3504 / CONTRATO NO. 59.D1G.2013 CONTRATO DE PRESTACION DE SERV’ ‘IO QUE CELEBRAN POR UNA PARTE LA SECRETARIA DE EDUCACION PUBLICA, EN LO SUCESIVO “LA SEP", REPRESENTADA POR EL C. RAUL ARENZANA OLVERA, DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS, ASISTIDO POR EL C. J JESUS CUSTODIO GARCIA, DIRECTOR DE SERVICIOS Y POR LA OTRA PARTE, LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MEXICO, EN LO SUCESIVO “LA UAEM”, REPRESENTADA POR SU RECTOR, EL DR. EN D. JORGE OLVERA GARCIA, ASISTIDO POR EL LIC. ERICK HERZAIN TORRES MULHIA, EN SU CARACTER DE DIRECTOR GENERAL DEL FONDO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE LA INVESTIGACION CIENTIFICA Y TECNOLOGICA DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MEXICO, DE CONFORMIDAD CON LAS L=CLARACIONES Y CLAUSULAS SIGUIENTES: DECLARACIONES ~ De “LA SEP” 1.1. Que de conformidad con los articulos 20, fraccién |, 26 y 38 de la Ley Organica de la Administracion Publica Federal, es una dependencia de la Administracién Publica Centralizada, que tiene a su cargo la funcién social educativa. 1.2.- Que el C. Raul Arenzana Olvera, Director General de Recursos Materiales y Servicios, cuenta con facultades legales suficientes para celebrar el presente contrato, de conformidad con el Acuerdo Secretarial No. 163, publicado en el Diario Oficial de la Federacién el dia 6 de agosto de 1992, 1.3.- Que en su estructura orgénica cuenta con la Dir2cci6n C 2neral de Recursos Materiales y Servicios, a la ‘que de conformidad con lo dispuesto en el articulo 37 del Regiamento Interior de la Secretaria de Educacion Publica, le corresponde entre otras atribuciones: tramitar la adquisicién de bienes y la contratacion de los servicios de apoyo que requieran sus unidades administrativas; prestar los servicios generales de cortes"ondencia, archivo, almacén, aseo, intendencia, mantenimiento, taller de automotores, transportes, vigilancia y demas que requieran sus unidades administrativas, asi como mantener asegurados sus bienes. Y realizar los trdmites necesarios ante las autoridaJes competentes y las instituciones respectivas para recuperar las garantias otorgadas por proveedoras y contratistas, 14 Que para el correcto desempefio y optimizacién de las atribuciones que tiene encomendadas la Direccién de Servicios, requiere contar con los servicios que de acuerdo a sus conocimientos, experiencia, recursos técnicos, financieros e infraestructura puede proporcionarle “L4 UAEM", en los terminos y condiciones del presente contrato y su Anexo de Ejecucién. 15.- Que suscribe el presente contrato de conformidad con lo dispuesto en el quinto parrafo del articulo 1 de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. 1.6.- Que los recursos financieros necesarios para cubrir las eroge-iones que se deriven del presente contrato los cubriré con cargo a la clave presupuestaria: 11 512 000 2 5 06 00 002 M001 33301 1 1 09 ‘00000000000. 17. Que para efectos del presente contrato, sefiala como su domicilio el ubicado en la calle de Nezahualcoyotl, No. 127, 10° piso, Colonia Centro, Delegacién Cuauhtémoc, C.P. 06080, en la Ciudad de México. IL- De “LA UAEM": I= Que es un organismo publica descentraizado del Estado de\ México, con personalidad juridica/y todo lo concemiente a sus aspectos on lo dispuesto en el agficulo fda por Decreto No. 62 de J H. LI 4 smico, tgcnico, de gobierno, administrativo y econémico, de confor 1° de de la Universidad Auténoma del Estado de México,Legislatura del Estado de México de fecha 27 de febrero de 1992, publicado en la Gaceta del Gobierno el dia 3 de marzo de 1992; reformada y adicionada mediante Decreto No. 186 publicado en el mismo organo informaivo el 25 de noviembre de 2005. 11.2. Que de acuerdo con el articulo 2 de Ley de la Universidad Auténoma del Estado de México, tiene por ‘objeto generar, estudiar, preservar, transmitir y extender el conocimiento universal y estar al servicio de la sociedad, a fin de contribuir al logro de nuevas y mejores formas de existencia y convivencia humana, y para promover una conciencia universal, humanista, nacional, libre justa y democratica, y tiene por fines impartir la educacién media superior y superior; llevar @ cabo la investigacién humanistica, cientifica y tecnolégica; ifundir y extender los avances del humanismo, la ciencia, la tecnologia, el arte y otras manifestaciones de la cultura 3.- Que el Dr. Jorge Olvera Garcia en su calidad de Rector, es titular de la representacién legal, conforme al articulo 23 de la Ley de la Universidad Auténoma dul Estado dé México, y por tanto cuenta con las facultades legales necesarias para la celebracién del presente instrumento y para comprometerse al ‘cumplimiento del mismo, en términos de lo sefialado en el articulo 24 de la referida Ley, asi como en el Testimonio de la Escritura Publica No. 15,882 de fecha 20 de mayo de 2013, otorgado ante la fe del Notario PUblico No. 6 del Estado de México, Maestro en Derecho Erick Benjamin Santin Becerril 4 Que con fecha 1 de octubre de 1984, constituyé el fideicomiso denominado Fondo de Fomento y Desarrollo de la Investigacién Cientifica y Tecnolégica ce la Universidad Auténoma del Estado de México, que tiene como fines, entre otros: destinar el fondo fideicomitido a financiar planes y programas de investigacién cientifica y tecnolégica, asi como de extensién universitaria y difusién de la cultura, de acuerdo a las instrucciones del Comité Técnico, asi como la creacién y promocién de empresas, centros de ensefianza y unidades administrativas, encaminadas a la consultoria, asesoria, capacitacién, financiamiento, comercializacién, creacién, desarrollo y prestacién de todc tipo de bienes y servicios, que permitan al fideicomiso captar recursos econémicos. 11.8.- Que operara el presente contrato por conducto de su Fideicomiso denominado “Fondo de Fomento y Desarraiio de la Investigacion Cientifica y Tecnolégica de la Universidad Autonoma del Estado de México, @ efecto de que sea este por conducto de su Director General quien realice todas y cada una de las gestiones de cobro y supervision, asi como resuelva de forma directa cualquier cuestién relacionada con las, obligaciones contraidas y pueda suscribir cualquier anexo relacionado con la ejecucién del presente contrato. 11.6.» Que suscribe el presente contrato con objeto de llevar a cabo para “LA SEP” los “servicio de implementacion de un sistema integral de archivistica y digitalizacién de documentos del acervo histérico de la SEP para una correcta gestion documental integrada y unificada en al entorno de la administracion electrénica_con base al art. 21 de la Ley Federal de Archivos”, de conformidad con lo establecido en su ‘Anexo de Ejecucién 17.- Que manifiesta bajo protesta de decir verdad, que su representada tiene capacidad para cumplir por si misma con las obligaciones a su cargo establecidas en este instrument, y por lo tanto, no requerira celebrar otro contrato 0 convenio con terceros para su cumplimiento, y en el ceso de requeririo, éste no excederd del \) 49% (cuarenta y nueve por ciento) del importe total del presente instrumento. 18. Que se encuentra inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes bajo la clave UAES60321112, y sefiala como su domicilio para todos los efectos del presente instrumento, el ubicado en la Calle Institut iterario No. 100 Oriente, Colonia Centro, C.P. 50000. en la Ciudad de Toluca, Estado de México. Vistas las declaraciones que anteceden, es conformidad de las partes\cu consigna en las siguientes’ ¥ hacer cumplir lo gfe seCLAUSULAS Primera.- Objeto: Es objeto del presente contrato, la prestacién de servicios por parte de “LA UAEM” a favor de “LA SEP”, consistentes en el “servicio de implementacién de un sistema integral de archivistica y digitalizacién de documentos del acervo histérico de la SEP para una correcta gestion docur..ental integrada y unificada en el entorno de la administracién electronica con base al art. 21 de la Ley Federal de Archivos”,de conformidad con lo establecido en el Anexo de Ejecucién, el cual suscrito por ambas partes, forma parte integrante del presente instrumento. Segunda.