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Instructivo Para Conducir Las Reuniones de Condominio

Instructivo Para Conducir Las Reuniones de Condominio

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 Instructivo para realizar la convocatoria, conducción ylevantar las actas de las asambleas ordinarias yextraordinarias de la asociación de vecinos
Para que todos los copropietarios conozcan las condiciones para realizar laconvocatoria, facilitar su asistencia y participación, la conducción de lasasambleas y levantamiento de las actas, se elabora el presente instructivo.
Convocatoria – Asambleas ordinarias y extraordinarias
1. La convocatoria correspondiente a la Asamblea general ordinaria, serealizará una vez al año previa convocatoria.2. El objetivo de las reuniones ordinarias es informar a los miembros sobrela gestión realizada por la Junta Directiva y el balance financiero de laasociación. Así como nombrar la nueva Junta Directiva.3. La convocatoria de las asambleas extraordinarias se realizará en formaespecial para tratar cuestiones de primordial importancia para lamarcha de la asociación como ejemplo: modificación parcial o total delos estatutos o atención de algún punto urgente, que no puede serresuelto por la Junta Directiva.4. La convocatoria de las asambleas ordinarias y extraordinarias sehacerse privadamente por medio de volantes, fijando el anuncio de laconvocatoria de manera visible en los lugares más públicos de laUrbanización.5. La convocatoria debe especificar: lugar, fecha, hora, puntos a tratar.
Poderes de acreditación
6. Los poderes que acrediten la representación de un propietario ausentepor parte de un vecino o familiar, debe ser por escrito donde elcopropietario se identifica plenamente y autoriza a otra persona,también plenamente identificada, a asumir su representación en laasamblea. Este escrito debe ir acompañado con la fotocopia de lacédula de identidad de ambas personas, a fin de verificar que la firmadel poder, efectivamente corresponde con la del copropietario ausente ydejar constancia que la firma.Esta acción tiene por objeto facilitar la obtención del quórum requeridopara instalar y sesionar en la asamblea y puede incluso, indicar la
 
opinión que desea expresar, caso en el cual el copropietario acreditado,cumple el rol de vigilante de que se cuantifique la opinión del vecinoausente.
Preparativos previos
7. Distribuya los roles entre los miembros de la junta: Presidente,moderador, secretario/a de actas, presentación de informes yrecepción de asistentes.8. Acondiciones el área de la reunión con las sillas, refrigerio y recursosaudiovisuales requeridos para la presentación de los puntos a tratar ytodo el material que pueda necesitar para las presentaciones.
Quórum
9. La Asamblea general ordinaria, se constituye con la presencia de lamayoría simple de los miembros inscritos en la asociación, para quesus decisiones sean validas.10. Si la asamblea no se reúne con la primera convocatoria, se procederá ahacer una segunda convocatoria, en la cual se dejará constancia deque la asamblea se realizará con los miembros inscritos que asistan.11. La segunda convocatoria se hará una hora después de la primeraconvocatoria.12. En ambos casos se pasara lista a los asistentes quienes firmaran lahoja de asistencia con la finalidad de dejar constancia de la existenciadel quórum reglamentario.13. Se recuerda que la solución de los problemas, no puede reposar en loshombros de dos o tres representantes, es importante que las solucionesameritan la participación de todos y cada uno de los habitantes de laVilla.
Roles y responsabilidades
Esta sección tiene como objetivo establecer o definir la actuación de lasfiguras como "el moderador" y "el secretario"14. Si se designa un moderador, el cual puede ser un miembro de la JuntaDirectiva como un miembro del Conjunto Residencial, la elección delmismo es previo al inicio de las consideraciones sobre la agenda aligual que notificar las reglas que regirán de participación (tiempo,cantidad de intervenciones por persona, entre otras).15. El moderador de la asamblea debe cumplir las formalidades quefacilitan el desarrollo del acto: instalación, agradecimientos porparticipación, verificar el quórum de funcionamiento y/o acuerdos; cierrede puntos de discusión, conteo de votaciones, resumen deconsideraciones, acuerdos alcanzados, término de la asamblea,compromisos adquiridos y clausura.16. Para facilitar la redacción del acta de la asamblea, el moderador debe,cada vez que se cierra un punto de la agenda, puntualizar las
 
propuestas hechas y los acuerdos alcanzados. Esta acción tambiénpermite que los participantes puedan hacer seguimiento de cómo se varegistrando el evento.17. El Secretario de la reunión o asamblea debe cuidar que el acta que selevante del evento sea fiel reflejo de lo tratado y acordado.
Reglas que regirán de participación
18. Para optimizar el desarrollo de las reuniones se procederá de lasiguiente manera:- Previo al inicio de las deliberaciones de los puntos de la convocatoria sedeberá especificar el procedimiento de participación (duración, cantidadde intervenciones y declaratoria de "punto agotado").- Comenzar y terminar la reunión en el tiempo previsto.- Establecer el tiempo de cada tema a tratar y de cada intervención.
 
- Para participar, solicite la palabra.- Las personas deben hacer uso de la palabra para referirse al tema quese discute.- Los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas, nosobre las personas.
 
- Para escuchar los planteamientos de nuestros vecinos o temas tratadossólo una persona debe habla a la vez, no es recomendable mantenerconversaciones privadas durante la reunión.
 
- Los puntos tratados y en los cuales se llego a un acuerdo, no se discutenuevamente, es un punto cerrado, agotado.
 
Debate y votación
19. Las intervenciones deberán ser claras, precisas y concretas; ajustadasa los puntos tratados.20. Cuando se suscite alguna desviación del tema, el Presidente de laJunta Directiva o el moderador solicitará que se retome el tema. Si altérmino de dicha exposición nadie solicitó el uso de la palabra o bien seconsidere suficientemente analizado será sometido a votación oconcluido el punto.21. Pueden participar varias personas de la misma vivienda en lasdeliberaciones de la asamblea, pero en votaciones y/o elecciones, sólopuede votar y ser electo una sola persona por casa (el copropietario ola persona que lo represente). Para tener derecho a voz y voto, asícomo para elegir y ser elegido se requiere estar solvente.22. Los acuerdos deberán ser adoptados por mayoría de votos de lospresentes a excepción de la modificación de los Estatutos, que sólopodrá hacerse con la aprobación de las dos terceras partes de losmiembros de la asociación.23. La Junta de Condominio o algunos de sus miembros podrá ser reelectasí así lo determina la Asamblea, según articulo 18 de la Ley dePropiedad Horizontal.24. El sistema de votación será abierta, es decir levantando la mano.

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