Panduan Mutu Holland College Terjemahan

PANDUAN MUTU
HOLLAND COLLEGE
Revisi – EMPAT
Diterbitkan 12 September 2005
Disetujui oleh:
Presiden Holland College, Brian McMillan
Diterbitkan oleh:
Koordinator Mutu Holland College, Brian
Lambert
Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 1 dari 55

PROFIL HOLLAND COLLEGE …………………………….…..................................4
PERNYATAAN MISI HOLLAND COLLEGE............................................................5
KEBIJAKAN MUTU HOLLAND COLLEGE.............................................................5
SISTEM MANAJEMEN MUTU.................................................................................6
PERSYARATAN UMUM………………………………………………………………….6
PERSYARATAN DOKUMENTASI.............................................................................6
Umum (4.2.1).................................................................................................6
Panduan Mutu (4.2.2)....................................................................................6
Panduan Prosedur……..................................................................................7
Kontrol Dokumen (4.2.3)................................................................................7
Kontrol Catatan Mutu (4.2.4).........................................................................8
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN.......................................................................8
KOMITMEN MANAJEMEN (5.1)...............................................................................8
FOKUS KONSUMEN (5.2)........................................................................................9
KEBIJAKAN MUTU (5.3)..........................................................................................10
PERENCANAAN (5.4)..............................................................................................11
Tujuan Mutu (5.4.1)......................................................................................11
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu (5.4.2)............................................13
TANGGUNG JAWAB, KEWENANGAN DAN KOMUNIKASI (5.5)...........................14

Tanggung Jawab dan Kewenangan (5.5.1)..................................................14
Perwakilan Pihak Manajemen (5.5.2)...........................................................14
Komunikasi Internal (5.5.3)..........................................................................15
KAJIAN MANAJEMEN (5.6).....................................................................................15
Umum (5.6.1)................................................................................................15
Input Kajian (5.6.2).......................................................................................16
Output Kajian (5.6.3)....................................................................................16
MANAJEMEN SUMBER DAYA (6)........................................................................16
PENYEDIAAN SUMBER DAYA (6.1)......................................................................16
SUMBER DAYA MANUSIA (6.2).............................................................................16

Umum (6.2.1)................................................................................................16
Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan (6.2.2).............................................17
INFRASTRUKTUR (6.3)...........................................................................................18

LINGKUNGAN KERJA (6.4)......................................................................................19
REALISASI PRODUK (7)..........................................................................................19
PERENCANAAN REALISASI PRODUK (7.1)...........................................................19

Pemasaran & Rekrutmen...............................................................................20
Pengakuan & Pendaftaran.............................................................................20
Siswa Keluar & Lulus.....................................................................................21
Penyediaan Layanan Pendukung Siswa........................................................21
Perancangan dan Penyusunan Program dan Kurikulum...............................22
Pelaksanaan Program....................................................................................22
PROSES TERKAIT DENGAN KONSUMEN (7.2)......................................................23

Penentuan Persyaratan Terkait dengan Produk (7.2.1)................................23
Kajian Persyaratan Terkait dengan Produk (7.2.2)........................................24
Komunikasi Konsumen (7.2.4)......................................................................24
PERANCANGAN DAN PENYUSUNAN (7.3)............................................................26

Perancangan dan Penyusunan Perencanaan (7.3.1)....................................26
Perancangan dan Penyusunan Input (7.3.2).................................................27
Perancangan dan Penyusunan Output (7.3.3)..............................................27
Perancangan dan Penyusunan Verifikasi(7.3.5)...........................................28
Perancangan dan Penyusunan Validasi (7.3.6)............................................29
Kontrol Perancangan dan Penyusunan Perubahan (7.3.7)..........................30
PEMBELIAN (7.4)...................................................................................................30
Proses Pembelian (7.4.1)...............................................................................30
Informasi Pembelian (7.4.2)...........................................................................30
Verifikasi Produk yang Dibeli (7.4.3)..............................................................31
PENENTUAN PRODUKSI DAN JASA (7.5)..............................................................31

Kontrol Penentuan Produksi dan Jasa (7.5.1)...............................................31
Perencanaan dan Pelaksanaan Pengajaran/Program..................................31
Proses setelah Program................................................................................32
Perawatan dan Perbaikan Perangkat............................................................32
Pendukung Siswa..........................................................................................32
Penilaian Siswa.............................................................................................33
Validasi Proses untuk Penentuan Produksi dan jasa (7.5.2)........................33
Umpan Balik dan Kajian Siswa.....................................................................34
Identifikasi dan Keterlacakan (7.5.3).............................................................34
Properti Konsumen (7.5.4)............................................................................34

Penyimpanan Produk (7.5.5)........................................................................34
KONTROL PERANGKAT PENGAWASAN DAN PENGUKURAN (7.6)...................35
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN......................................................36
UMUM (8.1)..............................................................................................................36
PENGAWASAN DAN PENGUKURAN (8.2).............................................................36
Kepuasan Klien/Konsumen (8.2.1)...............................................................36

Audit Mutu Internal (8.2.2).............................................................................36
Pengawasan dan Pengukuran Proses (8.2.3)...............................................37
Pengawasan dan Pengukuran Produk (8.2.4)...............................................38
KONTROL PRODUK YANG TIDAK SESUAI (8.3)....................................................38
ANALISIS DATA (8.4)................................................................................................39
PERBAIKAN (8.5)......................................................................................................39
Perbaikan Terus menerus (8.5.1)...................................................................39
Tindakan Perbaikan (8.5.2)............................................................................40
Tindakan Pencegahan (8.5.3)........................................................................41
RANGKUMAN PERBANDINGAN RUJUKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
DENGAN STANDAR ISO 9001:2000........................................................................42

Profil Holland College
Holland College, Perguruan tinggi komunitas Pulau Prince Edward, didirikan pada
bulan April 1969 dengan mandat dari Provinsi dan sebagai bagian dari pengaturan
ulang pendidikan tinggi. Sejak pembukaannya pada bulan September tahun yang
sama, jumlah siswa masuk tahunannya telah meningkat dari 102 sampai lebih dari
10.000.
College memberikan cakupan program penuh waktu dan paruh waktu, kursus
singkat dan kelas malam yang komprehensif. Pusatnya ada di Charlottetown,
Souris, Montague, Slemon Park, Summerside, Georgetown dan Tignish. College
tersebut juga mencakup Akademi Polisi Atlantik yang terletak di Slemon Park.
College tersebut juga telah membangun hubungan dekat dengan berbagai

organisasi dan institusi. Serta memiliki kemitraan akademis dengan University of
Prince Edward Island dan institusi serta organisasi lain baik di tingkat lokal maupun
internasional.
Dasar program Holland College adalah PBK, Pendidikan Berbasis Kompetensi. PBK
adalah sistem pendidikan yang menekankan spesifikasi, pembelajaran dan
demonstrasi kompetensi-kompetensi – kemampuan dan pengetahuan – yang
penting bagi karir, kegiatan atau kerja tertentu.
Diantara fitur-fitur yang membedakan PBK adalah identifikasi kemampuan oleh

bidang industri dan evaluasi siswa berdasarkan kinerja mereka dalam kemampuan-
kemampuan tersebut.
Bidang programnya mencakup bisnis, kesehatan, teknik, manufaktur, perdagangan

dan konstruksi, pendidikan dewasa, pariwisata, kuliner, komputer, penegakan
hukum/keadilan, pendidikan udara dan laut. Dalam komitmennya untuk memberikan
kesempatan belajar seumur hidup, Holland College memberikan pelatihan praktis
yang relevan pada para siswanya yang ditarik dari komunitas Pulau, Provinsi lain
dan daerah sekitarnya.

Pernyataan Misi Holland College
“Didedikasikan pada kesempurnaan kinerja, Holland College berkomitmen untuk

memberikan kesempatan pendidikan berkualitas dan layanan yang memenuhi atau
melebihi kebutuhan pelajar, bidang industri/bisnis dan masyarakat kita.”
Kebijakan Mutu Holland College
KEBIJAKAN MUTU HOLLAND COLLEGE (BP-60-04)
Holland College akan memenuhi misinya dengan:
• berkomitmen pada Program Mutu terstruktur yang memenuhi persyaratan yang

termuat dalam ISO 9001;
• melibatkan industri/bisnis dalam penyusunan dan pengembangan program

pelatihan dan kursus;
• memastikan bahwa semua program dan layanan yang dirancang dan

diimplementasikan dengan komitmen untuk memenuhi persyaratan
konsumen;
• memastikan bahwa staf sangat bermutu melalui rekrutmen, pengembangan dan

pelatihan terus menerus;
• menyusun dan memberikan pelatihan yang menekankan prinsip-prinsip

Pendidikan Berbasis Kompetensi;
• memastikan bahwa standar tersebut dipertahankan dan ditingkatkan dengan

pengawasan, pengkajian dan peningkatan semua kegiatan secara aktif;
• memastikan bahwa tujuan mutu yang terukur dan realistis disusun tahunan,
disampaikan pada semua staf, dan dievaluasi, dikaji, dan direvisi (jika perlu)
secara berkelanjutan.
Sistem Manajemen Mutu akan beroperasi dengan “Perkecualian yang Diizinkan”

pada standar ISO 9001:2000 berikut:

Bagian 7.6 Kontrol Perangkat Pengawasan dan Pengukuran
Semua perangkat pengawasan dan pengukuran yang digunakan, digunakan untuk

tujuan pelatihan. Para siswa seringkali diharuskan untuk mengkalibrasi dan
menyesuaikan perangkat-perangkat ini sebagai bagian dari pelatihan mereka. Tidak
adannya perlengkapan dan perangkat yang terkalibrasi secara akurat tidak akan
menjadi kegagalan dalam proses perancangan dan pemberian pendidikan/pelatihan
pada para siswa.
Brian McMillan
PRESIDEN

Sistem Manajemen Mutu
Persyaratan Umum (4.1)
Holland College mengoperasikan Sistem Manajemen Mutu tercatat yang dirancang

untuk memastikan bahwa persyaratan pendidikan, pelatihan dan dukungan yang
ditentukan telah terpenuhi. Efektifitas Sistem Manajemen Mutu diawasi melalui
proses audit internal, umpan balik klien dan analisis umpan balik tersebut serta
kajian manajemen. Umpan balik dari staf, yang menjadi bagian tak terpisahkan dari
penerapan berbagai komponen QMS, memperingatkan Koordinator Mutu tentang
kemungkinan masalah dan revisi yang tepat dan berkala dibuat untuk memperbaiki
kekurangan tersebut. Bidang-bidang yang tidak sesuai ditangani dengan
meningkatkan permintaan tindakan perbaikan dan bidang-bidang yang mungkin tidak
sesuai ditangani dengan melakukan permohonan tindakan pencegahan.
Cakupan
Perancangan dan pemberian pendidikan dan pelatihan pada para siswa mencakup
layanan pendukung.
Persyaratan Dokumentasi (4.2)
Umum (4.2.1)
Holland College menyimpan Panduan Mutu, Panduan Prosedur dan dokumen-

dokumen pendukung. Semua dokumen ini tersedia untuk para staf di semua situs
melalui Sistem Internet Holland College atau dalam bentuk tercetak jika dibutuhkan.
Operasi Sistem Mutu harus diaudit dan dikaji untuk mengawasi, mempertahankan
dan meningkatkan efektifitasnya. Dokumentasi Sistem Mutu tetap mengikuti
perkembangan pendidikan dan perkembangan College tersebut. Tindakan-tindakan
dilakukan untuk memastikan kesesuaian terus menerus jika standar ISO 9001
mengalami revisi.
Holland College telah menyusun Tujuan Mutu yang diawasi secara terus menerus
dan dikaji tahunan. Proses pengawasan tujuan ini adalah salah satu cara yang
digunakan untuk mengevaluasi efektifitas Sistem Manajemen Mutu dan untuk
menentukan apakah persyaratan klien sudah terpenuhi atau belum. Tujuan Mutu
tercantum di bagian 5.4 Panduan ini.

Panduan Mutu (4.2.2)
Panduan Mutu adalah dokumen kebijakan, mengandung ringkasan bagaimana

Holland College menangani persyaratan ISO 9001. Panduan Mutu ini mengandung
kebijakan mutu Holland College, dan rujukan silang prosedur Holland College
dengan elemen-elemen ISO 9001.
Kebanyakan anggota staf memiliki akses ke versi Intranet Panduan Mutu ini, yang
dikontrol dari pusat oleh Koordinator Mutu. Jika akses Web tidak tersedia, salinan
tercetak Panduan Mutu ini disediakan. Salinan utama (dokumen asli) Panduan Mutu
yang tercetak disimpan oleh Koordinator Mutu, yang memastikan versi Intranetnya
tetap sesuai dengan isi versi tercetak ini.
Amandemen Panduan Mutu dikontrol dan diterbitkan oleh Koordinator Mutu.

Perubahan isi biasanya disepakati dengan bagian kerja yang bertanggung jawab
atas implementasinya. Para pemegang panduan tercetak bertanggung jawab untuk
memasukkan amandemen yang telah disahkan dan membuang halaman-halaman
yang tidak lagi dipakai.
Panduan Prosedur
Panduan Prosedur berisi prosedur, informasi dan formulir yang terkait dengan
kegiatan staf. Prosedur menjabarkan proses pendidikan dan dukungan siswa,
termasuk persyaratan dokumentasi dan penyimpanan catatan, dan mengidentifikasi
bagian yang bertanggung jawab atas implementasinya.
Prosedur dikategorisasi berdasarkan enam judul utama:
A. Rancangan, Penyusunan dan Penyampaian Program
B. Siswa Masuk dan Keluar
C. Layanan Pendukung
D. Strategi dan Jaminan Mutu
E. Sumber Daya Manusia
F. Lain-lain.

