Oleh:

ARKIB NEGARA MALAYSIA

1
 KANDUNGAN
• APA DIA FAIL
• KENAPA FAIL DIPERLUKAN
• PEMBUKAAN FAIL
• REKA BENTUK KULIT FAIL
• TAJUK FAIL
• NOMBOR RUJUKAN FAIL
• KERTAS-KERTAS YANG
BERHUBUNG
• TARIKH KANDUNGAN PERTAMA/
TARIKH KANDUNGAN AKHIR
• EDARAN FAIL
• MENGKANDUNGKAN SURAT
• KERTAS MINIT
• KAD KELUAR FAIL
• PENUTUPAN FAIL AKTIF
• PENUTUPAN FAIL TIDAK AKTIF
• FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN
• FAIL DIPERLUKAN OLEH 2
PEGAWAI ATAU LEBIH
• FAIL ROSAK
• FAIL HOMOGENEOUS/ FAIL KES
2
 APA DIA FAIL

BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM

SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA
TIDAK TERCICIR.
“A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.
SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN
DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK,
NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.
 ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT
KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN
DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA
ATAU SUBJEK.
TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT
TERSEBUT.

3
 KENAPA FAIL DIPERLUKAN
 ALAT PERHUBUNGAN

 MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI

 MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN

 MENGAMBIL TINDAKAN

 MENGEKALKAN INGATAN

 BAHAN RUJUKAN UTAMA

 BAHAN BUKTI

 BAHAN PENYELIDIKAN

4
 PEMBUKAAN FAIL

SEMAK DAN PASTIKAN TIDAK BERLAKU:

 FAIL SAMA TAJUK DAN SAMA NOMBOR

 FAIL SAMA TAJUK DAN LAIN NOMBOR
 FAIL LAIN TAJUK DAN SAMA NOMBOR

SEMAK SURAT
BACA ISI SURAT
RUJUK PANDUAN

5
 REKABENTUK KULIT FAIL

 TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)

 SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)

 TERHAD (TANDA TERHAD)

 SULIT (Am 436) HIJAU

 RAHSIA (Am 437)

 RAHSIA BESAR (Am 438)

6
 TERPERINGKAT
 TERHAD:
BOLEH MENGHALANG KELICINAN PROSES
PENTADBIRAN.

 SULIT:
BOLEH MEMUDARATKAN KEPENTINGAN ATAU
MERTABAT NEGARA.

 RAHSIA:
BOLEH MEMBAHAYAKAN KESELAMATAN NEGARA.

 RAHSIA BESAR:
BOLEH MENGAKIBATKAN KEROSAKAN BESAR
KEPADA NEGARA. 7
 TAJUK DAN NOMBOR FAIL
 ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.

 JELAS, RINGKAS DAN PADAT.

 TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR, BPR, ANM,

PPR , MNI, BMW DLL.

 ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG

MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN (HOMOGRAPHS)
CONTOHNYA KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL.

 BERDASARKAN FUNGSI JABATAN/AGENSI.

 NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAL SEDIA ADA. 8

 KERTAS-KERTAS YANG BERHUBUNG

RUANGAN INI BERMAKSUD:

 FAIL YANG BERKAITAN. SEKIRANYA FAIL BARU

DIBUKA CATATKAN NOMBOR FAIL SEBELUMNYA.

 SISTEM KLASIFIKASI BARU DIAMALKAN

CATATKAN SISTEM KLASIFIKASI SEBELUMNYA.

 KANDUNGAN DIASINGKAN KE FOLDER LAIN.

 CROSS REFERENCE

9
 TARIKH KANDUNGAN PERTAMA
TARIKH KANDUNGAN AKHIR

PERTAMA:
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA YANG DIMASUKKAN
KE DALAM FAIL. TARIKH INI BUKANLAH TARIKH
TERIMA SURAT ATAUPUN TARIKH SURAT
DIMASUKKAN KE DALAM KULIT FAIL.

