Public Relation untuk Lembaga Dakwah Kampus

Oleh: Hendratno, ST. *)

MUKADIMAH

Hudzaifah.org - Tulisan ini adalah kajian singkat seputar Public Relation. Tulisan ini hendak
menfokuskan diri kepada public relation bagi sebuah Lembaga Dakwah Kampus (LDK). Tapi
tidak tertutup kemungkinan untuk bisa diterapkan di bentuk lembaga lainnya. Karena pada
dasarnya public relation adalah kebutuhan umum bagi sebuah organisasi. Bahkan sebuah negara
pun membutuhkan fungsi Public Relation ini di dalam struktur kenegaraannya, untuk
berkomunikasi dengan warganya sendiri dan entitas lain di luar negeri.

Follow up:

Bila sebuah organisasi tidak memiliki PR, sebenarnya bukan tidak mungkin organisasi tersebut
bisa menjalin hubungan komunikasi dengan masyarakat. Namun tanpa keberadaan PR, biasanya
fungsi-fungsi hubungan masyarakat akan tidak terurus dengan baik, karena agenda-agenda
organisasi begitu banyak. Akhirnya hal tersebut kadang kala menyebabkan terjadinya hubungan
komunikasi yang kurang baik, bahkan bisa menyebabkan miscommunication dengan
masyarakat. Oleh karena itulah keberadaan PR sangat dibutuhkan dalam hal spesialisasi
mengurus hubungan dengan masyarakat luas.

Selain itu, kebutuhan akan keberadaan PR menjadi sangat penting di era informasi ini. Di zaman
sekarang, masyarakat luas sudah sangat mudah dalam mengakses informasi, baik itu dari televisi,
koran, majalah, internet, radio, dan sebagainya. Namun informasi-informasi yang mereka
dapatkan, tidak selalu merupakan informasi yang benar. Adakalanya masyarakat akan
mendapatkan informasi yang keliru. Kalau dikaitkan dengan sebuah organisasi, maka informasi
yang keliru itu bisa ditimbulkan karena organisasi tersebut tidak memiliki fungsi PR di
dalamnya. Informasi yang keliru tersebut bisa timbul dari opini masyarakat ataupun dari
pemberitaan media massa. Di sinilah sebuah organisasi sangat membutuhkan PR untuk
mengcounter informasi-informasi keliru yang barangkali perlu diluruskan. Yang perlu
digarisbawahi di sini adalah, bahwa bentuk informasi yang diterima masyarakat itu akan
membentuk penyikapan masyarakat kepada organisasi kita. Bila informasi yang mereka terima
adalah informasi yang keliru, maka mereka akan menyikapi organisasi kita dengan sikap yang
tidak kita inginkan.

Bagi sebuah Lembaga Dakwah Kampus (LDK), niscaya akan sangat membutuhkan fungsi PR ini
di dalam tubuh organisasinya. Terutama bila sebuah LDK sudah memasuki fase/tahapan dimana
LDK tersebut sudah mulai merambah untuk lebih intens berkomunikasi dengan masyarakat,
khususnya masyarakat kampus. Ruang lingkup aktivitas LDK juga menuntut keberadaan PR,
misalnya pada ruang lingkup amal da'awi (pembinaan dan syi'ar), amal khidami (pelayanan),
amal ilamy (penerbitan), amal siyasi (perpolitikan), dan seterusnya. Tanpa keberadaan PR,
aktivitas LDK bisa jadi tidak banyak yang mengetahuinya. Jika demikian, maka tidak heran ada
beberapa LDK yang dicap sebagai organisasi eksklusif.
Apalagi, sebuah LDK itu mengusung kata-kata "dakwah" di dalamnya. Dakwah itu pada
dasarnya menyeru, menyampaikan. Maka komunikasi merupakan kebutuhan yang sangat urgen.
Di dalam Al Qur'an sendiri banyak sekali ayat-ayat yang diawali dengan kata-kata:
"Sampaikanlah...", atau dengan "Katakanlah...". Dengan demikian, tidak bisa dipungkiri bahwa
LDK membutuhkan PR yang professional dalam berkomunikasi.

