MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

 Tujuan Pembelajaran:
 Mampu membedakan komunikasi verbal & non verbal
 Mampu menjelaskan terjadinya proses komunikasi
 Mampu mengidentifikasikan sebab-sebab munculnya
kesalahpahaman dalam komunikasi
 Mampu menjelaskan cara untuk memperbaiki
komunikasi.
 Fungsi dan bentuk komunikasi organisasi

 Arti :
 Komunikasi adalah : “Proses pertukaran informasi
antara individu2 melalui suatu sistem baik melalui
simbol, sinyal maupun perilaku & tindakan.”
 Komunikasi Bisnis adalah :”Komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai
macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal
maupun nonverbal”.

Memahami Komunikasi Bisnis 1

 Bentuk Dasar Komunikasi
 Orangnya = komunikator = harus tahu
bagaimana menempatkan kata yg
membentuk suatu arti, dan membentuk
situasi menjadi lebih menarik dan
menggairahkan, melalui proses
penyampaian pesan melalui tulisan
(written) atau lisan (oral) disertai
bahasa tubuh (gerak isyarat dan
tindakan).

Memahami Komunikasi Bisnis 2

 Bentuk komunikasi terbagi atas:
1. Komunikasi Verbal (Verbal communication) :
Merupakan bentuk komunikasi yang
disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan
(written) dan lisan (oral), misal ;
 berbicara & menulis,
 mendengarkan & membaca ,
 presentasi,
 mendengar radio,
 menonton televisi dsb.
Penyampaian komunikasi secara verbal
dianggap lebih leluasa, terutama yg
berhubungan dengan peristiwa lalu.
Intinya: Komunikasi ini bertujuan agar
audience memahami apa yang disampaikan
oleh komunikator.

Memahami Komunikasi Bisnis 3

o Pendekatan untuk mendengar dan membaca
yang efektif :
o Mencatat informasi ; harus memusatkan perhatian pada
pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yg
sedang dibaca.
o Menafsirkan dan menilai informasi ; bagian terpenting
dari proses mendengar, dimana perlu diputuskan mana
informasi yang penting dengan cara :Mencari ide pokok
(main idea) dan ide-ide pendukung (supporting idea)
secara rinci.
o Harus disadari bahwa untuk konsentrasi terhadap
bacaan ataupun pendengaran perlu dibangun melalui
tindakan yang berulang-ulang / latihan.