Kontrol Document (4.2.3)
Holland College menyimpan prosedur tercatat (A14, A17 & D04) untuk mengontrol
kajian, pengesahan, penerbitan, amandemen dan ketersediaan dokumentasi dan
data yang terkait dengan operasi Sistem Manajemen Mutunya. Kebijakan Badan
Terkait, Regulasi Badan dan Regulasi Administratif juga disimpan dengan cara yang
sama. Semua staf harus menggunakan dan merujuk ke terbitan terbaru dokumen
tersebut dalam melaksanakan tugasnya.
Dokumen dan data spesifik dikontrol untuk memastikan bahwa informasi terkini
tersedia dan bisa diakses oleh staf yang terlibat dalam penyusunan dan
penyampaian kursus dan program. Jika dokumen dan formulir digunakan dalam
sebuah program tertentu atau dalam unit program tertentu, program tersebut
dikontrol secara internal. Semua dokumen yang diterbitkan memiliki tanggal terbit
atau status revisi yang ditunjukkan dalam dokumen tersebut.
Staf yang menerima dokumen baru atau dokumen revisi yang penting dari sumber
eksternal harus memberikannya pada anggota staf yang tepat, dan harus
memastikan materi yang tidak dipakai lagi diperbaharui, ditarik kembali atau
dihancurkan. Jika disimpan, materi yang tidak terpakai lagi harus diidentifikasi
sebagaimana mestinya untuk mencegah penggunaan yang tidak dianjurkan.
Panduan Mutu versi Intranet, dan data komputer lain yang penting bagi operasi
Sistem Manajemen Mutu, disimpan cadangannya secara berkala.
Kontrol Catatan Mutu (4.2.4)
Holland College menyimpan catatan-catatan ini sebagaimana mestinya untuk

menunjukkan mutu ketentuannya, kesesuaian dengan prosedur dan efektifitas
Sistem Manajemen Mutunya.
Para anggota staf bertanggung jawab untuk memastikan bahwa catatan-catatan

yang menjadi tanggung jawab mereka dilabeli dengan jelas atau, jika tidak,
diidentifikasi sehingga mudah dibaca dan mudah diambil kapan saja. (D04) Catatan
Mutu harus disimpan sedemikian rupa hingga bisa meminimalisir resiko kerusakan
atau kehilangan.
Prosedur catatan mutu (D09) mendaftar dokumen-dokumen yang harus disimpan

untuk tujuan rujukan dan untuk memberikan bukti efektifitas Sistem Manajemen
Mutu. Prosedur tersebut menentukan status kerahasiaan dan waktu penyimpanan

minimum untuk tiap catatan, dan bagian yang bertanggung jawab untuk perawatan,
penyimpanan dan pembuangannya.
Jika disepakati dalam kontrak, konsumen boleh diberikan akses ke catatan mutu
yang sesuai.
Tanggung jawab Manajemen
Komitmen Manajemen (5.1)
Anggota Dewan Eksekutif Manajemen berkomitmen atas penyusunan dan

implementasi Sistem Manajemen Mutu (QMS) dan terus menerus memperbaiki
efektifitasnya. Pihak manajemen mengkaji Kebijakan Mutu College secara tahunan.
Semua staf didorong untuk mencari cara untuk terus menerus memperbaiki proses
dan layanan College yang diberikan ke klien. Selain komitmen para staf ini,
Manajemen College, secara tahunan, menentukan tujuan mutu organisasi. Tujuan-
tujuan ini disusun berdasarkan hasil audit, analisis data yang didapat dari berbagai
bentuk umpan balik klien dan kajian manajemen atas sistem mutu.
Tujuan mutu dikomunikasikan oleh manajemen senior ke semua level organisasi.

Divisi, departemen, dan staf perorangan ditugaskan mengidentifikasi metode dan
proses untuk mencapai tujuan mutu yang bisa diterapkan dan mendokumentasikan
hasilnya. Hasil kegiatan yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan mutu dicatat dan
dikaji oleh Manajemen College secara terus menerus.
Pihak Manajemen College secara tahunan mengkaji tujuan mutu yang dibuat tahun
sebelumnya dalam hal kesesuaian, kelayakan, dan efektifitasnya. Tiap tahun, tujuan
mutu dan hasil dari tujuan tersebut dikaji. Tujuan mutu mungkin dilanjutkan untuk
tahun berikutnya, direvisi, atau malah disusun tujuan baru yang akan diterapkan.
Bagian 5.4 dari Panduan Mutu ini memuat “Tujuan Mutu” College yang terbaru yang
telah disusun dan disahkan oleh Dewan Eksekutif Manajemen.
Fokus Konsumen (5.2)
Manajemen College berkomitmen untuk menentukan bahwa persyaratan konsumen

(klien) telah terpenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan konsumen
(klien). Meski konsumen atau klien utama College adalah para siswa, klien
sekundernya adalah badan usaha, organisasi, industri dan pemerintahan yang
mempekerjakan para lulusannya.

Semua program dan kursus dirancang dan disusun dengan input dari para klien
sekunder tersebut. Para siswa mendapatkan keuntungan dari menerima pendidikan
dan pelatihan yang telah disusun dalam kondisi tersebut. Para klien dari semua
level, baik internal maupun eksternal, memberikan umpan balil terkait dengan
program, kursus dan layanan yang diberikan oleh College. Ada sejumlah prosedur
(B01, B02, B03, B09, B12, D01, D02, D03, D05, D11 & D12) yang memberikan
proses untuk mengumpulkan dan menggunakan umpan balik ini. Holland College
secara umum dan departemen-departemen di dalamnya telah menerapkan berbagai
proses untuk mengawasi dan mengukur kepuasan klien.
Saat kursus pelatihan yang disesuaikan dirancang dan disusun, persyaratan para
klien ini merupakan bagian tak terpisahkan dari proses tersebut (A03 & A16).
Sebagai sebuah institusi pendidikan, Holland College menyadari bahwa para siswa
memiliki kebutuhan-kebutuhan lain dan ada faktor-faktor lain yang mungkin
mempengaruhi kemampuan mereka untuk berhasil dalam program atau kursus yang
mereka ambil. Untuk tujuan ini, Holland College memberikan serangkaian layanan
melalui beberapa prosedur (C03, C05, C06, C10 & C11). Layanan-layanan ini
mencakup penyediaan akomodasi bagi para siswa yang cacat, menyediakan banyak
bursa dan beasiswa, daftar akomodasi dan bantuan akademis, konseling serta
layanan pendukung lainnya.
Berbagai prosedur juga memberikan kesempatan bagi para klien untuk mendaftar
keluhan (D02) terkait dengan layanan yang diberikan oleh College dan memberikan
kesempatan bagi para siswa yang tidak puas untuk mempertanyakan keputusan
yang menyangkut status akademis mereka (A10). Rapat kajian siswa dengan
mengundang perwakilan siswa atau kelompok siswa juga mungkin dilaksanakan
untuk menangani masalah-masalah tertentu atau untuk mendapatkan input terkait
dengan masalah-masalah tertentu (A06).
Website College juga menyediakan formulir “Umpanbalik Elektronik” yang

dimasukkan langsung ke Kantor Mutu. Melalui formulir ini, semua orang bisa
memberikan saran, komentar, atau keluhan tentang informasi atau layanan apapun
yang diberikan oleh Holland College. Masukan yang diterima didokumentasikan dan
diteruskan ke anggota staf Holland College yang berkepentingan. Semua keluhan
yang diterima melalui media ini didokumentasikan secara resmi sebagai satu
keluhan dan ditangani melalui Prosedur D02.

Kebijakan Mutu (5.3)
Kebijakan Mutu Holland College (Badan Kebijakan 60-04) disusun oleh Dewan
Eksekutif Manajemen dan disahkan oleh Badan Pengatur. Kebijakan ini dikaji
tahunan dalam rapat Kajian Manajemen Mutu untuk memastikan bahwa kebijakan ini
terus:
a) sesuai dengan tujuan College;
b) mencakup komitmen untuk sesuai dengan persyaratan dan untuk meningkatkan

efektifitas Sistem Manajemen Mutu;
c) memberikan kerangka kerja untuk menyusun dan mengkaji tujuan mutu;
d) dikomunikasikan dan dipahami dalam College, dan;
e) cocok.
Kebijakan Mutu Holland College, Badan Kebijakan 60-04, menyatakan:
Holland College akan memenuhi misinya dengan:
• berkomitmen pada Program Mutu terstruktur yang memenuhi persyaratan

sebagaimana dimuat dalam ISO 9001;
• melibatkan industri/bisnis dalam penyusunan dan pengembangan program

pelatihan dan kursus;
• memastikan bahwa program dan layanan dirancang dan diimplementasikan

dengan komitmen untuk memenuhi persyaratan konsumen;
• memastikan bahwa para staf memang sangat bermutu melalui rekrutmen,

pengembangan dan pelatihan terus menerus;
• penyusunan dan penyampaian pelatihan yang menekankan prinsip-prinsip

Pendidikan Berdasarkan Kompetensi;
• memastikan bahwa standar tersebut disimpan dan ditingkatkan dengan

pengawasan, pengkajian dan peningkatan semua kegiatan secara aktif;

• memastikan bahwa tujuan mutu yang terukur dan realistis disusun tahunan,
dikomunikasikan kepada semua staf, dan dievaluasi, dikaji, dan direvisi (jika
perlu) secara terus menerus.
Sistem Manajemen Mutu akan beroperasi dengan “Perkecualian yang Diizinkan”

berikut pada standar ISO 9001:2000:
Bagian 7.6 Kontrol Perangkat Pengawasan dan Pengukuran
Perangkat pengawasan atau pengukuran yang digunakan, digunakan untuk tujuan

pelatihan. Para siswa sering diharuskan untuk mengkalibrasi dan menyesuaikan
perangkat-perangkat ini sebagai bagian dari pelatihan mereka. Tidak adanya
kelengkapan dan perangkat terkalibrasi yang akurat tidak akan menjadi kegagalan
dalam proses perancangan dan pelaksanaan pendidikan/pelatihan bagi para siswa.
Perencanaan (5.4)
Tujuan Mutu (5.4.1)
Pihak manajemen Holland College secara tahunan mengkaji tujuan mutu yang
disusun tahun sebelumnya dengan memperhatikan kesesuaian, kelayakan dan
efektifitas. Tiap tahun, tujuan mutu dan hasil dari tujuan tersebut dikaji. Tujuan mutu
bisa diteruskan untuk tahun berikutnya, direvisi, atau mungkin ditentukan tujuan baru
dan diimplementasikan.
Tujuan Mutu berikut telah disusun, dikaji dan disahkan oleh Dewan Eksekutif
Manajemen pada tanggal 7 April 2005:
Tujuan Mutu
1) Dengan memperhatikan dua pertanyaan survei siswa berikut:
• “Keseluruhan mutu program ini tinggi.”
• “Saya akan merekomendasikan program ini ke orang yang saya kenal.”
Tujuan: semua program untuk mencapai tingkat 80% atau lebih (80% siswa
yang menanggapi sedikit setuju atau sangat setuju dengan pernyataan ini.)

(Catatan: tiap pertanyaan diatas juga dilaporkan sebagai Indikator Kinerja Kritis.)
2) Dengan memperhatikan dua pertanyaan Survei Baru Siswa berikut (jawaban

ya/tidak):
“Selama orientasi saya, saya diberikan informasi tentang:
• garis besar/deskripsi isi program.
• garis besar/deskripsi tentang bagaimana saya akan dinilai (tingkat atau nilai).”
Tujuan: semua program untuk menerima 80% atau lebih jawaban ya.
3) Dengan memperhatikan pertanyaan dalam Survei Baru Siswa berikut:
• “Saya sangat puas dengan seluruh aplikasi dan proses pendaftaran.”
Tujuan: untuk mencapai tingkat 90% atau lebih (90% siswa yang menanggapi setuju
atau sangat setuju dengan pernyataan ini.)
4) Dengan memperhatikan pertanyaan survei lulusan:
• “Seberapa mungkin saudara akan merekomendasikan program ini ke

seseorang yang saudara kenal?”
Tujuan: untuk mencapai nilai kepuasan keseluruhan sebesar 4,25 atau lebih.
(Catatan: Survei lulusan dilaksanakan tiap tahun pada bulan Mei atas lulusan tahun
sebelumnya. Maka tujuan ini disusun untuk survei lulusan yang dilaksanakan pada
tahun 2005 untuk lulusan tahun 2004.)
5) Sistem Kajian Kinerja pegawai diimplementasikan pada tahun 2003.
Tujuan: untuk bisa melacak jumlah staf yang melaksanakan/menerima kajian

kinerja, Departemen Sumber Daya Manusia akan menyusun mekanisme pelacakan
tahun ini dan mulai menyimpan catatan tentang jumlah staf yang menerima kajian
kinerja. Di tahun berikutnya, informasi statistik bisa dikumpulkan yang akan
meningkatakan sistem kajian kinerja di Holland College.
6) Tujuan: untuk meneliti metode untuk menerima umpan balik bagi pihak industri
tentang kepuasan pegawai atas lulusan Holland College.