- Precio: “LA SEP” se obliga a pagar a “LA UAEM” como contraprestacién por los servicios objeto de este contrato, la cantidad total fija de $ 49, 973,103.45 (Cuarenta y nueve millones novecientos, setenta y tres mil ciento tres pesos 45/100 MN.) mas el Impuesto al Valor Agregado. El precio de los servicios seré fijo durante la vigencia de este contrato. La contraprestaci6n mencionada incluye erogaciones por direccién técnica propia, materiales, organizacién, administraci6n, impuestos, y todas las demas que se originen como consecuencia de este contrato, por lo que “LA UAEM” no podré exigit mayor retribucion por ningén otro concepto. Tercera.- Forma de Pago: “LA SEP” se obliga y “LA UAEM” acepia que la cantidad mencionada en la clausula Segunda le sea pagada contra la entrega y recepcién de los servicios y entregables indicados en este contrato y su Anexo de Ejecucién, a entera satisfaccién de la Direccién de Servicios de “LA SEP”, con base en los precios indicados en la cléusula Segunda de este contrato. “LA UAEM” se compromete a entregar a “LA SEP” a través de la Direccién de Servicios, ubicada en la calle de Nezahualcéyotl, No. 127, 9° piso, Colonia Centro, Delegacién Cuauhtémoc, en la Ciudad de México, la(s) factura(s) correspondiente(s) dentro de los 10 (diez) dias naturales posteriores a que sean prestados los servicios, misma(s) que contendrd(n) todos los datos y requisites fiscales aplicables y de forma desglosada el Impuesto al Valor Agregado, adjuntando la carta de aprobacién de los entregables indicados en el Anexo de Ejecucién de este contrato, que para tal efecto expida la Direccién de Servicios de “LA SEP”, Presentada(s) la(s) factura(s) y validada(s) por la Direccién de Servicios de “LA SEP”, se procederé a su pago dentro de los 20 (veinte) dias naturales siguientes, esto considerando que no existan errores, deficiencias 0 aclaraciones al importe 0 a los servicios facturados. En caso de errores 0 deficiencias en la(s) factura(s) y/o documentacién anexa que se presente, “LA SEP” a través de la Direccién de Servicios, dentro de los 3 (tres) dias habiles siguientes al de su recepcién, indicara por escrito a “LA UAEM" los errores 0 deficiencias que debera corregir, en el entendido de que el periodo que transcurra a partir de la entrega de uiche escrito y hasta que “LA UAEM"” presente la(s) factura(s) corregida(s) no se computara para efectos del plazo referido en el parrafo anterior. Cuarta.- Vigencia: La vigencia del presente contrato iniciard a partir de la firma del presente contrato y concluiré el dia 31 de diciembre 2013. Quinta. Impuestos: Las partes acuerdan que cada une cubrird sus respectivas obligaciones tributarias y pagara todas y cada una de las contribuciones, derechos y demds cargas fiscales que conforme a las leyes, federales, estatales y municipales tengan la obligacion de cubrir durante la vigencia de este contrato, a excepcion del Impuesto al Valor Agregado que "LA SEP" cubrird en Ics términos de la clausula Segunda de este contrato. Sexta.- Penas Convencionales: Las partes convienen que en caso de que “LA UAEM” inourra en atraso en la prestacion de los servicios de acuerdo a los términos y condiciones estipulados en el presente contrat jjecucién, pagara a "LA SEP" como pena convencional el 0.5% (cero punto cinco el valor total de los servicios no prestados oportunamente, sin incluir el Impuesto alLa apl.cacién de las penas convencionales procedera por cada dia natural de atraso en el cumplimiento de las obligaciones de “LA UAEM". Dichas penas las cubrird “LA UAEM” a or-i6n “e "LA SEP", mediante cheque certificado 0 de caja a favor de la Tesoreria de la Federacién, o mediante su aplicacién y descuento en la facturacién que presente “LA UAEM” por los servicios efectivamente prestados Séptima.- Subordinacién: “LA UAEM” no estard sujeta a subordinacién, ai dependencia en cuanto a los servicios que preste, pero deberd reportar a la Direccién de Servicios de “LA SEP”, los resultados de su trabajo, gestiones y acciones sobre los servicios contratados, en la forma, tiempo y lugar que le sefiale, debiendo rendir los informes que le solicite. Octava.-. Modificaciones: Las partes convienen en que el presente contrato podra ser modificado previo acuerdo por escrito entre las mismas. Novena.- Administracién y Verificacién: Las partes convienen en que, por parte de "LA SEP", el Lic. J Jesus Custodio Garcia, Direccién de Servicios s de “iA SEP”, sera el responsable de verificar el ‘cumplimiento del presente contrato y su Anexo de Ejecucién, dando por escrito a “LA UAEM” las instrucciones que estime pertinentes, relacionadas con su ejecucién. Décima.- Responsabilidad Laboral: El presente contieto lo suscriben las partes, tomando en cuenta que “LA UAEM” cuenta con la capacidad y recursos necesarios para ejecutar los servicios contratados, por lo tanto, en ningun momento se consideraré como intermediario de "LA SEP" en cuanto al personal que en su ‘caso llegare a ocupar, por lo que la exime de cualquier responsabilidad laboral o de otra indole que a este respecto existiera. Décima Primera. Difusién: “LA UAEM” se obliga a no difundir por ningun medio y bajo ninguna circunstancia la informacién de la que tenga conocimiento con motivo del presente contrato, sin la autorizacion previa y por escrito de "LA SEP". Décima Segunda. Derechos de Propiedad intelectual: “LA UAEM” y "LA SEP" convienen, en que la titularidad de los derechos inherentes a la propiedad 4e derechos de autor o de propiedad industrial, que en su caso, se originen o deriven de los servicios objeto del presente contrato, se constituiran a favor de "LA SEP", en términos de las disposiciones ley sies .nlicables en la materia. “LA UAEM" asume la responsabilidad total, en caso de que con motivo de la prestacién de los servicios materia de este contrato, se infrinjan derechos de autor o de propiedad industrial o cualquier otro derecho, obligandose a responder legalmente en el presente o en el futuro ante cualquier reciamacién de terceros, dejando a salvo a “LA SEP” o a quienes sus derechos e intereses representen. Décima Tercera.- Transferencia de Derechos y Obligaciones: “LA UAEM” se obliga a no transferir a favor de cualquier otra persona los derechos y obligaciones que se deriven del presente contrato, Décima Cuarta.- Confidencialidad: Queda expresamente convenido nor las partes que toda la informacion ylo documentacién que les sea proporcionada u obtenida en virtud det objeto materia del presente contrato @s de caracter confidencial, prohibiéndose su divulgacién 0 publicacién en forma alguna en cualquier tiempo, sin consentimiento previo por escrito de la otra parte, exceptudndose lo previsto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacion Publice Gubernamental. Décima Quinta. Responsabilidad Civil: Ambas partes estaran exentas de toda responsabilidad civil por los dafios y perjuicios que se puedan derivar en cas» de incumplimiento total o parcial del presente contrato, debido a un caso fortuito 0 de fuerza mayor, entendiéndose por esto a todo acontecimiento, presente futuro, ya sea fenémeno de la naturaleza 0 no, que esté fuera de! domi reverse o que aun previéndose no pueda evitarse, incluyendo la huelga \ el administrativas. En tales supuestos las partes revisardin de comin acu establecer fast su terminacion.Décima Sexta.