BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Pabrik Roti Lumbung Sari Cirebon berdiri pada tanggal 14 April 1992

dan pendirinya Ibu H.Lily. sebelum Pabrik Roti Lumbung Sari ini berdiri,

ditempayt yang sama telah berdiri Pabrik Roti Sari Manis pada tahun 1988

dan pada tahun 1990 mengalami kebangkrutan. Beliau mendirikan Pabrik

Roti Lumbung Sari ini diawali dengan pemikiran untuk membuka sebuah

usaha industri roti dan selai. Dan akhiranya beliau meneruskan usaha Pabrik

Roti yang terdahulu dengan produksi yang beda.

Awal berdirinya, pabrik roti Lumbung Sari memiliki 10 orang

karayawan. Dengan semakin banyaknya permintaan pasaran terhadap Roti

dan Selai yang dihasilkan oleh Pabrik Roti Lumbung Sari sehingga

menambahkan beberapa karyawan yang pada akhirnya sekarang berjumlah

20 karyawan.

3.2. Struktur Organisasi

Setiap perusahaan, baik kecil ataupun besar mempunyai sebuah

susunan struktur organiosasi. Adapun struktur oraganisasi Pabrik Roti

Lumbung Sari Cirebon sebagai berikut:

 Pimpinan

Bagian Bagian Bagian

Produksi Administrasi Gudang

Karyawan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pabrik roti Lumbung Sari

Tugas dan tanggungjawab setiap bagian :

Tugas dan tanggungjawab setiap bagian pada Pabrik Roti

Lumbung Sari

Pimpinan: Pemilik dari perusahaan dalam aktifitas perusahaan

pimpinan bertugas sebagai ;

• Pengambil keputusan.

• Sebagai kordinator semua aktifitas yang ada dalam

Pabrik.

• Mengevaluasi semua kegiatan yang telah dilakukan.

• Menempatkan dan mengesahkan kebijakan yang

menyangkut eksintesinya.

Bagian Administrasi: Bertugas sebagai ;

• Bertanggung jawab atas pelaksanaan pemesanan

bahan baku.
 • Melakukan pecatatan dari setiap transaksi yang

berlangsung.

• Membuat laporan pemesanan bahan baku dan

membuat laporan proses bahan baku untuk diserahkan

kepada pimpinan.

Bagian Produksi : Bertugas sebagai :

• Membuat Roti dan Selai.

• Packing.

Bagian Gudang : Bertugas sebagai :

• Menyortir barang yang dipesan untuk

dimasukan ke dalam pabrik.

• Mengawasi stok bahan baku Roti dan Selai

• Melakukan pecatatan dari setiap transaksi yang

berlangsung.

• Membuat laporan penerimaan bahan baku,

membuat laporan pemakaian bahan baku dan membuat

laporan produksi untuk diserahkan kepada pimpinan.

3.3. Kondisi Perusahaan Saat Ini

Dalam dunia usaha tidak luput akan adanya persaingan, seperti halnya

Pabrik Roti Lumbung Sari Cirebon yang bergerak dalam memproduksi Roti

dan Selai. Pabrik Roti Lumbung sari Cirebon harus bersaing dengan
 bermunculannya usaha baru yang sejenis, namun Pabrik Roti Lumbung Sari

Cirebon boleh dikatakan ungul dalam persaingan, karena dengan

bermunculannya usaha baru yang sejenis tidak mempengaruhi menurunnya

kualitas dan produksi baik roti atau selai.

Pabrik Roti Lumbung Sari Cirebon mengalami perkembangan yang

cukup pesat, Hasil produksi Pabrik Roti Lumbung Sari Cirebon yaitu berupa

Roti dan Selai dikonsumsi oleh semua segmen masyarakat.

3.4. Analisa Sistem Berjalan

Sesuai dengan batasan masalah yang diambil permasalahan yang

terjadi pada sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual,

belum terkomputerisasi. Sehingga kurang efektif dan efesien dalam

menghasilkan informasi tentang produksi pada industri kecil Sukses Putra

Mandiri, dikarenakan pencarian data yang terkesan sangat lambat dan terjadi

pendataan yang berulang-ulang.