Perencanaan Sistem Manajemen Mutu (5.4.2)
Perencanaan dan persiapan pendidikan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan lain yang

terkait dilaksanakan sesuai dengan prosedur tercatat. Sumber yang diperlukan
dialokasikan, dan pelatihan staf diberikan, kapanpun program atau persyaratan baru
diberikan.
Perencanaan Mutu dalam Holland College merupakan bagian tak terpisahkan dari
sejumlah Prosedur Mutu yang berpuncak pada penyusunan Tujuan Mutu. Umpan
balik dari konsumen (siswa, industri dan komunitas) lewat Prosedur D01
(Pengawasan, Evaluasi dan Kajian Program/Kursus) dan dewan penasehat
program/kursus (A06), menjadi dasar untuk perencanaan dalam program/kursus,
departemen dan College secara keseluruhan.
Prosedur D02 (Prosedur Keluhan) memungkinkan Holland College untuk

menanggapi masalah nyata atau dugaan masalah dengan layanannya dan
mengimplementasikan tindakan pencegahan sebelum masalah tersebut terjadi.
Manajemen diberikan informasi terkait kinerja program dan tren lewat Prosedur D11
(Indikator Kinerja).
Prosedur A06 (Rapat yang Terkait dengan Program) memberikan proses untuk staf,
manajemen dan industri untuk mengkaji semua aspek program/kursus. Industri juga
memainkan peran penting dalam penyusunan program/kursus baru melalui proses
analisis lapangan kerja (Prosedur A01 – Inisiasi, Rancangan & Pengesahan
Program) dan kajian serta revisi proses terus menerus melalui rapat dewan
penasehat tahunan.
Salah satu aspek Prosedur D08 (Resolusi dan Pencegahan Masalah) adalah
penerapan langkah untuk mencegah masalah terjadi kembali dan identifikasi tren
masalah. Kadang pencegahan masalah atau penanganan tren negatif mungkin
membutuhkan inisiatif strategis. Untuk memfasilitasi proses ini, Koordinator Mutu
menyajikan rangkuman data dari Prosedur ini ke smeua rapat Kajian Manajemen
terjadwal. (D05)
Semua Prosedur yang disebutkan diatas, utamanya dimasukkan kedalam proses

perencanaan. Salah satu Prosedur yang membantu proses ini adalah Prosedur D05
(Kajian Manajemen). Rapat Kajian Manajemen memberi gambaran keseluruhan
tentang Sistem Mutu College pada pihak manajemen yang mengungkap:

• kekurangan dan kelebihan;
• apa yang sudah kita lakukan dengan baik dan apa yang masih bisa diperbaiki;
• apa yang disukai dan tidak disukai oleh konsumen kita tentang cara kita
melaksanakan usaha;
• sudahkah kita mencapai tujuan mutu kita.
Manajemen kemudian bisa mengidentifikasi dan memasukkan masalah-masalah

strategis ke dalam proses perencanaan untuk tahun depan.
Holland College menyadari bahwa staf yang terlatih sangat penting untuk menumbuh
kembangkan organisasi. Salah satu segi Prosedur E03 (Penilaian Kinerja), E04
(Pelatihan dan Pengembangan Staf), E06 (Pengembangan Instruksional) dan E14
(Pengesahan dan Pelaksanaan Kursus Pengembangan Profesional Staf),
mengidentifikasi kebutuhan pelatihan organisasi secara keseluruhan, kebutuhan
individu anggota staf, dan mencakup strategi pemasukan kebutuhan pelatihan dalam
proses perencanaan tahunan.
Perubahan Sistem Manajemen Mutu dilakukan setelah perencanaan seksama dan

konsultasi dengan staf dan anggota manajemen yang relevan. Semua perubahan
prosedural disahkan oleh Presiden sebelum diluncurkan. Semua perubahan
dikoordinasikan oleh Koordinator Mutu yang memastikan dokumen-dokumen lain
yang relevan diperbaharui sebagaimana mestinya sesuai dengan revisi terbaru.
(D04)
Tanggung jawab, Kewenangan dan Komunikasi (5.5)
Tanggung jawab dan Kewenangan (5.5.1)
Tanggung jawab, kewenangan dan hubungan antar staf yang mengatur,

melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi mutu, dijabarkan
dalam Panduan Prosedur. Tugas bagian-bagian utama dijabarkan dalam Prosedur
D06 yang berjudul Peran dan Tanggung Jawab Staf, namun tanggung jawab yang
terkait dengan mutu juga merupakan bagian tak terpisahkan dari semua prosedur
lain.

Perwakilan Pihak Manajemen (5.5.2)
Koordinator Mutu bertanggung jawab atas pengamatan dan operasi harian Sistem
Manajemen Mutu, dan bertanggung jawab untuk melaporkan kinerjanya ke pihak
Manajemen Eksekutif. Koordinator Mutu melapor ke Direktur Eksekutif Hubungan
dan Layanan Pegawai yang merupakan Perwakilan Pihak Manajemen dalam Dewan
Eksekutif Manajemen.
Kewenangan dan kebijakan Koordinator Mutu ditentukan dalam Prosedur Peran dan
Tanggung jawab Staf (D06). Kewajiban Koordinator Mutu bisa dirangkum dalam
pernyataan tanggung jawab berikut:
• untuk memastikan bahwa proses-proses yang dibutuhkan untuk Sistem

Manajemen Mutu telah disusun, diimplementasikan dan dicatat;
• untuk melaporkan ke Dewan Eksekutif Manajemen tentang kinerja Sistem

Manajemen Mutu dan perlunya perbaikan; dan
• untuk mendorong kesadaran akan persyaratan konsumen diseluruh College.
Komunikasi Internal (5.5.3)
Saluran komunikasi dibangun melalui penggunaan sistem surat elektronik di seluruh

College yang bisa diakses oleh sebagian besar staf. Di beberapa tempat yang
sangat jauh dimana akses tidak mungkin ada, dilakukan sejumlah langkah untuk
memastikan bahwa para staf diberikan informasi dalam bentuk tercetak.
Banyak dokumen umumnya disediakan dalam bentuk tercetak serta dibuat versi
elektroniknya yang mudah diakses.
Daftar semua staf dengan nomor telepon dan alamat email diberikan di situs staf
internal.
Regulasi Administratif dan Prosedur Operasional telah disusun untuk menangani

situasi krisis dan darurat dan untuk memastikan bahwa saluran komunikasi yang
tepat telah dibangun.

Kajian Manajemen (5.6)
Umum (5.6.1)
Anggota Dewan Eksekutif Manajemen (DEM) dan personel lain yang ditunjuk,
mengadakan rapat untuk mengkaji kelayakan dan efektifitas Sistem Manajemen
Mutu College secara terus menerus selama setahun. Rapat kajian dipimpin oleh
Presiden College dan item agenda rapat selama periode setahun tersebut mencakup
semua persyaratan yang ditentukan dalam Prosedur D05 (Kajian Manajemen).
Rapat Dewan Eksekutif Manajemen sesekali bisa disusun sebagai Rapat Kajian
Manajemen Mutu, namun rapat DEM berkala (biasanya mingguan) seringkali
menangani item-item yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu. Catatan rapat
DEM diteruskan ke Koordinator Mutu secara berkala. Tingkat pemenuhan
persyaratan ISO 9001 dan kebijakan mutu dan tujuan College dikaji tahunan.
Rapat kajian dicatat, dan tindakan perbaikan, tindakan pencegahan dan perbaikan
yang diperlukan dilakukan. Rangkuman catatan rapat dan informasi lain terkait
dengan efektifitas Sistem Manajemen Mutu dikirimkan ke Situs Mutu Intranet
College. Item apapun yang dianggap sebagai hak milik atau sifatnya sensitif tidak
dimasukkan.
Input Kajian (5.6.2)
Input untuk kajian manajemen mencakup informasi tentang: (D01, D02, D03, D05,
D08, D10, D11)
a) hasil audit;
b) umpan balik konsumen;
c) kinerja proses dan kesesuaian produk;
d) status tindakan pencegahan dan perbaikan;
e) tindak lanjut dari kajian manajemen sebelumnya;
f) perubahan yang bisa mempengaruhi sistem manajemen mutu; dan
g) usulan perbaikan.

Output Kajian (5.6.3)
Output dari kajian manajemen mencakup semua keputusan dan tindakan yang
berhubungan dengan:
a) perbaikan efektifitas sistem manajemen mutu dan prosesnya;
b) perbaikan produk/jasa terkait dengan persyaratan konsumen; dan
c) sumberdaya yang dibutuhkan.
Manajemen Sumber daya 6)
Pengadaan sumber daya (6.1)
Sumber daya fisik dan sumber daya manusia yang cukup disediakan untuk kegiatan
pengaturan, pelaksanaan dan verifikasi yang mempengaruhi mutu dan untuk
meningkatkan kepuasan konsumen (klien) dengan memenuhi persyaratan konsumen
(klien).
Sumber Daya Manusia (6.2)
Umum (6.2.1)
Semua pegawai, termasuk anggota manajemen, melaksanakan kerja yang

mempengaruhi mutu layanan yang terkait dengan perancangan dan penyampaian
pendidikan dan pelatihan pada siswa termasuk layanan pendukung, dan
dipekerjakan berdasarkan pendidikan, pelatihan, kemampuan dan pengalaman yang
tepat.
Documented prosedur have been established for the recruitment of permanent and
temporary staff (E01). Verification of candidate qualifications and/or experience
normally precedes confirmation of an appointment. Staff orientation, appraisal,
training and development are carried out and recorded in accordance with
documented prosedur (E02, E03, E04, E05, E06, E07, E08, E10, E11, & E14) to
ensure that the College
Prosedur tercatat telah disusun untuk rekrutmen staf tetap dan sementara (E01).:
• mempekerjakan staf yang memiliki kualifikasi dan pengalaman yang relevan;

(E01)

• tetap mengikuti perkembangan dunia pendidikan dan pelatihan; (E03, E04, E06,
E14)
• meningkatkan dan memperbaharui kemampuan staf; (E03, E04, E06, E14)
• mempertahankan relevansi dan daya tarik program dan kursusnya (E06);
• memperkuat dan meningkatkan layanan yang diberikan pada siswa dan

konsumennya.
Analisis kebutuhan akan training di seluruh bagian college dilakukan secara tahunan,
dan puncaknya dalah penyiapan Rencana Pengembangan Staf College (E04, E14).
Kebutuhan pengembangan dan pelatihan individu ditentukan melalui evaluasi dan
kajian perbaikan kinerja (E03 & E04). Juga ada prosedur terpisah yang menangani
proses penyusunan pengajaran untuk para pengajar di seluruh bagian Holland
College (E06).
Para anggota staf diberikan tanggung jawab yang memang sesuai dengan
kualifikasi, pelatihan dan/atau pengalaman mereka. Jika perlu, diberikan pelatihan
sebelum kerja atau dalam pekerjaan.
Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan (6.2.2)
Para manajer dalam organisasi tersebut bertanggung jawab untuk memastikan

bahwa para pegawai memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk operasi College
yang efektif dan efisien. Untuk mempertahankan tingkat kompetensi yang
dibutuhkan, para manajer memastikan bahwa para pegawai yang berada dalam
tanggung jawab mereka tetap berada di bidang keahlian yang menjadi pekerjaan
mereka, dan memastikan bahwa para pegawai, bersama dengan penyelia mereka,
merencanakan pendidikan dan pelatihan yang mereka butuhkan untuk
mempertahankan kompetensi yang diperlukan dalam jabatan tersebut.
Para pegawai yang penting bagi pencapaian tujuan mutu yang telah ditetapkan
dibuat sadar akan peran dan tanggung jawab mereka dalam pencapaian tujuan
tersebut melalui manajer mereka. Jika perlu, para manajer mengadakan rapat
dengan para pegawai untuk menentukan pendekatan yang akan diambil untuk
memenuhi tujuan yang relevan (E03 - QF006, QF053, QF059).

Holland College menyimpan catatan (file) pelatihan dan pengembangan tiap
pegawai. Catatan tentang pendidikan, kemampuan, pengalaman dan pelatihan tiap
pegawai disimpan dalam file ini. Semua staf baru diminta mengisi Formulir Informasi
Database Pengembangan Profesional (QF066). Semua pelatihan dan
pengembangan staf internal yang diberikan melalui College dilacak dengan Sistem
Informasi Siswa di Kantor Pendaftaran. Staf diminta menyimpan catatan workshop,
konferensi, seminar dan pelatihan industri yang mereka ikuti di luar perusahaan
dalam portofolio pribadi. Staf yang telah mengikuti pelatihan, mendapatkan
pengakuan profesional, menerima sertifikat/diploma/gelar kesarjanaan, dan
sebagainya, diminta meneruskan informasi ini, bersama dengan salinan dokumen
penting yang diterima, ke bagian Sumber Daya Manusia. Para manajer juga
memperbaharui file stafnya dalam proses kajian tahunan (E03).
Infrastruktur (6.3)
Holland College mengkaji persyaratan untuk fasilitas dan perlengkapan melalui

proses Perencanaan Kerja dan Strategi dan proses penyusunan anggaran. Proyek
Peremajaan Komputer yang diatur oleh Manajer Layanan Komputer secara tahunan
mengkaji perkomputeran di Holland College dan memberikan proses untuk
mempertahankan dan menjaga laboratorium komputer siswa dan semua komputer
yang digunakan oleh staf. Proses ini melibatkan penilaian persyaratan semua
pengguna dan penyediaan komputer yang lebih canggih di bidang-bidang yang
paling membutuhkannya, dan relokasi komputer lain ke bidang lain di College sesuai
yang dibutuhkan.
Bagian Layanan Komputer merawat sistem jaringan komputer untuk College tersebut
dan menyediakan sistem surat elektronik untuk semua staf dan siswa penuh waktu.
(C09) Bagian ini juga menyediakan dukungan untuk sejumlah program piranti lunak
umum yang digunakan oleh staf dan siswa Holland College. (C04)
Holland College juga mengelola situs Web yang menyediakan informasi tentang
berbagai aspek College tersebut, termasuk informasi pendaftaran, informasi
pemasaran dan lowongan kerja College. Ada juga situs web internal yang
memberikan informasi yang relevan pada para staf.