Memahami Komunikasi Bisnis 4

Jenis-jenis Komunikasi Verbal

Memahami Komunikasi Bisnis 5

 MEMPERBAIKI KETERAMPILAN
KOMUNIKASI LISAN

Komunikasi lisan menghemat waktu dan

menyediakan peluang untuk umpan balik dan
interaksi social.
membicarakan sesuatu membantu orang dalam
organisasi meningkatkan moral dan
menetapkan identitas kelompok.
komunikasi lisan memuaskan kebutuhan umum
kita untuk menjadi bagian dari komunitas
manusia, dan membuat kita merasa senang.
 Berbicara :
Ada kecenderungan sebagian orang untuk
melakukannya tanpa banyak berpikir, tetapi
harus diingat kondisi ini bisa menjadi masalah
dalam bisnis (peluang yg jauh lebih kecil untuk
merevisinya dibandingkan jika menulis)
Untuk memperbaiki keterampilan berbicara
perlu ditinggalkan kebiasaan berbicara spontan,
belajar merencanakan apa yang akan
dikatakan atau bagaimana anda
mengatakannya (Sebelum bicara, pikirkan
tujuan, gagasan utama, dan pendengar anda;
atur pemikiran anda, putuskan gaya yang cocok
dengan keadaan, dan pendengar, dan perbaiki
apa yang anda katakana didalam hati).
 Mendengarkan :
Situasi yang berbeda memerlukan keterampilan
mendengarkan yang berbeda.
 Mendengarkan Isi : memahami dan mengingat pesan dari
pembicara dan tidak memerlukan kesetujuan atau pengakuan
(asuransi kesehatan baru psh, laporan bulanan regional dll).
 mendengarkan kritis : memahami dan mengevaluasi arti pesan
pembicara, melibatkan interaksi pada saat anda mencoba menggali
sudut pandang pembicara dan mengevaluasi kredibilitas pembicara
(proyeksi penjualan dari manajer penjualan regional bagi anda sbg
manajer manufaktur).
 mendengarkan aktif atau empati : untuk memahami perasaan,
kebutuhan dan keinginan pembicara sehingga anda dapat
menghargai sudut pandangnya, tak peduli adanya kesamaan
perspektif atau tidak; anda membantu orang mengungkapkan
emosi yang menghindari pendekatan tidak memihak, hindari
keinginan untuk memberi saran, jangan menilai perasaan individu,
biarkan orangnya bicara (manajer yang berbicara masalah yang
dihadapinya dengan kendaraan rekreasi ketika sedang liburan
keluarga)
Hambatan Ketika Mendengarkan:
menilai lebih dahulu (dengan berbagai
asumsi pribadi) dan kecenderungan
bertindak defensive (menganggap setiap
komentar sebagai serangan pribadi).
memusatkan perhatian hanya pada diri
sendiri (merasa dua kali lebih malang
atau terlalu melebihkan hal positif –
merasa lebih baik dari pembicara dan
bermaksud membuktikannya).
mendengarkan selektif atau tidak
menyimak (pikiran yang mengembara).
Alasan pikiran yang cenderung mengembara:
orang lebih cepat berpikir daripada berbicara
(berbicara 120 sd 150 kata permenit ;
memproses informasi 500 sd 800 kata permenit)
Ketidakseimbangan ini bisa menyebabkan :
 beberapa orang mengumpulkan argumentasi ;
 benar-benar tdk mengikuti pembicaraan.
Hal yang penting adalah menyadari dan
mengenali kecenderungan kontraproduktif
dan berusaha memperbaikinya dengan
mencoba untuk tetap memperhatikan dengan
mengevaluasi yang dikatakan dan meringkas
gagasan utama dalam pikiran anda sendiri.
 Strategi Mendengarkan Efektif:
pandanglah dibalik gaya pembicara dengan
menanyakan pada diri sendiri apa yang
diketahui pembicara yang belum anda ketahui.
depersonalisasi kegiatan mendengar anda
sehingga mengurangi dampak emosional dari
apa yang dikatakan dan dapat senantiasa
menahan sanggaphan sampai anda selesai
mendengarkan keseluruhan pesan.
hilangkan potensi gangguan lingkungan.
dengarkan konsep dan gagasan pokok
disamping fakta (bedakan fakta dan prinsip;
gagasan dan contoh; bukti dan argumentasi)
cari pesan yang tidak terucap.
tetap bersikap terbuka, dengan mengajukan
pertanyaan yang memperjelas pemahaman;
tunda penilaian sampai pembicara selesai.
jangan memotong ; memotong fatal jika
ingin mencari akar permasalahan – orang
yang mengalami kesulitan komunikasi akan
tersisih jika berulangkali dipotong.
evaluasi dan kritik isi pembicaraan ; bukan
orangnya
berikan umpan balik
buat catatan singkat dan langsung
2. Komunikasi Nonverbal ( Nonverbal
Communication) :
 Suatu bentuk komunikasi yang memiliki
bentuk kurang terstruktur sehingga sulit
dipelajari, dilakukan dengan gerakan tubuh,
ekspresi, simbol dan warna.
 Penyampaian pesan yang cenderung
spontan, sering dilakukan secara tidak
sadar, tindakannya alami dan jarang
direncanakan sebelumnya (mengerutkan
dahi)

Memahami Komunikasi Bisnis 13

 Pentingnya Komunikasi Nonverbal:
 Isyarat komunikasi nonverbal sangat penting
untuk menyampaikan perasaan dan emosi.
 Kebaikan Komunikasi ini adalah

“Kesahihannya (reliabilitas)”, karena tingginya

tingkat kepercayaan terhadap kebenaran pesan
– pesan yang disampaikan dengan bahasa
isyarat, sehingga mampu mendeteksi
kecurangan atau menpertegas kejujuran
pembicara.
 Selain itu arti pentingnya adalah karena

sifatnya yang efisien ( melambai dsb).

Memahami Komunikasi Bisnis 14

 Tujuan Komunikasi Nonverbal
komunikasi nonverbal dpt berdiri sendiri tp
sering berkaitan dgn ucapan (lisan); sering
terjadi penggabungan antara komunikasi verbal
dan nonverbal dalam situasi tertentu.
Tujuan komunikasi nonverbal terdiri dari enam
(John V. Thill dan Courtland Bovee) :
1. Menyediakan / memberi informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspresikan emosi
4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau
mengembangkan pesan-pesan verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam
mengajarkan permainan/olahraga tertentu.

