Unit BMTS- IT

SATUNAMA
MEI
2010

1
 DAFTAR ISI

Cover .1
Daftar isi .2
Pengantar . 3
Perbandingan antara rencana dengan realisasi 3
Uraian kegiatan
a. Transportasi 4
b. Aset tanah dan bangunan 4
c. Catering dan wisma ..5
d. Personalia ..5
e. Peningkatan kapasitas ..6
f. Usulan pengembangan .6
Perencanaan Juni 2010 .6
Lesson learned .7
Pengantar

Dokumen ini adalah laporan kerja Bulan Mei, Unit BMTS-IT SATUNAMA. Selama
Mei 2010 Unit BMTS-IT merencanakan 19 agenda kerja. Dengan membandingkan
antara perencanaan dengan realisasi dapat dikatakan bahwa performa unit sedikit
menurun dibandingkan bulan sebelumnya. Bulan Mei pekerjaan yang
terselesaikan tercatat 47 %. Hal ini nampak dari 11 rencana yang dibuat hanya
tercapai 5.

Sementara unit IT mempunyai 8 Kegiatan terlaksana 4. Kegiatan yang belum

terlaksana membutuhkan koordinasi lebih lanjut dengan unit / divisi lain. Seperti
misalnya tindak lanjut rencana penjualan motor, kerjasama dengan dinas PU untuk
urusan sampah dan perbaikan atap Gedung PEP. Pekerjaan yang belum
terlaksana dijadwalkan ulang sebagai rencana bulan Juni 2010.

Hasil refleksi menunjukkan agar pelayanan berjalan dengan baik, unit BMTS-IT
perlu berkomunikasi dengan seluruh bagian yang terkait, untuk itulah perlu
dibangun suasana yang mendukung mengemukakan ide secara bebas

Rencana dan Realisasi

Rencana
- Membuat aturan penggunaan mobil
untuk operasional kantor / privat
- Melelang aset-aset yang kurang layak.
- Inventarisasi Asset (Peralatan tukang,
masak, perkap kelas, mebel, seprai, korden,
lemari, meja makan dll)
- Menentukan mekanisme sewa asset
bergerak ( Mobil, Motor)
- Pelatihan penanggulangan bahaya
kebakaran bagi staf dan karyawan yang
dibungkus dengan fun-game dan kerjabakti
- Melelang 2 unit sepeda motor th 1997,
dan membeli 1 unit sepeda motor baru.
- Mendiskusikan Pengerjaan conblok
untuk jalan di Dusun Duwet dengan aparat
desa setempat.
- Memperbaiki wc dan kamar mandi dan
atap Gedung PEP
- Mengoptimalkan tanah dan sawah
untuk pendapatan tambahan bagi lembaga.
( lelang penggarap sawah JT, menanam
pisang, kayu )
- Bekerjasama dengan dinas PU untuk
masalah sampah
- Coaching dan fun-game untuk sopir./
pengemudi mobil
Realisasi
Belum ada kemajuan.
Secara informal sudah ada lampu hijau dari
bagian keuangan
Terlaksana data perlu dilengkapi
Pembicaraan dengan bagian keuangan perlu
ditindak lanjuti
Perlu Mengajukan surat resmi dari kantor
permohonanan- simulasi kebakaran, dinas
pemadam sleman
Belum ada tindak lanjut, harus berdiskusi dengan
finance dan CB
Belum ada tindak lanjut, harus berdiskusi dengan
RT-RW setempat.
Belum ada tindak lanjut, Menunggu hasil
keputusan mengenai jadi tidaknya ide Coffe
shop satunama bertempat di Gedung PEP
Belum ada tindak lanjut, Namun secara informal
sudah dibicarakan, bahwa sawah akan dikelola
oleh unit melalui manajemen toko BMTS
Belum ada tindak lanjut. Permasalahan sampah
teratasi dengan membuangnya di kebun
belakang.
Belum terlaksana, Sampai saat ini ( 14 Juni)
Mobil masih berada di Bengkel untuk full
restorasi.

