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Instructivo Recepcion de Productos

Instructivo Recepcion de Productos

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INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS
OBJETIVO.
Definir las actividades para la recepción de los productos farmacéuticos que envían losproveedores al establecimiento farmacéutico.
I. RECEPCION:
Proceso mediante el cual se realiza una verificación de la orden de compra o pedido contra lo recibidofísicamente y con lo contenido en la remisión o factura. Adicionalmente, se debe tener en cuenta lo establecidopor la legislación vigente para verificar la calidad del producto.La recepción es de dos tipos:
Recepción Administrativa
Recepción Técnica
A. RECEPCION ADMINISTRATIVA:
 La verificación administrativa permite constatar si el producto o servicio y la factura o remisión o cuenta decobro cumple con las especificaciones pactadas con el proveedor, entre las que se cuentan:1.Condiciones de transporte2.Confrontación de la orden de compra contra la factura3.Confrontar mercancía contra la factura4.Confrontar traslado con físicoLos aspectos a verificar son:
1.Condiciones de transporte:
Cantidad: El numero de cajas relacionado en la factura o traslado debe coincidir con el relacionado en la guíatransportadora o formato del transportador, y debe ser igual a la cantidad de cajas físicas.
Estado del embalaje completo: no debe presentar averías, alteraciones, mojaduras, perforaciones, rótulosrotos.
2.
Confrontación de la orden de compra o pedido contra la factura o traslado:
Cantidad registrada en la factura o traslado (TR) coincida con la cantidad solicitada.
Los productos comprados deben conservar las especificaciones de la orden de compra o pedido.
3.
Confrontación física de los productos farmacéuticos vs Orden de compra o pedido y Traslado:
Los productos recibidos cumplen con las especificaciones del lo pedido y lo facturado.Para el caso de los
medicamentos
se debe verificar específicamente que:
El nombre genérico del producto recibido coincide con la orden de compra o pedido y factura.
La forma farmacéutica (tableta, ampolla, cápsula, ungüento, jarabe, elixir) coincide con lo solicitado y lofacturado.
 
INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS
La cantidad recibida coincida con la cantidad pedida y facturada.
El costo unitario de los productos y el valor total coinciden con los de la orden de compra.Si al realizar la confrontación se encuentran que:
Los costos no coinciden se debe informar inmediatamente al proveedor o al distribuidor del producto
Si la cantidad recibida es mayor, la forma farmacéutica no coincide o el nombre genérico no concuerda, sedebe separar el excedente o los medicamentos para su devolución al proveedor o a la bodega (formatoReporte de novedades) según sea el caso.
Si la cantidad recibida es menor se debe registrar en el formato Reporte de Novedades.
B. RECEPCION TECNICA:
 La Recepción técnica permite constatar el grado de cumplimiento de las características y especificacionestécnicas del producto como son:
Características físicas
Condiciones de almacenamiento
Características organolépticas
Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase y embalaje
Forma farmacéutica
Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o inferior a cinco años contados a partir de la fecha defabricación.
Número del lote de fabricación.
Registro sanitario
Laboratorio fabricante.El proceso de verificación de las características técnicas se realiza mediante un muestreo al azar sobre el lotede recepción, utilizando para esto la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO-2859-1 (Tablas Militar Estándar)emitida por el ICONTEC.
Nota:
La muestra tomada para el análisis debe ser representativa de todo el lote recepcionado y sobre ella sehace la inspección de las especificaciones técnicas descritas, las cuales se detallan a continuación:
En Rótulos
Franja roja en sentido horizontal para los antibióticos, vacunas y vitaminas en forma líquida.
Franja verde con la leyenda “MEDICAMENTO ESENCIAL”, que identifica a todos los medicamentos delP.O.S.
Franja de color violeta que identifica a los medicamentos de control especial.
 
INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS
Concentración de principio activo.
Lote y Fecha de vencimiento
Si el medicamento es de Venta libre puede presentar indicaciones o uso en la etiqueta
Contraindicaciones.
Condiciones de almacenamiento.
La leyenda “MANTÉNGASE FUERA DEL ALCANCE DE LOS NIÑOS”
Estado y posición de la etiqueta, la cual no debe estar sucia, manchada, arrugada, mal pegada, torcida nirota.
En embalajes
La identificación del embalaje debe corresponder con lo descrito en la orden de compra, debe ser clara ycompleta.
Debe estar bien sellado, sin quebraduras, no debe presentar humedad ni estar mojado.
En el empaque
La identificación debe corresponder con lo descrito en la orden de compra y el embalaje y debe ser completamente legible.
No debe presentar deterioro, ni carencia de cierre.
No debe presentar manchas, perforaciones, rayones.
Ausencia de material adherido con pegantes.
El empaque debe estar limpio y no presentar humedad de ningún tipo.
En el envase
Si el envase es de vidrio debe cumplir con:
Tener color adecuado cuando el medicamento lo requiera (proteger de la luz)
Contenido completo.
Tapa con banda de seguridad y cierre hermético.
Ausencia de polvo, manchas u otras suciedades.
No presentar grietas.
No debe estar deformado ni con suciedad exterior Si el envase es de plástico debe cumplir con:
Estar libre de olores sospechosos.
Contenido completo.
Tapa con banda de seguridad.

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