Dan masih banyak lagi manfaat yang bisa didapatkan dari fungsi PR ini. Saking pentingnya PR,
sudah banyak perusahaan bisnis yang membuat sistem informasi untuk mengelola kehumasan
dengan para customernya. Sistem informasi yang berkaitan dengan ini biasanya disebut dengan
CRM (Customer Relationship Management). Dan Untuk sebuah organisasi non-profit,
kehumasan bisa juga dimanfaatkan untuk fund-raising, menjalin kerjasama, rekrutmen, dan
sebagainya.

Lalu seperti apakah bentuk PR bagi sebuah LDK? Tulisan ini hendak memberikan gambaran
sederhana tentang apa dan bagaimana PR untuk sebuah LDK. Untuk itu, mari kita telaah dahulu
apa saja yang sebenarnya perlu disampaikan dari LDK kita kepada masyarakat luas, khususnya
masyarakat kampus kita sendiri.

ENTITAS YANG PERLU DISAMPAIKAN

Beberapa entitas yang perlu disampaikan kepada masyarakat luas itu antara lain adalah:

1. Sikap resmi

Dalam menyikapi beberapa peristiwa, baik itu di dalam kampus maupun di luar kampus, LDK
pasti punya sikap resmi. Agar sikap tersebut diketahui secara luas, maka perlu disampaikan
kepada masyarakat. Misalnya, bagaimana sikap LDK terhadap kenaikan biaya SPP, terhadap
penjajah sebuah negara terhadap negara lainnya, terhadap korupsi, dan sebagainya.

2. Informasi/undangan agenda kegiatan

Pada umumnya, LDK mempunyai kegiatan yang ditujukan untuk umum, misalnya tabligh akbar,
pesantren kilat, seminar, training, dan sebagainya. Kegiatan-kegiatan seperti itu perlu
disampaikan kepada masyarakat, terutama kepada mereka yang menjadi sasaran peserta. Juga
untuk menunjukkan eksistensi LDK, bahwa LDK sangat aktif berperan di masyarakat.

3. Wacana pemikiran

Ini adalah salah satu pekerjaan inti dari sebuah LDK, yaitu menyebarkan wacana pemikiran,
tentunya pemikiran fikrah Islamiyah. Dan ini sangat perlu untuk disampaikan kepada
masyarakat.
4. Berita

Berita-berita dari internal LDK juga perlu disampaikan kepada masyarakat. Misalnya, LDK baru
saja mengadakan bakti sosial di daerah tertentu, atau LDK baru saja mengadakan training dengan
harapan tertentu, ucapan terima kasih, dan sebagainya.

5. Dan lain-lain

Masih banyak lagi entitas dari sebuah LDK yang bisa disampaikan kepada masyarakat. Misalnya
himbauan untuk menghormati yang puasa ketika bulan Ramadhan, seruan membantu korban
bencana, ajakan kepada UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) lainnya untuk turut mengikuti
kegiatan LDK, dan sebagainya.

Entitas yang disampaikan dari LDK, bisa berupa:

- Teks/naskah
- Foto/Grafik/dll
- Audio/visual
- Media online (situs web)
- Dll

SARANA DAN CARA PENYAMPAIAN

Lalu dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat luas, tentu membutuhkan sarana dan cara
penyampaian. Setiap sarana dan cara penyampaian, harus disesuaikan dengan siapa yang dituju,
dan apa isi yang akan disampaikan. Berikut ini adalah beberapa sarana dan cara penyampaian
dalam hal kehumasan:

1. Konferensi Pers

Konferensi pers adalah suatu bentuk acara formal yang mengundang wartawan maupun pihak-
pihak lain. Biasanya untuk menyampaikan sikap atau pernyataan resmi yang sangat penting
untuk diketahui oleh umum. Untuk mengadakan Konferensi pers, LDK harus mengundang
wartawan atau media secara resmi, bisa melalui surat, email, telp, maupun fax. Setelah
penyampaian sikap, biasanya ada sesi tanya jawab atau wawancara.

