Membuat Rekapitulasi Laporan dengan

Microsoft Excel 2007

By : Pamuji

Rekapitulasi laporan diperlukan untuk memberikan gambaran tentang data secara global yang isinya
dikelompokkan berdasarkan wilayah, produk atau klasifikasi tertentu. Dalam penyusunan rekapitulasi ini
microsoft Excel sebagai program aplikasi pengolah data memberikan banyak fasilitas fungsi yang memudahkan
pengguna dalam melakukan manipulasi data. Dari sekian banyak fasilitas fungsi yang diberikan, kali ini kita
akan membahas mengenai Pivot Tabel dan fungsi VLOOKUP.

Pivot tabel digunakan untuk membuat rekapitulasi data interaktif dengan dua kriteria atau lebih. Sedangkan
fasilitas fungsi VLOOKUP digunakan untuk membaca data secara vertikal lalu mengambil nilai data yang
diinginkan dari tabel tersebut berdasarkan kunci tertentu.

Sebagai contoh kita akan membuat rekapitulasi jumlah pegawai berdasarkan wilayah kerjanya. Nah sekarang,
bagaimanakah kita menggunakan kedua fasilitas tersebut ikutilah langkah-langkah berikut :

1. Buat dua buah tabel seperti contoh dibawah ini.

2. Setelah tabel selesai dibuat, letakkan pointer di cell yang kosong dimana hasil akan ditempatkan (contoh
cell G2) kemudian pilih menu insert klik icon PivotTabel pilih PivotTebel.

3. Setelah muncul menu Create PivotTabel letakkan pointer pada Tabel/Range kemudian blok tabel1 dari
posisi A2 sampai D22 kemudian klik OK
4. Pada PivotTabel Field List ,drag field kd_instansi ke kotak Row Labels dan field nip ke kotak Values

5. Hasilnya akan tampak seperti dibawah ini.

6. Jika kita ingin menampilkan jumlah pegawai tiap kabupaten maka ubah fungsi sum menjadi fungsi count .
Caranya pada kolom sum of nip klik kanan kemudian pilih Value Field Settings.

7. Pada tab Summarize by pilih count kemudian klik OK

8. Nah sekarang kolom jumlah sudah berubah menjadi jumlah pegawai tiap kabupaten.

9. Tambahkan satu kolom di sebelah kanan tabel untuk memasukkan nama kabupatennya. Kemudian
letakkan pointer pada baris paling atas (cell I3)

10. Sekarang kita akan menggunakan fungsi vlookup untuk mengambil nama kabupaten dari tabel2, caranya
klik tab Home kemudian klik menu Autosum pilih more Functions seperti gambar berikut :

11. Pada tab or select a category plilih All kemudian pada combo list Select a fungtion pilih VLOOKUP
kemudian klik OK.

12. Pada menu Function Argument disinilah kita akan memasukkan data value. Yang pertama Lookup_value
diisi dengan data kode kabupaten (cell G3). Kedua tabel_array diiisi dengan melakukan blok pada tabel2
dari posisi C26 sampai dengan D34. Ketiga Col_index_num diisi dengan urutan kolom pada tabel 2 yang
 nilainya akan diambil (kolom 2). Range_lookup diisi jika ada penyeleksian data dengan fungsi logika
(dalam hal ini dikosongkan)

13. Setelah data terisi semua klik OK hasilnya seperti dibawah ini dan untuk baris berikutnya tinggal
melakukan copy data. Selanjutnya judul kolom dapat diganti dan tata letaknya dapat diatur sesuai dengan
kebutuhan.

14. Hasil akhirnya tampak seperti tabel berikut

Terima kasih dan semoga bermanfaat bagi kita semua.(pam)