Lingkungan Kerja (6.4)
Kebijakan Dewan Holland College BP-30-04 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja)

dan BP-40-03 (Kesehatan dan Kebugaran) memberikan arahan bagi para anggota
komunitas College untuk mengelola kesadaran akan keselamatan dalam program
dan dalam fasilitas College dan untuk mendorong kegiatan kebugaran.
Regulasi Administratif 30-04-1 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) disusun untuk

mendorong kesadaran akan keselamatan, untuk menyusun Dewan Kesehatan dan
Keselamatan atau Perwakilan Bagian Keselamatan dan untuk memastikan
kesesuaian dengan Undang-Undang Kesehatan dan Keselamatan Kerja Prince
Edward Island.
Usaha Kebugaran di Tempat Kerja disusun untuk mendorong kegiatan fisik,

meningkatkan gizi, dan pengurangan stress dan rokok. Berbagai dewan di berbagai
pusat merencanakan banyak kegiatan dan acara untuk mendorong partisipasi para
staf dalam program ini. Ada juga situs web Kebugaran yang mendorong berbagai
kegiatan dan memberikan informasi yang terkait dengan kebugaran.
Program Bantuan Pegawai memberikan konseling tertutup dan layanan informasi

pada pegawai dan keluarganya yang membutuhkan bantuan tersebut.
Realisasi Produk (7)
Perencanaan Realisasi Produk (7.1)
Cakupan Sistem Mutu Holland College menyatakan: “Penyusunan dan penyampaian

pendidikan dan pelatihan bagi siswa termasuk layanan pendukung.”
Realisasi produk kemudian diterapkan pada proses-proses tersebut yang langsung

berdampak pada penyediaan pendidikan dan pelatihan dan layanan pendukung
siswa yang terkait. Proses-proses berikut telah ditentukan sebagai proses yang
relevan untuk mendukung realisasi produk:
• Pemasaran dan Rekrutmen (B01 & B02)
• Penerimaan dan Pendaftaran (A16, B03, B09, B10 & B12)
• Siswa Keluar dan Lulus (A16, B04, B06, B09, B10 & B12)
• Penyediaan Layanan Pendukung Siswa (C03, C05, C06, C08, C09 & C10)

• Perancangan dan Penyusunan Program dan Kurikulum (A01, A03, A15 & A16)
• Penyampaian Program (A04, A03, A11, A15, A16 & A18)
• Pembelian Kelengkapan (C01) (Lihat Bagian 7.4, Pembelian, dalam panduan

ini)
• Layanan Pendukung Lain (termasuk Perpustakaan, Toko buku, layanan

komputer (C09) & layanan yang terkait dengan keuangan siswa)
Prosedur tercatat, seperti yang ditunjukkan dalam kurung diatas, mencakup sejumlah
proses tersebut dan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi
pelaksanaan proses tersebut memastikan bahwa tujuan telah ditetapkan dan
persyaratan diidentifikasi.
Pemasaran dan Rekrutmen :
Proses pemasaran dan rekrutmen dalam Holland College dikontrol oleh Prosedur
B01 & B02.
Informasi pemasaran program didapat dan diverifikasi melalui sebuah proses

tertentu yang melibatkan satu atau lebih formulir yang harus ditandatangani oleh tiap
individu untuk memverifikasi pengesahan dan keberterimaan informasi tersebut.
Semua informasi pemasaran dikoordinasikan melalui Direktur Eksekutif Komunikasi
Perusahaan dan Yayasan yang mengesahkan semua materi yang terkait dengan
rekrutmen.
Proses tersebut dikontrol untuk memastikan bahwa:
• Semua materi pemasaran untuk Holland College diselesaikan begitu rupa untuk
memberikan informasi yang akurat, konsisten dan terkini dan memberikan
citra positif dan atraktif;
• Pendaftar, staf Penerimaan dan staf Pemasaran diberikan informasi yang

akurat, konsisten dan terkini tentang program dan kursus yang diberikan oleh
Holland College;
• Program dan kursus Holland College dipromosikan.

Penerimaan dan Pendaftaran
Sejumlah prosedur mengontrol proses penerimaan dan pendaftaran. Semua siswa

yang baru mendapftar di Holland College diberikan nomor unik. Nomor ini, disebut
nomor klien atau Nomor Induk Mahasiswa, diberikan oleh Sistem Informasi Siswa
(SIS) kepada tiap individu. SIS menyimpan file elektronik permanen untuk tiap siswa
dan memberikan rujukan cepat ke sejarah individu dengan College tersebut.
Proses penerimaan dan pendaftaran siswa penuh waktu, paruh waktu dan
pendidikan lanjutan ke program sertifikasi atau diploma dikontrol dalam Prosedur
B03 sementara pendaftaran semua siswa lainnya sebagai berikut:
• Semua kursus yang terkait dengan navigasi kelautan dan teknisi listrik kelautan
di atau melalui Pusat Kelautan dikontrol dalam Prosedur B12.
• Semua aplikasi untuk program Sains Polisi (Kadet) dikontrol dalam Prosedur
B13.
• Kursus Pelatihan dalam Kerja yang diberikan oleh Akademi Polisi Atlantik
dikontrol dalam Prosedur A16.
• kursus yang diberikan melalui Pendidikan Masyarakat dan Dewasa dlam

Prosedur B09.
• Kursus Pelepasan Ketegangan dalam Prosedur B10.
Siswa Keluar dan Lulus
Proses siswa keluar dan lulus untuk para siswa yang mendaftar dalam program
sertifikat/diploma dikontrol melalui Prosedur B04 dan B06. Proses keluar semua
siswa lain dikontrol melalui prosedur yang sama dengan diatas (A16, B09, B10 &
B12).

Penyediaan Layanan Pendukung Siswa (C03, C05, C06, C07, C08, C09, C10,
C11 & C12)
Melalui berbagai prosedur, Holland College memberikan layanan dukungan seperti

Konseling Profesional, Konseling Karir, bantuan Penempatan Kerja (khusus ATHI)
(C03), Layanan Penilaian (C11) dan Bantuan Akademis (C05) untuk siswa. Tiap
tahun Bagian Layanan Siswa mengiklankan di koran lokal bahwa anggota
masyarakat umum yang mungkin memiliki akomodasi yang bisa dikontrak/sewa oleh
siswa diharapkan untuk memberikan informasi tersebut untuk tujuan penyusunan
daftar akomodasi (C06). Daftar ini disediakan di Situs Web College dan juga
diberikan jika siswa meminta.
Proses untuk menyusun, mengimplementasikan dan mengawasi kesepakatan untuk

mengakomodasi pelajar yang cacat fisik diberikan dalam Prosedur C10. Dalam
Prosedur ini, para pelamar ke College boleh mengajukan permohonan akomodasi ke
Bagian Pendaftar, permohonan tersebut kemudian dinilai dan, jika dipandang sesuai
dengan Prosedur, disusunlah Kesepakatan Akomodasi Pendidikan Individu (KAPI).
Prosedur C09 memberikan sebuah proses untuk memungkinkan dan mengatur

akses siswa ke sumber perkomputeran dan jaringan komputer College dan Prosedur
C07, C08, dan C12 merinci persyaratan yang menyangkut perjalanan yang terkait
dengan siswa dan kegiatan/acara lain di luar kampus yang melibatkan siswa.
Perancangan dan Penyusunan Program dan Kurikulum
Perancangan dan penyusunan proses dikontrol dalam Prosedur A01, A03, A15 dan
A16 dan dijabarkan di bagian 7.3 panduan ini.
Penyampaian Program
Proses penyampaian program dan kursus dikontrol dalam Prosedur A04, A03, A11,
A15, A16 & A18.
Rencana Penyampaian Kurikulum atau yang serupa disusun untuk tiap program
sertifikasi/diploma (A04). Rencana tersebut, setidaknya harus memberikan atau
menjabarkan:

• rangkuman isi kurikulum;
• cara penyampaian kurikulum tersebut;
• rujukan ke isi kurikulum dan dimana informasi tersebut disimpan atau

ditempatkan;
• jika bisa, jadwal penyampaian kurikulum yang diinginkan;
• deskripsi singkat tentang bagaimana penilaian akan dilakukan;
• jadwal kajian kemajuan.
Catatan status rencana penyampaian kurikulum dan status kemajuan siswa

disimpan. Staf yang mungkin harus menggantikan rekan pengajar lain yang tidak
bisa hadir bisa menilai catatan dan rencana penyampaian kurikulum tersebut.
Bagian 7.5, Produksi dan Pengadaan Layanan, dari panduan ini memberikan rincian
lebih lanjut terkait dengan penyampaian program.
Proses penyediaan pelatihan dalam pekerjaan pada siswa yang mendaftar dalam
program sertifikasi/diploma tersebut, jika diharuskan, dikontrol oleh Prosedur A03
dan penyusunan, pengesahan dan penyampaian Kursus Pendidikan Lanjutan,
dengan perkecualian untuk perkemahan musim panas dan kursus Pelepasan
Ketegangan (B10), tercakup dalam Prosedur A15. Sejumlah prosedur berbeda
mengontrol proses penyampaian untuk kursus pendidikan dewasa (A18) dan kursus
pelatihan dalam pekerjaan yang diberikan oleh Akademi Polisi Atlantik.
Pembelian Perlengkapan yang Digunakan dalam Penyampaian Pendidikan Dan/atau

Pelatihan (C01) Lihat bagian 7.4, Pembelian.
Proses yang Terkait dengan Konsumen (7.2)
Penentuan Persyaratan Terkait dengan Produk (7.2.1)
“Produk” College adalah program, kursus dan layanan pendidikan yang

diberikannya. Klien utama College, para siswa, mengharapkan:
• produk memenuhi standar dan hasil yang telah ditentukan;
• produk terkini dan relevan;

• produk bisa memberikan kesempatan bagi mereka untuk mendapatkan
pendidikan dan pelatihan yang akan membantu mereka dalam memenuhi
persyaratan industri atau bisnis dalam karir yang mereka pilih;
• layanan pendukung memenuhi atau melebihi standar normal untuk layanan

tersebut;
Program dan kursus pendidikan bisa dibagi menjadi dua jenis utama:
• program sertifikasi/diploma;
• kursus pendidikan lanjutan.
Program sertifikasi/diploma yang baru harus disahkan oleh Dewan Pengelola dan
Dewan Eksekutif Manajemen College. (A01) kursus pendidikan lanjutan, seperti
kelas malam, pelatihan khusus dan pelatihan kontrak (A03, A15 dan A16) disahkan
oleh manajer yang ditunjuk.
Untuk program sertifikasi/lanjutan, penentuan persyaratan yang terkait dengan

produk adalah hasil dari serangkaian proses. Yang paling utama, tujuan utama
program sertifikasi/diploma serta kursus pendidikan lanjutan College adalah untuk
memberikan produk pendidikan yang relevan dengan industri atau usaha kerja.
Selama penyusunan dan penyampaian program sertifikasi/diploma, tujuan ini dicapai
melalui kontribusi oleh para perwakilan bidang industri/bisnis/pemerintah terkait
dalam proses analisis lapangan kerja dan dewan penasehat program. Faktor-faktor
seperti persyaratan perundangan tertentu juga diidentifikasi dan dimasukkan dalam
penyampaian program. Persyaratan-persyaratan lain, yang diidentifikasi dan
disampaikan oleh College, merupakan bagian dari layanan normal penyediaan
pendidikan sekolah tinggi bagi siswa.
Garis besar kursus disusun untuk semua kursus pendidikan lanjutan dan hasilnya
ditentukan. Informasi ini tercantum dalam informasi pemasaran dan/atau diberikan
dalam bentuk tertulis pada para partisipan di awal kursus.