3
 IT
RENCANA
- Memperluas jaringan wireless internet
Nova
- Mekanisme lelang LCD projector yang
rusak akan dishare ke duwet
- Melelang CPU yang rusak < 10 Unit dan
mencari pihak yg bersedia membeli
- Mempersiapkan lemari asset ( kamera,
laptop, lcd ) - akan berkoordinasi
dengan BMTS
- Training email bagi staf BMTS ( Mul,
Atun, Ismadi, Suhono, Wanto,
Gusdiman )
- Training penggunaan database, email,
alfresco setelah mengatur waktu
dengan staff yang berminat.
- Tersedianya informasi tentang IT, yang
mendukung pekerjaan staf ( update
antivirus ) panduan masih berupa
captures, , akan dishare ke duwet
- Menginventaris aset-aset IT ( Komputer,
laptop, hub, lcd, kamera,charger)
Keterangan
Belum terlaksana, belum menjadi prioritas.
Belum terlaksana lelangnya.
Pihak yang ingin membeli sudah dihubungi
Belum terlaksana. Masih ada tanggungan
pekerjaan lain yang belum selesai.
Terlaksana tanggal 15 Mei 2010, diikuti 5 staf
Belum terlaksana. Membutuhkan instruksi /
goodwill dari top management. Karena
terkait dengan Waktu staf dan biaya.
Belum optimal, Namun apabila ada berita
penting, pasti akan diumumkan.
Terlaksana sebagian. Masih harus dilengkapi
pencatatannya.

Kegiatan

A. Transportasi
Pada tanggal 7 Mei 2010, Pajak Kendaraan Bermotor untuk Bus, yaitu sebesar
Rp. 1.230.000 telah dilunasi. Begitu pula pada tanggal 17 Mei 2010 sepeda motor
Shogun juga telah dilunasi pajaknya. Sedangkan untuk Daihatsu Taft Ranger,
hingga laporan ini dibuat masih berada di bengkel untuk pengerjaan kaki-kaki dan
mesin.
Ke depannya menimbang kegiatan Divisi PEP
telah jauh berkurang, maka keberadaan mobil akan
diarahkan untuk hal yang lebih strategis, yaitu
mengintegrasikan fungsi mobil dengan program-
program yang mengusung tema kampanye
penanggulanggan resiko bencana. Ide dasarnya ;
Mobil dijadikan unit pertolongan saat terjadinya
bencana, sebelum bencana : aktif kampanye di
Perbaikan kampas kopling, mesin daerah rawan, saat bencana menjadi mobil P3K/
dan kaki-kaki, Taft Ranger, Mei mobilisasi bantuan pasca bencana : terlibat dalam
2010
program-program pemulihan. Terhadap ide ini
sudah mendapat tanggapan dari Forum PRB dan
akan ditindaklanjuti untuk keperluan pendataan dibutuhkan informasi layanan
tersebut, Sehingga jika nantinya ada kawan-kawan Anggota memerlukannya,
Forum PRB bisa menginformasikan tentang SATUNAMA

B. Asset Kantor dan Bangunan

Untuk menunjang perawatan terhadap barang yang memiliki teknologi tinggi maka
dilakukan pembaharuan Kontrak service, untuk mesin photocopy dengan nilai
sebesar Rp. 1.100.000 / tahun. Sekaligus dilakukan penggantian drum mesin

4
fotocopy seharga Rp. 2.475.000. Kontrak service dilakukan karena tidak semua
perawatan dapat dikerjakan sendiri,dengan model ini kita mempunyai informasi
pembanding, terhadap tingkat keausan setiap suku cadang asset.

Sementara, terkait dengan sewa Gedung Radio untuk kantor PKBI, telah diterima
uang sebesar Rp. 250.000 untuk jasa kebersihan, internet dan listrik untuk bulan
Mei 2010.
Pada hari Kamis, 20 Mei 2010 telah dilakukan serah terima
barang inventaris SATUNAMA, berupa Crusher/penghancur -
eks bantuan gempa, dalam keadaan rusak (mesin mati/oli
bocor) dari SATUNAMA kepada kelompok Sumber Mulyo,
Clapar - Kulon Progo.

Selama ini mesin tidak terpakai dan ada di halaman belakang

radio. Rencana mesin tersebut akan digunakan untuk
kegiatan produktif kelompok. Biaya-biaya yang timbul selama
pemakaian serta perbaikan mesin menjadi tanggungan
kelompok.

C. Catering dan Wisma

Selama 17-22 Mei 2010 catering dan wisma melayani Pelatihan ISFPP (Integrated
Strategic Financial and Program Planning) bagi 23 Orang Peserta. Selam
kegiatan berlangsung tidak ada komplain dari peserta dan kegiatan pelayanan
dapat dilakukan dengan baik. Konsumsi kegiatan menyerap dana sebesar Rp.
5.010.000. Usulan perbaikan wisma, terkait dengan perbaikan taman yang
berada di samping ruang makan. Akan diprogramkan di bulan mendatang..