Memahami Komunikasi Bisnis 15

Relevansi Komunikasi nonverbal dalam
dunia Bisnis:
Dapat membantu meningkatkan kredibilitas
dan potensi kepemimpinan seseorang,
dengan kemampuan mengelola kesan yg
dibuat dgn bahasa isyarat, karakteristik atau
ekspresi wajah, suara dan penampilan, ia
dapat melakukan komunikasi dengan lebih
baik.
Keuntungan yang didapat lawan bicara :
kemampuan menafsirkan maksud dan sikap
seseorang dengan baik dan akurat.

Memahami Komunikasi Bisnis 16

 Alasan lain pentingnya
komunikasi nonverbal
tindakan seseorang cenderung lebih
diperhatikan dari kata-katanya : Arti dari
komunikasi nonverbal terletak pada pengamat,
yang membaca sinyal spesifik dan
mengartikannya dalam konteks situasi dan
budaya tertentu.
komunikasi ini dapat menjadi efisien ditinjau dari
sudut pandang pengirim dan penerima.
Kolaborasi antara komunikasi verbal dan
nonverbal adalah sesuatu yang ampuh, saling
meningkatkan, memperkuat dan memperjelas
satu sama lain”.
Berbagai Jenis Komunikasi
Nonverbal :
terdapat lebih dari 700.000 bentuk
komunikasi nonverbal, yang secara umum
dapat dikategorikan:
 Ekspresi wajah dan gerakan mata
 gerakan isyarat dan postur tubuh
 karakteristik suara
 penampilan pribadi
 Tingkah laku sentuhan
 penggunaan waktu dan ruang : waktu dan ruang
juga dapat menunjukkan otoritas
Cara Memperbaiki Keterampilan
Komunikasi Nonverbal:
“Anda dapat memperbaiki keterampilan
komunikasi nonverbal dengan lebih
memperhatikan petunjuk, dari anda dan
dari orang lain”
 Perhatikan berbagai sinyal komunikasi
nonverbal yang dibahas diatas.
 hindari memberi sinyal yang bertentangan,
karena akan menimbulkan kebingungan.
 tersenyumlah dengan tulus (jangan palsu).
 waspadalah bahwa orang mungkin
memberikan petunjuk nonverbal palsu.
 jagalah jarak yang wajar dan gunakan
sentuhan hanya jika tepat.
 hormatilah status dengan kontak mata
anda.
 gunakan jabatan tangan yang sesuai
dengan kepribadian dan maksud anda.
 PROSES KOMUNIKASI
Komunikasi adalah proses transaksi (dua arah) yg
dinamis dan dapat dibagi atas fase:
1. Pengirim mempunyai gagasan ; ingin diungkapkan
2. Pengirim mengubah gagasan menjadi pesan ; agar dpt
dipahami .
3. Pengirim mengirimkan pesan; shg dipilih saluran
komunikasi (v dan non v, lisan dan tertulis ) dan media
tergantung pesan, lokasi penerima dll.
4. Penerima menerima pesan
5. Penerima menginterpretasikan pesan; penerima
bekerjasama dgn mengartikan pesan, menyerap dan
memahaminya.
6. Penerima bereaksi dan mengirimkan umpan balik.

Memahami Komunikasi Bisnis 21

PROSES KOMUNIKASI

Memahami Komunikasi Bisnis 22

 HAMBATAN KOMUNIKASI
Keberhasilan jika ; “penerima memahami pesan yang
dimaksudkan oleh pengirim”.
Gangguan ; segala campur tangan dalam proses komunikasi
yang mengubah atau mengaburkan yang diartikan oleh
pengirim (berbagai bentuk hambatan komunikasi).
Bentuk Hambatan Komunikasi:
 HAMBATAN KOMUNIKASI ANTAR MANUSIA:
 Perbedaan Persepsi dan bahasa
 Pendengar yang buruk
 Gangguan emosional ; banyak kesalahpahaman yg menyertai pesan
emosional.
 Perbedaan budaya
 Gangguan fisik.

Memahami Komunikasi Bisnis 23

Bagaimana Pengalaman Bersama Mempengaruhi
Pemahaman.

Memahami Komunikasi Bisnis 24

HAMBATAN KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI

Kelebihan beban Informasi dan Pesan yang

bersaing.
Penyaringan yang tidak tepat.
 Menyaring : menyingkat informasi sblm pesan
diteruskan kepada orang lain (sekretaris;
asisten; mesin penjawab; voice mail).
Iklim komunikasi Tertutup dan tidak memadai:
gaya manajemen yang mengarahkan dan otoriter
menghambat pertukaran informasi secara bebas
dan terbuka/ciri komunikasi efektif.

Memahami Komunikasi Bisnis 25

Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki
komunikasi.