- Terminacién Anticipada: Las partes convienen en que "LA SEP" podra dar por terminado anticipadamente el presente contrato mediante aviso por escrito que dirlja a “LA UAEM"”, cuando concurran razones de interés general, 0 bien, cuando por causas justiicadas se extinga la necesidad de requerir los servicios contratados, y se demuestre que de continuar con el cumplimiento de las obligaciones pactadas, se ocasionara un dafio 0 perjuicio a “LA SEP”, o se determine por autoridad competente la nulidad de los actos, que dieron origen a este contrato; en estos supuestos "LA SEP" pagard tnicamente los servicios prestados y aceptados por la misma, que no se hubieran pagado. Décima Séptima- Rescisién: Ambas partes convienen en que "LA SEP" podrd rescindir administrativamente el presente contrato, sin necesidad de declaracién judicial previa*’en'caso de incumplimiento de las obligaciones a cargo de “LA UAEM", asi como por las siguientes causas: a) No entregue la totalidad de la digitalizacién de los expedientes, de conformidad con los términos, condiciones y especificaciones indicados en el anexo de ejecucién. b) Acumule penas convencionales que rebasen el 10% del monto total del servicio. ©) No entregue el software. Décima Octava.- Disposiciones Legales Aplicables: Las partes manifiestan que el presente contrato es producto de la buena fe, por lo que se comprometen a realizar todas las acciones para su debido ‘cumplimiento; los asuntos que no estén expresamente previstos en el mismo, asi como las dudas que pudieran surgir con motivo de su interpretacién y cumplimiento, se resolverén de comin acuerdo y por escrito No obstante lo anterior, en caso de no llegar a algtin acuerdo, las partes se someten expresamente a la jurisdiccion y competencia de los Tribunales Federales en la Ciudad de México, renunciando al fuero que les udiera corresponder en razén de sus domicilios presentes, futuros 0 cualquier otra causa, Enteradas ambas partes del contenido, alcance y efectos legales del presente contrato, lo ratifican y firman de conformidad en cuatro tantos originales en la Ciudad de México, el dia\¥3 de noviembre de 2013. “LA SEP? J Dr. en D. Jorge Olvera Rector J. Jestis Clistodio Garcia Director de Servicios (r General del Fondo de Fomento y Tecnolégica de la Universidad Auténoma del Estado de México ULTIMA HOJA DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS, CELEBRADO ENTE LA SECRETARIA DEJ UX UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MEXICO, PARA LOS SERVICIO DE IMPLEMENTACION DE, ARCHIVISTICA Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DEL ACERVO HISTORICO DE LA SEP PARA DOCUMENTAL INTEGRADA Y UNIFICADA EN EL ENTORNO DE LA ADMINISTRACION ELECTRONICA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS. (CONSTA DE ANEXO DE EJEGUCION)3504 ANEXO DE EJECUCION QUE FORMA PARTE INT=GRANTE DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS CELEBRADO ENTRE LA SECRETARIA DE EDUCACION PUBLICA Y LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MEXICO, SON FECHA 13 DE NOVIEMBRE DE 2013. SERVICIO DE _IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVISTICA_Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DEL_ACERVO HISTORICO DE LA SEP PARA UNA CORRECTA GESTION DOCUMENTAL INTEGRADA Y_UNIFICADA EN EL ENTORNO DE LA ADMINISTRACION ELECTRONICA CON BASE AL ART, 21 DE LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS’ |. DESCRIPCION DEL SERVICIO La Secretaria de Educacién Publica (SEP) requiere la contratacién de un “SERVICIO DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVISTICA Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DEL ACERVO HISTORICO DE LA SEP PARA UNA CORRECTA GESTION DOCUMENTAL INTEGRADA Y UNIFICADA EN EL ENTORNO DE LA ADMINISTRACION ELECTRONICA CON BASE AL ART. 21 DE LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS" de la bodega de Tlalnepantia en primera instancia dependiente dela Direcoién General de Recursos Materiales y Servicios para convertirse en expedientes electronicos indexados, que permita su consulta, impresién, distribucidn, mantenimiento, altas y cambios como lo marca la ley para en un futuro ir incorporando todo el archivo de la SEP bajo el mismo esquema Por lo anterior, se requiere la intervencién especializada para estabilizar el flujo documental de acuerdo a los Principios archivisticos y con ello, cumplir con lo que dicta el marco legal a nivel Federal, para el tratamiento documental, I. OBJETIVO GENERAL Realizar el proceso de obtener la prestacién del servicio que permita utilizar el desarrollo e implementacion de un sistema para garantizar la integridad y conservacién de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, asi come su edecuada conformacién de la memoria institucional de las dependencia para un volumen inicial de 30 mil cajas y la digitalizacién de 6,125,650 imagenes del acervo historico de la bodega de TLALNEPANTLA de la Direccién General de Recursos Materiales y Servicios, mediante la contratacién de una empresa especializada en el ramo, para convertirse en expedientes electronicos indexados, permitiendo la consulta, impresién y distribucién, con la finalidad de ofrecer a los usuarios un esquema de consulta transparencia y auto-atencién rapido y eficiente de su documentacion. A través de la prestacién del servicio que permita exploiar el uso del desarrollo e implementacién de un sistema que permitiré el dptimo manejo de fa informacidn y carga del proceso de digitalizacién inerementales de expedientes que maneja el archivo de cancentracién, con la finalidad de ofrecer a los responsables un manejo dptimo de los mismos y a los usuarios un esquema de consult y auto-atencién répida, eficiente y titi cumpliendo con la norma y regulaciones que en la materia esta obligada la Secretaria de Educacién Publica a Implementar en el manejo de todo tipo de informacién y la publicacién de ésta en las versiones que se requieran. i, ALCANCES En coordinacién con el area tecnologia de la SEP , se coordinaran las actividades destinadas a la automatizacion de los archivos y a la gestion de documentos electrénicos.Los trabajos deberan dar inicio con la entrega del diagnéstico documental seguido de la implementacién del sistema que considere la norma que establece Ia ley de archivos para dar inicio a la limpieza preventiva; identificacién y Mapa de Ubicacion, Topogratica; cor-paralelo al proceso Investigacié de Campn: instrumentos de descripcién; concluyendo implementaGion, ge normas nacionales e internacionales,La VAEM debera considerar en el desarrollo del provecto, las siguientes etapas: lll.1- Proceso de intervencién archivistica IIl-2- Requerimientos funcionales e implementacién del Sistema IIL3- Proceso de digitalizacion PROCESO DE INTERVENCION ARCHIVISTICA a) Conocimiento de la Situacién Actual EI Archivo de Concentracién (AC) de la SEP, cuenta con un fondo institucional en resguardo con aproximadamente 30 Mil cajas de carton corrugado con alrededor de entre 120 y 200 expedientes. El soporte ue contiene la informacién predominantemente es el papel con guardas en tamatio oficio y carta aunque se Pueden encontrar en menor medida soportes especiales como, cintas de video, discos magnéticos, CD's y algunas hojas de tamario ampli. EI Archivo de concentracién (AC), es un corpus de informacién, que data de la década de los 20's del siglo pasado, en donde se identifica un “Fondo Acumulado" que contiene informacion diversa que es necesario Clasificar ¢ iniciar un proceso de valoracién documental, con el propésito de obtener un AC actualizado, ordenado y organizado a la altura de los requerimientos no sélo nacionales sino internacionales, que constituyan la base documental para la Transparencia y la Rendicion de Cuentas Problematica actual: + Desde la creacién del AC, no se ha establecido un sistema institucional de archivos, y en ‘onsecuencia, las practicas para controlar el flujo documental son inestables e irregulares. + EI AC, no cuenta con los instrumentos de descripcién archivistica que impone la Ley para su regulacién y actuacién + “La Secretaria de Educacién Publica no cuenta con normas nacionales y/o internacionales, como Tecomienda la archivistica contempordnea a fin de lograr una Entidad de clase mundial a la altura de la SEP. + EIAC se encuentra