2

KOMPONEN I
(Perintah Am)

Tugasan 1

Soalan 1A

a. Jelaskan prosiding jenayah yang perlu dimulakan terhadap Guru A oleh

Ketua Jabatan.

Dalam mana-mana struktur organisasi, tidak terkecuali institusi pendidikan, adalah

menjadi tanggungjawab dan amanah tiap-tiap pegawai yakni Ketua-Ketua Jabatan untuk

menjalankan pemerhatian, kawalan dan pengawasan tatatertib dan kelakuan ke atas pegawai-

pegawai bawahannya. Lebih penting lagi, seorang Ketua Jabatan haruslah membuat

pertimbangan dan mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap seseorang pegawai yang

telah melakukan kesalahan tatatertib ataupun melanggar undang-undang dan peraturan yang

telah ditetapkan.

Peraturan 28(3) menggariskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam mengambil

tindakan tatatertib terhadap pegawai yang tertakluk kepada prosiding jenayah. Pertama sekali,

Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan laporan pertuduhan jenayah yang dihadapkan

terhadap Guru A daripada Pendaftar atau Penolong Kanan Pendaftar Mahkamah

Seksyen yang mengandungi pertuduhan atau pertuduhan-pertuduhan terhadap Guru A, tarikh

dan waktu penangkapan sekiranya Guru A ditangkap, maklumat sama ada Guru A dijamin

ataupun tidak, dan maklumat-maklumat lain yang relevan.

 Seterusnya, Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan laporan kepada Pihak

Berkuasa Tatatertib, ataupun PBTT, untuk tindakan selanjutnya. Berdasarkan

PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 26 TAHUN 2008 [JPA(S)TT. 71/3/1 (16)],

sekiranya terdapat lebih daripada satu peringkat PBTT yang terlibat dengan seseorang

pegawai, laporan Ketua Jabatan hendaklah dikemukakan kepada PBTT yang mempunyai

kuasa untuk mengenakan tindakan tatatertib atau hukuman selain daripada turun pangkat atau

buang kerja.

Akhir sekali, Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan aduan supaya tindakan

tatatertib diambil terhadap Guru A dan mengesyorkan kepada Lembaga Tatatertib jenis-

jenis tindakan tatatertib yang boleh diambil sebelum prosiding jenayah di mahkamah

diputuskan. Sekiranya Guru A dibebaskan, tiada hukuman akan dikenakan terhadapnya.

Namun begitu, jika sabit kesalahan, Ketua Jabatan boleh mengesyorkan samada pegawai itu

dikenakan tindakan buang kerja atau turun pangkat, apa-apa hukuman selain dibuang kerja

atau turun pangkat, ataupun ditamatkan perkhidmatan demi kpentingan awam.

Kecekapan dan kewibawaan seseorang Ketua Jabatan dalam memantau prestasi dan

mengawasi kelakuan pegawai-pegawai bawahannya adalah sangat penting untuk memastikan

perkembangan, kelancaran, dan produktiviti sesebuah organisasi. Justeru, seseorang ketua

dalam organisasi yang tidak menjalankan kawalan dan pengawasan serta gagal mengenakan

tindakan tatatertib ke atas pegawai bawahan yang melakukan kesalahan boleh disifatkan

sebagai pasif dan cuai dalam melaksanakan tugasnya dan tidak bertanggungjawab. Oleh itu,

wajarlah jika sekiranya seseorang ketua dikenakan tindakan tatatertib atas kegagalan

melaksanakan tugas yang telah diamanahkan kepada beliau.

b. Huraikan lima jenis hukuman tatatertib yang tidak dengan tujuan buang kerja

atau turun pangkat yang boleh dikenakan terhadap Guru B dan kesannya

terhadap kenaikan pangkat guru tersebut.