AKHIR:
TARIKH LAMPIRAN/SURAT TERAKHIR PERLU
DICATITKAN APABILA FAL BERKENAAN DITUTUP.
TARIKH INI BUKANLAH TARIKH TERIMA SURAT,
TARIKH SURAT DIMASUKKAN KE DALAM FAIL
ATAUPUN BUKAN TARIKH TUTUP SESEBUAH FAIL.
10
 EDARAN FAIL

1) DIHANTAR KEPADA:
RINGKASAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG
AKAN MENERIMA FAIL UNTUK TINDAKAN.

2) TARIKH DIHANTAR:
TARIKH ADALAH HARI,BULAN DAN TAHUN IAITU
PADA BILA SESEBUAH FAIL DIEDARKAN KEPADA
SESEORANG PEGAWAI/KAKITANGAN. UNTUK
TINDAKAN.

11
 KAD KELUAR FAIL (REGISTRI 1)

a) DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.

b) DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT.

c) DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH

DAN PENGHANTAR DICATATKAN.

d) KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT

UNTUK MENGESAN.

e) BUKTI

12
 KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL
 SURAT/LAMPIRAN DIMASUKKAN DISEBELAH KANAN.

 CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU

KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’.

 NOMBOR DIBULATKAN.

 NOMBOR DAN MAKLUMAT SURAT/LAMPIRAN DICATAT KE DALAM

HELAIAN KERTAS MINIT.

 GUNAKAN ‘STANDARD FORMAT’ BAGI CATATAN DI KERTAS MINIT

BAGI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR.

 PEN DAKWAT MERAH CATAT SURAT MASUK.

 PEN DAKWAT BIRU/HITAM CATAT SURAT KELUAR.

13
 MENULIS MINIT

i. SEMUA PERENGGAN DALAM SESUATU MINIT, MELAINKAN

PERENGGAN PERTAMA HENDAKLAH DIBERI NOMBOR.

ii. MINIT DENGAN TULISAN TANGAN HENDAKLAH DITULIS

DENGAN JELAS.

iii. MINIT YANG PANJANG LEBIH DARI SATU HELAIAN

HENDAKLAH DITAIP KE DALAM KERTAS BERASINGAN
SEBAGAI ‘MINIT BEBAS’ DAN HENDAKLAH DIMASUKKAN
SEBAGAI SATU KANDUNGAN ATAU LAMPIRAN KE DALAM
FAIL.

iv. PEGAWAI PERLU MENULIS RINGKAS JAWATAN DAN

TANDATANGAN PENUH.

14
 PENUTUPAN FAIL

FAIL AKTIF:

 TEBAL 4 cm

 100 LAMPIRAN

(mana yang lebih dahulu)

FAIL TIDAK AKTIF:

 TIDAK DIGUNAKAN LEBIH 5 TAHUN

15
 FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN
 APABILA SURAT YANG DITERIMA MEMERLUKAN
TINDAKAN DAN PERLU DIMASUKKAN KE DALAM
FAIL DAN FAIL ASAL TIDAK DAPAT DIKESAN/
HILANG, SAMPUL KECIL HENDAKLAH DIGUNAKAN
SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA. APABILA FAIL
UTAMA DIJUMPAI MAKA SAMPUL KECIL BERISI
KANDUNGANNYA HENDAKLAH DIMASUKKAN KE
DALAM FAIL ITU.

 BUKA KULIT FAIL BARU BAGI FAIL YANG

HILANGDALAM JANGKAMASA PANJANG(3 BULAN).
FAIL LAMA DITUTUP BILA DIJUMPAI SEMULA.

16
 FAIL DIPERLUKAN OLEH 2 PEGAWAI
ATAU LEBIH
SAMPUL KECIL JUGA BOLEH DIGUNAKAN APABILA
SESUATU SURAT PERLU DIAMBIL TNDAKAN OLEH
LEBIH DARIPADA 1 ORANG PEGAWAI PADA MASA
YANG SAMA SURAT KEDUA PERLU DIBUAT
SALINAN PHOTOSTAT DAN SURAT ASAL DIMASUKKAN
KE DALAM FAIL UTAMA DAN YANG SALINAN
DIMASUKKAN KE DALAM SAMPUL KECIL.