3.4.1. Gambaran Kerja Sitem Berjalan

Menjelaskan beberapa gambaran setiap prosedur:

Prosedur Pemesanan Bahan Baku

• Pimpinan memberikan memo kepada bagian administrasi setiap

bulannya agar membuat Daftar Bahan Baku.

 • Setelah Daftar Bahan Baku dibuat, bagian administrasi

menyerahkannya ke bagian gudang.

• Bagian gudang mencatat Daftar Bahan Baku tersebut

berdasarkan stok bahan baku yang ada.

• Jika stok bahan baku kurang, maka bagian administrasi

membuat daftar pemesanan bahan baku berdasakan kartu bahan

baku yang telah diserahkan oleh bagian gudang

• Daftar pemesanan bahan baku yang telah dibuat, diserahkan

kepada pimpinan untuk meminta persetujuan pimpinan. Jika

disetujui, daftar pemesanan bahan baku tersebut ditandatangani

dan diserahkan kembali kepada bagian administrasi untuk

segera dicatat di buku Daftar pesanan Bahan Baku.

• Setelah mencatat daftar pesanan bahan baku, kemudian daftar

pesanan bahan baku yang sudah ditandatangi diserahkan

kepada supplier.

Prosedur Penerimaan Bahan Baku

• Supplier memberikan daftar pemesanan kepada bagian

gudang beserta bahan baku yang sudah dipesan.

• Bagian gudang mengecek bahan baku yang telah dibawa

supplier, apakah sesuai dengan pesanan atau tidak.

• Jika bahan baku yang dibawa oleh supplier sesuai dengan

pesanan, maka bagian gudang melakukan persetujuan. Daftar

 pesanan yang telah disetujui tersebut diserahkan kepada bagian

administrasi dan supplier. Setelah itu bagian gudang mencatat

di buku penerimaan bahan baku.

Prosedur Pemakaian Bahan Baku

• Bagian Produksi meminta daftar bahan baku kepada bagian

administrasi, lalu bagian administrasi mencetak daftar bahan

baku dan diserahkan kepada bagian produksi.

• Bagian produksi mencatat daftar bahan baku sesuai dengan

kebutuhan yang akan di produksi, setelah dicatat bagian

produksi membuat daftar bahan baku yang dibutuhkan untuk

diserahkan kepada bagian gudang.

• Bagian gudang kemudian memilih bahan baku sesuai daftar

yang telah dibuat bagian produksi.

• Bagian gudang membuat daftar bahan baku yang sudah dipilih

rangkap dua, kemudian menyerahkan daftar tersebut ke

pimpinan untuk persetujuan melalui bagian administrasi.

• Pimpinan menandatangani daftar bahan baku yang sudah

dipilih

Prosedur Proses Bahan Baku

• Bagian Gudang menyerahkan Daftar Bahan Baku yang sudah

di pilih di TTD ke bagian produksi.

 • Dalam proses produksi tersebut, bagian produksi membuat

daftar produksi rangkap 2 berdasarkan pemakaian bahan baku

lalu diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan

persetujuan melalui bagian administrasi.

• Daftar produksi yang sudah di ACC, yang 1 rangkap di catat

oleh bagian administrasi ke buku proses bahan baku dan yang 1

rangkap lagi diserahkan kepada bagian produksi untuk proses

produksi selanjutnya.

Prosedur Produksi

• Bagian produksi menyerahkan daftar hasil produksi kepada

bagian gudang.

• Bagian gudang melakukan pengecekan apakah daftar hasil

produksi itu sesuai atau tidak, jika sesuai bagian gudang

melakukan pemilihan berdasarkan kualitas.

• Jika hasil produksi bagus, bagian gudang menyatat kedalam

buku hasil produksi bagus da jika produksi jelek maka bagian

gudang menyatat ke buku hasil produksi jelek.

