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Introducción al Proceso Administrativo:

planeación y toma de decisiones

Por Lic. Gabriel Leandro, MBA


Contenido:
 Administración: Definición, naturaleza y propósito de
la administración
 Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
 Funciones de los administradores
 Planeación: Tipos de planes
 Pasos y objetivos de la planeación
 Estrategias, políticas y proceso de la planeación
estratégica
 Toma de decisiones:
 Importancia y limitaciones del proceso de toma de
decisiones
 Evaluación de www.auladeeconomia.com
alternativas de decisión
Administración:
Definición, naturaleza y
propósito de la administración
Administración: Definición
 Es el proceso de:
 planear,

 organizar,

 dirigir y

 controlar

 los esfuerzos de los miembros de la


organización, y de aplicar los demás recursos
de ella para alcanzar las metas establecidas
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El proceso administrativo
 El proceso administrativo consiste
básicamente en una serie de actividades
relacionadas conducentes a alcanzar los
objetivos organizacionales

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El proceso administrativo
 El proceso administrativo tiene cuatro
elementos básicos:
1. Alcance de objetivos

2. Por medio de personas

3. Mediante técnicas

4. En una organización

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Funciones de la administración
Planeación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control
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Funciones de la administración
 Planeación:
 Implica determinar misiones y objetivos
 Determinar las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
 Requiere la toma de decisiones

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Funciones de la administración
 Organización:
 Supone el establecimiento de una estructura de
los papeles que cada persona debe desempeñar
 Se asignan las tareas necesarias a las personas
idóneas para el cumplimiento de los objetivos
y metas

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Funciones de la administración
 Integración de personal:
 Implica identificar los requerimientos de los
puestos de trabajo
 Reclutar y seleccionar las personas idóneas
 Evaluar, compensar y capacitar al personal

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Funciones de la administración
 Dirección:
 Se refiere a ejercer influencia sobre los
individuos para que colaboren en el logro de
las metas organizacionales
 Implica liderazgo, autoridad, poder,
motivación, comunicación

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Funciones de la administración
 Control:
 Consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional para garantizar que
se alcance lo planeado
 Implica evaluar el desempeño de los
individuos y de la empresa
 Requiere medir productividad, desperdicio,
variaciones presupuestarias, etc.
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Funciones de la administración
l a
cion

Alto
a

ización
aniz

nivel

ción

ión

Control
org

Nivel

Direcc
Planea

Organ
uía

intermedio
rq
Jera

Mandos inferiores

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Habilidades administrativas
 Habilidad técnica
 Habilidad humana
 Habilidad de conceptualización
 Habilidad de diseño

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Habilidades administrativas
Habilidades de
l
conceptuali-
a
cion

Alto zación
a

y diseño
aniz

nivel

Habilidades técnicas
org

Nivel
uía

intermedio
Habilidades
rq

humanas
Jera

Mandos inferiores

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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
 Taylor: padre de la administración científica
 Aplica el método científico para mejorar los
métodos de producción
 Se basaba en el concepto del hombre
económico

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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
 Fayol: padre de la teoría administrativa
moderna
 Determina funciones administrativas: técnicas,
financieras, comerciales, etc.
 Propone 14 principios de la administración:
división del trabajo, autoridad-responsabilidad,
disciplina, unidad de mando, orden, equidad,
etc.
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
 McGregor: teoría X y teoría Y
 Teoría X: al empleado ordinario le desagrada
el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y
debe ser dirigido, obligado o amenazado con
castigos para que dé un buen rendimiento
 Teoría Y: la persona puede disfrutar del
trabajo, adherirse a los objetivos
organizacionales y buscar la responsabilidad
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Teoría X Teoría Y
Las personas no gustan del El trabajo puede ser fuente
trabajo y lo evitan de satisfacción
Las personas deben ser Las personas pueden ejercer
controladas y amenazadas autocontrol y autodirección
El ser humano trata de evitar Las personas aceptan y
las responsabilidades asumen responsabilidades.
El ser humano medio tiene El ser humano tiene
poca ambición. imaginación, creatividad e
ingenio
Las personas se preocupan Se puede conseguir una
principalmente de su propia mayor utilización del
seguridad. potencial humano
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
 Likert: Sistemas de dirección
 Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La
cima de la organización centraliza la toma de
decisiones
 Sistema 2: Sistema autoritario benévolo:
Existe más de confianza y comunicación, pero
aun la interacción humana es poca y las
decisiones centralizadas
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
 Likert: Sistemas de dirección
 Sistema 3: Sistema participativo consultivo:
mayor interacción a nivel personal y mayor
apertura en la toma de decisiones,
 Sistema 4: Sistema participativo de grupo:
confianza completa, las personas sienten
responsabilidades en todos los niveles de la
organizaciones
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Enfoque sistémico de proceso
administrativo
 Un sistema es:
 un conjunto de elementos dinámicamente

