DINÁMICA DEL DISEÑO EN

GRANDES PROYECTOS
IXDA BEER & TELL

MATIAS ETCHEVARNE
www.etchevarne.net
blog.etchevarne.net
@yomatiase
 15 años de diseño
12 años de diseño web
 4 a 80+ empleados
Experiencia en empresas de todo tipo: Shakespear, Neuman Romano, Digimedia, Bridger
Conway, Brainding, WebAR, 451, Crossmedia.
En general todas las agencias se manejaba como un almacén. Sin procesos. Sin metodología.
Corriendo detrás de los cambios de humor de los clientes.
 Html Ps Css
Fl Dw
Php MySql

Id Ai
As3 Ftp

Rss
Pr Ae Seo
Pm Sem

Como diseñador se me ha solicitado conocimientos variados.

Y como director de arte aún mas fuera de las que se enseñan en la carrera o práctica de la
profesión, como la gestión de proyectos y equipos de diseño y producción
Gestión de Proyectos
 “El trabajo sería mucho
mas sencillo si no fuera
por los clientes”

Esta frase es uno de los denominadores comunes que se escuchan en las agencias.
veamos dos ejemplos
 Cliente 1
Integración de los diferentes
sistemas informáticos en
una intra/extranet

Durante mas de 100 años adquirió varias empresas. Nunca se intercomunicaron, no sólo
ellos vendían sino agentes externos, se reportaba por email en xls no sabían que clientes
tenían.
 Método de trabajo
agencia cliente

30’ 4
Sólo tuve 30 min para charlar de que se trataba. Le empresa había contratado una consultora
para relevar cada área de la empresa y sus sistemas, para entregar un documento de
necesidades. Ese documento resultó inservible. Ni los 4 encargados de manejar el proyecto
del lado del cliente tenían claro todo lo que había que hacer.
 Método de trabajo

Se separó el proyecto en 3 etapas: Discovery, Diseño, maquetación

El deadline fué impuesto por el cliente. Luego de la etapa de maquetación, el cliente regresó
a la esta discovery, afectando así todo el proyecto y su rentabilidad.
 Método de trabajo
Html
Ps Css

Fl Dw
Php MySql

As3
Id Ai
Ftp

Rss
Pr Ae Seo
Pm Sem

Toda la comunicación era por email y teléfono. El cliente proveía de las minutas de las
charlas telefónicas. Teníamos comunicaciones con los 20 interlocutores. El trabajo consistía
en entregar plantillas para que el cliente las implementara. Finalmente como diseñador
cumplía tareas de gestión del proyecto, sumadas a las de diseño y era el nexo entre el cliente
 Método de trabajo
Relevamiento
Html
Ps Css

Fl Dw
Php MySql
Diseño

As3
Id Ai
Html Ftp

Admin Rss
Pr Ae Seo
Pm Sem

Toda la comunicación era por email y teléfono. El cliente proveía de las minutas de las
charlas telefónicas. Teníamos comunicaciones con los 20 interlocutores. El trabajo consistía
en entregar plantillas para que el cliente las implementara. Finalmente como diseñador
cumplía tareas de gestión del proyecto, sumadas a las de diseño y era el nexo entre el cliente
 140%
80%

En la dificultosa finalización del proyecto, con el cliente muy disconforme, a la hora de cerrar
y cobrar, el cliente acusa que sólo se le entregó el 80% del proyecto, cuando según nosotros
se había realizado un 140% del trabajo pautado en la etapa de discovery.
 Cliente 2
Rediseño por
Cambios económico/políticos
Crisis de los medios

Lo interesante de este proyecto fueron los motivos por los cuales este diario opositor decide
renovar su sitio y su previa preparación idónea y confianza en la consultoría que estaba
solicitando. Integran unidades de negocios offline/online. Integran redacciones. Creen en el
diseño como medio
 Método de trabajo
agencia cliente

30’ 4
Antes del viaje a sólo tuve 30 min para dedicarle a la lectura del material. El cliente trabajo 4
meses para la reunión. Esperaban 20 directivos + el dueño del grupo para 3 reuniones de 8
horas a escucharnos. Mostraron un amplio respeto por lo que teníamos para decir y aportar,
no solo en diseño, sino en la experiencia en medios.
 Método de trabajo

Toda la comunicación era por email y teléfono El cliente proveía de las minutas de las charlas
telefónicas. Teníamos comunicaciones con los 20 interlocutores. El trabajo consistía en
entregar plantillas para que el cliente las implementara
 Método de trabajo
Diseño
Html
Ps Css