APABILA SELSAI SAMPUL KECIL BERISI KANDUNGAN

HENDAKLAH DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ASAL DAN
DIMINITKAN SEBAGAIMANA SATU LAMPIRAN BARU.

17
 KULIT FAIL ROSAK

 KULIT FAIL ROSAK BOLEH DIGANTI.

 KULIT FAIL ASAL DIGUNTING DAN DIKEPILKAN

BERSAMA DALAM KULIT FAIL BARU.

 SEKIRANYA KULIT FAIL LAMA TIADA SEBARANG

CATITAN PENTING IANYA BOLEH DIMUSNAHKAN
DENGAN CARA YANG SELAMAT.

18
 FAIL HOMOGENEOUS (SEJENIS)

 SEKUMPULAN FAIL YANG MEMPUNYAI MAKLUMAT

SERUPA MENGENAI SESUATU PERKARA ATAU BIDANG
AKTIVITI TERTENTU YANG DIHASILKAN OLEH SESEBUAH
AGENSI CONTOHNYA:

 BANTUAN KEBAJIKAN MASYARAKAT

 PEMASANGAN JENTERA JAB. KILANG DAN JENTERA

 PAMPASAN PEKERJA DI JAB. BURUH

 BIASISWA DI JABATAN PERKH. AWAM/MARA

 SUBSIDI PERTANIANDI JABATAN PERTANIAN

 FAIL KES
19
 ISU-ISU BERBANGKIT

I. SURAT UNTUK PERHATIAN PEGAWAI (U/P: ).

II. SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA.

III. SURAT TERSALAH FAIL.

IV. SURAT BESERTA LAMPIRAN.

V. SURAT SALINAN KEPADA (S.K.).

VI. LAPORAN/MINIT DARIPADA BAHAGIAN LAIN.

20
21
 Oleh:

ARKIB NEGARA MALAYSIA

22
 KANDUNGAN
o TUJUAN PERGERAKAN FAIL
o PERGERAKAN FAIL TERBUKA
o PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT
o SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP/KIV)

o TUJUAN PENYIMPANAN FAIL

o PENYIMPANAN SESUDAH TINDAKAN SELSAI
o PENYIMPANAN SEBELUM TINDAKAN SELESAI
o TEMPOH PENGGUNAAN FAIL DAN PANGGIL BALIK
o PENGEDARAN TIDAK MELALUI REGISTRI
o PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH
o FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

o MEMELIHARA DAN MENJAGA KESELAMATAN FAIL

23
 TUJUAN PERGERAKAN FAIL

UNTUK MENGAMBIL TINDAKAN

ARAHAN DAN KEPUTUSAN
URUSAN MESYUARAT
RUJUKAN DAN KAJIAN

24
 PERGERAKAN FAIL TERBUKA
 SURAT DIKANDUNGKAN

 MINIT TINDAKAN

 CATATAN DI KULIT FAIL

 REKOD MAKLUMAT PERGERAKAN FAIL

 EDARAN MESTI MELALUI REGISTRI

 PENGGUNAAN NOTA PERGERAKAN

 FAIL TIDAK BOLEH DISIMPAN DI BILIK/MEJA

PEGAWAI
25
 PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT

 PENDAFTARAN SULIT

 SISTEM SAMPUL DUA LAPIS

 EDARAN KELUAR PEJABAT

 BAB V PERKARA 61-66 ARAHAN KESELAMATAN

 PEKELILING PKPKK(R)200/55 Klt. 7(21), JPM BTH

21/8/1999

26
 SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP/KIV)

FAIL DIKELUARKAN MENGIKUT TARIKH YANG TELAH

DITENTUKAN.

MENCATAT PADA KULIT FAIL NAMA PEGAWAI YANG

DITUJUKAN SERTA TARIKH MENGHANTAR FAIL.

MEREKOD KE DALAM DOKET MAKLUMAT YANG SAMA.