relacionados
 que desarrollan una actividad para alcanzar

un objetivo
 operando sobre insumos tomados del medio

externo

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Enfoque sistémico de proceso
administrativo
 La empresa se ve como un sistema:
 Un sistema abierto
 Un sistema complejo (implica subsistemas)
 Un sistema dinámico

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Planeación,
estrategias y políticas
Planeación
 Implica determinar misiones y objetivos
 Determinar las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
 Requiere la toma de decisiones
 Tiende el puente entre el punto donde se está y
el punto hacia donde se desea ir
 Planeación y control son inseparables

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Implementación
Planeación Control
de los planes

Desviación
con respecto
Acciones correctivas a lo planeado

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Tipos de planes
Misión

Objetivos y metas

Estrategia

Políticas

Procedimientos y reglas

Programas

Presupuestos
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Misión
 En la misión se identifica la función o tarea
básica de una empresa o una parte de ella
 En todo sistema social, las empresas tienen
una función o tarea esencial que la sociedad
les asigna

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Misión
 Algunas veces la misión se sustenta en valores
corporativos
 Los valores constituyen la forma en que la
empresa se percibe a sí misma y a quienes la
integran y rodean
 Los valores dan forma a su filosofía

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Objetivos y metas
 Los objetivos son los fines que se persiguen
por medio de una u otra actividad
 Representan el fin que se persigue mediante la
organización, la integración de personal, la
dirección y el control
 Las metas se diferencian porque son medibles
o verificables objetivamente: responden a
preguntas como: qué, cuánto, cuándo.
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Estrategias
 Se relacionan con la determinación de
objetivos básicos a largo plazo de una empresa
y la adopción de cursos de acción y la
asignación de los recursos necesarios para su
cumplimiento
 Es un programa general para definir y alcanzar
los objetivos y poner en práctica la misión
 Es el patrón de las respuestas de la
organización a su ambiente a través del tiempo
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Políticas
 Consisten en enunciados o criterios generales
que orientan o encauzan el pensamiento en la
toma de decisiones
 Ayudan a decidir asuntos antes de que se
conviertan en problemas
 Vuelven innecesario el análisis de la misma
situación cada vez que se presenta
 Permiten delegar autoridad sin perder control
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Procedimientos
 Permiten establecer un método para el manejo
de actividades futuras
 Consisten en secuencias cronológicas de las
acciones requeridas
 Son guías de acción, no de pensamiento, en las
que se detalla la manera exacta en que debe
realizarse algo

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Reglas
 Exponen acciones u omisiones específicas, no
sujetas a la discrecionalidad de las personas
 Implican una decisión administrativa en
cuanto a la obligada realización u omisión de
una acción
 La diferencia entre las políticas y las reglas es
que las políticas orientan decisiones en las que
se puede actuar a discreción, pero en las reglas
no se permite la discrecionalidad
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Programas
 Son un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de tareas,
pasos a seguir, recursos por emplear y otros
elementos necesario para llevar a cabo un
curso de acción dado
 Generalmente se apoyan en presupuestos

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Presupuestos
 Es una formulación de resultados expresados
en términos numéricos
 Puede expresarse en términos monetarios o de
unidades físicas (tiempo, unidades de
producto, etc.)
 Es el instrumento de planeación fundamental
de muchas empresas

