Professional Documents
Culture Documents
REKOD
Kandungan
Tajuk - pendek dan ringkas membayangkan
isi surat
Perenggan surat mestilah diberi nombor
Dihadkan kepada satu perkara sahaja
Surat-surat yang dikeluarkan perlu diberi
pengelasan keselamatan (Panduan
keselamatan)
SURAT RASMI KERAJAAN –
PENGENDALIAN (samb.)
Surat masuk :
Perlu direkodkan dalam buku daftar surat masuk
Dicop/ditulis tarikh diterima
Dimajukan kepada Ketua Jabatan terlebih dahulu
Surat segera (u.p En.……) hendaklah diberi terus kepada
Pegawai yang bertanggungjawab
Perlu diberi akuan terima
Perlu dikandungkan kedalam fail serta merta untuk tindakan
pegawai bertanggungjawab
Surat keluar :
Perlu direkodkan dalam
Kertas minit fail
Buku daftar surat keluar
MINIT
Minit adalah penting sebagai:
- medium perhubungan seperti arahan,
mohon pandangan dsb
- Maklumat tentang surat masuk dan surat
keluar
- Merekodkan keputusan rundingan,nota
ringkas perbincangan dan makluman
MENULIS MINIT-KAEDAH
Memadai dengan satu perenggan
Tulisan mestilah jelas
Sekiranya minit panjang:
Perenggan mestilah bernombor
Bertaip
Dikandungkan dalam fail sebagai satu lampiran
Permulaan minit ditulis dengan ringkasan jawatan
penerima
Minit perlu ditandatangan penuh oleh Pegawai
yang menulis
MENULIS MINIT-KAEDAH
Minit Untuk Mendapat Keputusan
- perkara yang diminitkan tidak perlu diolah
-minit ditulis dengan ringkas tetapi lengkap
-surat dan fail yang dirujuk mestilah dicatat
- pandangan Jabatan lain (sekiranya ada) mesti
disebut
- pendapat penulis minit tentang
keputusan/tindakan perlu diberi
PENGURUSAN BORANG
Perlu ada ketetapan/peraturan bagi aktiviti
pewujudan borang
Perlu ada kawalan :
Buku daftar
Menggunakan nombor turutan dan susunan mengikut
kronologi
Format mestilah mudah/senang digunakan
Cara penyimpanan samada boleh difail atau
tidak, contoh:
Borang cuti tidak perlu dalam fail putih
Borang-borang yang tidak perlu tindakan susulan
memadai disimpan dalam doket tebal
PENGURUSAN LAPORAN
Perlu ada panduan/peraturan
Kawalan
Pewujudan – edisi yang keberapa?
Pengedaran laporan-laporan yang dihasilkan –contoh
mailing list
Penyimpanan laporan
Laporan bercetak tidak perlu disimpan dalam fail
Laporan bercetak yang diterima :
Perlu dikeluarkan dari fail dan simpan di Pusat Sumber
Sediakan borang gantian dengan menyatakan
maklumat dimana laporan berkenaan disimpan
Diatas bucu kanan laporan dicatatkan nombor rujukan
fail
PENGURUSAN FOTOKOPI
Perlu ada panduan/peraturan
Kawalan
Apakah rekod-rekod/surat-surat yang perlu dibuat
pendua?
Jumlah bilangan
Penyimpanan
Perlukah dikandungkan dalam fail?
Pengedaran
Salinan xerox – tulisan mudah pudar dan tak
tahan lama – kehilangan maklumat
PENGURUSAN E-MEL
Perlu ada peraturan yang mana
mengambilkira isu-isu perundangan dan
pelupusan rekod
Surat rasmi yang diterima atau dihantar
secara e-mel perlu diambil tindakan
sebagaimana surat yang di pos atau di
“despatch”
Mesti di failkan bersama surat-surat yang
lain yang dikepilkan (attachment) kedalam
fail yang berkaitan samada bentuk
elektronik atau konvensional
PENGURUSAN REKOD
PENTING