TRABAJO 1

SERIES Y SUBSERIES

ALBA TERESITA MONTOYA A

IV SEMESTRE CIDBA

MARTHA HELENA PINEDA URIBE

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
GESTIÓN DOCUMENTAL II GRUPO 3
BOGOTÁ
2010
 INTRODUCCIÓN

Uno de los bienes más útiles y definitivos para el éxito de cualquier organización
pública o privada es la información.
Hoy en dia las empresas producen minuto a minuto grandes volúmenes de
información, tanto en médios electronicos como em médios impresos; esta
información debe ser organizada y almacenada técnicamente , para que pueda ser
hallada y consultada facilmente em cualquier momento. Para ello existe em La
actualidadmetodologías, normas y tecnologias que contribuyen a realizar uma
gestión documental óptima
Archivo Universidad Pedagógica

En la Universidad Pedagógica se emplea la siguiente metodología para clasificar

la documentación. Se identifican de acuerdo a las Tablas de Retención
Documental las series y subseries que compone cada unidad de gestión de la
sede.

La ordenación física de las series y subseries se realiza en forma alfabética en los

muebles de archivo, empezando desde la gaveta o estante superior hasta en la
parte inferior del mueble. Cada carpeta se hace según sea el caso cronológica o
numérica los documentos dentro de la carpeta en Ordenación Cronológica se
ubicaran forma ascendente por DIA, MES, AÑO, ordenación numérica se ordenan
en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde al primer
documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza
para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.

Las subseries se ordenan respetando la codificación que aparece en las TRD. Por
su parte las unidades documentales de cada serie o subserie se organizaran
cronológicamente de acuerdo con el orden natural en que fueron generadas, bajo
el principio de orden original Preparadas de este modo se organizan de acuerdo
con otros criterios de ordenación (numéricos, alfabéticos o mixtos), según las
características de cada serie.

Con base en la TRD y en la actividad anterior se señalizan los muebles de archivo

donde se van a ubicar las carpetas con las respectivas series y subseries.
Finalmente, se guardan los documentos en el sitio dispuesto para ello.

En cuanto a los documentos que no hacen parte de la producción de cada unidad

de gestión pero que se consideren importantes para la función de la dependencia,
también llamados documentos facilitativos, se les puede dar la disposición que
mejor responde a sus necesidades, sin embargo no se ubican en el mismo lugar
de los archivos de gestión.

Se eliminan los documentos que han perdido todo valor legal, físico,
administrativo, contable, financiero, entre otros.

Nota: para la eliminación definitiva se debe tener en cuenta la disposición final de

los documentos que disponen las TRD. Se enumeran los folios de los documentos
de acuerdo con las directrices para ello establecidas En el marbete de la carpeta
se coloca el nombre de la serie en mayúscula sostenida y negrilla y el de la
subserie en mayúscula sostenida.

Al interior de las carpetas, se debe colocar un separador que identifique la

documentación con el nombre de la unidad documental con base en la TRD, la
fecha o el año.
 BIBLIOGRAFÍA

 Universidad Pedagógica Nacional