Kajian Persyaratan yang Terkait dengan Produk (7.2.2)
Kajian persyaratan yang terkait dengan program sertifikasi/diploma yang baru

dilakukan melalui proses perancangan dan penyusunan. Program-program tersebut
juga bisa dikaji oleh Dewan Penasehat, Bagian Layanan Kurikulum College dan/atau
oleh staf program tersebut secara terus menerus. Umpan balik resmi dan tidak
resmi yang diberikan oleh siswa, usulan dari bidang usaha dan industri dan
keinginan untuk membuat program tetap terkini dan relevan, semuanya termuat
dalam proses pengkajian terus menerus. Saat persyaratan program berubah,
rencana penyusunan dan implementasi dibuat (A01).
Para calon siswa dibuat sadar akan persyaratan program melalui berbagai sumber
informasi pemasaran dan komunikasi dari Kantor Pendaftaran. Dalam beberapa hari
pertama saat program baru dimulai, para siswa baru diberikan sesi orientasi (A05)
dan informasi relevan terkait dengan program yang mereka pilih dan College itu
sendiri (A04).
Sebelum kursus kontrak atau kursus pelatihan khusus disahkan (A03, A16), kursus
tersebut dikaji untuk memastikan bahwa:
• persyaratan konsumen ditentukan dengan jelas;
• jika konsumen akan memasok kelengkapan dan/atau bahan fasilitas, prosedur

yang dibutuhkan diikuti dengan seksama;
• College memang memiliki kemampuan untuk menyampaikan pelatihan;
• semua perbedaan antara usulan awal dengan spesifikasi akhir dibereskan.
Amandemen pada kontrak yang sudah ada disepakati secara resmi dengan
konsumen dan dikomunikasikan pada pihak-pihak terkait.
Komunikasi Konsumen (7.2.4)
Prosedur terdokumentasi telah disusun untuk mengontrol pemasaran program dan

kursus pendidikan lanjutan (B01), rekrutmen siswa (B02), dan proses penerimaan
dan pendaftaran (A16, B03, B08, B09, B12, B13). Semua pertanyaan dan
permohonan menyangkut program tersebut ditangani oleh Kantor Penerimaan. Staf
penerimaan mungkin meneruskan pertanyaan sebagaimana mestinya untuk

memberikan jawaban terbaik bagi konsumen (klien). Sejumlah pusat dan afiliasi
yang lebih kecil juga memiliki staf pendukung sendiri yang telah didelegasikan
sejumlah pekerjaan dari kantor penerimaan.
Persyaratan produk ditentukan melalui lembar fakta program, Kalender College dan
Situs Web College (B01). Sumber-sumber ini memberikan informasi akurat
menyangkut program dan kursus pada klien. Informasi ini beserta analisis pekerjaan
dan garis besar kursus, menjadi dasar untuk mengidentifikasi persyaratan
konsumen. Sesi orientasi siswa biasanya memberikan banyak informasi pada siswa
tentang College, programnya, apa yang diharapkan dari mereka sebagai siswa, dan
berbagai layanan yang diberikan oleh College.
Umpan balik siswa yang didapat dari berbagai survei dan kuesioner yang diberikan
pada siswa, baik selama program maupun setelah lulus, juga dipertimbangkan dalam
pengkajian dan perencanaan program. Tiap siswa pendidikan lanjutan diberikan
kesempatan untuk menyelesaikan evaluasi kursus dan memberikan komentar yang
pada gilirannya akan diberikan dalam perencanaan untuk pendidikan lanjutan
berikutnya.
Tempat-tempat dalam program sertifikasi/diploma diberikan pada para pelamar

berdasarkan persyaratan dan kriteria penilaian yang telah ditentukan. Para pelamar
yang lamarannya tidak memenuhi satu atau lebih persyaratan program, akan diminta
melaksanakan penilaian akademis dan/atau bertemu dengan Petugas Penerimaan
untuk mengkaji lamaran mereka. Lamaran dari para pelamar yang sudah dewasa
yang tidak memenuhi kriteria masuk normal bisa ditangani secara perorangan, untuk
memastikan mereka telah memenuhi persyaratan minimum program dan memenuhi
persyaratan khusus. Semua pelamar yang lamarannya ditolak diberitahukan lewat
surat dan diminta menghubungi Petugas Penerimaan. (B03 dan B13).
Sebagian besar siswa yang mendaftar ke kursus yang diberikan oleh Pendidikan
Masyarakan dan Dewasa diharuskan menghadiri wawancara penerimaan. (B09)
Selama wawancara tersebut, persyaratan siswa ditentukan. Rencana pembelajaran
individu disusun dalam pertemuan lain (A18) untuk berkonsultasi dengan siswa untuk
membantu mereka mencapai tujuan masing-masing. Persyaratan kurikulum untuk
program pendidikan dewasa dan Pengajaran Bahasa untuk Pendatang Baru di
Kanada (LINC) ditentukan oleh badan pemerintah yang berwenangm dan dikaji serta
dipenuhi secara terus menerus.

Jika mungkin, College memfasilitasi pemindahan siswa ke program lain jika program
yang mereka ikuti terbukti tidak tepat. (B04)
Berbagai Prosedur (A04, A18) mengharuskan manajer pembelajaran dan para

pengajar mengkaji kemajuan tiap siswa secara berkala, mencatat sesi kajian dan
memberikan umpan balik pada siswa tentang kemajuannya. Para siswa juga
didorong untuk mendiskusikan masalah apapun yang mungkin mereka alami dengan
manajer pembelajaran/pengajar mereka atau dengan staf lain yang sesuai. Sebuah
prosedur juga dilaksanakan untuk meemberikan proses penyusunan, penerapan dan
pengawasan kesepakatan untuk mengakomodir siswa cacat. (C10)
Berbagai prosedur juga memberikan kesempatan pada klien untuk mendaftar

keluhan (D02) terkait dengan layanan apapun yang diberikan oleh College dan
memberikan kesempatan pada para siswa yang tidak puas dengan keputusan terkait
dengan status akademis mereka untuk mempertanyakan keputusan tersebut (A10).
Rapat kajian siswa dengan para perwakilan siswa atau sekelompok siswa juga bisa
diadakan untuk menangani masalah tertentu atau untuk mendapatkan input terkait
dengan masalah tertentu (A06).
Perancangan dan Penyusunan (7.3)
Perencanaan Perancangan dan Penyusunan (7.3.1)
Proses inisiasi, perancangan, penyusunan dan pengesahan program dan kursus

dilaksanakan sesuai dengan dokumen rinci yang mencakup Regulasi Dewan,
Regulasi Administratif dan Prosedur Mutu (A01, A03, A15 dan A16). Program
sertifikasi/diploma dan kursus pendidikan lanjutan (kursus singkat atau kelas malam)
ditangani secara terpisah karena perbedaan tingkat kerumitannya. Semua program
baru harus disahkan oleh Dewan Pengelola Holland College, Dewan Eksekutif
Manajemen dan Direktur Eksekutif terkait. Proses revisi program yang sudah ada
juga dicantumkan dalam dokumen-dokumen ini.
Rancangan dan penyusunan kurikulum program sertifikasi/diploma diawasi oleh

Bagian Layanan Kurikulum. Proyek-proyek perancangan program individu
dialokasikan ke dan dipimpin oleh anggota staf tertentu, yang bertanggung jawab
untuk membuka File Perancangan dan Penyusunan dan menyusun Rencana
Perancangan dan Penyusunan yang minimalnya harus:

a) memberikan gambaran umum penyusunan yang dibutuhkan;
b) menentukan staf yang akan dilibatkan dan tanggung jawab masing-masing;
c) menentukan sumber daya yang dibutuhkan;
d) mencakup kerangka waktu untuk berbagai fase penyusunan dan untuk

penyelesaian keseluruhan penyusunan tersebut;
e) menentukan dan menjabarkan, termasuk saat terjadinya, proses kajian,

verifikasi dan validasi yang akan digunakan;
f) mencakup kerangka waktu untuk implementasi revisi;
g) untuk revisi program, tentukan bagaimana implementasi revisi akan

berdampak pada siswa yang mendaftar dan, jika bisa, dua angkatan
setelahnya, termasuk dokumen-dokumen resmi yang akan dikeluarkan.
Proses perancangan mencakup penyusunan spesifikasi/diagram lapangan kerja,

panduan pembelajaean dan materi pendukung lainnya.
Pelatihan kontrak atau pelatihan khusus dan kursus pendidikan lanjutan bisa disusun
untuk menangani tuntutan umum bidang industri atau untuk menanggapi
permohonan khusus untuk pelatihan kontrak. Waktu pelaksanaan kursus tersebut
biasanya singkat, dan tergambar dalam pendekatan yang digunakan oleh
persyaratan rancangan untuk kursus-kursus tersebut. Anggota staf yang ditunjuk
bertindak sebagai koordinator proyek dan memastikan kesesuaian dengan
persyaratan rancangan, penyusunan dan pengesahan.
Input Perancangan dan Penyusunan (7.3.2)
Untuk tiap program yang disusun atau yang melalui revisi besar, persyaratan input
dan output rancangan ditentukan dan kegiatan pengkajian, verifikasi dan validasi
dilakukan di tahap yang tepat, sesuai dengan Rencana Perancangan dan
Penyusunan. Input industri merupakan fitur penting dalam proses perancangan
(A01)
Perancangan dan penyusunan program juga mempertimbangkan standar College

yang sesuai terkait dengan penyusunan dan perancangan program, persyaratan

penerimaan siswa, dan persyaratan akademis, perundangan atau persyaratan lain
yang mungkin dibutuhkan.
Input-input ini dikaji kelayakannya untuk menentukan apakah input-input tersebut

memenuhi persyaratan atau tidak dan untuk memastikan semua input tidak saling
bertentangan.
Output Perancangan dan Penyusunan (7.3.3)
Output perancangan dan penyusunan untuk program sertifikasi/diploma biasanya

terdiri dari Diagram DACUM atau Spesifikasi Lapangan Kerja, Anggaran, Standar
Pelatihan, Rencana Pelatihan, Sistem Penyampaian, Bahan Ajar, dan Kriteria
Penilaian. Sebelum menyampaikan pelatihan, Direktur Eksekutif yang cocok,
setelah berkonsultasi dengan Bagian Layanan Kurikulum, memastikan bahwa
program tersebut telah disusun dengan baik, untuk memungkinkan penyampaian
pelatihan pada para siswa. Selama proses ini, output perancangan dan penyusunan
diverifikasi dengan inputnya.
Juga, dalam tiga bulan setelah program baru dimulai atau setelah program melalui
revisi utama, Bagian Layanan Kurikulum mengadakan evaluasi internal resmi. (A01
& AR-70-02-3)
Kajian Perancangan dan Penyusunan (7.3.4)
Kajian Rancangan Awal dan Rancangan Akhir dan, jika perlu, kajian tambahan,
dispesifikasi dalam Rencana Penyusunan dan Implementasi program. (A01)
Sebagai bagian dari proses pengkajian, output dibandingkan dengan persyaratan

input Rancangan dan tindakan yang diperlukan diambil untuk mengatasi
kesenjangan. Para partisipan pengkajian mewakili bidang-bidang keahlian yang
dibutuhkan untuk melaksanakan kajian.
Semua kajian dicatat dalam lembar catatan rapat yang dengan jelas menentukan
tindakan yang akan diambil, tanggung jawab personel dan tanggal selesai tindakan
tersebut.
Rapat Dewan Penasehat Tahunan (Prosedur Mutu A06) atau rapat dewan yang
serupa mengkaji rangkuman evaluasi dan data lain yang relevan. Dewan mengkaji
diagram DACUM, spesifikasi lapangan kerja, standar pelatihan atau dokumen

rancangan program lain yang terkait dengan informasi ini dan perubahan apapun
yang terjadi dalam lapangan kerja, dan membuat rekomendasi terkait dengan revisi.
Rekomendasi (usulan) diteruskan ke Direktur Eksekutif yang tepat dan ke Bagian

Layanan Kurikulum. Tergantung pada sejauh mana perubahan tersebut diusulkan,
harus dipertimbangkan apakah perubahan bisa diimplementasikan dalam periode
jangka pendek atau dalam periode jangka panjang.
Verifikasi Perancangan dan Penyusunan (7.3.5)
Bagian Layanan Kurikulum mengkoordinasikan verifikasi dan validasi penyusunan

program baru atau program revisi. Verifikasi dan validasi tercantum dalam Rencana
Penyusunan dan Implementasi.
Semua kegiatan verifikasi dan validasi didokumentasikan dan dengan jelas

menjabarkan kegiatan tersebut, saat pelaksanaannya, bagian rancangan mana yang
terlibat, tindakan apa, jika ada, yang harus diambil, personel yang bertanggung
jawab dan tindak lanjut yang dibutuhkan.
Verifikasi dalam perancangan dan penyusunan program pendidikan mungkin

mencakup hal-hal berikut:
• pembandingan program dengan standar College yang telah ditentukan dalam

hal penyusunan program dan kurikulum;
• pembandingan program dengan Standar Nasional atau standar akreditasi;
• pengkajian program atau bagiannya oleh ahli di bidang industri;
• pengujian semua atau sebagian program dengan percobaan bersama

sekelompok siswa;
• pengkajian kurikulum yang disusun untuk memastikan bahwa kurikulum

tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh Dewan Penasehat;
• pengkajian kurikulum yang disusun untuk menentukan apakah hasilnya sesuai

dengan yang diinginkan. (Ini bisa dicapai menggunakan berbagai
perangkat/daftar periksa yang disusun oleh Bagian Layanan Kurikulum.)

