Professional Documents
Culture Documents
A. Pengantar
Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan
masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang pale kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata
organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional,
seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan
olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan
penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.
Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan tentang
manajemen, serta penyusunan personalia.
MAKALAH MANAJEMEN ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN
PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI
B. Definisi Organisasi (Organization)
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan
yang melingkupinya baik novice maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu
departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.
James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk
mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu
suatu complement aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur
serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.
Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu.
2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-
orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian tugas
4. Adanya kehendak untuk bekerja sama
C. Struktur Organisasi
Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme grave organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari
unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi outlay akan membedakan bentuk
struktur organisasi.
3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan
sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan
2. Koordinasi kegiatan
3. Standarisasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja
MAKALAH MANAJEMEN ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI
D. Bentuk-bentuk Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang
menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat
digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar
Kelemahannya :
a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan
tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka
ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang
tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam
organisasi.
Kebaikannya :
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.
b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf
ahli.
c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu
spesiali-sasi.
d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena
pimpinan masih dalam satu tangan.
f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan
kemampuan yang dimiliki.
Kelemahannya :
a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat
terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
c. Kesatuan komando berkurang.
d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan
tugas.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada
perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikannya :
a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.
Kelemahannya :
a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering
timbul konflik.
4. Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah
organisasi tersebut.
Kebaikannya :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan
terperinci.
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Kelemahannya :
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat
pelaksanaan tugas.
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih
dipentingkan.
F. Departementasi (Departementation)
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam
dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan
departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi.
Ini merupakan bentuk organisasi yang pale umum dan bentuk dasar departementasi.
Kebaikannya :
a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
c. Memusatkan keahlian organisasi
d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam
organisasi.
Kelemahannya :
a. Menciptakan konflik antar fungsi
b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
c. Umpan balik yang lambat
d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya
e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
MANAJEMEN TENTANG ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN
PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI
2. Departemen Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap
divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
a. Struktur organisasi local atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini
dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
b. Struktur organisasi local atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan
usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran,
transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi local atas dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan
pengelompokkan penjualan, pelayanan.
G. Koordinasi (Coordination)
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat
dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai
rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan
perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para
karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus
diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
1. Pedoman Koordinasi :
a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian
bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa
organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi
dan memberi.
c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung,
selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan
sebelumnya.
d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling
memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu
dengan tugas yang lain.
2. Kebaikan dan Habatan Koordinasi yang Efektif
Kebaikan :
a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.
b. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan
tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap
kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.
Kelemahan :
a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu
c. Perbedaan orientasi antar pribadi
d. Perbedaan dalam formalitas struktur
3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif
a. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial,
rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya
serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua
cara, yaitu :
1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi.
Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
2) Hubungan parallel (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan
dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan parallel :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang
MAKALAH ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN
PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI
H. Rentang Manajemen (Span of Control)
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara
efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang
mengatakan camber of control, camber of authority, camber of courtesy atau camber of
supervition.
Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan
efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada
dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah
bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang
baik dan tepat. Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer
dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang
manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur
organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk
struktur organisasi “flat” yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit.
I. Wewenang ( Authority )
Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan.
Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan.
Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan
kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam
organisasi.
Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan atau tidak
melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi wewenang dalam dua
sumber, yaitu teori grave ( pandangan klasik ) dan teori penerimaan. Wewenang grave
merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari
tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat.
Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance speculation of management ) wewenang timbul
hanya bila hal diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan
dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver ).
Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat
kewenangan bila memenuhi :
1. Memahami kominikasi tersebut
2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
4. mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan
adannya.
1. Kekuasaan ( energy ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara
mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua
yaitu :
a. Kekuasaan posisi ( on all sides energy ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini
tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan pribadi ( personal energy ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada
seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
1. Kekuasaan balas jasa ( prerogative energy ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan
sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan ( Coercive energy ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa
hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
3. Kekuasaan sah ( bona fide energy ) Berkembang dari nilai-nilai novice karena seseorang
tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
4. Kekuasaan pengendalian informasi ( carry out of report energy ) berasal dari pengetahuan
yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang
dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan ( referent energy ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan
menjadikannya sebagai panutan.
6. Kekuasaan ahli ( consultant energy ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam
bidangnya.
2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( shortcoming yaitu kewajiban untuk
melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya.
Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang
dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan
harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan
dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
3. Pengaruh ( change ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk
melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat
timbul karena standing jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga
penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.