Sekiranya seseorang pegawai didapati melakukan kesalahan tatatertib, Pihak

Berkuasa Tatatertib, atau PBTT, dengan syor Ketua Jabatan, mempunyai kuasa untuk

menjatuhkan mana-mana satu hukuman atau apa-apa kombinasi dua atau lebih hukuman

tatatertib iaitu (i) amaran, (ii) denda, (iii) lucut hak emolumen, (iv) tangguh pergerakan

gaji, dan (v) turun gaji.

Yang pertama, Guru B boleh diberi hukuman amaran atau ‘warning’. Hukuman ini

dilaksanakan apabila seseorang pegawai didapati bersalah dan amaran diberikan untuk

mengingatkannya bahawa hukuman yang lebih berat akan dikenakan sekiranya sesuatu

kesalahan diulangi. Amaran juga adalah sesuai apabila Ketua Jabatan atau pegawai yang

mempunyai kuasa berpendapat bahawa adalah kurang wajar bagi seseorang pegawai

dikenakan hukuman yang lebih berat lagi setelah mempertimbangkan keadaan, jenis

kesalahan tatatertib, dan kelakuan pegawai yang melakukan pelanggaran peraturan. Namun

begitu, hukuman ini boleh juga dilaksanakan bersama-sama dengan hukuman lain bagi

kesalahan berat contohnya seperti kes kesalahan tatatertib Guru B. Sebagai implikasi

daripada hukuman ini, Guru B tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh enam bulan

atau satu urusun mana terdahulu.

Seterusnya, denda atau ‘fine’ juga boleh dikenakan terhadap Guru B berasaskan

emolumen ataupun pembayaran gaji dan upah kepadanya. Guru B boleh dikenakan denda

maksimum yang tidak melebihi amaun yang sama dengan tujuh hari emolumen. Selanjutnya,

jika Guru B didenda lebih daripada sekali dalam satu bulan kalendar, agregat denda yang
dikenakan terhadapnya tidak boleh melebihi amaun yang sama dengan 45% daripada

emolumen bulanannya. Sebagai kesan terhadap kenaikan pangkatnya, Guru B tidak layak

dinaikkan pangkat dalam tempoh 12 bulan atau satu urusan mana terdahulu.

Lucut hak emolumen atau ‘forfeiture of emoluments’ juga merupakan salah satu

daripada jenis hukuman tatatertib bukan dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat yang

boleh dikenakan terhadap Guru B. Lazimnya, hukuman lucut hak emolumen dikenakan bagi

kes ketidakhadiran tanpa cuti. Oleh hal yang demikian, dalam kes ini, sekiranya Ketua

Jabatan telah mengenalpasti sama ada sepanjang tempoh perjalanan prosiding jenayah

terhadap Guru B, dia juga didapati bersalah tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa

kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah, hukuman lucut hak emolumen

boleh dijatuhkan. Kesannya, Guru B tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 18

bulan atau satu urusan mana terdahulu.

Selain itu, hukuman tangguh pergerakan gaji atau ‘deferment of salary movement’

boleh dikenakan bagi tempoh tiga, enam, sembilan, atau 12 bulan dan dilaksanakan pada

tarikh ulang tahun pergerakan gaji Guru B. Sepanjang tempoh hukuman ini berkuatkuasa,

Guru B tidak berhak menerima pergerakan gaji dan tarikh pergerakan gaji akan berubah ke

tarikh yang paling hampir selepas tamat tempoh hukuman. Di samping itu, tarikh pergerakan

gaji Guru B akan kekal pada tarikh yang diubah itu sehinggalah Guru B mencapai tangga gaji

maksimum. Namun begitu, Guru B tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 30

bulan atau satu urusan mana terkemudian.