Validasi Perancangan dan Penyusunan (7.3.6)
Proses perancangan program pendidikan memiliki dua tujuan utama:
• memenuhi kebutuhan penerima pendidikan (siswa): dan
• memenuhi persyaratan bidang industri atau usaha dimana siswa akan bekerja
nantinya.
Dengan demikian, tujuan validasi program pendidikan adalah untuk menentukan

apakah program tersebut memenuhi kedua tujuan utama tersebut atau tidak.
Sejumlah validasi pada tahap-tahap awal proses perancangan, seperti meminta
kelompok penasehat industri memvalidasi tujuan kinerja yang telah ditentukan untuk
sejumlah atau semua kemampuan dalam diagram lapangan kerja, mungkin
diperlukan, sementara validasi utama terjadi selama dan segera setelah program
diberikan. (A01)
Validasi bisa terjadi melalui sejumlah proses yang tertentu seperti:
• evaluasi internal formal oleh Bagian Layanan Kurikulum dalam waktu tiga bulan
setelah program dimulai;
• pengkajian oleh dewan penasehat industri/bisnis atau ahli industri/bisnis;
• jika program tersebut harus memenuhi Standar Nasional atau kajian akreditasi
oleh badan eksternal, ini bisa menjadi bagian dari persyaratan validasi;
• pelaksanaan kajian siswa seperti melalui kuesioner, kajian kemajuan dan

keberhasilan, dan mekanisme umpan balik lainnya, secara terus menerus
selama program tersebut ditawarkan (ini bisa berupa gabungan kajian
internal oleh Manajer Pembelajaran/Pengajar program tersebut, Manajer
Program dan/atau Manajer Bagian Layanan Kurikulum);
• evaluasi, kajian dan penyesuaian terus menerus, jika dibutuhkan, oleh Manajer
Pembelajaran/Pengajar program;
• survei lulusan dan pegawai atau mekanisme umpan balik lainnya.

Kontrol Perubahan Perancangan dan Penyusunan (7.3.7)
Perubahan kecil pada rancangan dan penyampaian kurikulum biasanya merupakan

bagian dari proses penyampaian program harian dan dibuat sebagaimana yang
diharuskan oleh Manajer Pembelajaran/Pengajar. Namun, jika staf atau hasil
evaluasi menyatakan bahwa dibutuhkan perubahan yang lebih signifikan, seperti
penambahan atau penghapusan kemampuan tertentu yang akan digunakan dalam
analisis lapangan kerja atau penyusunan ulang kurikulum yang dikembangkan, maka
Bagian Layanan Kurikulum, penggagas rancangan program, dan/atau dikaji dan
disahkan sebagaimana mestinya oleh Regulasi College sebelum materi apapun
diterbitkan ulang (A01).
Design changes are formally reviewed, recorded and implemented. A majority of the
programs offered by the College are competency-based and occupational analysis
and specifications are important outcomes of the design process. Once these
documents have been approved, they are subjected to regular review and revision in
association with representatives from the relevant industries. Records of changes are
maintained by the Curriculum Services Department.
Perubahan rancangan secara resmi dikaji, dicatat, dan diimplementasikan.

Keseluruhan program yang ditawarkan oleh College berdasarkan kompetensi dan
analisis yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan dan spesifikasi
merupakan hasil penting dalam proses perancangan. Setelah dokumen-dokumen
disetujui, dokumen-dokumen ini mengalami pengkajian dan revisi secara teratur oleh
asosiasi dan perwakilan dari industri-industri yang terkait. Pencatatan perubahan
diatur oleh Bagian Layanan Kurikulum.
Pembelian (7.4)
Proses Pembelian (7.4.1)
Pembelian dan penyewaan perlengkapan dengan nilai lebih dari $1000 dikontrol
melalui prosedur C01
Semua pemasok yang ditunjuk sebagai Pemasok yang Diakui dan akan tetap begitu
kecuali ada alasan yang menyebabkan penunjukan mereka harus dikaji ulang.
Seorang Direktur Eksekutif, Manajer Program atau Manajer lain bisa melakukan
pengkajian terhadap kinerja pemasok dan sebagai hasil dari pengkajian tersebut,

status pemasok bisa saja berubah menjadi “Tidak Diakui” atau mendapatkan
pengawasan selama enam bulan.
Kontrak untuk layanan pengajaran dibuat melalui Kesepakatan Bersama antara

College dan fakultas-fakultas di dalamnya.
Informasi Pembelian (7.4.2)
Dokumen-dokumen pembelian harus memuat deskripsi yang jelas mengenai barang-

barang yang dipesan. Dokumen-dokumen tersebut dikaji dan disahkan dengan
tanda tangan pihak berwenang sebelum dikeluarkan.
Semua pembelian komputer dikaji dan disetujui oleh Manajer Layanan Komputer.
Melalui Program Peremajaan Komputer, semua komputer diganti secara bergiliran di
seluruh College. Pemasok komputer ditentukan melalui sebuah proses evaluasi
yang dilakukan oleh Manajer Layanan Komputer.
Proses pemberian tender untuk pembelian besar lainnya dikontrol melalui proses
pemberian tender yang normal. Kontrak-kontrak yang ditandatangani bersama
pemasok yang telah diberikan tender dikaji dan disahkan. Para pemasok yang
dianggap “tidak diakui” tidak akan dipertimbangkan dalam proses pemberian tender.
Verifikasi Produk yang Dibeli (7.4.3)
Barang-barang yang dikirim diperiksa kesesuaiannnya dengan pesanan pembelian

asli, dan diperiksa jika ada kerusakan atau kesalahan. Barang-barang yang cacat
dipisahkan dan/atau dilabeli untuk menghindari pemakaian yang tidak disengaja.
Bagian yang mengeluarkan permohonan pembelian atau pihak lain yang ditunjuk
memeriksa semua item yang diterima untuk memastikan bahwa semuanya berfungsi
dengan baik dan mampu melaksanakan fungsi yang diharapkan. Bagian yang
mengeluarkan Permohonan Pembelian, atau pihak yang ditunjuk,
menginspeksi/memeriksa perlengkapan untuk melihat ada tidaknya kerusakan atau
kecacatan. Masalah-masalah yang ada pada perlengkapan tersebut dilaporkan ke
Bagian Pembelian.

Pengadaan Produksi dan Jasa (7.5)
Kontrol Pengadaan Produksi dan Jasa (7.5.1)
Perencanaan, penyampaian, pengawasan dan pengkajian program dan kursus diatur

sesuai dengan serangkaian prosedur komprehensif. Sistem Manajemen Mutu juga
mencakup, jika mungkin, pengadaan kelengkapan pemeliharaan dan berbagai
mekanisme pendukung siswa.
Perencanaan dan Penyampaian Program/Kursus
A Curriculum Delivery Plan is required for all full-time programs. (A04) For continuing
education courses a course outline is prepared. Where appropriate, Planning,
Advisory and Review meetings are held.
Rencana Penyampaian Kurikulum
Direktur Eksekutif Program/Manajer Program mengawasi penyampaian semua

program dan kursus. Serangkaian prosedur menyusun persyaratan untuk:
• perencanaan dan penyampaian program (A03, A04, A15, A16, A18);
• penyusunan jadwal kegiatan siswa; (A04, A18)
• orientasi siswa (A03, A05, A15, A18);
• pengkajian kemajuan siswa dan penanganan masalah (A07);
• penanganan situasi kesalahan tindakan siswa (A09);
• rapat yang terkait dengan program, termasuk rapat kajian siswa (A06);
• pengawasan kehadiran siswa (A08, A18);
• pelatihan dalam pekerjaan (A11).
Proses-Proses Pasca Program
Berbagai prosedur mengontrol proses keluarnya dan kelulusan siswa, termasuk:

• penerbitan catatan pencapaian, transkrip dan sertifikat/gelar diploma (B04, B08,
B09, B10, B12);
• pemrosesan permohonan transkrip (B07);
• peluncuran informasi siswa (B07);
• perencanaan kelulusan (B06).
Panduan atau bantuan pasca kursus juga sangat mungkin terjadi sebagai bagian
dari pelatihan kontrak dan akan dimuat dengan kesepakatan kontrak yang relevan.
Pemeliharaan dan Perbaikan Perlengkapan
Perlengkapan yang digunakan dalam penyampaian pendidikan dan pelatihan

dipelihara sebagaimana mestinya untuk memastikan gangguan minimum dalam
kegiatan pembelajaran. Proses pelaporan kesalahan memastikan bahwa
perlengkapan yang tidak aman dikeluarkan dari layanan dan diperbaiki atau diganti.
(C04)
Sebuah Bagian Bantuan Perkomputeran telah dibuat untuk memberikan bantuan

mengatasi masalah perangkat keras dan piranti lunak. Bagian ini juga
mengkoordinasikan pelaporan masalah dengan kelengkapan audio-visual. (C04)
Sebuah prosedur (C02) telah disusun untuk mengontrol penyimpanan, pengadaan,

penerbitan dan pengembalian senjata dan amunisi. Prosedur ini sesuai dengan
persyaratan Undang-Undang Senjata Api Kanada dan diawasi oleh Direktur
Eksekutif Akademi Polisi Atlantik. Senjata dan amunisi hanya boleh dikeluarkan oleh
personel yang sah.
Dukungan Siswa
Berbagai prosedur mengontrol pengadaan layanan dukungan pada siswa (C03, C05,
C06, C10 & C11), termasuk:
• konseling profesional;
• konseling karir;

• layanan bantuan akademis;
• bantuan ketenaga kerjaan;
• penilaian dan pengujian siswa;
• pengelolaan daftar akomodasi;
• mengakomodasi siswa cacat.
Penilaian Siswa
Para siswa dinilai berdasarkan persyaratan program yang telah ditentukan sebelum
memasuki College sebagai bagian dari prosedur penerimaan siswa (B03). Para
pelamar ke program Holland College yang tidak memenuhi persyaratan akademis
bisa dirujuk oleh Kantor Penerimaan ke Layanan Konseling dan Penilaian untuk
penilaian akademis (B03 dan C11).
Metode dan jadwal penilaian dalam program/kursus diterapkan sesuai dengan

tuntutan tiap program atau kursus. Penilaian dan kemajuan siswa dicatat dan dikaji
secara teratur. Siswa yang mengalami kesulitan bisa dirujuk oleh Konselor College
untuk penilaian (C11) ke bagian Layanan Konseling dan Penilaian. Prosedur
penyampaian keluhan disediakan bagi para siswa yang tidak puas dengan nilai
mereka.
Validasi Proses untuk Pengadaan Produksi dan Jasa (7.5.2)
Seperti yang dinyatakan pada bagian 7.2.1 dokumen ini, ‘produk’ Holland College
adalah program, kursus, dan layanan pendidikan yang diberikannya. Bagian 7.1
menjabarkan realisasi produk yang diterapkan pada proses-proses yang berdampak
langsung ke pengadaan pendidikan dan pelatihan College dan terkait dengan
layanan dukungan siswa. Proses-proses berikut dianggap relevan untuk realisasi
produk dukungan:
• Pemasaran dan Rekrutmen (B01 & B02)
• Penerimaan dan Pendaftaran (A16, B03, B09, B10, B12, B13)

• Siswa Keluar dan Lulus (A16, B04, B06, B09, B10 & B12)
• Pengadaan Layanan Dukungan Siswa (C03, C05, C06, C08, C09, C10 & C11)
• Perancangan dan Penyusunan Program dan Kurikulum (A01, A03, A15 & A16)
• Penyampaian Program (A04, A03, A11, A15, A16 & A18)
• Pembelian Kelengkapan (C01)
• Layanan Pendukung lain (termasuk Perpustakaan, Toko buku, layanan

komputer (C09) dan layanan yang terkait dengan keuangan siswa)
Output dari tiap proses diatas, dengan perkecualian “Perancangan dan Penyusunan
Program dan Kurikulum”, diverifikasi dengan pengawasan dan/atau pengukuran
selama penyampaian lauanan. Validasi rancangan dan penyusunan program
dilakukan melalui berbagai sarana yang telah dijabarkan di bagian 7.3.6 (Validasi
Perancangan dan Penyusunan).
Prosedur-prosedur yang ditentukan setelah tiap proses yang didaftar diatas

mencakup penanggungjawab pengkajian.
Umpan balik dan Kajian Siswa
Umpan balik siswa didapatkan melalui kuesioner (D01) dan rapat kajian siswa (A06).
Hasilnya dianalisis dan, jika mungkin, diterapkan pada staf penyampaian program,
kursus, dan layanan siswa.
Identifikasi dan Keterlacakan (7.5.3)
Pelacakan dilakukan lewat sejumlah prosedur(A04, A08, A18, B03, B04, B08, B09,
B10, B12), yang mencatat:
• lamaran, pendaftaran dan pemindahan siswa;
• status penyampaian program/kursus;
• kemajuan siswa perorangan;
• kehadiran, jika diharuskan;

• keluar dari kursus;
• kelulusan dan penerbitan sertifikat/gelar diploma.
Properti Konsumen (7.5.4)
Kesesuaian fasilitas atau bahan (mungkin mencakup kekayaan intelektual) yang

diiberikan oleh konsumen untuk digunakan dalam kursus, program atau kegiatan
ditentukan sebelum kontrak disepakati. Fasilitas dan bahan tersebut diverifikasi
sebelum digunakan, dan kerusakan atau kehilangan apapun dilaporkan ke
konsumen. (A12)
Pemeliharaan Produk (7.5.5)
Kesesuaian program pendidikan dan dokumen-dokumen kelulusan yang diberikan

oleh College dikontrol melalui Kebijakan Dewan, Regulasi Dewan, Regulasi
Administratif dan Prosedur Mutu berikut ini:
• Kebijakan Dewan 70-02 (Program dan Kursus)
• Kebijakan Dewan 70-03 (Dokumen College)
• Regulasi Dewan 70-02-1 (Program Sertifikasi/Diploma/Gelar Sarjana Terapan)
• Regulasi Dewan 70-03-1 (Dokumen-Dokumen Penting untuk Program