2. Press Release

Press Release merupakan sebuah pernyataan resmi, umumnya dalam bentuk surat pernyataan.
Press release ini dikirim kepada redaksi-redaksi media, bisa melalui fax, email, surat, dan
sebagainya. Press release juga bisa sebagai alternatif bisa sulit mengadakan konferensi pers.
Press release juga bisa disampaikan misalnya ketika LDK mengadakan aksi demonstrasi, aksi
sosial, dan sebagainya, langsung dibagikan kepada masyarakat melalui lembaran-lembaran, dan
sebagainya.

3. Siaran TV/Radio
Bila LDK mempunyai hubungan yang baik dengan stasiun TV atau radio, LDK bisa saja
memanfaatkannya untuk menyampaikan segala sikapnya. LDK juga bisa memanfaatkan acara-
acara di TV/Radio yang dikhususkan untuk kekampusan, misalnya acara Metro Kampus di
MetroTV, dan sebagainya.

4. Surat Undangan

Misalnya untuk mengundang UKM-UKM lain untuk turut serta dalam kegiatan LDK yang
terbuka. Atau mengundang buka puasa bersama, undangan seminar, mengundang mengirimkan
perwakilan dalam pesantren kilat, dan sebagainya. Surat undangan ini kadangkala sering
dilupakan oleh LDK. Padahal dengan sebuah surat undangan yang rapi dan formal, yang
diundang akan merasa dihormati. Bentuk undangan juga menentukan penampilan LDK di mata
lembaga lainnya.

5. Advertising

Misalnya bila di kampus ada media penerbitan/jurnalistik, bisa saja LDK memasang iklan di
media tersebut, dengan catatan biayanya terjangkau oleh LDK. Iklan bisa berupa iklan layanan
masyarakat, iklan kegiatan, iklan tentang media yang dimiliki LDK, iklan tentang bisnis yang
dimiliki oleh LDK, dan sebagainya.

6. Kolom Surat Pembaca di Koran/Majalah

7. Selebaran/Brosur/Pamflet/Spanduk/Stiker/Baliho/dll

8. Buletin/Majalah/Koran

9. Situs web

10. Wawancara

11. Proposal Kerjasama.

12. Lobby-lobby

12. Dan lain-lain

SASARAN

Pihak-pihak yang menjadi sasaran untuk dijalin hubungan dengan (kehumasan) LDK, tentu
sangat banyak sekali. PR harus bisa mendata mereka (entitas luar), terutama mereka yang sangat
berkepentingan dengan LDK. Entitas luar bisa berupa personal (individu), organisasi
(kelembagaan), ataupun masyarakat secara umum. Berikut ini beberapa klasifikasi entitias luar
yang harus menjadi perhatian bagi PR LDK, yaitu:
1. Masyarakat secara luas (baik masyarakat kampus maupun luar kampus).

2. Tokoh-tokoh masyarakat (baik yang di kampus maupun di luar kampus).

3. UKM-UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) lainnya.

4. Ormawa (BEM, Kepresidenan Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa, dan yang sejenisnya).

5. Lembaga penyelenggara pendidikan (Yayasan, Rektorat, Fakultas, Jurusan, dan sebagainya).

6. Lembaga-lembaga mahasiswa ekstra/antar kampus.

7. Media pers (baik yang internal kampus maupun pers lokal/nasional/internasional), yang cetak,
radio, televisi, internet.