en la actualidad en un proceso de trastado a un nuevo repositorio, coyuntura para la inminente clasificacion, ‘+ Dificilmente un levantamiento preliminar arrojara un numero exacto sobre el volumen documental existente. Numero que no se puede soslayar para lograr un Archivo de Concentracién modermo al 100% + El estado de conservacién actual, 2n donde se puede observar incluso cajas almacenadas en el suelo, impone un analisis mas profundo para ver si no es necesario una desinfeccion para detener el deterioro y controlar agentes biologicos dariinos pera la salud, evitando contagios de alto riesgo para los empleados que laboran en el repositorio. ‘+ Alno existirinsttumentos de descripcién archivistica como manda la Ley Federal de Archivos, no hay técnica moderna en el manejo como un sistema de automatizacion para la recuperacién inmediata, que ofrezca eficiencia y eficacia a la altura deseada. + Elfactor humano, principal generador de insumnos de informacion quien es el responsable de nuttir al AC, no esta debidamente informado en archivistica y por tanto no existe un flujo de informacién que consolide el modelo del Ciclo Vital del Documento, como también ordena la Ley Federal de Archivos. b) Alcance de Propuesta Técnica requerida La Secretaria-de Educacién Publica requiere urgentcmente ta intervencion espacializada de Prestador-de servicio para estabilizar el flujo documental de acuerdo a los principios archivisticos, n lo que dicta el marco legal a nivel Federal, para el tratamiento documental. Adtener un sistema que permita la administracién del archivo para dar cumplimiento a la Ley Federal de Archivos. De acuerdo a lo anterior se requiere cubrir' » sig entes puntos: bite Semvicio de prestacién y uso de Software del Sistema Gestion de Archivistica hasta por 99 aftos b2- Documentos de metodologia a implementar en el proyecto ba- Diagnéstico documental b4a- Limpieza preventiva bs Identificacién y mapa de ubicacién topogréfica bs Investigacion de campo: instrumentos de descripcién archivistica. bz. Implementacién de normas nacionales e internacionales bB- Sistema de Gestion de Archivistica b3- Diagnéstico documental Consiste en un informe detallado sobre el estado de conservacién que guarda el fondo institucional, la totalidad de! volumen documental existente, asi como, el analisis de los servicios al usuario, las herramientas de practica cotidiana y la estructura organica para el manejo del AC en la actualidad. b4- ——_Limpieza preventiva Consiste en timpiar la documentacién con aspiradora y la utilizaci6n de rejillas para documentos con alto nivel de riesgo | b.5- __Identificacién y mapa de ubicacién topografica ] El proceso consiste en la identificacié: de 30,000 cajas contenidas en el AC para cotejarlas con los \ inventarios existentes a fin de darles una topografia consecutiva apoyada con tecnologia de Codigo de barras, Por lo que hace al Mapa de Ubicacién Topogréfica, consiste en un mapeo automatizado para una recuperacion inmediata y efectiva bs- Investigacion de campo: instrumentos de descripcién archivistica. Para la realizacin de estos procesos, es necesario eiactuar en pasalelo al proceso técnico in Situ, una investigacion de campo, que argumente los tipos documentales que generan las Unidades Administrativas Responsables. Los instrumentos de descripcién archivistica, constituyen las guias de apoyo, para proporcionar a los usuarios un servicio rapido y eficiente de manera muy sencilla; con la puesta en marcha de los instrumentos se ofrece la pertinencia y continuidad en cuanto al Ciclo Vital del Documento como lo sefala la Ley de Archivos (Art. 10). En la indagatoria de campo la metodologia debe de ir de lo general a lo particular, de esta manera, se contempla un cotejo el Inventario General en paralelo con el Cuadro General de Clasificacion Archivistica, continuando con el Catdlogo de Disposicién Documental, para finalizar con la Gui Simple de-Archivos. Los cuatro instrumentos, son herramientas archivisticas obligadas hoy dia, qué dan.cuénta de las fechas extremas de los documentos para tener claro su estadia, las tipolggioriginal hasta el proceso de depuracién en donde la documentacién concluye su ruta en dos caminos finales la eliminacién en caso necesario o la conservacién permanente. b7- Implementacién de norma. naciunales e internacionales De acuerdo a lo que sefala la Ley de Archivos en su apartado 36. ba Sistema de Gestion de Archivistica Se requiere de la prestacién de un Servicio y uso de Software del Sistema Gestién de Archivistica por hasta 99 afios que cumpla con las normativas de la Ley Federal de Archivos. ©) Descripcién Metodolégica En relacién a los trabajos archivisticos para la estabilizacién del AC de la SEP, se deberd apegar a los Procesos solicitados y que da cuenta de la intervencién a desarrollarse en una linea de tiempo de 2 meses, los cuales se conforman de los siguientes components: c.1 Descripcién de Componentes 2 — Diagndstico documental 3 Limpieza preventiva 4 Identificacion y Mapa de Ubicacion Topogratica 6.5 Investigacién de Campo: Instrumentos de Descripcién Archivistica 6. _Normas nacionales e internacionales 1 Descripcién de Componentes Para realizar los trabajos relacionados con I> archivistica, la SEP proporcionara los recursos necesarios para tener acceso al archivo y coordinara los provesos de investigacién de cada unidad administrativa ©.2 Diagnéstico documental Con este proceso se tendra un panorama actual de las condiciones de conservacién del Fondo documental de la Secretaria de Educacion Publica, las caracteristicas de los repositorios, asi como, una revision de las normas de seguridad y el volumen documental contenido, 3 Limpieza preventiva Limpieza de la documentacién contenida dentro de las cajas que conforman el corpus total del AC a través de aspirado de los documentos. 4 Identificacién y Mapa de Ubicacién Topogratica Con Ia identificacion de las cajas y su area generadora se disefiara el Mapeo Topogratico. 5 Investigacion de Campo: Instrumentos de Descripcién Archivistica La investigacién esta dirigida a los responsables de cada Unidad Administrativa a las que sirv consiste. en entregar resultados de cuatro componentes principales de un marco inte c alos en relacion a:Tipologias documentales que se generan por rea Nivel de conocimiento Archivistico Nivel de conocimiento sobre Transparencia y. Nivel de conocimiento sobre Rendicion de Suentas. EI propésito fundamental de la indagator.;, es ubtener informacién primaria que sirva para el diagndstico archivistico en referencia a cotejar los resultados de las series que se identifiquen en la pesquisa, con el Cuadro General de Clasificacién Archivistica vigente. En adicién, obtener resultados con relacién a los niveles de conocimientos Archivisticos, Transparencia y Rendicion de Cuentas. La metodologia de Ia investigacién debera ser “exploratoria’, la técnica a emplear sera “entrevista cara a cara” (para obtener informacién cuantitativa y cualitativa) y; el instrumento para recabar los datos sera el “cuestionario’. Dentro de este proceso exploratorio, se contempla un tipo de capacitacién paralela que pueda nutrir de Conocimientos archivisticos, al personal que finalmente quedard a cargo del AC y al mismo tiempo, que sirva de estimulo a la cultura archivistica dentro de la Entidad. Capacitacién que indudablemente contempla, la Teproduccién de una linea continua de capacitacién hasta lograr la implementacion del Sistema Red de Archivos para sujetos obligados como marca la Ley Federal de Archivos y otras disposiciones en la materia, ¢.6. _ Normas nacionales e internacionales Implementacién de la norma internacional ISDIAH pata Organismos que custodian y conservan fondos institucionales. fema de Gestion Archivistica Se requiere un sistema de administracién archivistica que permita cumplir con los requerimientos de los usuarios internos de SEP y que cumpla con lo solicitado por el Archivo General de la Nacién y el IFAl en materia de administracién documental. La implementacién de este sistema permitira tener un control del proceso de Archivistica permitira tener mayor efectividad y cumplir con todas las normas de la ley Federal de Archivos. Permitiendo al Archivo de Concentracién tener mayor control en la ent-ada salida y administracion del archivo. l1L.2.- REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL SISTEMA, Debe ser una Solucién de Gestién Archivistica soportada en una Plataforma Corporativa Integral para la Gestion Electronica de Documentos y que ofrezca una diversidad en el manejo de todo tipo de documentos e informacion, combinando las tecnologias basadas en Web como la gestion documental, Flujos de Trabajo (Worktlow), Imagenes y cualquier tipo de ducumento electrénico en la misma aplicacién. Esta plataforma debe permitir trabajar en plataformas tales como: + Bases de datos: SL Server 2005 6 superior / Oracle v 8.0.5.0 6 syferior * Sistema’ Operativo Server: Windows Seryer 2008 o-stperior. 10‘+ Sistema Operativo para estaciones de trabajo/consulta: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Apple Mac OS. Debe permitir operar en ambiente cliente/servidor y Web, Integracién. Sobre el uso de la plataforma, el sistema ¢ ve s. « entregado por escrito con un licenciamiento perpetuo a nombre de la SEP y debe tener una garantia para correccién de malos funcionamientos de la plataforma de Un ato, posterior ala firma de contrato, El licenciamiento propuesto deberé considerar las siguientes caracteristicas * Tota! de usuarios concurrentes para registro: 100 * Tota! de usuarios concurrentes para consulta: 100 + La versién de licencias deberd ser la Ultima disponible en el mercado a nivel internacional en el idioma espajiol y correr sobre el sistema operativo estandar de SEP, antes mencionado, La UAEM deberd incluir la instalacion, configuracién y puesta en produccién de la plataforma considerando los siguientes servicios: * _Instalacién de prestacién de licencias para ol uso del software aplicativo + Configuracién del producto de acuerdo a los requerimientos de la Institucién: El sistema debe ser adecuado respetando la imagen institucional la SEP y se debera ser implementada y configurada en las instalaciones de la SEP dentro del Distrito Federal La plataforma propuesta, una vez parametrizada deberd cumplir con la funcionalidad requerida y se apegue a la arquitectura conceptual descrita en Las “Caracteristicas Funcionales Del Sistema’ CARACTERISTICAS FUNCIONALES DEL SISTEMA. EI Sistema debe cumplir con Lineamientos Generales para la Organizacién y Conservacién de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracion Publica Federal EI Sistema debe Cumplir en su totalidad con las normas intemacionales para la descripcién archivistica |SAD_ (G) € ISAAR (CPF) para la descripcién de autoridades., EI Sistema debe cumplir con los lineamientos requeridos por la Ley Federal de Archivos (AGN) y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Inf. mnac.on Publica Gubernamental (IFAl) Dado lo anterior, el sistema deberd incluir: * Organizacién de Fondos + Gestién de Transferencias + Control de Catalogs * Control de Aitas * Control de Préstamos * Control de Reportes Debe considerar que la consulta sea via web concurrentes, Ademas, debera tener un portal de Solicitudes 0 traspasos para que las areas que requieran interactuar con el archivo de cancentracion se hagan a través de este sistema Debe considerar que, la consulta sea via web, y que permita el acceso de por lo menos 50 usuarios. concurrentesAdemés, debera tener un portal de Solicitudes o traspasos para que las areas que requier karchivo de concentracién se hagan a través de este sistema "FUNCIONALIDAD. DESCRIPCION | Gestion de archivo Debe proveer un mecanismo para la organizacién, | valoracion, validacion, clasificacién, control, retenciér disposicién de documentos y expedientes (gestion documental archivistica). Manejo de etapas del archivo El sistema deberd integrar las etapas Activa (archivo de tramite), Semiactiva (archivo de concentracién), Destino final, (Historica 0 Baja) del Ciclo de Vida del documento para aplicarse a cada uno los procedimientos mencionado... El sistema debera tener la capacidad de generar los Instrumentos de Control Archivistico siguientes: 1. Cuadro general de clasificacién Archivistica 2. Catalogo de Disposicién Documental. 3. Inventarios © General + Transferencia Primaria + Transferencia Secundaria + Baja documental 4, Guia Simple de Archivo. 5. Helacién d. Archivos (de trémite, concentracién e hist6rico) Cuadro general de clasificacién archivistica. En esta estructura se deberin tener en cuenta los requerimientos del IFAl y EL AGN. El reporte de éste instrumento deberd incluir al menos los siguientes datos: Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad, Nombre de Fondo y clave Nombre de Subfondo y clave Nombre de Seccién y clave Nombre de Serie y clave Nombre de Subserie y clave Unidad administrativa NOGRYNs Catalogo de disposicion documental EI sistema debera tener la capacidad de integrar y mantener el catdlogo de disposicién _documental actualizado y en linea. El reporte de éste instrumento debera incluir al menos los siguientes datos’ Sigla~ y Logotipo ‘¢ la dependencia y/o entidad Fondo Nombre de Seccién y clave Nombre de Serie y clave Nombre de Subserie y clave Valores documentales (Primario: administrativo, legal, contable, fiscal,) Plazas de conservacién (archivo en trémite, en concentracién, total de afios) o baja documental 8. Técnicas de seleccién (eliminacién, conservacién, muestreo) _ Observaciones. 10)Periodo “te reserva Clasificacion de lal\, informacién confidencial o publica) N gosone (reseryaéa,FUNCIONALIDAD DESCRIPCION Manejo de inventarios Pe-mitir medificaciones en la captura del expediente para evar efrores en la creacién del mismo y permitir la climinacién del expediente cuando sean eliminados todos los documentos asociados al mismo, El reporte de éste instrumento deberd incluir al menos los siguientes datos: Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; Nombre de la unidad administrativa; Area de procedencia y niimero de clave clave y nombre d. la seccién comin o sustantiva, clave y nombre de la serie , clave y nombre de la subserie No. de registro Nombre del expediente esoripcién del expediente o asunto 10. Numero de clasificacién archivistica del expediente 11. Valor documental 12. Clasificacién de la informacion 13. Vigencias documentales 14, Fechas extremas 15. Volumen (nuimero de legajos, libro, otro) +6, Numero de caja; 17. Ubicacion 18. Observaciones Generacidn de inventarios de Transterencia primaria, Transferencia secundaria o Baja documental EI reporte de éste instrumento debera incluir al menos los siguientes datos: 1. Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2. Tipo de inventario: documental, de transferencia primaria, de transferencia secundaria o de baja 3. Nombre de la unidad administrativa; 4. Area de procedencia y nimero de clave 5. Nombre del responsable del archivo 6. clave y nombre de la seccién 7. clave y nombre de la serie 8. No. de transferencia 9. Fecha de la transferencia 10. No. de registro 11. Nombre dal expediente 12. Descripcién del expediente o asunto 13. Nimero de clasificacion archivistica del expediente (Aifanumérico) 14. Valor documental 15. Clasificacién de la informacion 16. Vigencias documentales 17. fechas extremas 18. Volumen (numero de legajos, libro, otro) 19. Nutuero de caja; 20. Destino final (Histérico 0 Baja) 21. Observaciones 22. Leyenda de cierre: 1a) .E1 presente invent myaran _ expedientes 76) Autonza WomoreFUNCIONALIDAD DESCRIPCION ©) Validé (Nombre Cargo y firma) Generacién de guias simples El reporte de este instrumento deberd incluir al menos los siguientes datos: Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad Unidad administrativa Area de procedencia del archivo Nombre del responsable y cargo Domicitio Telé.ono Correo electrénico Ubicacién fisica Unidad administrativa de procedencia y clave de la misma Seccién Serie Fecha(s) Descripcién Volumen Elaboré (Nombre Cargo y firma) Validé (Nombre Cargo y firma) Peroason= Generacién de Relacion de Archivos (de tramite, concentracién e histérico) El reporte de cada uno de Tos instrumentos deberd incluir al menos los siguientes datos: Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad Unidad Administrativa Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo electrénico Elaboro (Nombre Cargo y firma) \Validé (Nombre Cargo y firma) JOmNOMREDa Generacion del reporte de Indice de expedientes reservados de acuerdo al formato solicitado por el IFAI Pagina sugerida: hhttov/ingices.ital.ora.mx/wb2/IFAI/ Sistema_de_Indices?op=Buscar&Baseld -gope=Buscar Este reporte deberd incluir al menos los siguientes datos: Nombre de la dependencia Unids.d Administrativa Atribucién (secci6n) Rubro Tematico (serie) Expedientes (Nur-ero de clasificacién archivistica del expediente)(Alfanumérico) Titular de la unidad Administrativa Fecha de clasificacién a. De: 00/00/0000 b. A: 00/00/0000 8. Fundamento Legal 9. Periodo de Reserva (afios) 10. Fecha de desclasificacion a. De: 00/00/0000 b._A: 00/00/0000 oReNe No ‘Generacion de la relacion de expedientes desclasificados Este reporte deberd incluir al menos los siguientes datos: *. Nombre de la dependencia -2., Unidad administrativa ~ "3. Atribucién (seccién) a 4. Rlubro Tematico (serie) fsificacion arc} 5._Expedientes (Numero 14FUNCIONALIDAD T DESCRIPCION jel expediente)(Alfanumérico) 6. Titular de la unidad Administrativa 7. Fecha de desclasificacion a. 90/00/0000 8. Fundamento Legal Debe permitir la captura de los datos | Debera contemplar el cumplimiento de la normatividad para la Generacién de portadas 0/| aplicable, derivada de Ley Federal de Transparencia y guarda exterior para los expedientes | Acceso a le Informacién Publica Gubemamental y los considerando la estructura de la norma | Lineamientos Generales para la Organizacién y ISAD y lineamientos aplicables emitidos | Conservacién de los Archivos de las Dependencias y por el AGN e IFAL Entidades de la Adminis'racién Publica y la norma ISAD, contemplanaose la jerarquizacién de los expedientes conforme a su naturaleza temética, funcional, u organizacional (fondo, seccién y serie), en sistemas de archivo numéricos o alfanuméricos multinivel (taxonomia) Integracion de documentos Debe permitir la integracion de documentos al expediente | con la captura de la siguiente informacién minima: | 4. Nombre de! documento No. de folio control Soporte documental Clasificacion archivistica del expediente al que pertenece Emisor del documento Descripuién del asunto Fecha del documento Fecha de Clasificacion y Desclasificacién. Fundamento legal 0. Fojas Adicionaimente debe permitir la inclusi6n de documentos a los expedientes capturados, asi como reubicaciones, modificaciones y la eliminacién de documentos en los expedientes. Manejo de roles La solucion propuesta debe administrar el acceso y las ‘operaciones que pueden realizarse sobre el sistema y los documentos contenidos a través del manejo de roles e interactuar con el directorio activo, por ejemplo debe restringir, tanto en el caso del catalogo como en el del cuadro de clasificacién, su actualizacién y/o modificacién, estas acciones sdlo deben estar disponibles para los usuarios co.. los permi:4s adecuados para tal actividad (administradores). Busquedas Debe permitir que a partir de todos los campos registrados despliegue en el resultado de una busqueda la informacion asociada con el expediente o documento de que se trate, también debe permitir el uso de operadores booleanos, légicos y libres para la aplicacién de filtros sobre las busquedas El fesultado de la bisqueda eee lentes requisitesFUNCIONALIDAD DESCRIPCION Clasificacién archivistica 2. Orden ascendente por clasificacién archivistica 3. Debe mostrar la localizacion fisica de los documentos y expedientes existentes, (resultado de la busqueda). Nombre del expediente Titulo del expediente. Asunto del expediante Propietario del expediente Opcién de solicitar en préstamo La consulta debera poder mostrar la ubicacién de un. expadiente sin importar el tipo de archivo al que pertenezca, Préstamos Debe permitir procesar solicitudes de préstamo de expedientes de manera electrénica y mostrar la ubicacién en que se encuentra, fecha de solicitud, fecha de entrega y fecha de compromiso de devolucién calculando las fechas de les eventos del préstamo. Debe generar un vale de préstamo imprimible. El formato deberd contener los siguientes datos: Ciglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; Numero de Folio progresivo Nombre de la unidad administrativa solicitante Clasificacién archivistica Fecha de solicitud préstamo; Fecha de devolucion préstamo Fecha de prorroga (en su caso). Nombre y firma del responsable Nombre y firma del solicitante y quien recibe jOmNONeEDS | Ciasificacién de informacion Debe contar con la capacidad de clasificar y desclasificar Inde acuerdo a las disposiciones aplicables y ermitir modificar dinamicamente las regias que rigen dicha capacidad. Asimismo deberé mostrar el fundamento legal informac de dicha clasificacion del expediente o documento. Transferencias primarias y secundarias. Identificar los expedientes cuyo plazo de conservacion en archivo de tramite 0 concentracién ha concluido, conforme al catalogo de disposicién documental. El sistema tendra la capacidad para dar avisos via E- mail asi como reportes de todos los registros que hayan cumplido dicha condicién. 1. Al realizar la Transferencia tendra la capacidad de seleccionar de su inventario los registros para su transferencia, permitiendo hacer la busqueda de dicho inventario pak lo menos series documentaldg 0 76 expedientes. Emitir im electronico el Lréporte a 16 xFUNCIONALIDAD. DESCRIPCION ] correspondiente a la transferencia, permitiendo | regenerarlo en cualquier momento que se requiera | de nueva cuenta por nimero de transferencia. | 3. Realizar el cambio de estatus de los registros enlistados, es decir cambio de trémite a | concentracién y de éste a historico. Retencién de informacion } La Solucién propuesta debe incluir la definicién de los | periodos de retencién de la informacién para alertar de las fechas para su transferencia primaria 0 secundaria, conforme a los requerimientos de la Ley y aplicar de forma automatica las reglas de negocio definidas. 1. El sistema debera tener la capacidad para calcular los _plazos de conservacién con base en el catélogo de disposicion documental 2 El sistema deberd recalcular los plazos de conservacion por efecto del registro de una prorroga al periodo de seserva. Generacin de reportes Ejecutivos Debe tener la funcionalidad de crear reportes de la informacién registrada en el sistema de acuerdo a las necesidades’ de la Secretaria, visualizar en pantalla, impreso, y en archivo electrénico en formato de Excel y/o PDF , como son los siguientes 1. Cuadro general de clasificacién Archivistica 2. Catalogo de Disposicién Documental. 3. Inventarios a) General b) Transferencia Primaria ©) Transferencia Secundaria d) Baja documental | 4. Guia Simple de Archivo. 