Akhirnya, Guru B juga boleh dikenakan hukuman turun gaji atau ‘reduction of

salary’. Antara peruntukan hukuman ini, gaji guru berkenaan akan diturunkan secara

mendatar dalam peringkat gaji yang sama dan penurunan gaji itu tidak melebihi tiga
pergerakan gaji. Selain daripada tarikh hukuman dijatuhkan, Lembaga Tatatertib juga

mempunyai kuasa untuk menetapkan tarikh pelaksanaan hukuman. Bagi tempoh hukuman

pula, penguatkuasaannya tidak boleh kurang daripada 12 bulan tetapi tidak boleh lebih 36

bulan. Sama dengan hukuman tangguh pergerakan gaji, Guru B tidak berhak menerima

pergerakan gaji dalam tempoh hukuman dan tarikh pergerakan gaji akan berubah ke tarikh

pergerakan gaji berikutnya selepas hukuman tamat. Sebagai implikasi, Guru B tidak layak

dinaikkan pangkat dalam tempoh 36 bulan atau satu urusan mana terkemudian.

Secara ringkas, lima jenis hukuman tatatertib yang tidak dengan tujuan buang kerja

atau turun pangkat iaitu hukuman amaran, denda, lucut hak emolumen, tangguh pergerakan

gaji, dan turun gaji, adalah lebih berat daripada hukuman yang sebelumnya. Contohnya,

hukuman amaran adalah lebih ringan daripada denda dan lucut hak emolumen adalah lebih

berat daripada denda. Ini boleh disimpulkan melalui tempoh seseorang pegawai tidak layak

untuk dinaikkan pangkat sepanjang tempoh pelaksanaan hukuman tatatertib, yakni tempoh

tersebut untuk hukuman amaran adalah lebih singkat daripada hukuman turun gaji.
 KOMPONEN III
(Arahan Perkhidmatan & Arahan Keselamatan)

Tugasan 3

Soalan 3A

a. Huraikan tindakan yang harus dilaksanakan oleh ketua jabatan bagi

menguruskan penghantaran dokumen tersebut ke tempat-tempat yang berbeza mengikut

peringkat keselamatannya berdasarkan Arahan Keselamatan.

Ketua Jabatan bertanggungjawab terhadap keselamatan di jabatan di bawah

kawalannya termasuklah keselamatan maklumat-maklumat serta dokumen-dokumen penting

dan rasmi. Oleh itu, Ketua Jabatan haruslah mengambil langkah-langkah mematuhi Arahan

Keselamatan supaya pengurusan dokumen terperingkat adalah terkawal dan kebocoran rahsia

kerajaan dapat dielakkan. Ini termasuklah mengemukakan.laporan kepada Pegawai

Keselamatan Kerajaan yang berperanan menasihat, membantu, menjalankan pemeriksaan dan

penyiasatan keselamatan di semua jabatan secara bebas apabila dikehendaki.

Bagi penghantaran dalam sesebuah pejabat, pengurusan penghantaran dokumen

terperingkat dibuat menerusi fail terperingkat di antara penjawat awam yang diberi kebenaran

untuk mencapai dokumen tersebut. Selain penjawat awam ini, Ketua Jabatan juga boleh

memberi kebenaran kepada penjawat lain untuk mengurus penghantaran dalam sesebuah

pejabat melalui peti atau beg berkunci. Ketua Jabatan juga bertanggungjawab untuk

memastikan penghantaran atau pergerakan fail dibuat melalui Pendaftaran Rahsia iaitu satu

sistem bagi menerima, memproses, menyimpan, dan menghantar dokumen terperingkat di

bahagian berasingan daripada dokumen tidak berperingkat.

 Bagi penghantaran ke jabatan lain dalam bangunan, kawasan atau bandar yang

sama, Ketua Jabatan haruslah memastikan bahawa dokumen semua peringkat, kecuali

dokumen ‘TERHAD’, dihantar menerusi sistem satu lapis sampul surat melalui peti atau beg

berkunci ataupun menerusi sistem dua lapis sampul surat melalui Utusan Selamat. Dokumen

‘TERHAD’ bolehlah dihantar melalui pos tidak berdaftar manakala dokumen tidak terhad

boleh dihantar melalui pos biasa atau cara lain yang sesuai. Di samping itu, sebarang proses

membawa dokumen terperingkat yang ‘SULIT’ dan ‘TERHAD’ ke luar pejabat haruslah

diluluskan kebenarannya oleh Ketua Jabatan.

