Oportunidades de Mejora (Elaborado por: Dunia Duque)

Metodología de los 7 pasos y analogía con el ciclo Planificar, Hacer; Verificar y Actuar.

Planear:

Paso 1: Selección de la Oportunidad de mejora, Definir el problema

a) Definir el problema en términos de la diferencia entre lo que es y lo que debería ser. Por
ejemplo: “Los clientes reportan un excesivo número de errores”, el objetivo del equipo o
la mejora estaría enfocada a reducir el número de errores.
b) Es recomendable documentar la razón o el por qué es importante trabajar en ese problema
en particular: Explicar cómo sabe que es un problema, presentando datos que puedan
apoyarlo, inclusive posibles antecedentes de la situación. Se pueden tomar como base las
características clave de la calidad de los clientes. Establecer como cerrar esa diferencia
seria de beneficio para los clientes. Determinar que datos utilizará para medir el progreso.
c) Decida cuales serán los datos de partida, contra lo cuál la mejora puede ser medida.
Defina cualquier operación necesaria para recolectar estos datos.
d) En el caso que hayan mas de una oportunidad de mejora, lístelas, puede usas la tormenta
de ideas para esta selección, realice una votación para jerarquizarlas. Una vez que se
seleccione evalué su viabilidad, si es medible y si está acorde con los lineamientos de la
empresa.

Paso 2: Estudiar la situación actual

a) Recolecte los datos iniciales y grafíquelos. Puede ser un grafico de tendencias, o gráfico
de control.
b) Desarrolle un diagrama de flujo del proceso y provea formatos o cualquier ayuda visual.
c) Realice un análisis de la situación inicial en cuanto a las variables que pueden tener
influencia en el problema. Considere las variables qué, dónde y quien.
d) De ser necesario diseñe instrumentos e recolección de datos.
e) Si el problema involucrado es muy complejo subdivídalo (por diferentes entes de trabajo,
plantas, entre otros), con datos asociados a cada subdivisión, y establezca prioridades en
cuanto a cada subdivisión

Paso 3: Analice las causas potenciales, o causas raíces.

a) Determine las causas potenciales de las condiciones actuales. Utilice los datos e
información recolectada en el paso anterior y la experiencia de la gente que trabaja en el
proceso para identificar posibles soluciones.
b) Construya un diagrama causa-efecto. Para concentrar causas y sub-causas.
c) Decida sobre las causas mas probables apoyándose en la información recolectada y la
experiencia de la gente que trabaja en el proceso. Se puede establecer una matriz de
ponderación para jerarquizar posibles causas.
d) Si es posible, verifique las causas por medio de observación o control directo de las
variables.
Paso 4: Establezca metas.

a) Establezca los objetivos o los valores de los indicadores que son requeridos.
b) Establezca cual será la secuencia de ataque de las causas raíces.

Hacer:

Paso 5: Implemente la solución:

a) Desarrolle una lista de soluciones a ser consideradas. Sea creativo.

b) Decida cuales soluciones pueden ser probadas:
a. Asegúrese cuidadosamente de la factibilidad de cada solución, la posibilidad de
éxito y las consecuencias potenciales adversas.
b. Indique claramente la razón por la cual se selecciona una solución en particular.
c) Determine como la solución seleccionada ha de ser implementada. ¿Habrá una prueba
piloto? ¿Quién será el responsable de la implementación? ¿Quién entrenará los
involucrados?.
d) Implemente la solución. Programe como se llevarán a cabo las actividades para
implementar la solución. Apóyese en un diagrama de Gantt.

Verificar:
Paso 6: Verifique los resultados:

a) Determine que las acciones del paso anterior sean efectivas. Verifique el cumplimiento del
cronograma de actividades.
a. Recolecte más datos sobre la misma medida o datos de las variables del paso 1.
b. Recolecte cualquier otro dato asociado o relacionado con las condiciones iniciales
que puedan ser relevantes. Chequee los niveles alcanzados por indicadores
identificados
c. Analice los resultados. Determine que las soluciones probadas fueron efectivas.
Evalué el impacto de las mejoras
b) Describa cualquier desviación del plan y que ha aprendido.

Actuar:
Paso 7: Estandarice la mejora. Establezca acciones de garantía:

a) Institucionalice la mejora:
a. Desarrolle una estrategia para institucionalizar o normalizar la mejora y asigne
responsabilidades y establezca programas de entrenamiento de ser necesario
b. Implemente la estrategia y verifique para ver que ha sido exitosa.
c. Reconocer la mejora que se ha obtenido y difundir la información necesaria.

Este paso puede dar pie a otros proyectos, estableciendo planes futuros, indicando problemas que
deben ser estudiados, propiciando a que la mejora continúe y se establezca cíclicamente

Información recolectada de: www.grupokaizen.com y oportunidades de mejora en 7 pasos (venalum)