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Metas

Planes estratégicos

Planes operacionales
Para actividades Para actividades
no recurrentes recurrentes

Planes de un solo uso Planes permanentes

Programas Presu- Políticas


y pues-
Proyectos tos
Procedimientos

www.auladeeconomia.com Reglas
Pasos de la planeación
 1. Análisis situacional:
 Ambiente interno:

 Fortalezas

 Debilidades

 Ambiente externo:

 Oportunidades

 Amenazas

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Pasos de la planeación
 2. Establecimiento de objetivos y metas:
 Responder a preguntas como:

 Dónde se quiere estar?

 Qué se desea hacer y cuándo?

 Etc.

 Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave


 Objetivos por jerarquía organizacional:
estratégicos, operacionales, generales,
individuales, etc.www.auladeeconomia.com
Pasos de la planeación
 3. Desarrollo de premisas:
 Pronosticar condiciones internas y externas en
que se operará:
 Volumen de ventas? Precios? Productos?
Adelantos técnicos? Costos? Salarios?
Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

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Pasos de la planeación
 4. Identificación de cursos de acción
alternativos:
 Es necesario identificar las mejores
alternativas de acción
 Examinar sus ventajas y desventajas

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Pasos de la planeación
 5. Evaluación de las alternativas:
 Evaluar los distintos cursos alternativos de
acción a la luz de las premisas establecidas
(paso 3) y las metas que se desea alcanzar
(paso 2) de acuerdo con el entorno que
enfrenta la empresa (paso 1)

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Pasos de la planeación
 6. Selección de un curso de acción:
 Se toma una decisión
 Se elige el que se pueda considerar como el
mejor curso de acción

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Pasos de la planeación
 7. Formulación de planes de apoyo:
 Se elaboran planes derivados en apoyo al plan
básico
 Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan
de compra de materiales, plan de capacitación,
etc.

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Pasos de la planeación
 8. Presupuestación:
 Los planes se trasladan a cifras a través de los
presupuestos:
 Presupuestos de ventas, de gastos de
operación, de efectivo, estados financieros,
inversiones de capital, entre otros

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Administración por objetivos
 Es un sistema administrativo integral
 Se combinan en forma sistemática muchas
actividades administrativas básicas
 Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de
los objetivos organizacionales e individuales

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Administración por objetivos
 Hace énfasis en la evaluación del desempeño
 Da mucha importancia a los objetivos
individuales, la motivación, los incentivos, la
participación y la autonomía
 Se concentra mucho en el corto plazo

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Estrategias y políticas
 Las estrategias se relacionan con los objetivos
a largo plazo de una empresa y la adopción de
cursos de acción
 Constituyen un programa general para definir
y alcanzar los objetivos y poner en práctica la
misión
 Forman un patrón de las respuestas de la
organización a su ambiente a lo largo del
tiempo
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Características de las estrategias
 Horizonte temporal amplio
 Impacto final relevante
 Concentración del esfuerzo en un número
reducido de fines
 Patrón de decisiones uniforme
 Engloban a toda la organización: desde la
asignación de recursos hasta las operaciones
diarias en todos los niveles de la organización
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Principio de la estructura de
estrategias y políticas
 Cuanto más claras sean la comprensión de las
estrategias y políticas y su implementación en
la práctica,
 Tanto más consistente y efectiva será la
estructura de los planes de la empresa

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Planeación estratégica
 Es el proceso formal de planeación a largo
plazo
 Se utiliza para definir y alcanzar las metas de
la organización
 Facilita mejoras en el funcionamiento de la
empresa
 Sensibiliza a la empresa ante un ambiente
cambiante
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Características de la planeación
estratégica
 1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:
 Responde a preguntas como:
 ¿En qué negocio estamos?
 ¿En qué negocio deberíamos estar?
 ¿Quiénes son nuestros clientes?