8. Lembaga pemerintahan (Kepresidenan, MPR, DPR, dan sebagainya).

9. LDK-LDK lainnya yang ada di universitas lain.

9. LSM-LSM / NGO, Partai Politik, atapun ormas-ormas.

10. Lembaga professi.

11. Lembaga penelitian.

12. Dan sebagainya (masih banyak sekali).

Kita sudah melihat bahwa entitas luar itu sangat banyak. Maka, sebuah PR harus bisa membuat
databasenya, skala prioritas sesuai dengan momen/kejadian, database kontak person,
pengetahuan terhadap karakteristik setiap entitas, dan sebagainya. PR juga harus mengetahui
protokoler resmi, terutama bila berhadapan dengan lembaga resmi seperti lembaga pemerintahan.
Isu-isu sosial serta etika umum di masyarakat juga harus menjadi perhatian bagi PR.

Dan ada satu hal lagi yang harus menjadi perhatian. PR juga harus menyediakan 'channel' untuk
menerima feedback dari dunia luar. Hal ini untuk membentuk komunikasi dua arah antara
organisasi dengan dunia luar. Channel yang dimaksud bisa berupa alamat sekretariat (alamat
surat), nomor telepon, HP, fax, email, situs web yang interaktif, dan sebagainya. Mengenai
channel mana yang dipilih untuk digunakan oleh LDK, itu tergantung kebutuhan dan
kemampuan LDK. Pada umumnya, alamat surat dan telepon merupakan standar yang harus
sudah ada. Dan jangan lupa, 'channel' tersebut harus dicantumkan di setiap sarana-sarana
kehumasan. Misalnya, ketika membuat press release, jangan lupa cantumkan nomor telepon yang
bisa dihubungi. Dan seterusnya.

Demikianlah uraian singkat mengenai PR bagi sebuah LDK. Sebenarnya, tentang kehumasan ini
ada ilmunya tersendiri. Untuk itu, tidak ada salahnya jika LDK mengadakan pelatihan khusus
tentang kehumasan/PR bagi anggota-anggotanya. Tapi mudah-mudahan, artikel singkat ini bisa
memberikan inspirasi kepada LDK agar bisa mengatur (manajemen) dan intens dalam menjalin
hubungan komunikasi dengan berbagai pihak di luar sana. []

*) Alumni T. Informatika Universitas Trisakti

PEMBAHASAN :

Dalam artikel ini terdapat banyak sekali kegiatan PR yang dilakukan oleh Lembaga Dakwah
Kampus. Berikut beberapa contohnya :

“Di sinilah sebuah organisasi sangat membutuhkan PR untuk mengcounter informasi-informasi

keliru yang barangkali perlu diluruskan.”

“Yang perlu digarisbawahi di sini adalah, bahwa bentuk informasi yang diterima masyarakat itu
akan membentuk penyikapan masyarakat kepada organisasi kita. Bila informasi yang mereka
terima adalah informasi yang keliru, maka mereka akan menyikapi organisasi kita dengan sikap
yang tidak kita inginkan.”

“satu hal lagi yang harus menjadi perhatian. PR juga harus menyediakan 'channel' untuk
menerima feedback dari dunia luar. Hal ini untuk membentuk komunikasi dua arah antara
organisasi dengan dunia luar.”

“Tanpa keberadaan PR, aktivitas LDK bisa jadi tidak banyak yang mengetahuinya”

“Agar sikap tersebut diketahui secara luas, maka perlu disampaikan kepada masyarakat.”

“LDK mempunyai kegiatan yang ditujukan untuk umum, misalnya tabligh akbar, pesantren kilat,
seminar, training, dan sebagainya”

“menyebarkan wacana pemikiran, tentunya pemikiran fikrah Islamiyah.”

“Entitas yang disampaikan dari LDK, bisa berupa:

- Teks/naskah
- Foto/Grafik/dll
- Audio/visual
- Media online (situs web)
- Dll

Dalam artikel ini juga disebutkan cara penyampaiannya yang ada di penulisan “SARANA DAN
CARA PENYAMPAIAN”
 TUGAS
HUBUNGAN MASYARAKAT

NADIA INTAN PERMATA SARI

9999 58 097

UNIVERSITAS INDONUSA ESA UNGGUL

AKA 2009/2010