Prosedur Pembuatan Laporan

• Dari Buku Pemesanan Bahan Baku, bagian Administrasi

membuat Laporan Pemesanan Bahan Baku untuk diserahkan

kepada pimpinan
• Dari Buku Penerimaan Bahan Baku, bagian Gudang membuat

Laporan Penerimaan Bahan Baku untuk diserahkan kepada

Pimpinan

• Dari Buku Pemakaian Bahan Baku, bagian Gudang membuat

Laporan Pemakaian Bahan Baku untuk diserahkan kepada

Pimpinan

• Dari Buku Proses Bahan Baku, bagian Administrasi membuat

Laporan Proses Bahan Baku untuk diserahkan kepada

Pimpinan

• Dari Buku Produksi yang bagus dan buku Produksi yang Jelek,

bagian Gudang, membuat Laporan Produksi untuk diserahkan

kepada Pimpinan.
 3.4.2. Sistem Prosedur Diagram sistem Berjalan

A. Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Pada tabel 3.1 berikut adalah sistem prosedur diagram

sistem berjalan dari prosedur Pemesanan Bahan Baku.

Tabel 3.1 Prosedur Pemesanan Bahan Baku Diagram Sistem Berjalan

Pimpinan Bagian Administrasi Bagian Gudang Supplier

1
Memo Memo Daftar
Pesanan
Bahan Baku
yang di TTD
Pembuatan
Daftar
Bahan Baku

Daftar Bahan Daftar Bahan

Baku Baku

Pencatatan
Daftar
Bahan Baku

Daftar Bahan Daftar Bahan

Baku yang Baku yang
sudah di catat sudah di catat

Pembuatan
Daftar Pesanan
Bahan Baku

2 2
1 1
Daftar Daftar
Pesanan Pesanan
Bahan Baku Bahan Baku

Penandatanganan
daftar pesanan
Bahan baku

2 2
1 1
Daftar Daftar
Pesanan Pesanan
Bahan Baku Bahan Baku
yang di TTD yang di TTD

Pencatatan Daftar
Pesanan Bahan
Baku yang di TTD

Buku
Pesanan
Bahan Baku
 B. Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Pada tabel 3.2 berikut adalah sistem prosedur diagram

sistem berjalan dari prosedur Penerimaan Bahan Baku

Tabel 3.2 Prosedur Penerimaan Bahan Baku Diagram Sistem Berjalan

Supplier BagianAdministrasi BagianGudang

3 3
2 2
1 1
Daftar Daftar
Pemesanan Pemesanan

Pengecekan
BahanBaku

3
2 Sesuai
1
Daftar
Pemesanan

3
2
1
Daftar
Pemesanan

Persetujuan

3
2 2
1 1 1
Daftar Daftar Daftar
Pemesanandi Pemesanandi Pemesanan
ACC ACC di ACC

Pencatatan
Penerimaan
BahanBaku

Buku
Penerimaan
BahanBaku
 C. Prosedur Pemakaian Bahan Baku

Pada tabel 3.3 berikut adalah sistem prosedur diagram

sistem berjalan dari Prosedur Pemakaian Bahan Baku

Tabel 3.3 Prosedur Pemakaian Bahan Baku Diagram Sistem Berjalan

Bagian Produksi Bagian Administrasi BagianGudang Pimpinan

Permintaan Permintaan
Daftar Daftar
Bahan Baku Bahan Baku

Pembuatan
Daftar
Bahan Baku

Daftar Bahan Daftar Bahan

Baku Baku

Pencatatan
Kartu
BahanBaku

Daftar Bahan
Baku yang
sudah dicatat

Pembuatan
Daftar Bahan
Baku yang
dibutuhkan

Daftar Bahan Daftar Bahan

Baku yang Baku yang
dibutuhkan dibutuhkan

Pemilihan
Bahan Baku

2 2
1 1
Daftar Bahan Daftar Bahan
Baku yang Baku yang
sudah dipilih sudah dipilih

Penandatangan
daftar Bahan
baku yang
sudah dipilih

2 2
1 1
Daftar Bahan Daftar Bahan
Baku yang Baku yang
sudah dipilih sudah dipilih
di TTD di TTD

Pencatatan daftar
bahan baku yang
sudah dipilih

1
Buku Daftar Bahan
Pemakaian Baku yang
Bahan Baku sudah dipilih
di TTD

D. Prosedur Proses Bahan Baku

 Pada tabel 3.3 berikut adalah sistem prosedur diagram

sistem berjalan dari Prosedur Proses Bahan Baku

Tabel 3.4 Prosedur Proses Bahan Baku Diagram Sistem Berjalan

Bagian Gudang Bagian Produksi Bagian Administrasi Pimpinan

Daftar BB Daftar BB
yang sudah yang sudah
dipilih di dipilih di
TTD TTD

Pembuatan
Roti/selai

2 2 2
1 1 1
Daftar Daftar Daftar
Produksi Produksi Produksi

Persetujuan
Daftar
Produksi

2 2
1 1 1
Daftar Daftar Daftar
Produksi Produksi Produksi
yang sudah di yang sudah di yang sudah di
ACC ACC ACC