27
 TUJUAN PENYIMPANAN FAIL
 APABILA TINDAKAN SELESAI:
 UNTUK SEMAKAN
 MEMBUAT CATATAN PADA KULIT FAIL
 DIREKOD KE DALAM DOKET
 DISIMPAN KE DALAM KABINET 4 LACI
 FAIL DIMASUKKAN KE DALAM POKET FAIL
 SENARAI PADA KABINET

 APABILA TINDAKAN TIDAK SELESAI:

 CATAT TARIKH SDP DI KULIT FAIL DAN DOKET
 SIMPAN DALAM KABINET BERASINGAN
 SIMPAN DALAM POKET BERDASARKAN 31 HARI
 DIPERIKSA TIAP-TIAP HARI
 HANTAR KEPADA PEGAWAI UNTUK TINDAKAN
SELANJUTNYA

28
 TEMPOH PENGGUNAAN DAN PANGGIL BALIK

 TINDAKAN SECEPAT MUNGKIN

 MAKSIMA 14 HARI

 JIKA LEBIH 14 HARI GUNAKAN KAEDAH SDP/KIV

 14 HARI FAIL PERLU DIPANGGIL BALIK UNTUK SIMPANAN

 GUNAKAN BORANG TRANSAKSI JIKA PERLU

 PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH JUGA DIREKODKAN

“TEMPOH 14 HARI ADALAH ADALAH JANGKAWAKTU YANG

DITERIMA SECARA UNIVERSAL SEBAGAI TEMPOH YANG
MUNASARAWAK BAGI OTAK MANUSIA SIUMAN MENGINGATI
SESUATU PERKARA ATAU HAL YANG LAZIM DALAM
KEHIDUPANNYA”
29
 PENGGUNAAN TIDAK MELALUI REGISTRI

PERGERAKAN MESTI MELALUI REGISTRI

PERGERAKAN FAIL KEPADA PEGAWAI LAIN DIREKOD

MEMAKLUMKAN REGISTRI

MENGGUNAKAN BORANG TRANSAKSI

30
 FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

GUNA FAIL SEMENTARA/SAMPUL KECIL

MAKSIMA 3 BULAN SAJA BOLEH TUNGGU

SEMAK/TANYA PEMEGANG TERAKHIR

SEMAK KAD/CATATAN/DOKET PERGERAKAN

JAMES BOND/SPY/SELONGKAR

BAB IX PERKARA 75, 76 ARAHAN KESELAMATAN BAGI FAIL

TERPERINGKAT.

“FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN IALAH FENOMENA

SEMENTARA. JIKA USAHA SECUKUPNYA DIAMBIL UNTUK
MENGESANNYA, FAIL BERKENAAN AKAN DIJUMPAI DALAM
31
TEMPOH KURANG DARI 14 HARI……”
 DI ANTARA SEBAB

1) FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN:

NIAT TIDAK BAIK

BERKEPENTINGAN
SALAHLAKU
UNSUR JENAYAH

2) FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN:

KELEMAHAN MANUSIA
KURANG PATUH PROSEDUR
TIADA ARAHAN/PERATURAN STANDARD
KURANG KAWALAN
LUPA
32
 MENJAGA DAN MEMELIHARA KESELAMATAN FAIL
a) MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN

• KANDUNGAN SELAMAT DARI KECICIRAN

• TIDAK KOYAK. JIKA KOYAK DITAMPAL
• JAUHI ANCAMAN SERANGGA
• HUBUNGI ARKIB NEGARA DAPAT NASIHAT

b) MEMELIHARA KESELAMATAN KANDUNGAN FAIL

• SISTEM ACCES
• PATUHI ARAHAN KESELAMATAN

c) TEMPAT MENYIMPAN FAIL

• KABINET BERKUNCI
• ANAK KUNCI DISIMPAN DI TEMPAT YANG SELAMAT
• PEGAWAI BERTUGAS
• PENCEGAHAN API
• JAUHI ANCAMAN
• LOKASI YANG SESUAI
33
34