5. Relacién de Archivos (de trémite, concentracién e histérico) a. Reporte por préstamos solicitados, devueltos, vencidos y renovados Relacién de expedientes clasificados Relacién de expedientes desclasificados Y en su caso, las ampliaciones de periodos de reserva, (Se dan reportes semestrales) aes 6. Expedientes: a) Reservados (indice de expedientes reservados, ver requerimientos del IFA) ») Confidenciales ©) Publicos 7. Reporte de series documentales por unidad administrativa y su status(tramite, concentraci — histérieu 0 baja) 8. Por numero y tps tortor re; = eZ. 7 7FUNCIONALIDAD DESCRIPCION ‘Topografia Permitira contar con la funcionalidad para la ubicacion *‘opogratica del expediente on los siguientes niveles: + Inmueble © area * cuerpo de estanteria + anaqueles »_espacios Niveles de seguridad avanzados Debe contar cor, determinantes de nivel de seguridad, para el acceso, impresién y consulta de acuerdo a perfles determinados por tipo de usuario. | Requerimientos de IFAT Los cuadros generales de clasificacién. En esta estructura se deberdn tener en cuenta los requerimientos del IFAI y EL AGN para considerar: © Fondo * Subfondo © Seccién = Subseccién © Serie © Subserie Localizacién fisica Dede incluir la funcionalidad para administrar la localizacion fisica de los documentos y expedientes existentes en los archivos de trémite, concentracién, histérico 0 baja definitiva Sobre carga de imagenes de Digitalizacion La UAEM deberd de incluir un médulo de carga de imagenes de expedientes digitalizados. Sobre carga de imagenes de Digitalizacion La UAEM debera de incluir un médulo de carga de imagenes de expedientes digitalizados con sus metadatos (Datos de indexacién). Manejo de archivos électronicos adjuntos Personalizacion El sistema debera permitir el proceso de digitalizacién de documentos asi como la integracién de las imagenes al expediente electrénico Facilidad para configurar las pantallas del sistema, de acuerdo a las necesidades de presentacién e imagen de la SEP Soporte Técnico Du ante la vigencia del contrato el prestador del servicio deberd proporcionar el soporte ténico necesario que permita el correcto funcionamiento del sistema. En caso de falla o incidencia atribuible al funcionamiento La UAEM se obliga a restablecer el correcto funcionamiento de conformidad con lo siguiente: Soporte 5x8 : Soporte de lunes a Viernes de 9:00 a 18:00 La solucién de cada incidencia sera en funcién a la complajidad del caso, severidad e impacto al sistema productivo. Los tiempos de respuesta objetivo para cada fugyoesso, se deben calcular a partir del diagnéstico 18FUNCIONALIDAD. DESCRIPCION ipo de Incidente Tiempo de Respuesta Esperado Sistema Productivo | 4 horas habiles Caido (Prioridad 1) Impacto serio enel | 8 horas habiles aplicativo (Prioridad 2) Tpacto medio en el | 24 horas habiles aplicativo (Prioridad 3) Impacto bajo en el 48 horas habiles aplicativo: (Prioridad 4) Descripcién de Prioridades: "ET problema atribuido a uno de los ‘componentes de software subsoritos al contrato de Soporte y Mantenimiento y afecta al 100% de !-s usuarios los cuales no Prioridad | pueden continuar con su trabajo. 1: | Ejemplo: No se puede acceder a la aplicacién o se presenta un error fatal el cual no permite ejecutar ninguna funcionalidad del sistema ‘Subscrito al programa de mantenimiento. Prioridaa | Afecta a un grupo mayor al 50% usuarios 2.) | pero de alguna manera pueden continuar con su trabajo. ‘Se presenta como un caso aisiado que afecta Prioridad | a algunos usuarios (menor al 50% y mayor 3: | al 10% de los usuarios) y no les impide ‘continuar con su trabajo. Se presenta como un caso aisiado que afecta a algunos usuarios (menor al 10% de los usuarios) y no les impide continuar con su trabajo 6 se presenta en ambientes no roductives tales como desarrollo, pruebas U otros. Todo esfuerzo es realizado para solventar aaa caso lo mas pronto posible sin embargo el tiempo de resolucién puede variar dependiendo de la complejidad del caso, || severidad e impacto al sistema productivo. Los tiempos de respuestas objetivo para “ada nuevo caso, se calculan a partir del Giagnéstico preliminar del especialista de \ soporte. Prioridad 4 Capacitacion ‘Se deberd considerar la capacitacion para la administracion | | y-operacion del sistema, asi como la documentacién ‘Solucion, incluyendo como, minimo les técnicos¥ de jafio en formato imesh saa : TtFUNCIONALIDAD DESCRIPCION | La capacitacin sera para 100 usuarios concurrentes y al | personal que designe el Administrador del Contrato, en las instalaciones designadas por este ultimo. Capacitacién para un maximo de 10 usuarios para el nivel operativo en 1 sesidn de 5 hrs., impartidas en las fechas en que la UAEM y el administrador del contrato determinen, Segunda capacitacién para_un maximo de 3 usuarios para el nivel Administrativo del sistema en 2 sesiones de § his., impartidas en las fechas en que la UAEM y el administrador del contrato determinen, La Capacitacién serd impartida en el Distrito Federal en las instalaciones que el admixistrador del contrato determinen, Caracteristicas para trabajo en WEB | El sistema debe considerar trabajar bajo: ~ Acceso cliente Web via HTTPS ~ Permitir trabajar en una VPN - Permitir certificados de seguridad - _ Permitir trabajar sobre servidores virtuales VMWare © Microsoft. Migracion del sistema a ottos Servidores | El sistema debe considerarla prestacion del uso del Software Instalado, los Manuales de instalacion y Configuracién de la piataforma para realizar migraciones a __ otros servidores en caso que sea necesario. Memoria Técnica ‘Se debe entregar la memoria técnica de la configuracion | del sistema de acuerdo a los requerimientos GARANTIAS TECNICAS El lcitante adjudicado deberd otorgar una garantia sobre los hallazgos encontrados en el sistema, la cual serd de 1 aio a partir de la fecha de implementacién de! mismo. El lcitante adjudicado deberé otorgar una garantia sobre las imagenes digitalizadas, para su correccién, la cual sera de 1 aio a partir de la fecha de entrega de las mismas. PRUEBAS DE ESTRES. Para la entrega del sistema se requiere realizaruna_prueba de estrés, realizando consulta de las imagenes a utlizando el 80% los usuarios concurrentes entregados para el acceso al sistema, una vez cargado el total de las imagenes cigitalizadas. El sistema debe asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma bajo este proceso. Il.3- PROCESO DE DIGITALIZACION2. El servicio deberd seguir el siguiente plan de digitulizacién mensual: Volumen de ld MES Produccién (En imagenes) 1] NOVIEMBRE 1,050,000 2| NOVIEMBRE 2,597,825 3) DICIEMBRE 2,537,825 TOTAL 6,125,650 3. El retoque de imagenes deberé de realizarse en forma automatica al momento de la digitalizacién utiizando tecnologia VRS. 4. Se realizara una validacién para asegurar la calidad de imagen tomando en cuenta un muestreo del 10% por cada lote de imagenes entregadas para cu depésito en el repositorio final, esta auditoria la deberd realizar la UAEM entregando un reporte de las imagenes por lote que se aplicé su auditoria y su resultado. 5. Sobre la volumetria de digitalizacién se espera que los Escéner a utilizar consideren cubrir: Medida Caracteristicas Imagenes Requeridas 175 mil paginas diarias Diarias para la digitalizacion Velocidad de los escéner Los requeridos para cumplir con el volumen diario Modo de alimentacion ‘Alimentacién Automatica a través de rodillos ‘Sobre las Garantias de las imagenes. La UPSM se obliga a otorgar una garantie de dos afios sobre la calidad de la imagen. Dicha garantjdse aplicara por una digalzaciondetectuesao bien quero oumpla con las especicaciones técncas so la garantia seré-valida siempre y cuando la image: digitalizada nd haya alts garantia, 21Diagrama Flujo Escaneo Anaqueles. Dighatizacion de Expedientes aoe onasnon | Actividades a Realizar a) Recepci Se refiere al manejo de los expedientes en cl momento en que son entregados a la UAEM, como se reciben, como se registra su recepcién y manejo de la informacién. b) Preparacién, Expurgo: Se refiere al manejo, registro, control y administracién de la informacién y asignacién de cargas de trabajo de esta, en los procesos de limpieza de to4o material que impida el libre paso de los dozumentos por el escaner, clips, grapas, broches, etc. Todo esto ya estando la informacion bajo la responsabilidad de la UAEM. ©) Digitalizacion: Se deberdn generar expedientes electrénicos donde las imagenes cumplan con las siguientes caracteristicas que a continuacion