Sifat komunikator yang baik:

 Persepsi ; dapat memperkirakan bagaimana audien menerima
pesan , mengantisipasi reaksi dan membentuk pesan sesuai
dengan kebutuhan, mampu membaca tanggapan dgn tepat
dan terus-menerus menyesuaikan untuk mengoreksi
kesalahpahaman.
 Ketepatan; menciptakan “pertemuan pikiran”, ketika selesai
berbicara, audien mempunyai gambaran mental yang sama.
 Kredibilitas ; dapat dipercaya, audien percaya pada isi pesan,
informasi dan maksud baiknya.
 Kendali ; membentuk jawaban audien; bisa menyadarkan,
mengubah pendapat dll.
 Keserasian; memelihara hubungan yg bersahabat dan
menyenangkan, walaupun ada perbedaan.

Memahami Komunikasi Bisnis 26

Pedoman efektif mengatasi hambatan dan
memperbaiki keterampilan komunikasi :
 Memelihara iklim komunikasi terbuka
 Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi
 Memahami kesulitan dalam komunikasi antar budaya
 Menggunakan pendekatan komunikasi yg terpusat
pada penerima.
 Menggunakan teknologi secara bijaksana dan
bertanggung jawab untuk memperoleh dan berbagi
informasi.
 Menciptakan dan memproses pesan secara efektif
dan efisien

Memahami Komunikasi Bisnis 27

 FUNGSI DAN BENTUK KOMUNIKASI
ORGANISASI
KOMUNIKASI INTERNAL: merujuk pada pertukaran informasi
dan gagasan di dalam organisasi. Komunikasi di antara
anggota suatu organisasi penting untuk melakukan fungsi
secara efektif. Untuk mempertahankan arus informasi yang
sehat, pimpinan yang efektif menggunakan saluran
komunikasi formal dan informal.
 SALURAN KOMUNIKASI FORMAL ; Terikat struktur resmi sebuah
organisasi, yang meringkas garis wewenang. Komunikasi yg
hanya mengandalkan saluran formal menghadapi distorsi/ salah
pengertian. Terbagi atas arus informasi kebawah; arus informasi
keatas ; dan arus informasi horisontal.
 SALURAN INFORMASI INFORMAL ; Digunakan untuk
menyebarkan dan menerima pesan informal (bisa mendukung
pesan formal asal dimenej dgn baik)

Memahami Komunikasi Bisnis 28

 KOMUNIKASI EKSTERNAL: membawa informasi ke
dalam dan keluar organisasi. Psh bertukar pesan dengan
pelanggan ; penjual ; distributor; pesaing; investor;
wartawan; Komunikasi ini sering secara hati-hati diatur
__terutama dalam masa kritis ( kasus) ; bisa juga terjadi
secara informal sebagai bagian operasi bisnis rutin.

 Kontak Informal dengan dunia luar; sebagai anggota

organisasi otomatis menjadi saluran komunikasi
dengan dunia luar.

 Kontak Formal dengan dunia luar; Pesan

pemasaran (promosi) dan Hubungan Masyarakat.

Memahami Komunikasi Bisnis 29

Enam Kendala Komunikasi Bisnis
Lee Hopkins - Pakar Komunikasi bisnis

1. Struktur komunikasi yang buruk

2. Penyampaian yang lemah
3. Penggunaan media yang salah
4. Pesan yang campur aduk
5. Salah audience
6. Lingkungan yang menganggu

Memahami Komunikasi Bisnis 30

 STRUKTUR KOMUNIKASI
YANG BURUK
Struktur sebuah komunikasi adalah faktor esensial,
yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis
Anda. Tidak penting apakah audience Anda hanya
satu orang atau ribuan orang, struktur komunikasi
yang baik tetaplah yang terbaik di tengah bisingnya
lingkungan bisnis dan pemasaran saat ini.
Struktur komunikasi yang baik mengikuti pola:
 - Pembukaan
 - Isi
 - Penutup

Memahami Komunikasi Bisnis 31

 PENYAMPAIAN YANG LEMAH
Tidak terlalu masalah apakah pesan komunikasi Anda
penting atau impresif, jika Anda menyampaikannya tanpa
'tonjokan', Anda tidak bisa meyakinkan orang sesuai yang
Anda harapkan.
Lebih dari itu, jika 'tonjokan' Anda sudah telak pun, tetaplah
pesan Anda perlu waktu untuk punya efek.
Pesan Anda harus bertenaga. Pesan Anda tidak boleh seperti
lawakan yang tidak lucu.
Janganlah Anda campuradukkan antara penyajian dengan
penyajinya. Penyajinya mungkin pemalu, tapi jika pesannya
bisa menonjok, maka audience akan bergantung pada setiap
kata yang keluar dari mulutnya. Jadi, tidak usah ragu tentang
siapa diri Anda.
Khawatirlah tentang pesan Anda. 'Menonjok'kah, atau hanya
sekedar 'mengelus-elus' saja.
32
 SALAH MEDIA