Fl Dw
Php MySql
Html

As3
Id Ai
Ftp

Admin
Rss
Pr Ae Seo
Pm Sem

Finalmente como diseñador cumplía tareas de gestión del proyecto, sumadas a las de diseño
y era el nexo entre el cliente y la empresa.
 Método de trabajo

3 meses
El proyecto de 3 meses llevó mas iteraciones de las estimadas, se agregaron mas plantillas
de las esperadas. Disgustos de parte del cliente y de la agencia. La rentabilidad del proyecto
fue dudosa.
 Método de trabajo

9 meses
El proyecto de 3 meses llevó mas iteraciones de las estimadas, se agregaron mas plantillas
de las esperadas. Disgustos de parte del cliente y de la agencia. La rentabilidad del proyecto
fue dudosa.
 “El trabajo sería mucho
mas sencillo si no fuera
por los clientes”
Volviendo a esta frase. En los dos ejemplos anteriores, hay dos tipos de clientes, el que viene
preparado y entiende que todo es un proceso, y el otro, que no tiene ni idea de lo que
necesita. Y sin embargo, ambos sufrieron de los mismos problemas. Entonces, cual es el
denominador común?
La agencia. No se trata de cambiar la forma de pensar de los clientes, sino de cambiar la
forma en que piensa la agencia. Nos somos almacenes, pero nos manejamos como tales.
El cambio primero es interno.
 “el cliente siempre tiene la razón”

“es un cliente muy grande y nos da

miedo perderlo”

“es un cliente muy chico, los

procesos sólo sirven para proyecto
grandes”
Hay que superar los miedos.
Los proceso de gestión se pueden aplicar a todo tipo de proyectos.
El cambio de mentalidad interna es un eje clave.
 simple
Es muy sencillo. Sólo con 5 puntos clave a tener en cuenta.
 documentar

El truco está en documentar todas las etapas del proceso. Obvio que esto suena horrible,
burocracia en el diseño, pero es necesario y no lleva tanto trabajo como parece, de hecho
facilita el desarrollo. Son sólo 5 etapas.
 1. Brief

La descripción de los objetivos del proyecto. Es el primer documento que nos hace llegar el
cliente. En esta instancia hay que quitarse todas las dudas y volcarlas un nuevo Brief
completo y que quede aprobado por ambas partes.
 2. Alcance

Es el documento que entra en todos los detalles del desarrollo, es el documento más
importantes, este es la referencia para todos los participantes del proyecto y es el que decide
si las partes han cumplido con sus compromisos.
 3. Gannt
No se puede estimar a ojo el tiempo que puede tomar un proyecto, hay muchas personas
involucradas, incluso desde el lado del cliente. Este documento debe ilustrar los recursos
necesarios, las tareas y sus dependencias. Es importante incluir los tiempos de respuesta del
cliente.
 4. Presupuesto

Una vez con el proyecto bien detallado, con los documentos previos aprobados por todos los
participantes del proyecto, incluyendo al cliente, se realiza el presupuesto que debe incluir
los documento previos para referencia.
 5. Gestión

Aquí ya se comienza el trabajo propiamente dicho y que a pesar de tener los documentos
detallados, si no se gestiona correctamente se pueden incurrir en los problemas que
queremos impedir.
El email y el teléfono son nuestros enemigos. Hace que haya decenas de canales de
comunicación informales de, con decenas de participantes que no necesariamente se hablan
entre ellos, tanto en la agencia como del lado del cliente.
La clave es que haya un solo referente en la comunicación de cada lado.
Nunca debe haber comunicación directa entre dos integrantes de los equipos sin la presencia
de los referentes
 basecamp
Hay muchas herramientas de gestión online, esta la elegimos por ser sencilla y se
acomodaba a lo que requeríamos.
Todo, absolutamente todo debe quedar registrado en un único lugar, de acceso común y que
no sea modificable. Esto es lo que provee este sistema, una bitácora del proyecto, donde
quedan registrados todo lo referente al proyecto, pedidos, cambios, revisiones, entregas,
minutas. Incluyendo toda la documentación generada al ppcio del proyecto.
Esto es clave para poder llegar a buen puerto en el proyecto.
Para resumir. La clave es dejar todo por escrito. Esto genera un marco de seguridad para los
dos participantes, el cliente puede reclamar algo que no se entregó pero que es parte del
alcance, y la agencia represupuestar si el cliente introduce cambios en el alcance o gannt.
 No tener miedo

No hay que tener miedo al cambio. Ni a la burocracia ni al cliente. Frente al cliente el proceso
de trabajo lo impone al agencia, ya que es la que trabaja. Si toda la agencia no se alinea
detrás del proceso nunca se podrá lograr que los clientes lo sigan.
Gracias
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