Sertifikasi/Diploma)
• Regulasi Dewan 70-03-2 (Dokumen-Dokumen Penting untuk Pendidikan

Lanjutan)
• Regulasi Administratif 70-02-1 (Penyusunan dan Pengesahan Program

Sertifikasi/Diploma/Gelar Sarjana Terapan)
• Regulasi Administratif 70-02-3 (Revisi Program)
• Regulasi Administratif 70-03-1 (Sertifikat/Diploma Lulusan)
• Regulasi Administratif 70-03-2 (Sertifikat Pendidikan Lanjutan)

• Prosedur Mutu A01 (Penyusunan Program dan Kurikulum)
• Prosedur Mutu A15 (Penyusunan, Pengesahan dan Penyampaian Kursus

Pendidikan Lanjutan)
• Prosedur Mutu A03 (Pelatihan Kontrak/Pelatihan Khusus)
Sumber resmi yang diakui untuk semua dokumen analisis lapangan kerja,
daftar/diagram kemampuan program, profil, daftar kursus yang dibutuhkan, rating
minimum dan nilai lulus adalah Bagian Layanan Kurikulum. Asisten (Pembantu)
Kurikulum dengan Bagian Bantuan Kurikulum memastikan bahwa semua revisi
dokumen-dokumen ini dicatat dan bahwa staf progra, dan Kantor Pendaftar tetap
terkini.
Anggota Manajemen yang tepat bertanggung jawab untuk menunjuk orang yang
akan bertanggung jawab atas penyusunan dan penyampaian kursus pendidikan
lanjutan, termasuk pelatihan kontrak/pelatihan khusus. Orang-orang ini, kadang
berkonsultasi dengan bagian lain di College, memastikan kesesuaian kursus-kursus
ini dengan standar dan/atau persyaratan yang telah ditentukan.
Kantor Pendaftar bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua dokumen

resmi lulusan program sertifikasi/diploma dan sertifikat pendidikan lanjutan
memenuhi persyaratan resmi minimum untuk program/kursus dan bahwa dokumen-
dokumen yang disajikan memenuhi peraturan resmi College untuk dokumen
kelulusan.
Kontrol Perangkat Pengawasan dan Pengukuran (7.6)
Perkecualian yang Diizinkan: Semua perangkat pengawasan dan pengukuran

yang digunakan hanya digunakan untuk tujuan pelatihan. Para siswa sering
diharuskan mengkalibrasi dan menyesuaikan perangkat-perangkat ini sebagai
bagian dari pelatihan mereka. Tidak adanya perangkat dan sarana yang terkalibrasi
secara akurat tidak akan menyebabkan kegagalan dalam proses perancangan dan
penyampaian pendidikan/pelatihan pada siswa.

Pengukuran, Analisis dan Perbaikan
Umum (8.1)
Holland College menggunakan serangkaian indikator kinerja untuk mengevaluasi

mutu dan keberhasilan tiap program yang diberikannya. Indikator-indikator ini
disusun tahunan oleh Analis Penelitian dari gabungan data statistik yang didapat
secara internal dan survei kepuasan dan pekerjaan lulusan (D01) dan laporan
disusun dan disebarkan ke Dewan Eksekutif Manajemen dan Koordinator Mutu.
Indikator-indikator ini digunakan untuk mengidentifikasi tren kinerja, dan memberikan
dasar pengambilan keputusan strategis dan perbaikan. (D11) Indikator-indikator ini
juga digunakan untuk menyusun Tujuan Mutu dan memberikan dasar pengukuran
pencapaian tujuan.
Selain umpan balik yang diberikan oleh siswa dan lulusan College, Dewan
Penasehat Industri dan Dewan Penasehat Masyarakat juga memberikan sumber
informasi berharga pada College menyangkut program dan kursus, kurikulum dan
keberhasilan lulusan. (A06) Catatan rapat Dewan Penasehat disimpan dan
disebarkan ke staf program, berbagai anggota manajemen College dan Koordinator
Mutu.
Kajian internal program dan kurikulum oleh Bagian Layanan Kurikulum dan audit
mutu internal (D10) digunakan untuk memastikan kesesuaian dalam Sistem
Manajemen Mutu.
Pengawasan dan Pengukuran (8.2)
Kepuasan Konsumen/Klien (8.2.1)
Kepuasan klien diukur melalui berbagai perangkat yang ditentukan di bagian 8.2.3.
Proses-proses yang digunakan untuk memastikan informasi yang didapat
menyangkut kepuasan klien dianalisis dan dipertimbangkan dalam proses
perencanaan College.

Audit Mutu Internal (8.2.2)
Operasi Sistem Manajemen Mutu College diaudit secara internal untuk menentukan
kelayakan dan efisiensinya, dan untuk memverifikasi kesesuaian staf dengan
prosedur. (D10)
Kegiatan audit dan tindak lanjut dilaksanakan secara sistematis sesuai dengan
rencana audit dan prosedur tercatat. Audit dilaksanakan oleh personel terlatih yang
tidak terkait dengan kegiatan yang sedang diaudit. Hasil audit dicatat dan
disampaikan ke Koordinator Mutu yang menyampaikan hasil tersebut ke orang-orang
yang bertanggung jawab atas bidang dan kegiatan yang diaudit.
Bagian-bagian yang diaudit harus melaksanakan tindakan perbaikan pasca audit

dengan segera. Kegiatan audit tindak lanjut disusun untuk memverifikasi dan
mencatat implementasi dan efektifitas tindakan perbaikan.
Hasil audit mutu dikaji oleh Koordinatir Mutu dan merupakan bagian agenda dalam
rapat kajian manajemen.
Proses Pengawasan dan Pengukuran (8.2.3)
Sejumlah prosedur mencakup langkah-langkah untuk menentukan kepuasan siswa

yang mendaftar di program sertifikasi/diploma dan kursus pendidikan lanjutan. Para
siswa diberikan informasi terkait dengan harapan dan hasil program/kursus melalui
informasi pemasaran atau melalui informasi program/kursus yang diberikan oleh
manajer pembelajaran dan pengajar. Semua siswa diberikan kesempatan untuk
memberikan umpan balik melalui formulir evaluasi penyelesaian program atau
kursus (D01), baik selama maupun sebelum menyelesaikan program/kursus
tersebut.
Para siswa, serta semua orang dalam masyarakat, bisa kapan saja mengajukan
keluhan resmi tentang College atau layanan apapun yang diberikan oleh College.
(D02)
Para siswa yang tidak puas dengan nilai, tingkat atau keputusan lain yang
mempengaruhi posisi akademis mereka juga bisa menggunakan salah satu proses
penyampaian keluhan yang ditentukan dalam prosedur tersebut (A10).
Para siswa bisa kapan saja mengungkapkan kekhawatiran atau ketidakpuasan pada
staf program, staf layanan siswa, staf penerimaan atau anggota staf administratif

lainnya. Para staf didorong untuk mencoba dan menyelesaikan kekhawatiran para
siswa sendiri atau mengarahkan siswa ke anggota staf lain yang mungkin lebih tepat
untuk menangani masalah tertentu. Masalah-masalah yang tidak bisa dipecahkan
oleh staf dirujuk ke anggota Manajemen College yang terkait. (D02)
Umpan balik siswa dari survei dan kuesioner dikaji oleh Analis Penelitian College
dan Manajemen College. (D01) Analis Penelitian membuat laporan ke MEC
menyangkut semua tren menyimpang. Tren apapun yang menyimpang terkait
dengan kepuasan konsumen dicatat dan ditangani oleh anggota tim manajemen
terkait.
Situs Web College juga memberikan forum untuk menyampaikan umpan balik terkait
dengan situs tersebut, College atau aspek lain dari operasi College. Sejumlah
bagian dalam College juga melaksanakan kajian internal mereka sendiri dan survei
kepuasan untuk menilai tingkat kepuasan siswa dan staf.
Pengukuran dan Pengawasan Produk (8.2.4)
Produk College (penyusunan dan penyampaian pendidikan dan pelatihan pada

siswa mencakup layanan pendukung) diberikan melalui proses-proses yang
ditentukan di bagian 7.1 dokumen ini. Pengawasan proses-proses ini tercakup
dalam prosedur yang ditentukan dan melalui proses Kajian Manajemen (D05).
Kontrol Produk yang Tidak Sesuai (8.3)
Jika mungkin, ketidak sesuaian apapun yang terkait dengan pengadaan layanan ke
klien College, ditangani oleh staf atau anggota manajemen yang terlibat langsung.
Para staf harus menentukan, mencatat dan melaksanakan tindakan segera untuk
menangani masalah yang ada dalam cakupan Sistem Manajemen Mutu. Masalah-
masalah yang tidak bisa ditangani pada level tertentu diteruskan ke level diatasnya.
Prosedur-prosedur tercatat menangani masalah yang terkait dengan:
• penyusunan dan penyampaian program dan kursus (A04, A15, A16, A18);
• kemajuan dan disiplin siswa (A07, A09, A10, A18);
• administrasi dan layanan umum (D02);
• kekerasan dan diskriminasi (D03);
• pembelian (C01).

Masalah-masalah bisa dipecahkan dengan:
• menunda, menghentikan, mengubah atau mengulangi kegiatan atau proses

tertentu;
• mengganti, menukar atau menarik staf, fasilitas, bahan atau akomodasi;
• memperbaiki (amandemen) dokumentasi atau data.
Klien atau anggota masyarakat umum yang mengalami kesulitan dalam

menyelesaikan ketidak sesuaian tertentu bisa membawanya ke Koordinator Mutu,
anggota manajemen senior atau Presiden College. Semua anggota staf bisa
melaksanakan Permohonan Tindakan Perbaikan, PTP (QF001), untuk menangani
ketidak sesuaian yang mereka sadari. Permohonan Tindakan Perbaikan yang
penting namun belum terselesaikan dalam waktu tertentu akan diteruskan ke level
manajemen diatasnya dan akhirnya pada Presiden College jika tetap tidak
terpecahkan.
Jika terjadi situasi yang menghambat kesesuaian dengan persyaratan prosedur

normal, atau yang menyebabkan penyimpangan dalam hal penyampaian layanan,
anggota staf atau manajemen yang bertanggung jawab bisa mengajukan
permohonan pada Koordinator Mutu untuk diberikan izin menunda persyaratan
prosedur normal untuk kejadian khusus tersebut. Koordinator Mutu atau orang yang
ditunjuk mengawasi proses tersebut sampai tutup. Catatan semua konsesi yang
masuk, baik yang dikabulkan atau tidak, disimpan oleh Koordinator Mutu. (D07)
Analisis Data (8.4)
Prosedur D01 (Pengawasan, Evaluasi dan Pengkajian Program/Kursus) dan D11

(Indikator Kinerja) memberikan proses untuk menganalisis data yang dikumpulkan
melalui umpan balik siswa dan proses evaluasi yang dijabarkan. Hasil analisis
dilaporkan ke MEC dalam rapat Kajian Manajemen. Informasi yang didapat juga
digunakan oleh Direktur Eksekutif Komunikasi Perusahaan dan Yayasan dalam
merencanakan strategi rekrutmen masa depan.

Perbaikan (8.5)
Perbaikan Terus Menerus (8.5.1)
Perbaikan terus menerus Sistem Manajemen Mutu merupakan bagian tak

terpisahkan dari banyak prosedur dan proses sistem. Melalui audit internal,
penelitian keluhan, kajian umpan balik, permohonan tindakan pencegahan dan
perbaikan, konsesi permohonan pengguna, kajian manajemen, pengawasan proses,
input dari Dewan Penasehat dan badan akreditasi, dan kerajinan para pegawai,
SMM terus menerus diawasi untuk mencari cara untuk memperbaiki penyampaian
layanan ke klien College.
Penyusunan Tujuan Mutu yang terkait dengan perbaikan berbagai faktor yang
diawasi dan diukur dalam SMM memberikan sarana lain untuk perbaikan terus
menerus.
Para siswa dan calon siswa, program, layanan dan masalah terkait diamati sesuai
dengan prosedur tercatat (D01, D02, D03, dan D08) untuk menentukan tindakan
yang dibutuhkan untuk mencegah masalah tersebut terjadi atau terjadi kembali.
Umpan balik siswa dan indikator kinerja berkontribusi pada identifikasi peluang
perbaikan dan/atau tindakan perbaikan.
Tindakan perbaikan dan pencegahan dicatat, dan kontrol yang dibutuhkan

diterapkan untuk memastikan efektifitasnya.
Keluhan resmi siswa dan konsumen dicatat (D02), dan diamati oleh orang yang
ditunjuk oleh Presiden College. Orang-orang yang menyampaikan keluhan
diberitahu dengan segera tentang hasilnya, termasuk tindakan perbaikan yang
dilaksanakan atau diusulkan.
Catatan keluhan yang diterima oleh College, dan hasil audit mutu internal dan
eksternal, dikaji secara berkala oleh Koordinator Mutu untuk mengidentifikasi tren
yang menyimpang. (D05)
Jika pengamatan menunjukkan adanya kebutuhan untuk mengubah praktek kerja

atau dokumentasi, Koordinator Mutu menentukan prosedur dan dokumentasi lain
direvisi sebagaimana mestinya.

