Professional Documents
Culture Documents
PEMELIHARAAN REKOD
PENYIMPANAN REKOD?
Maksud penyimpanan rekod
Keperluan penyimpanan rekod
PEMELIHARAAN REKOD?
Maksud pemeliharaan rekod
Bilik rekod
Kawalan rekod
BEGINIKAH CARA PENYIMPANAN
REKOD PEJABAT ANDA?
ATAU BEGINI?
PENYIMPANAN REKOD
Satu kaedah menyusun dan
mengesan rekod
Melibatkan satu sistem yang
sistematik bagi membolehkan rekod
diakses dengan cepat dan tepat pada
waktu dikehendaki
Keperluan
Memerlukan:-
Kaedah yang standard
ISO
Peraturan dalaman/best practise
Kawalan dari segi
Fizikal
Intlektual
Kawalan Fizikal
Penyusunan samada:-
ikut nombor atau abjad
Secara menegak/memanjang
Kawalan Secara Intlektual
Manual:
Buku daftar
Daftar lokasi
Inventori
Automasi
Sistem lokasi
Sistem bar coding
Apa itu pemeliharaan?
Pemeliharaan rekod bermaksud
penjagaan dan pengendalian rekod dengan
baik bagi mengelakkan daripada sebarang
kerosakan fizikal.
Bilik rekod
1. Lokasi
Tempat yang selamat di dalam
bangunan Jabatan/Pejabat
Mudah dihubungi
Tidak menjadi tempat tumpuan
pelanggan
Spesifikasi Bilik Registri/Rekod
2. Struktur
Ruang mestilah mencukupi untuk masa kini dan
hadapan
Dibina dengan penggunaan bahan tidak mudah
terbakar
Selamat dari sebarang gegaran dan runtuhan jika
berlaku kebakaran
Lantai hendaklah diperbuat daripada konkrit yang
diliputi plastik atau epocy-type. Lapisan ini
diperlukan bagi menghindari habuk daripada
berkumpul.
Struktur (samb.)
Dari aspek:
Pengurusan (manusia)
Fizikal bilik
Rekod
Aspek Pengurusan
Rekod
Persekitaran - udara
Manusia
Bencana
Rekod
Rekod tidak boleh terdedah kepada
persekitaran,manusia dan ancaman
bencana
Perlu dikawal
Persekitaran
Suhu
Kelembapan
Cahaya
Air
Pencemaran
Faktor biologi
Persekitaran - Kawalan Udara
Dipasang dengan alat hawa dingin
Mempunyai alat penyukat suhu dan
kelembapan
Sistem pembuangn gas yang baik seperti air
filtration dan air handling system disediakan
Peredaran udara
Dehumedifier
Jangkasuhu
Suhu
Sekiranya suhu tinggi kertas bertukar
warna kekuningan dan menyebabkan
berlaku proses pereputan
Perubahan suhu yang ketara akan
membolehkan berlaku proses
pengembangan dan pengecutan yang
mana akan melemahkan gentian kertas
Mengatasi masalah suhu perlu ada hawa
dingin seboleh-bolehnya 24 jam
Suhu Yang sesuai Bagi Rekod
Rekod Suhu
Kertas 18 – 22 ºC
Gambar 18 – 20 ºC
Pita video 15 – 18 ºC
Filem 10 ºC
Rekod Elektronik 10 ºC
Kelembapan
Kadar kelembapan yang tinggi akan
menyebabkan fungi (kulat/cendawan)
Kulat mengeluarkan satu jenis enzim yang
boleh melembutkan kertas dan memakan
nutrient dalam kertas
Kadar kelembapan yang rendah akan
menyebabkan kertas kering
Cara kawalan dengan menggunakan
alat dehumidifier atau silika gel
KelembapanYang sesuai Bagi
Rekod
Rekod Suhu
Kertas 50 –55 %
Audio Visual 25 – 45 %
Rekod Elektronik 30 – 40 %
Cahaya
Cara mengatasi:
Memasang alat hawa dingin – yang ada
penapis udara
Lokasi tidak dikawasan perusahaan
Ruang sentiasa dibersihkan
Kebersihan
Bilik rekod mestilah sentiasa dibersihkan
daripada habuk, sawang, dan kotoran yang
lain
Cara samada disedut dengan mesin
hampagas, lap atau sapu
Tidak dijadikan tempat makan atau tidur
Tidak boleh dicampur dengan peralatan-
peralatan pejabat yang lain seperti tong,
tayar, mesin taip lama dan sebagainya
Manusia
Cara mengatasi:
Menyediakan satu Pelan Tindakan
Bencana bagi rekod dalam penjagaan
Pejabat Tanah
Melaksanakan program rekod penting
TERIMA KASIH