INFORME DE AUDITORIA

1. DESCRIPCION DE AUDITORIA

OBJETIVO: Verificar la conformidad de los requisitos de sistemas integrados de gestión de

calidad y ambiental.

ALCANCE: abarca la revisión de cada uno de los requisitos y parámetros de la auditoria

para la conformidad exitosa de tropilpulpa S.A.

FECHA: 29 de abril 2010

HORA INICO: 2:05 p.m.

HORA CIERRE: 3:45 p.m.

PROCESO A AUDITAR: proceso de producción de tropipulpa S.A.

REPRESENTANTE DE CALIDAD: Wilson cano

RESPONSABLES DEL LOS PROCESOS AUDITADOS:

ISO 9001: -Sandra Rodríguez

-Wilson Cano

ISO 1400: - lizeth Gonzales

-Silvia cepea

AUDITOR LIDER: JHONATTAN RINCON

EQUIPO AUDITOR: - LINA OROSTEGUI

-XIMENA ADARME

-DORA DIAZ

-MASSIEL GALINDO

AUDITOR OBSERVADOR: GERZON GONZALES

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTC- ISO 9001-2008, ISO 14001-2004 Y 19011-2002

 2. ACTIVIDADES
- Se comunico el programa de auditoria
- Se elaboro y se el calendario de la auditoria
- Aseguramos la selección de los auditores
- Se suministraron los recursos necesarios
- Nos aseguramos que la auditoria se realizara de acuerdo al programa establecido
- Se dio apertura a la auditoria
- Se reviso y se evidencio la documentación pertinente a la auditoria
- Mantuvimos retroalimentación con el auditado
- Realizamos los hallazgos:
o No conformidades
o Observaciones
o Mejora continua.
- Se dio cierre a la auditoria
- Nos reunimos como grupo auditor a evaluar al auditado y dar resultados
- Realizamos el informe

3. CONCLUSIONES DE AUDITORIA

Al iniciar la auditoria se le agradeció a la empresa TROPIPULPA S.A. por habernos escogido para la
realización de nuestra primera auditoria.

La empresa se mostro muy capacitada y se ofreció ampliamente a todas las entes que se
necesitaron en el transcurso de la auditoria, revisión de la documentación y cada uno de los
procedimientos en la que se tuvo la participación de ella.

ASPECTOS POR MEJORAR: - la organización de los documentos.

-mas seguridad al momento de presentar las evidencias.

-certeza y prontitud en la respuestas.

 4. HALLAZGOS DE AUDITORIA

ISO 9001-2008

4.2.3 en el momento al que al auditado se le solicitaron los documentos de la auditoria la

gerente de tropipulpa no tenia Listado maestro ”documento no existe”, entonces se tomo
la decisión de levantar una no conformidad con el ítem 4.2.3 de control de documentos

- por favor elaborar el listado maestro de documentos para fácil identificación de los
mismos.

4.2.4 cuando estábamos en el proceso de revisión de los registros no se podían identificar

bien pese a que la codificación era un poco indefinida y no mantenían un esquema de
relación de esos registros, entonces se llega ala conclusión de levantar la conformidad.

-manejar una mejor codificación y un esquema para la relación de los registros y poder
identificar fácilmente.

5.5.1 en el manual de calidad no presentaban procedimiento de mejora continua entonces

se llego al acuerdo de la no conformidad con el ítem 5.1.1 y tampoco mantienen registro
ni informes a la dirección sobre mejoras.

-elaborar un procedimiento respectivo a la mejora continua de los procedimientos de la

organización.

7.1 la organización no tenia clara el porqué la exclusión de ítem 7.1 sobre la planificación
y realizaron del producto, entonces se realizo el hallazgo de la no conformidad porque hay
una exclusión obsoleta pertinente a la organización.

-justificar de manera objetiva la exclusión de la planificación y desarrollo de los procesos.

7.2.3 en el momento de solicitar el registro del ítem 7.2.3 no presentan procedimientos de

la comunicación con el cliente, por esa causa se contempla la no conformidad frente a ese
requisito.