Tindakan Perbaikan (8.5.2)
Dalam Sistem Manajemen Mutu, ada sejumlah prosedur, yang tercatat dibawah ini,
untuk menangani pemecahan situasi atau masalah tertentu yang mungkin terjadi
selama penyampaian layanan ke klien College.
Prosedur A02 – Kecelakaan dan Cidera Siswa
Prosedur A07 – Kemajuan Akademis
Prosedur A09 – Kesalahan Tindakan Siswa
Prosedur A10 – Keluhan Siswa
Prosedur D02 - Prosedur Keluhan
Prosedur D03 – Keluhan Kekerasan dan Diskriminasi
Prosedur F01 – Pelaporan Kecelakaan
Namun, jika masalahnya tidak bisa ditangani dengan prosedur-prosedur ini atau
insicen ketidak sesuaian dengan persyaratan Sistem Mutu lainnya terjadi, Prosedur
Mutu D08, Pencegahan dan Pemecahan Masalah, memberikan sebuah proses
dimana ketidaksesuaian dicatat dan tindakan dilaksanakan. Dalam prosedur ini,
faktor apapun yang menyebabkan, atau memiliki potensi untuk menyebabkan,
masalah dalam Sistem Mutu diteliti, dan tindakan perbaikan yang tepat dilaksanakan.
Semua Permohonan Tindakan Perbaikan diteruskan ke Koordinator Mutu yang
umumnya menugaskan para pegawai College untuk mengambil tindakan yang
sesuai.
Tindakan Pencegahan (8.5.3)
Jika ketidaksesuaian, masalah atau faktor menyimpan lain diteliti, tindakan

pencegahan, serta tindakan perbaikan, diusahakan untuk membantu mencegah
situasi tersebut terulang lagi. Dalam sejumlah situasi, satu-satunya tindakan yang
bisa diambil adalah tindakan pencegahan. Proses ini juga didaftar di bagian 8.5.2
diatas.
Para pengguna Sistem Manajemen Mutu juga didorong untuk menyampaikan semua
komentar atau usulan yang mereka miliki pada Koordinator Mutu terkait dengan

SMM atau aspek lain dari operasi College yang mungkin mempengaruhi layanan
yang diberikan pada klien College.
Laporan audit internal (QF002) juga mencakup sebuah bagian dimana auditor bisa
memberikan rekomendasi atau membuat pengamatan untuk kepentingan pihak yang
diaudit. (D10)

Rangkuman Perbandingan Rujukan Sistem Manajemen Mutu dan
Standar ISO 9001:2000
Rujukan ISO 9001 Prosedur Mutu, Dokumen atau Proses

College lainnya yang Bisa Diterapkan
4 Sistem Manajemen Mutu
4.1 Persyaratan umum Panduan Mutu
4.2 Persyaratan Dokumentasi
4.2.1 Umum Panduan Mutu & Panduan Prosedur
4.2.2 Panduan mutu Panduan Mutu
4.2.3 Kontrol dokumen Prosedur A14, A17, D04
4.2.4 Kontrol catatan Prosedur D04, D09
5 Tanggung jawab Manajemen
5.1 Komitmen manajemen Prosedur D05, D06 dan Panduan mutu
5.2 Fokus konsumen Prosedur A03, A06, A10, A16, B01, B02,
B03, B09, B12, B13, C03, C05, C06, C10,
C11, D01, D02, D03, D05, D11, D12
5.3 Kebijakan mutu Kebijakan Dewan 60-04, Panduan mutu
5.4 Perencanaan
5.4.1 Tujuan mutu Proses Perencanaan dan Prosedur D05
5.4.2 Perencanaan sisem manajemen mutu Panduan mutu dan Prosedur A01, A06,
D01, D02, D05, D06, D08, D11, E03, E04,
E06 & E14
5.5 Tanggung jawab, kewenangan dan komunikasi
5.5.1 Tanggung jawab dan Kewenangan Prosedur D06

5.5.2 Perwakilan manajemen Prosedur D06
5.5.3 Komunikasi internal Prosedur dan Regulasi Administratif, sistem

email dan intranet College
5.6 Kajian manajemen
5.6.1 Umum Prosedur D05
5.6.2 Input kajian Prosedur D01, D02, D03, D05, D08, D10,
D11
5.6.3 Output kajian Prosedur D05
6 Manajemen sumber daya
6.1 Pengadaan sumber daya Proses Perencanaan Strategis,

Perencanaan Operasional dan Penyusunan
Anggaran
6.2 Sumber daya manusia
6.2.1 Umum Prosedur E01, E02, E03, E04, E05, E06,

E07, E08, E10, E11, E14
6.2.2 Kompetensi, kesadaran dan pelatihan Prosedur E03, E04,
6.3 Infrastruktur Proses Perencanaan Strategis,

Perencanaan Operasional, Penyusunan
Anggaran, Peremajaan Teknologi, Situs
Web College dan Prosedur C04, C09
6.4 Lingkungan kerja Dewan Kebugaran Tempat Kerja dan

Dewan Keselamatan dan Kesehatan Kerja,
Kebijakan Dewan (30-04 & 40-03), Regulasi
Administratif (30-04-1) dan Program
Bantuan Pegawai
7 Realisasi produk

7.1 Perencanaan realisasi produk Prosedur A01, A03, A11, A15 , A16, A18,
B01, B02, B03, B04, B06, B09, B10, B12,
B13, C01, C03, C05, C06, C07, C08, C09,
C10, C11, C12
7.2 Proses yang terkait dengan konsumen
7.2.1 Penentuan persyaratan terkait dengan Prosedur A01, A03, A15, A16
produk
7.2.2 Pengkajian persyaratan terkait dengan Prosedur A01, A03, A04, A05, A15, A16
produk
7.2.3 Komunikasi konsumen Prosedur A04, A06, A10, A16, A18, B01,
B02, B03, B04, B08, B09, B12, B13, C10,
C11, D02
7.3 Perancangan dan penyusunan
7.3.1 Perencanaan perancangan dan Prosedur A01, A03, A15, A16, Regulasi
penyusunan Dewan 70-02-1 dan Regulasi Administratif
70-02-1 dan 70-02-3
7.3.2 Input perancangan dan penyusunan Prosedur A01
7.3.3 Output perancangan dan penyusunan Prosedur A01 dan Regulasi Administratif
70-02-3
7.3.4 Kajian perancangan dan penyusunan Prosedur A01, A06
7.3.5 Verifikasi perancangan dan Prosedur A01, Regulasi Dewan 70-02-1 dan
penyusunan Regulasi Administratif 70-02-1 dan 70-02-3
7.3.6 Validasi perancangan dan Prosedur A01, Regulasi Dewan 70-02-1 dan
7.3.7 Kontrol perubahan perancangan dan Prosedur A01, Regulasi Dewan 70-02-1 dan
7.4 Pembelian

7.4.1 Proses pembelian Prosedur C01
7.4.2 Informasi pembelian Prosedur C01
7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli Prosedur C01, E07,
7.5 Pengadaan produksi dan layanan
7.5.1 Kontrol pengadaan produksi dan jasa Prosedur A03, A04, A05, A06, A07, A08,
A09, A11, A15, A16, A18, B03, B04, B06,
B07, BO8, B09, B10, B12, B13, C02, C03,
C04, C05, C06, C10, C11
7.5.2 Validasi proses untuk pengadaan Prosedur A01, A03, A04, A11, A15, A16,
produksi dan layanan A18, B01, B02, B03, B04, B06, B09, B10,
B12, B13, C01, C03, C05, C06, C08, C09,
C10, C11
7.5.3 Identifikasi dan keterlacakan Prosedur A04, A08, A18, B03, B04, B08,
B09, B10, B12, B13
7.5.4 Properti konsumen Prosedur A12
7.5.5 Pemeliharaan produk Prosedur A01, A03, A15. Kebijakan Dewan
70-02 & 70-03. Regulasi Dewan 70-02-1,
70-03-1 & 70-03-2. Regulasi Administratif
70-02-1, 70-02-3, 70-03-1 & 70-03-2.
7.6 Kontrol perangkat pengawasan dan Perkecualian yang Diizinkan
pengukuran
8 Pengukuran, analisis dan perbaikan
8.1 Umum Prosedur A06, D01, D10, D11

8.2 Pengawasan dan pengukuran
8.2.1 Kepuasan konsumen Prosedur A10, D01, D02, Formulir Umpan
Balik Situs, Survei Kepuasan Layanan
Perpustakaan
8.2.2 Audit internal Prosedur D10
8.2.3 Pengawasan dan pengukuran proses Prosedur A10, D01, D02, Formulir Umpan
Balik Situs, Survei Kepuasan Layanan
Perpustakaan

8.2.4 Pengukuran dan pengawasan produk Prosedur D05. Lihat juga bagian 7.1
8.3 Kontrol produk yang tidak sesuai Prosedur A04, A07, A09, A10, A15, A16,
A18, C01, D02, D03, D07
8.4 Analisis data Prosedur D01, D11
8.5 Perbaikan
8.5.1 Perbaikan terus menerus Prosedur D01, D02, D03, D05, D08
8.5.2 Tindakan perbaikan Prosedur A02, A07, A09, A10, D02, D03,
D08, F01
8.5.3 Tindakan pencegahan Prosedur A02, A07, A09, A10, D02, D03,
D08, D10, F01

Panduan Mutu Holland College Terjemahan

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Panduan Mutu Holland College Terjemahan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PANDUAN MUTU

Diterbitkan 12 September 2005

Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 1 dari 55

PERNYATAAN MISI HOLLAND COLLEGE............................................................5

KEBIJAKAN MUTU HOLLAND COLLEGE.............................................................5

SISTEM MANAJEMEN MUTU.................................................................................6

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN.......................................................................8

KOMITMEN MANAJEMEN (5.1)...............................................................................8

FOKUS KONSUMEN (5.2)........................................................................................9

KEBIJAKAN MUTU (5.3)..........................................................................................10

TANGGUNG JAWAB, KEWENANGAN DAN KOMUNIKASI (5.5)...........................14

MANAJEMEN SUMBER DAYA (6)........................................................................16

PENYEDIAAN SUMBER DAYA (6.1)......................................................................16

SUMBER DAYA MANUSIA (6.2).............................................................................16

Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 2 dari 55

REALISASI PRODUK (7)..........................................................................................19

PERENCANAAN REALISASI PRODUK (7.1)...........................................................19

PROSES TERKAIT DENGAN KONSUMEN (7.2)......................................................23

PERANCANGAN DAN PENYUSUNAN (7.3)............................................................26

PENENTUAN PRODUKSI DAN JASA (7.5)..............................................................31

Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 3 dari 55

KONTROL PERANGKAT PENGAWASAN DAN PENGUKURAN (7.6)...................35

PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN......................................................36

PENGAWASAN DAN PENGUKURAN (8.2).............................................................36

Kepuasan Klien/Konsumen (8.2.1)...............................................................36

Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 4 dari 55

College tersebut juga telah membangun hubungan dekat dengan berbagai

Diantara fitur-fitur yang membedakan PBK adalah identifikasi kemampuan oleh

Bidang programnya mencakup bisnis, kesehatan, teknik, manufaktur, perdagangan

Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 5 dari 55

“Didedikasikan pada kesempurnaan kinerja, Holland College berkomitmen untuk

Kebijakan Mutu Holland College

KEBIJAKAN MUTU HOLLAND COLLEGE (BP-60-04)

Holland College akan memenuhi misinya dengan:

• berkomitmen pada Program Mutu terstruktur yang memenuhi persyaratan yang

• melibatkan industri/bisnis dalam penyusunan dan pengembangan program

• memastikan bahwa semua program dan layanan yang dirancang dan

• memastikan bahwa staf sangat bermutu melalui rekrutmen, pengembangan dan

• menyusun dan memberikan pelatihan yang menekankan prinsip-prinsip

• memastikan bahwa standar tersebut dipertahankan dan ditingkatkan dengan

Sistem Manajemen Mutu akan beroperasi dengan “Perkecualian yang Diizinkan”

Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 6 dari 55

Semua perangkat pengawasan dan pengukuran yang digunakan, digunakan untuk

Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 7 dari 55

Persyaratan Umum (4.1)

Holland College mengoperasikan Sistem Manajemen Mutu tercatat yang dirancang

Persyaratan Dokumentasi (4.2)

Holland College menyimpan Panduan Mutu, Panduan Prosedur dan dokumen-

Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 8 dari 55

Panduan Mutu adalah dokumen kebijakan, mengandung ringkasan bagaimana

Amandemen Panduan Mutu dikontrol dan diterbitkan oleh Koordinator Mutu.

Prosedur dikategorisasi berdasarkan enam judul utama:

A. Rancangan, Penyusunan dan Penyampaian Program

B. Siswa Masuk dan Keluar

D. Strategi dan Jaminan Mutu

E. Sumber Daya Manusia

Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 9 dari 55

Kontrol Catatan Mutu (4.2.4)

Holland College menyimpan catatan-catatan ini sebagaimana mestinya untuk

Para anggota staf bertanggung jawab untuk memastikan bahwa catatan-catatan

Prosedur catatan mutu (D09) mendaftar dokumen-dokumen yang harus disimpan

Terbitan: 12 September 2005 Revisi: Empat Halaman 10 dari 55

Tanggung jawab Manajemen

Komitmen Manajemen (5.1)