D. Personalia

Selasa, 4 Mei 2010, Sekitar jam 20.00 WIB, telah terjadi

penganiayaan yang dilakukan oleh 3 pemuda mabuk
terhadap staf security SATUNAMA sdr. Ismadi, di sebelah
timur Parkir SATUNAMA. Kejadian tersebut dipicu akibat
salah paham. Koordinator BMTS-IT, memutuskan untuk
membebaskan tugas jaga kepada yang bersangkutan
selama 4 hari (hingga 8 Mei 2010) untuk memulihkan kondisi fisik dan mental.

Progress Suwanto
Sebagaimana diketahui, setelah mengalami kecelakaan, Suwanto mempunyai
keterbatasan dalam gerak anggota tubuh. Rekan satu unit telah membantu dan
bertoleransi kepada yang bersangkutan sebagai bagian tim yang paling lemah,
namun bantuan tidak akan diberikan selamanya, oleh karena itu Suwanto wajib
mandiri. Terkait dengan hal tersebut, ada kemajuan yang sudah diperoleh yang
bersangkutan berdasarkan record pada time sheet dan pengamatan langsung.
Selama Mei 2010 Suwanto telah mengalami kemajuan yang baik. Beberapa kali
mampu melakukan tugas malam, tugas menjaga kebersihan serta membantu
menangani perbaikan ringan bangunan radio (mlester dinding).

5
 E. Peningkatan kapasitas

- Staf BMTS
Pada tanggal 15 Mei 2010, seluruh staf BMTS mengikuti peningkatan kapasitas
berupa training penggunaan email. Kegiatan seperti ini rencananya akan
diadakan secara rutin dengan topik yang bervariasi dan dengan penugasan yang
terstruktur.

- Staf IT
Koordinator IT Mengikuti training Geographical Information System GIS 3 Mei
2010- pemanfaatan tehnologi tepat guna untuk mendukung kegiatan bantuan
bencana. informasi global aka nada tindak lanjut. Tindak lanjut. Penyelenggara
IOM. Sharing informasi kebencanaan..posko butuh apa-butuh apa. terkait
dengan DRR. Pembelajaran. Peta bencana, daerah jangkauan yang sudah
dilayani satunama. ( donasi,pelatihan, donor yang pernah nyumbang)

F. Usulan pengembangan
Pendidikan dan latihan kepada staf BMTS dapat dilakukan dengan magang
kepada pihak lain. Sebagai misal sopir dapat magang di bengkel untuk
memperdalam pengetahuan dalam perbaikan mobil. Ini merupakan
pembelajaran bagi sopir / staf penanggung jawab kendaraan untuk belajar
langsung kepada mekanik dan mengaplikasikan pengetahuan yang telah
didapatkan secara langsung.

Perencanaan JUNI 2010

Rencana Keterangan
- Membuat aturan penggunaan mobil untuk Ada pemikiran ini akan
operasional kantor / privat termasuk Menentukan disinergikan dengan rencana
mekanisme sewa asset bergerak ( Mobil, Motor) toko bmts. Sehingga lebih
mudah dalam prosedural
- Melelang aset-aset yang kurang layak.
- Inventarisasi Asset (Peralatan tukang, masak, Proses melengkapi data
perkap kelas, mebel, seprai, korden, lemari, meja
makan dll)
- Mengoptimalkan tanah dan sawah untuk Tindak lanjut melalui
pendapatan tambahan bagi lembaga. manajemen toko BMTS
- Coaching dan fun-game untuk sopir./ pengemudi
mobil
IT

6
 RENCANA Keterangan
- Mempersiapkan lemari asset ( kamera, laptop, Belum terlaksana. Masih ada
lcd ) - akan berkoordinasi dengan BMTS tanggungan pekerjaan lain
yang belum selesai.
- Training komputer lanjutan beserta penugasan
bagi staf BMTS ( Mul, Atun, Ismadi, Suhono,
Wanto, Gusdiman )
- Melengkapi catatan inventaris aset-aset IT
( Komputer, laptop, hub, lcd, kamera,charger)

Lesson Learned
1. Perlunya bekerjasama dan berkoordinasi dengan unit lain secara lebih intensif
untuk menyelesaikan pekerjaan yang sudah diprogramkan

2. Pengembangan staf bisa dilakukan secara mandiri antar unit, hal ini nampak dari
sinergi antara IT dan BMTS saat pelajaran menggunakan email.