Tak perlu Anda menyelenggarakan sebuah meeting besar

dengan menghadirkan semua orang dalam organisasi,
hanya untuk memberitahukan bahwa para pegawai kini
tidak lagi mendapatkan ballpoint gratis dari kantor. Memo
kecil yang diedarkan sudah lebih dari cukup.
Begitu pula, pilihlah dengan tepat media komunikasi bisnis
Anda.
 Jika koran, apakah koran lokal atau koran nasional?
 Jika TV apakah TV lokal atau TV nasional?
 Jika majalah, apakah semua majalah atau majalah bisnis saja?
 Jika billboard, apakah memang perlu di setiap sudut jalan? Apa
yang menjadi pengecualian, mungkin hanya internet, karena
murahnya biaya.

Memahami Komunikasi Bisnis 33

  
PESAN YANG CAMPUR ADUK
Jika pesan Anda campur aduk, maka Anda
tidak merengkuh audience, melainkan
mengasingkan mereka ke sebuah pulau
terpencil di kutub selatan sana.
Berhati-hatilah Anda dengan dua hal ini:
 Menggunakan jargon yang mungkin dikenal, tapi
sulit dicerna dan dipahami.
 Mencoba menghemat waktu dan kertas dengan
menjejalkan lebih dari satu pesan menjadi pesan
tunggal.

Memahami Komunikasi Bisnis 34

Contoh 1: Anda membuat pengumuman tentang
pemotongan anggaran untuk biaya telepon, yang di
dalamnya managemen meminta para pegawai untuk
mengambil sikap dan perilaku tertentu, kemudian
Anda sekaligus juga mengumumkan tentang family
gathering perusahaan.
Contoh 2: Anda mengumumkan tentang larangan
untuk memberi hadiah kepada klien, dan pada saat
yang sama Anda memberikan PENGECUALIAN
untuk klien baru tertentu yang berpotensi besar bagi
perusahaan. Dan Anda, sama sekali tidak memberi
rincian dan pedoman tentang "klien baru berpotensi"
itu.

Memahami Komunikasi Bisnis 35

 SALAH AUDIENCE
Akibatnya :
 Ketidaksesuaian contoh topik dengan audien.

 Topik tidak direspon

Jika lebih dari 1 presenter:

 Anda bisa terpengaruh untuk 'melakukan penyesuaian'
di detik-detik terakhir sebelum Anda maju dan
berbicara. Waspadalah karena Anda bisa terjebak
pada perubahan yang justru tidak Anda inginkan.
Sekalipun, topik penyaji lain memang lebih menarik
menurut Anda.
Salah audience, bisa menjadi kesia-siaan bagi Anda dan
tentu saja... audience Anda. Pilihlah audience Anda
dahulu, baru pilihlah topik Anda.

Memahami Komunikasi Bisnis 36

LINGKUNGAN YANG MENGGANGGU

Apapun bentuknya, gangguan dari

lingkungan akan membuat bicara Anda
tidak bisa optimal didengar. 
Beberapa hal ini perlu Anda perhatikan:
 Suara Anda tidak terlalu keras
 Banyak audience yang mengobrol saat Anda
bicara
 Suara dari luar ruangan, dari jalanan,
raungan sirine dari ambulan, pemadam
kebakaran atau polisi

Memahami Komunikasi Bisnis 37

 Suara dari ruangan sebelah
Bunyi handphone dari kantong audience
Interupsi
Sesi bicara yang terlalu menegangkan
Pikiran audience yang melanglang buana (lihat mata mereka)
Slide Anda (atau isinya) terlalu kecil atau layarnya terlalu jauh
Terlalu banyak daya tarik dari luar ruangan karena pintu yang
terbuka atau jendela yang tembus pandang
AC ruangan terlalu dingin atau bahkan tidak menyala
Maaf, ada yang kentut di dalam ruangan yang tertutup

Apapun harus Anda lakukan demi fokusnya audience Anda. Sebab

gangguan lingkungan, bisa membuat presentasi Anda hanya
berjarak selangkah dari 'nothing'.

Memahami Komunikasi Bisnis 38