La función del catalogo de cuentas es dar una identificación numérica a las
cuentas que se abrirán en el mayor, para facilitar la mención, tanto de ellas como de las como de las subcuentas en los asientos.
Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de
instalar un sistema de contabilidad. Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique. Las cuentas de mayor, no pueden tener movimientos. Al agregar una cuenta, agregamos primeramente la cuenta de mayor. Es necesario asignar la cuenta, su descripción, su tipo, y su naturaleza. Al agregar una cuenta, el sistema sugiere el tipo. Pero la naturaleza de la cuenta, debe ser la correcta, de lo contrario los movimientos saldrán volteados en los reportes contables.
Después de dar de alta la cuenta de mayor, se pueden asignar subcuentas. En le
caso de manejar más de 2 niveles, de subcuentas, debemos recordar que una subcuenta, con sub-subcuentas, no debe tener movimientos.
Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos
especiales, quizá lo más práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario.
En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la
actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de pérdidas y ganancias