Pengemasan Pencatatan
daftar
produksi

Daftar Hasil
Produksi Buku Proses
Bahan Baku

E. Prosedur Produksi
 Pada tabel 3.3 berikut adalah sistem prosedur diagram

sistem berjalan dari Prosedur Pembuatan Laporan

Tabel 3.5 Prosedur Produksi Diagram Sistem Berjalan

Bagian Produksi Bagian Gudang

Daftar Hasil Daftar Hasil

Produksi Produksi

Pengecekan
daftar hasil
produksi

Daftar Hasil Tidak

Produksi Sesuai

Ya

Daftar Hasil
Produksi

Pemilihan
daftar hasil
produksi

Jelek
Check

Bagus

Daftar Hasil Daftar Hasil

Produksi Produksi

Pencatatan Pencatatan
hasil hasil
produksi produksi
bagus jelek

Buku hasil Buku hasil

Produksi Produksi
yang bagus yang jelek

F. Prosedur Pembuatan Laporan

 Pada tabel 3.3 berikut adalah sistem prosedur diagram

sistem berjalan dari Prosedur Pembuatan Laporan

Tabel 3.6 Prosedur Pembuatan Laporan Diagram Sistem Berjalan

BagianAdministrasi BagianGudang Pimpinan

Buku
Pesanan
BahanBaku

Pembuatan
Laporan
Pem esanan
BahanBaku

Laporan Laporan
Pem esanan Pem esanan
BahanBaku BahanBaku
Buku
Penerimaan
BahanBaku

Pembuatan
Laporan
Penerimaan
BahanBaku

Laporan Laporan
Penerimaan Penerimaan
BahanBaku BahanBaku

Buku
Pemakaina
BahanBaku

Pembuatan
BukuProses Laporan
BahanBaku Pemakaian
BahanBaku

Pem buatan Laporan Laporan

Pemakaian Pemakaian
LaporanProses
BahanBaku BahanBaku
BahanBaku

Laporan Laporan
ProsesBahan ProsesBahan
Baku Baku

BukuHasil BukuHasil
Produksi Produksi
yangbagus yangjelek

PembuatanLaporan
Hasil Produksi

Laporan Laporan
Produksi Produksi

3.4.3. Diagram Aliran Data Sistem Berjalan

 Diagram aliran data sistem berjalan adalah gamabaran

sistem informasi proses produksi yang sedang berjalan pada

perusahaan saat ini yang meliputi Diagram Konteks, DFD level

0, dan DFD level 1.

A. Diagram Konteks

Pimpinan

D aftar Pesanan B ahan Baku Memo

D aftar Bahan Baku yang dipilih D aftar Pesanan Bahan Baku yang sudah di TTD
D aftar Produksi D aftar Bahan B aku yang dipilih di TTD
Lap. Pemesanan Bahan Baku D aftar Produksi yang di A CC
Lap. Penerimaan B ahan Baku
Lap. Pemakaian B hana Baku
Lap. Proses B ahan B aku
Lap. Produksi

D aftar Pesanan B ahan Baku yang sudah di TTD

Sistem Surat Jalan yang sudah di A C C
Informasi Supplier
Proses
Produksi D aftar Pemesanan

Permintaan D aftar B ahan B aku D aftar Bahan B aku

D aftar B ahan Baku yang dibutuhkan D aftar Bahan B aku yang dipilih di TTD
D aftar Produksi
D aftar Hasil Produksi

Bagian Produksi

Gambar 3.2 Diagram Konteks

Sistem Informasi Proses Produksi

B. Diagram Level 0
 Buku Daftar pesanan BB
Pemesanan BB 1.0
Pemesanan BB
Daftar Bb yang sudah di TTD Memo
Daftar pesanan BB yang sudah di TTD
Supplier

Daftar Pemesanan
2.0 Buku
Penerimaan BB Penerimaan BB
Daftar Pemesanan yang
di ACC Pimpinan