-realizar registros y procedimientos para mejor retroalimentación del cliente con la

organización

7.5.5 Al solicitar los registros y procedimiento de la distribución y almacenamiento de producto,

se encontró que no se ha realizado guía referente al ítem 7.5.5 lo cual da incumplimiento al
requisito lo cual genera la no conformidad.

-elaborar mantener registros y un procedimiento para la entrega y distribución del

producto.
ISO 14001-2004

En la auditoría realizada a la empresa TROPIPULPA S.A el día 29 de Abril de 2010 a las 2:05pm.
Entrevistando a las personas encargadas Silvia Juliana Cepeda del área de Comercialización y
ventas, Lizet Cristina Gonzales encargada del área de RRHH y Finanzas,

Para la certificación de la empresa en sistemas ISO 14001. De acuerdo a la norma y sus

procedimientos se solicitaron los registros, evidencias y conocimiento del tema a evaluar de
acuerdo a sus Ítems encontrando así las siguientes no conformidades que se describen a
continuación:

Cuando se les solicito la documentación establecida en la norma mediante el Ítem POLITICA

AMBIENTAL se presento lo siguiente:

4.2 No presentaron la documentación exigida, se les solicito copia de los registros y no la

presentaron.

 Se les recomienda implementar un plan de mejora continua con objetivos claros y metas
ambientales definidas con acceso a todo el personal.

Ítem REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS se presento lo siguiente:

4.3.2 No tiene evidencias de registros. No tienen los requisitos de la organización al día.

 Mantener al día los requisitos legales y los que la organización implemente.

Ítem RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD se presento lo siguiente:

4.4.1 No han designado funciones claras al personal. No tienen cronograma d actividades.

 Escoger el personal y Delegar las funciones de acuerdo las áreas y actividades

programadas

Ítem COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA se presento lo siguiente:

4.4.2 No tienen conocimientos claros de la política ambiental de la empresa.

 Examinar la política ambiental de la empresa para que manejen

Ítem COMUNICACIÓN se presento lo siguiente:

4.4.3 No coordina la comunicación entre directivos y empleados

 Implementar la comunicación entre empleado y directivos de la empresa.

Ítem DOCUMENTACION se presento los siguientes:

4.4.4 No facilitaron la documentación exigida.

 Tener al día y a la mano la documentación exigida y organizada en el lugar indicado.

Ítem CONTROL DE DOCUMENTOS se presento lo siguiente:

4.4.5 No tienen documentación adecuada.

 Organizar los documentos para que sepan donde están ubicados y tener la aprobación de
los mismos por la dirección.

Item CONTROL OPERACIONAL se encontró lo siguiente:

4.4.6 No tienen un plan implementado ante situaciones adversas o en caso de ausencia de la

persona encargada.

 Realizar la implementación de uno o más procedimientos con sus respectivos registros

Ítem PREPARACION Y RESPUESTAS ANTE EMERGENCIAS

4.4.7 No presentaron documentación de procedimientos.

 Organizar el plan ante una emergencia ante los impactos ambientales.

Ítem SEGUIMIENTO Y MEDICION

4.5.1 No presentaron documentación de seguimiento y medición.

 Mantener los registros asociados con el seguimiento y medición.

Ítem EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

4.5.2 No tienen fecha estipulada de revisión periódica de procesos.

 Deben implementar los procedimientos para revisar periódicamente el cumplimiento de

los requisitos

Ítem NO CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y ACCION PREVENTIVA se presento lo siguiente

4.5.3 No tienen clara la implementación de acciones correctivas y preventivas.´

 Implementar las acciones correctivas y preventivas

Ítem CONTROL DE LOS REGISTRO se presento lo siguiente

4.5.4 No hay control de registros.

 Implementar las acciones correctivas y preventivas.

 5. APROBACION DEL INFORME DE AUDITORIA

Dada por terminada la Auditoria mediante este informe pudimos concluir, que la
auditoría realizada a la Empresa TROPIPULPA S.A se han encontrando una serie de no
conformidades sellando así que no amerita ser certificada.

JHONATTAN HARLEY RINCON

AUDITOR LIDER