se detallan. Formato: TIF Tipo: Blanco&Negro Resolucion: 300 DPI's / * Tipo de Archivos: Multipagina por Expediente, d) Captura e Indexacién: \ La indexacion corresponde a una serie de actividades para ligar 0 unir ima mediante el llenado de campos, llaves o indices. Las imagenes brocesadas, debe Ke in ser indexadas por expediFondo Nombre / asunto Unidad administrativa Area de procedencia No. De expediente Fechas extremas (inicial - final) Serie documental Cadido vp (valoracién primaria: A,L.C,F) Cadido ci (clasificacién informacion: R,C) 10. Cadido vi (vigencia: at,ac,h) 11. Ubicacién topogratica CENOnson= e) Validacién de Datos, Control de Calidad Se deberd realizar la revision de los datos capturados en el proceso de captura e indexacién. Se deberd realizar un muestreo de los expedientes para realizar el control de calidad f) Respaldo y Almacenadi Este deberd ser realizado por la UAEM y bajo su infraestructura propia, misma que deberd estar, en todo momento, a disposicién de la SEP. La Infraestructura de almacenaje y respaldo de la informacién procesada, asi como el sistema o aplicativo desarrollado por la UAEM, sera entregado por escrito en propiedad a la SEP sin costo a la finalizacién del servicio. La UAEM deberd brindar el servicio de digitalizacién e indexacién de documentos con sus propios recursos, en instalaciones propias de la SEP. Asimismo deberd contar con el siguiente equipo: escaneres, PC's y periféricos, mobiliario y Recursos Humanos necesarios para la digitalizacién e indexacién de imagenes. Descripcion Observa nes PERSONAL |C2M capacidad y cantidad necesaria, para cubrir os requerimientos de Produccién, Calidad y Oportunidad, durante el periodo de servicio, De alta produccién, con capacidad minima de 90 paginas por minuto, | alimentador automdtico, capacidad de resolucién hasta 300 DP''s y generacién de multiformato para los documentos 0 expedientes que estén en buenas | ESCANER's | condiciones. Para los documentos antiguos que no se puedan digitalizar con un escdner de rodillos, se debe considerar un escéner planetario para su digitalizacion Con capacidad minima de 500 GB en DD, 2 GB en RAM y procesador CORE 2DUO MOBILIARIO. |Mesas. sillas y demas, necesarios para la prestacion de los servicios Depurado, Digitalizacion € Indexado de la infgrmacién. Con capaci dad de almacenado minima de 15\TB,, Sesador Xeon l Core PC's 23IV. RESPONSABILIDAD DE LA UAEM El prestador del servicio debe considerar la infraestructura y personal necesario para realizar el servicio. Considerando los siguientes puntos: + Herramientas y material de trabajo: PO's, Reguladores de energia, Switch, Cableado provisional de la red, Papeleria, cubre-bocas, guantes, y/:: lo c''e considere necesario para la prestacion del servicio. Personal. Deberd ser personal capacitado con los conocimientos y experiencia requeridos para entregar la calidad del servicio solicitado. Infraestructura Tecnolégica: Debe contener lo necesario para poder operar con el Sistema Gestin de Archivistica. Esta infraestructura debera estar disponible para la SEP una vez terminado el servicio. Dar mantenimiento a la prestacién del uso del software sin costo para la SEP hasta por el tiempo de la garantia V. RESPONSABILIDAD DE SEP La SEP girara instrucciones, para que en el proceso exploratorio colaboren 5 funcionarios de la Jefatura del AC, asi mismo para que participen en la capacitacién paralela que pueda nutrir de conocimientos archivisticos al personal, La Jefatura del Archivo de Concentracién proporcionara al prestador del servicio los accesos a las instalaciones en un horario de 9:00 a.m. a 8:30 p.m de Lunes a Sabado. Asi mismo proporcionara la UAEM: © Un area de trabajo dotada de electricidad y barios. © Anaqueles instalados y cajas de tamaiio estandar cartén corrugado del tipo AM-2 y 07. 30 om. de alto 38 om. de ancho 60 m. de fondo © Espacio y adecuacién para la operacién del sistema central en el sitio. VI. LUGAR DE PRESTACION DE SERVICIOS Los servicios deberan ser prestados en las instalaciones del archivo de concentracién ubicados en: Av. Sor Juana Inés de la Cruz Num, 33, Colonia Tlalcalli, C.P.54067, Tlalnepantia, Estado México, México. VIL ENTREGABLES “Producto - Beneficio _ = Documentos, de | Documentacién que specifica la_metodologia metodologia a | implementar en cada uno de los procesos dentro del implementar en el proyecto | servicio. * Diagnéstico-Documental | Con este proceso se tendrd un panorama actual de las. oa condiciones de conservacién del Fondo Documental y el volumen documental de la Secretaria, ' t 24Producto * Limpieza preventiva + Identiticacion y Mapa de Ubicacién Topogratica ‘+ _ Investigacion de Campo: Instrumentos de Descripcién Archivistica ‘+ Normas nacionales € internacionales + Revisin ‘+ Sistema de Gestion Archivistica Beneficio Limpieza de la documentacién contenida dentro de las | cajas que conforiaan el corpus total del AC Con la identificacién de las cajas y su area generadora se disefiard el Mapeo Topogratico Automatizado Para obtener informacién primaria que sirva al cotejo de los resultados de las series que se identifiquen en la pesquisa, con los instrumentos de descripcién archivistica, obligados por la Ley, Cuadro General de Clasificacin Archivistica, Catdlogo de Disposicién Documental, Inventario General y guia Simple. Implementacién de la Norma Internacional ISDIAH, para Organismos que custodian Fondos Documentales Institucionales. La_implementacién de dicha norma internacional, estandariza las funciones, fortalece y prestigia a la Secretaria de Educacién Publica, ademas de distinguiria en su preocupacién de mantener un paralelo de desarrollo dictado en el nuevo orden mundial de la sociedad de la informacion y que fundamenta la base documental para cumplir con procesos como la rendicién de cuentas y la transparencia sustancial en toda Estado Democratico. Revision y lioeraci6n final de los anteriores entregables. Entrega del sistema de Gestién de Archivistica con el licenciamiento requerido. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES [— ACTIVIDAD I PERIODO POR SEMANAS (2013) NOVIEMBRE rao es Sistema Gestion de Archivistica Entrega de la prestacion del Sofware Documentos de metodologia a |implementar en el. proyecto Diagnéstic intal35 PERIODO POR SEMANAS (2013) NOVIEMBRE 1 27,3 ],4{[1 2 [3 ACTIVIDAD Limpieza preventiva |Identificacion y Mapa de Ubicacién: Investigacion de Campo: Instrumentos de descripcién Normas nacionales e internacionales. Revision Entrega Final con el Sistema Gestion de Archivistica completo con las funcionalidades requeridas. Las entregas deberan ser realizadas incorporando las imagenes ordenadas por expediente en un medio de almacenamiento que contenga un archivo TXT con la relacion de los datos indexados de los expedientes y cargadas al sistema, ‘Accion Entregable Primera entrega 7,050,000 de imagenes digitalizadas | Segunda Entrega 2,537,825 de imagenes digitalizadas Tercera entrega de digitalizaci6n_| 2,537,625 de imagenes digitalizadas Entrega Final Acta de entrega Final Enteradas ambas partes del contenido, alcance y efectos legales del presente Anexo de Ejecucién, lo ratifican y firman de conformidad en cuatro tantos originales en la Ciudad de México, el dia 13 de Noviembre de 2013. Rector ineral del F9ndo de Fomento y farrollo de la Investigacion Cientifica y Tecnolégica de k Universidad Auténoma del Estado de México UOLTINA HOJA DEL ANEXO DE EJECUCION. QUE FORMA PARTE INTEGRANTE DEL CONTRATO DE PRESTAG) CELEBRADO ENTRE LA SECRETARIA DE EDUCACION PUBLICA Y LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL EST) LOS SERVICIO DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVISTICA Y DIGITALIZACION ACEAVO HISTORICO DE LA SEP PARA UNA CORRECTA GESTION DCCUMENTAL INTEGRADA Y UNIFICADA| ‘ADNINISTRACION ELECTRONICA. CON BASE AL ART. 21 DE LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS. (CONSTA DE.revue aoa -