SOP

STANDARD OPERASIONAL PROCEDURE

Sistem e-Procurement

Pelatihan Aplikasi e-Procurement

BRR NAD - Nias
Banda Aceh, 29 – 31 Agustus 2007
 SOP

Prosedur operasi standar yang digunakan

sebagai pedoman dalam sistem e-Procurement

SOP ???
berdasarkan aturan regulasi
dan standar ISO 9001:2000

TUJUAN
 TUJUAN

Standar
SMM
Kepuasan
Pedoman
Pelanggan

Continues
Kelancaran
Improvement
Sistem
 SOP Manajerial

Manajerial 7. Penanganan
1. Rapat Tinjauan Ketidaksesuaian
Manajemen
8. Pengukuran Kepuasan
2. Audit Mutu Internal Pelanggan
3. Pengendalian 9. Sosialisasi Jadwal
Dokumen Lelang
4. Pengendalian Arsip 10. Pelatihan dan
Sosialisasi
5. Tindakan Pencegahan
11. Pengadaan Barang
6. Tindakan Perbaikan Jasa
 SOP Teknis

Teknis
1. Lelang Secara
Elektronik
5. Pembatalan Setelah
2. Perubahan Data Diumumkan
Lelang
Sebelum 6. Pelayanan Informasi
Diumumkan
7. Pemeliharaan Hardware
3. Perubahan Data dan
Lelang Data
Setelah Diumumkan

4. Pembatalan Sebelum
Diumumkan
 LELANG SECARA ELEKTRONIK
Mengirimkan
Usulan Tertulis Cek Kelengkapan
Dokumentasi
(Panitia) (Bag. Administrasi) Data dan Dokumen
(Bag. Administrasi)
Set Data Pek.
Upload Dokumen
Set Persyaratan Lengkap
Tanda Tangan Data dan Dokumen
Set Rincian Pek. Berita Acara Kesepakatan
Set Jadwal (Panitia)
Lengkap?
(Panitia disetujui PPKm)

Tidak
Membuat Draft
Pengumuman Lelang Kirim Informasi
(Bag. Administrasi)
Ketidaklengkapan
Ke Panitia
(Bag. Administrasi)

Mengumumkan Lelang
(Bag. Informasi)
Upload Kekurangan
Dokumen
(Panitia)
 SOP
Pengguna Aplikasi e-Procurement
 ALUR PELAKSANAAN e-PROCUREMENT

PA / STAF PA PPKm Panitia Pengadaan

Meminta Username dan
Password ke Sekretariat
Layanan e-Procurement
Staf PA
Login
Login

Membuat Username dan Password Staf PA

Membuat Username dan Password Pejabat Login

Login
Pembuat Komitmen (PPKm)
Membuat Username dan Password Panitia
Pengadaan
Upload Public Key
Login > User > Buat Baru Login > Profil > Upload Kunci
Publik
Persetujuan
Membuat Kelompok Panitia Login > Pengadaan > Menunggu
Persetujuan PPKm > Setujui Set Pekerjaan
Login > Kelompok Panitia > Buat Baru
Login > Paket Pekerjaan > Set

Input Data Pekerjaan

(Kode, Nama, Rencana, Anggaran, PPKm) Upload Dokumen Lelang
Login > Pekerjaan > Buat Baru
Set Persyaratan

Set Panitia Input Rincian Pekerjaan

Login > Pekerjaan > Set Panitia
Login > Paket Pekerjaan >
Dokumen, Persayaratan, Rincian
Pekerjaan
Persetujuan
Login > Pekerjaan > Setujui
Register Periode
Login > Paket Pekerjaan > Register

Set Jadual
Login > Pengadaan >
Perencanaan > Jadwal

PROSES LELANG

Menjawab Pertanyaan Aanwijzing

Login > Pengadaan > Berjalan >

Menentukan Pemenang Aanwijzing > Jawab Pertanyaan

Login > Pengadaan > Berjalan >

Peserta > Pilih Sebagai Upload BA Aanwijzing dan
Pemenang Addendum
Login > Pengadaan > Berjalan
> Aanwijzing > Upload

Menjawab Sanggahan
Login > Pengadaan > Berjalan > Upload Private Key
Masa Sanggah
Login > Upload Kunci Privat >
Upload

Pembukaan Penawaran dan

Evaluasi
Login > Pengadaan > Berjalan >
Peserta
 Sekretariat Layanan e-Procurement
Menyusun Jadual
Lelang Tahunan
(jika periodik)
(Koord. Operasional)

Cek Kelengkapan Data dan Dokumen

(Bag. Administrasi)

Membuat Draft Mengumumkan Lelang,

Pengumuman Lelang Berita Dan Informasi
(Bag. Administrasi) (Bag. Informasi)
 PA / KPA atau Staf PA/KPA
PA/KPA Staf PA/KPA
Input User : Input User :
Panitia, PPKm, Staf Panitia, PPKm, Staf

Set Kelompok Panitia Set Kelompok Panitia

Input Input
Data Pekerjaan Data Pekerjaan

Set Set
Panitia dan PPKm Approval Panitia dan PPKm
 Pejabat Pembuat Komitmen
Penetapan

LELANG
Pemenang

Approval
Data dan Dokumen Sanggahan ???
TIDAK YA
PROSES

Penunjukan Surat Jawaban

Pemenang Sanggahan

Set Tanggal
Mulai Kontrak dan
Selesai Kontrak
Panitia Pengadaan
 Panitia Pengadaan
PERSIAPAN AANWIJZING EVALUASI
Pascakualifikasi Prakualifikasi
Menjawab Pertanyaan
Pembukaan Evaluasi
Set Data Pekerjaan Penawaran Prakualifikasi
Maks. 3 hr kerja sebelum pengumuman lelang
Upload Berita Acara
Aanwijzing Aanwijzing
Upload Dokumen Maks. 2 hari kerja sebelum Evaluasi :
Pembukaan Penawaran
- Administrasi
Pembukaan
- Teknis
Input Rincian Pekerjaan - Kewajaran Harga Sampul I
Upload Addendum - Kualifikasi
Maks. 2 hari kerja sebelum

Set Persyaratan Pembukaan Penawaran Evaluasi :

- Administrasi
- Teknis

Register Pekerjaan
Usulan Pembukaan
Calon Pemenang Sampul II
Set Jadual
Evaluasi :
PPKm - Kewajaran Harga
- Kualifikasi
 Penyedia Barang/Jasa
Pascakualifikasi

Aktivasi Login : Input Data Melihat Data

Register - Username
(via email)
- Password
Perusahaan Paket Pekerjaan

Register (Memilih) Download

Aanwijzing
Paket Pekerjaan Dokumen

Cetak Dokumen Penawaran

Penawaran Penawaran Hardcopy

Pengumuman
Pemenang

Tidak Puas ???

PPKm
Sanggahan
 Penyedia Barang/Jasa
Prakualifikasi

Aktivasi Login : Input Data Melihat Data

Register - Username
(via email)
- Password
Perusahaan Paket Pekerjaan

Pengumuman
Cetak Dokumen Register (Memilih) Download
Pemenang
Prakualifikasi Paket Pekerjaan Dokumen
Prakualifikasi

Cetak Dokumen Penawaran Pengumuman

Aanwijzing Penawaran
Penawaran Hardcopy Pemenang

Tidak Puas ???

PPKm Sanggahan
Thanks
☺…☺