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Características de la planeación
estratégica
 2. Ofrece un marco de referencia para una
planeación más detallada y para las
decisiones ordinarias:
 ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de
acuerdo con nuestra estrategia?

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Características de la planeación
estratégica
 3. Supone un marco temporal más largo
que otros tipos de planeación:
 Se diferencia de la planeación operativa
porque se enfoca en el largo plazo

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Características de la planeación
estratégica
 4. Ayuda a orientar las energías y recursos
de la organización hacia las actividades de
alta prioridad:
 Consigue mayor eficiencia al concentrarse en
un número reducido de fines clave

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Características de la planeación
estratégica
 5. Es una actividad de alto nivel:
 La alta gerencia debe participar activamente
 Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria
para considerar todos los aspectos de la
organización

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Proceso de planeación estratégica
 Aunque no existe un proceso universal de
planeación estratégica, si pueden plantearse
una serie de pasos básicos en los que el
proceso puede fundamentarse

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Amenazas
Orientación y
ejecutiva Oportu-
Insumos:
Valores nidades
Personas
Visión
Capital
Habilidades
etc.
Desarrollo
Análisis Perfil Evaluación Implemen-
Metas de de
de la empresarial y decisión tación
grupos estrategias
industria estratégica
interesados: alternativas
Empleados
Clientes
Proveedores Propósito
Objetivos Dirección
Accionistas Debilidades y control
etc. Intención y
estratégica fortalezas

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Algunas estrategias:
La matriz TOWS
Factores internos
Fortalezas Debilidades
Estrategias FO: Estrategias DO:
Oportuni-
usar F para superar D para
dades
Factores aprovechar O aprovechar O
externos Estrategias FA:
Estrategias DA:
Amenazas usar F para
minimizar D y A
enfrentar A

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Algunas estrategias:
Estrategias genéricas de Porter
 Tres estrategias genéricas:
 Liderazgo de costos

 Diferenciación

 Enfoque

 Se pueden combinar
 Se relacionan con ventajas competitivas

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Instrumentación exitosa de
estrategias
 1. Comunicar las estrategias a todos los
responsables de tomar decisiones
 2. Desarrollar y comunicar premisas de
planeación
 3. Comprobar que los planes de acción
contribuyan a lograr los objetivos y que las
estrategias sean reflejo de los objetivos

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Instrumentación exitosa de
estrategias
 4. Revisar regularmente las estrategias
 5. Desarrollar estrategias y programas de
contingencia
 6. Adecuar la estructura organizacional a las
necesidades de planeación
 7. Insistir permanentemente en la planeación y
la instrumentación de estrategias
 8. Crear un clima que induzca a la planeación
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Toma de
decisiones
Importancia de la
toma racional de decisiones
 La toma de decisiones es la parte más
importante del proceso de planeación
 El proceso dirigido a la toma de una decisión
puede concebirse como:
1. Establecimiento de premisas

2. Identificación de alternativas

3. Evaluación de las alternativas

4. Elección de una alternativa

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Limitaciones del proceso de
toma racional de decisiones
 Alto grado de incertidumbre sobre las
condiciones futuras
 No se pueden considerar todas las posibles
alternativas ni sus efectos
 Es necesario aplicar una racionalidad
“limitada” por la información, el tiempo y la
incertidumbre

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Evaluación de alternativas de
decisión
 Es necesario considerar factores cuantitativos
y cualitativos
 Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.
 Cualitativos: relaciones laborales, cambio
tecnológico, condiciones políticas y sociales,
etc.

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Técnicas cuantitativas
 Análisis marginal
 Análisis costo – beneficio
 Análisis de riesgo
 Árboles de decisión
 Otras técnicas de investigación de operaciones

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Selección de una alternativa
Experimentación

¿Cuál
Decisión
Experiencia alternativa
tomada
seleccionar?

Investigación
y análisis
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Certidumbre, incertidumbre y riesgo
 Certeza: Cuando se conocen los efectos que
generará cierta acción
 Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo
en términos de probabilidades
 Incertidumbre: Se desconocen los efectos
futuros de las decisiones presentes

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Fin
Muchas gracias!

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