Daftar BB yang dipilih

Daftar BB
Bagian 3.0
Produksi Pemakaian BB Daftar BB yang dipilih di TTD
Permintaan Dafaar BB
Daftar BB yang dibutuhkan Buku
Pemakaian BB

Daftar BB yang dipilih di TTD Daftar Produksi

Daftar Produksi yang di TTD
4.0
Proses BB Daftar Produksi yang di TTD
Daftar Produksi
Buku
Proses BB

Buku Produksi
5.0 yang Bagus
Produksi
Daftar hasil produksi
Buku Produksi
yang Jelek

6.0
Pembuatan
Laporan

Laporan Pemesanan BB
Buku Laporan Penerimaan BB
* Pemakaian BB Laporan Pemakaian BB
Laporan Proses BB
Laporan Produksi

Keterangan
BB : Bahan Baku

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0

Sistem Inforamsi Proses Produksi

C. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Pemesanan Bahan Baku

 Daftar Pesanan Bahan Baku
Pimpinan

Memo
Daftar Pesanan
Daftar
Bahan Baku
Bahan Baku
yang sudah di Daftar
1.1 1.2 yang sudah 1.3
TTD Bahan Baku
Pembuatan Pencatatn di catat Pembuatan
Daftar Bahan Daftar Bahan Daftar Pesanan
Baku Baku Bahan Baku

1.4 Buku Pemesanan

Pencatatan Bahan Baku

Daftar Pesanan
Bahan Baku
yang sudah di
TTD

Supplier

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 1

Prosedur Pemesanan Bahan Baku

D. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Daftar Pemesanan
Supplier

Daftar Pemesanan
yang sudah di
ACC

Daftar
2.1
Pemesanan 2.2 2.3
Pengecekan
Persetujuan Daftar Pencatatan
Bahan Baku
Pemesanan
yang sudah di
ACC

Buku Penerimaan
Bahan Baku

Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 1

Prosedur Penerimaan Bahan Baku

E. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Pemakaian Bahan Baku

 D aftar B ahan B aku
yang dibutuhkan
B agian Produksi

Perm intaan
D aftar
D aftar
B ahan B aku
B ahan B aku
D aftar
B ahan B aku
3.1 yang sduah
3.2
Pem buatan dipilih
Pem ilihan Pim pinan
D aftar B ahan
B ahan B aku
B aku
D aftar B ahan
B aku yang
sduah dipilih
di T TD

B uku Pem akaian 3.3

B ahan B aku Pencatatan

Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 1

Prosedur Pemakaian Bahan Baku

F. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Proses Bahan Baku

Daftar Daftar
Produksi Produksi
Bagian 4.1
Pimpinan
Produksi Pencatatan
Daftar Produksi Daftar Produksi
yang sudah di yang sudah di
ACC ACC

Buku Proses Bahan

Baku

Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 1

Prosedur Proses Bahan Baku

G. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Produksi

 B agian
Produksi

D aftar H asil
Produksi
H asil
D aftar H asil Produksi 5.3
Produksi 5.2 yang B agus
5.1 Pencatatan
Pem ilihan H asil
Pengecekan H asil Produksi
Produksi
yang B agus

H asil
Produksi
yang Jelek
B uku H asil Produksi
5.3 yang B agus
B uku H asil Produksi Pencatatan
yang Jelek H asil Produksi
yang Jelek

Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 1

Prosedur Produksi

H. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Pembuatan Laporan

 6.1
L aporan P em esanan B ahan B aku P em buatan
B uku P esanan B ahan
L aporan
B aku
P em esanan B ahan
B aku

6.2
L aporan P enerim aan B ahan B akuP em buatan B uku P enerim aan
L aporan B ahan B aku
Penerim aan B ahan
B aku

6.3
L aporan Pem akaian B ahan B aku
P em buatan
B uku P em akaian
P im p in an L aporan
B ahan B aku
Pem akaian B ahan
B aku

6.4
L aporan P roses B ahan B aku P em buatan B uku Proses
L aporan P roses B ahan B aku
B ahan B aku

6.5 B uku H asil P roduksi

L aporan H asil P roduksi P em buatan yang B agus
L aporan H asil
P roduksi B uku H asil Produksi
yang Jelek

Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 1

Prosedur Pembuatan Laporan