se refiere al tipo de contactos que establece el puesto de manera más
sustantiva o prioritaria.

INTERNA EXTERNA AMBAS

Explicación de la relación seleccionada.- Es una breve descripción, a captura libre, de las

relaciones establecidas y el objetivo de las mismas.

Características de la información.- Es la identificación de la naturaleza del impacto que

la información que se maneja puede tener en el entorno del puesto.
 PERFIL DEL PUESTO

ESCOLARIDAD Y/O ÁREAS DE CONOCIMIENTO

 Primaria
 Secundaria
 Preparatoria o Bachillerato
 Bachillerato Técnico o especializado
 Normal
Se compone del nivel  Carrera técnica o comercial
de estudio  Técnico superior universitario
 Licenciatura o Profesional
 Diplomado
 Posgrado
 Maestría
 Doctorado

 Pasante y carrera terminada

y grado de avance alcanzado
 Titulado
 PERFIL DEL PUESTO

En este apartado se deben identificar las condiciones en las

que se deberán desarrollar las actividades del puesto:
 PERFIL DEL PUESTO

•Disponibilidad para viajar

Condiciones •Cambio de residencia

de Trabajo
•Condiciones especiales de trabajo

•Condiciones de estrés y riesgo

 Observaciones / Observaciones del Especialista

Se refiere a consideraciones adicionales aportadas ya sea

por el ocupante del puesto o por el especialista, mismas que
enriquecen o clarifican el contenido del puesto tanto en su
descripción como en el perfil.
 PERFIL DEL PUESTO

Capacidades Gerenciales y Técnicas del Puesto

Se refieren a la asignación de capacidades:

Conocimiento (técnicas), la mismas

Por nivel jerárquico (gerenciales) que abarcan conocimientos técnicos
específicos y transversales

1. Visión estratégica 1. Cómputo

2. Trabajo en equipo 2. Idiomas
3. Liderazgo 3. Nociones Generales de la
APF
4. Orientación a resultados
4. Recursos Humanos: Servicios
5. Negociación
personales capítulo 1000.

Las capacidades técnicas específicas son de uso exclusivo de la institución

que las crea.
 LISTA DE VERBOS POR GRUPO OCUPACIONAL

Mandos Medios
Operativos y de Enlace
Superiores Administrar Estudiar
Aprobar Evaluar Acumular Girar
Asegurar Examinar Almacenar Informar
Administrar
Asesorar Expedir Analizar Iniciar
Asegurar
Asignar Facilitar Asegurar Instalar
Autorizar
Analizar Firmar Apoyar Inventariar
Coordinar
Auditar Formular Calcular Obtener
Controlar
Autorizar Inspeccionar Calificar Operar
Determinar
Comunicar Instalar Compilar Presentar
Dirigir
Consolidar Interpretar Comprobar Presupuestar
Establecer
Controlar Planear Comunicar Producir
Evaluar
Coordinar Presupuestar Consolidar Programar
Firmar
Desarrollar Programar Ejecutar Proporcionar
Planear
Determinar Proporcionar Entrevistar Realizar
Diseñar Recomendar Enviar Recabar
Distribuir Representar Especificar Recomendar
Elaborar Revisar Estandarizar Registrar
Entrevistar Supervisar Estimar Seguir
Establecer Verificar Estudiar
Estandarizar Expedir
 ANALISIS DE PUESTOS

Análisis tradicional Análisis integral

Describir Describir
perfilar o valuar perfilar o valuar
 BIBLIOGRAFÍA

Diario Oficial de la Federación. Norma para la Descripción, Perfil

y Valuación de los Puestos. Lunes 2 de mayo de 2005.

Larousse. Diccionario Ilustrado.

VÍNCULOS WEB

www.usp.funcionpublica.gob.mx
INGRESO AL SISTEMA CATÁLOGO DE PUESTOS
Formato de descripción y perfil de puestos (Excel)
Guía de Servicios para operar los formatos (Word)

www.normateca.gob.mx
DISPOSICIONES POR EMISOR
Norma para la Descripción, Perfil y Valuación de los Puestos