Pengurusan penghantaran dokumen terperingkat ke lain-lain tempat di Malaysia,

contohnya ke satu bandar atau negeri yang lain, memerlukan kawalan keselamatan yang lebih

ketat. Ketua Jabatan haruslah memastikan bahawa pengurusan penghantaran tersebut adalah

mengikut prosedur yang telah ditetapkan iaitu menggunakan perkhidmatan Semboyan atau

Utusan Selamat untuk dokumen ‘RAHSIA BESAR’ dan perkhidmatan Semboyan atau Pos

Berdaftar A. R. untuk dokumen ‘RAHSIA’ atau ‘SULIT’. Bagi dokumen ‘TERHAD’, Ketua

Jabatan bolehlah meluluskan penghantaran melalui pos biasa.

Akhir sekali, Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa sebarang penghantaran

kepada penerima di luar negara adalah menggunakan sistem dua lapis sampul surat dan

dihantar kepada Pendaftar Rahsia, Kementerian Luar Negeri, ataupun KLN. Di KLN, sampul

surat dalam akan dihantar dengan kaedah khas ke tempat tujuan di luar negara. Sekiranya

penghantaran maklumat terperingkat melalui telefon telegraf dan perkhidmatan capaian tanpa

wayar atau ‘wireless’ ingin digunakan, Ketua Jabatan perlulah mendapat kebenaran daripada

Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan terlebih dahulu.

b. Jelaskan jenis-jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat supaya tidak

berlaku kebocoran.

Dokumen terperingkat ialah dokumen yang mengandungi maklumat dan perkara

rasmi yang perlu diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan. Berbeza dengan

dokumen tidak terperingkat yang juga mengandungi maklumat rasmi, dokumen terperingkat

ditanda dengan peringkat keselamatan sama ada ‘RAHSIA BESAR’, ‘RAHSIA’, ‘SULIT’,

ataupun ‘TERHAD’. Walaupun tidak bertanda, dokumen tidak terperingkat tetap perlu diberi

perlindungan keselamatan secukupnya atas dasar “Hak Kerajaan”.

Jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat yang pertama ialah sistem satu lapis

sampul surat yang dihantar melalui peti atau beg berkunci. Sampul ini hendaklah ditanda

dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, dan nama serta alamat penerima. Sebelum

sampul dihantar kepada penerima, ia haruslah dimeteri dengan meteri pejabat yang

menghantarnya.

Yang kedua ialah sistem dua lapis sampul surat yang tidak dihantar melalui peti

atau beg berkunci. Sama dengan sistem satu lapis sampul surat, sampul surat dalam

haruslah ditanda dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, dan nama serta alamat

penerima, dan dimeteri dengan meteri pejabat. Setelah itu, sampul surat dalam ini

dimasukkan ke dalam sampul surat kedua yang ditulis nama dan alamat penerima dan digam.

Selain itu, penghantaran dokumen terperingkat juga boleh dilakukan melalui sistem

peti atau beg berkunci. Sesebuah jabatan atau organisasi yang menggunakan perkhidmatan

ini akan dibekalkan dengan dua kunci keselamatan. Kunci yang pertama dipegang oleh

pejabat yang menghantar manakala kunci yang kedua pula dipegang oleh pejabat menerima.
 Akhir sekali, Utusan Selamat juga merupakan salah satu jenis sistem penghantaran

dokumen terperingkat. Penghantaran dokumen boleh dilakukan sama ada melalui Semboyan

Tentera, pemandu kapal terbang dari Tentera Udara Diraja Malaysia (TUDM) atau Malaysia

Airlines System Berhad (MAS), ataupun melalui seseorang yang dibenarkan melihat perkara

terperingkat iaitu dokumen yang dihantar. Selain daripada itu, cara-cara lain yang sesuai yang

dibenarkan oleh Ketua Jabatan juga boleh digunakan selepas dipersetujui oleh Pegawai

Keselamatan Kerajaan.