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1. En una nueva hoja de cálculo en Excel escriba los títulos de las columnas de los datos que
consultará posteriormente, de la siguiente forma:
FIGURA 1.
Cree los títulos
para los datos a
consultar
2. En la celda A1 digite el nombre de la conexión o compañía que BIABLE necesita para consultar
la información empresarial. Ej: Vision. (Figura 2)
FIGURA 2.
3. En la celda A2 digite el año que corresponde a la consulta deseada. Ej: 2009. (Figura 2)
4. En la celda A3 digite el nombre del mes que quiere consultar: Ej: 04. (Figura 2)
Es recomendable que al digitar un mes que corresponde a 1 sólo dígito, anteceda el cero (0) del
código de mes, asi:
01 (Enero)
02 (Febrero)
03 (Marzo)
04 (Abril)
05 (Mayo)
06 (Junio)
07 (Julio)
08 (Agosto)
09 (Septiembre)
Esto se hace con el fin de configurar el contenido de esa celda con formato texto, ya que Excel
no toma en cuenta los ceros antecedidos de un número.
Digite nuevamente el código del mes a consultar y Excel tomará esa celda con formato
texto.
FIGURA 2.
5. Columna Cuenta:
A partir de la celda A8 hacia abajo deberá digitar los códigos de las cuentas involucradas en el
balance general. (Figura 3)
FIGURA 3.
Función NOMBRECUENTA
DEFINICIÓN
Retorna el nombre de una cuenta de una compañía específica.
SINTAXIS
=NombreCuenta(Cia;Cuenta)
PARÁMETROS
Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de
configuración de conexiones.
Cuenta: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Cuenta a analizar.
-
- Copie y pegue la función que acaba de crear a las celdas siguientes. Para el ejemplo serán
las celdas B9 y B10.
Como puede notar, BIABLE traerá el nombre de la cuenta que usted digitó en las demás
celdas.
BIABLE posee las funciones particulares para Débitos, Créditos, Movimiento, Saldo Inicial y Saldo Final, pero también
tiene una función que reúne todas ellas: DatoContable
Función DATOCONTABLE
DEFINICIÓN
Retorna el dato especificado en el parámetro operación para una compañía en el rango especificado.
SINTAXIS
=DatoContable(Operación;Cia;CuentaInicial;CuentaFinal;MesInicial;MesFinal;Tercero;CCostoIni;CCostoFin;S
ucursalIni;SucursalFin;Mon)
PARÁMETROS
Operación: Digite, seleccione o referencia de una hoja de cálculo el dato que se quiere devolver en la
función: Débito, Crédito, Movimiento, Saldo Inicial, Saldo Final o sus análogos en el presupuesto (si aplica para
su sistema de información).
Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de
configuración de conexiones.
CuentaInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta a evaluar. Este parámetro es
obligatorio.
CuentaFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta límite a evaluar. Este
parámetro es usado si desea consultar entre rangos de cuentas. Este parámetro es opcional, si se deja en blanco
se asume la inicial como la agrupadora.
MesInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período a analizar. Este parámetro es obligatorio.
MesFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período límite a analizar. Este parámetro es usado si
desea consultar entre rangos de meses. Diligenciarlo es opcional, si se deja vacío, se asume el periodo inicial
como período de consulta.
Tercero: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Tercero a analizar. Si la cuenta
seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Este parámetro es opcional.
CCostoIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo a analizar. Si la cuenta
seleccionada no maneja centro de costos, se devolverá 0. Este parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema
contable no maneja centros de costos.
CCostoFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo límite a analizar. Este
parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El diligenciamiento es opcional.
SucursalIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal a analizar. Este parámetro
es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales.
SucursalFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal límite a analizar. Este
parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales.
Mon: Permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones (1000000), dólares (TRM del día) o
el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver los valores.
ejemplo, será C7. Fije la fila con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda el
número. (De esta forma estará fijando sólo la fila)
- El campo CuentaFinal sirve para darle un límite de consulta a BIABLE con respecto a las
cuentas: Por ejemplo: Si desea hallar el DatoContable de la cuenta 1105 hasta la cuenta
1110, deberá incluir en el campo CuentaInicial la cuenta 1105 y en el campo CuentaFinal la
cuenta 1110 y BIABLE automáticamente le sumará los valores de todas las cuentas que van
desde la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110.
Este campo puede dejarlo en blanco.
Digite en una celda en blanco el periodo completo, por ejemplo: 200904. 2009
corresponde al año y 04 corresponde al mes.
En el asistente de la función DatoContable referencia la celda que acaba de crear
con el parámetro PERIODO.
- En el campo “CCostoFin” digite o referencie el código del Centro de Costo límite a analizar.
Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El
diligenciamiento es opcional.
- El campo “Mon” permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones
(1000000), dólares (TRM del día) o el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver
los valores.
Termine haciendo clic en “Aceptar” y verá el resultado del Saldo Inicial para la cuenta
seleccionada de esa compañía.
Copie y pegue esta función en las celdas de la columna “Saldo Inicial” para las demás cuentas
Para una mejor presentación del informe es recomendable darle el formato de número a los
valores arrojados, por medio del botón “Formato numérico” en BIABLE.
BIABLE le ofrece la función “NombreMes” que devuelve el nombre de un mes a partir de una
fecha.
Para el ejemplo:
1. Concatenamos la función “NombreMes” que devuelve a “Abril” como resultado de la celda
A3
2. El signo Ampersand (&) une la palabra “ DE ” y el contenido de la celda A2, que en este
caso es el año 2009.
BIABLE le permitirá cambiar los parámetros de consulta como la conexión, el año, el mes o las
cuentas en el momento en que desee consultar otro tipo de información referente a estos
parámetros.