Read without ads and support Scribd by becoming a Scribd Premium Reader.

Language:

Download

Go BackAdd Note

Link

Embed

Save for later

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUSKURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

DAFTAR ISITUGASAN HALAMAN

TUGASAN 3 (KUMPULAN)

2 - 5BAHAGIAN B, KOMPONEN I (Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam), SOALAN1B.Langkah-Langkah Yang Perlu Diambil Oleh Urus Setia Mesyuarat BerdasarkanPekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991.

TUGASAN 4 (KUMPULAN)

6 - 10BAHAGIAN B, KOMPONEN III (Pengurusan Am), SOALAN 3A.Ciri-ciri Pemimpin Dalam Konteks Sekolah.

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUSKURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

TUGASAN 1 SOALAN 1B (KUMPULAN)

Langkah-langkah yang perlu diambil oleh urusetia mesyuarat berdasarkanPekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991.

Bagi sesebuah jabatan, pengurusan mesyuarat merupakan salah satukomponen penting yang melambangkan kemantapan pengurusan jabatan itu sendiri.Kelancaran dan perjalanan mesyuarat yang teratur perlu diberi perhatian olehurusetia mesyuarat yang dilantik oleh Ketua Jabatan. Oleh yang demikian, urusetiamesyuarat perlu mengambil langkah-langkah tertentu bagi tujuan kelancaran dankeberkesanan mesyuarat yang dianjurkan. Langkah-langkah tersebut dibahagikankepada 3 peringkat iaitu :-

Tindakan-tindakan peringkat pra mesyuarat (sebelum mesyuarat)

Tindakan-tindakan semasa mesyuarat

Tindakan-tindakan selepas mesyuarat

Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat

Sebelum mesyuarat diadakan, urusetia perlu merancang terlebih dahulubeberapa aspek untuk memastikan mesyuarat yang akan dijalankan berjalandengan lancar. Perkara-perkara yang perlu diambil perhatian adalah :i.

Agenda, Tarikh, Masa Dan Tempat Mesyuarat

Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untukmenentukan perkara-perkara di atas di samping merancang peruntukan masa yangdiperlukan bagi setiap perkara dalam agenda.ii.

Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat

Bilik mesyuarat hendaklah ditempah secara bertulis. Maklumat-maklumatmengenai Bilangan kehadiran anggota, nama-nama Ahli Jawatankuasa Mesyuarat,Pengerusi Mesyuarat, Setiausaha Mesyuarat, tarikh mesyuarat, masa serta tempohmasa berlaku mesyuarat (jangkaan tamat waktu mesyuarat), peralatan yangdiperlukan semasa mesyuarat dan juga menu ringan yang hendak ditempah perlulahdiberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan:

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUSKURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

iii.

Menentukan Kertas Kerja Kementerian/Jabatan/Agensi Disediakan Untuk Perbincangan

Urusetia hendaklah menentukan kertas kerja yang perlu disediakan olehkementerian/ jabatan/ agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalamtempohsekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat yang mana ianya mengandungimaklumat mengenai bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan dan keperluanmenyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat(tidak termasuk lampiran).iv.

Surat Jemputan Mesyuarat.

Penyediaan surat mesyuarat sebagai pemberitahuan maklumat mengenaimesyuarat yang akan diadakan perlu diuruskan oleh urusetia mesyuarat. Surattersebut mengandungi maklumat-maklumat asas mengenai mesyuarat termasuklahagenda mesyuarat serta jenis pakaian yang sesuai pada hari mesyuarat diadakan.Ia bertujuan supaya perjalanan mesyuarat dan tidak berlaku perselisihan mengenaimaklumat mesyuarat.Pihak urusetia hendaklah memastikan supaya ahli-ahli mesyuarat menerimasurat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempohsekurang-kurangnya10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh inimerupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat.Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkanmenghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.v.

Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat (satu jam sebelummesyuarat)

Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelanmesyuarat. Perkara yang perlu diambil kira adalah kekemasan dan kebersihan bilikmesyuarat, bilangan tempat duduk dan tag untuk ahli jawatankuasa termasukPengerusi, bahan teknikal seperti alat pembesar suara dan

overhead projector

sertamemastikan tempahan menu makanan dan minuman ringan telah dibuat.