mySAP ERP 2004 – Executive Summary of Dr.

Wolfgang Schaper Presentation

Sebelum ada teknologi mySAP ini, telah ada SAP dengan tipe R/2 dan R/3. Transisi data
yang diperlukan dari R/2 ke R/3 membutuhkan banyak migrasi data beserta hal – hal lain,
sehingga intinya melakukan revolusi. Namun transisi data dari R/3 ke mySAP ERP
merupakan evolusi, bukan revolusi. Dan tentu ada pendekatan proses bisnis secara
tradisional, dimana antarmuka (interface) antar bagian perusahaan sangat penting namun
di sisi yang lain juga mahal. SAP membuat antarmuka menjadi lebih mudah, menyatukan
semuanya dalam satu lapisan yang ada, sehingga setiap bagian dapat mengetahui
informasi yang ada.

mySap ERP merupakan penghubung yang lebih beradaptasi dengan proses bisnis dari
awal ke akhir, dimana hal ini meliputi supplier, partner dan juga konsumen. Di sisi yang
lain landasan teknologi yang ada juga harus berevolusi. R/3 mempunyai landasan seperti
itu, tetapi tidak cukup fleksibel. Apa yang dibutuhkan adalah alat pengambil data,
penyimpanan data, sebuah portal sebagai antar muka pengguna yang unik, sistem SAP
yang ada. Hal yang lain adalah produktivitas dan juga pandangan menyeluruh (insight).
Dalam keseluruhan ada 4 dimensi yang harus diperhatikan, yaitu adaptabilitas,
fleksibilitas, produktivitas dan pandangan menyeluruh. Faktor yang terakhir adalah
penting untuk diingat apabila berbicara mengenai mySAP ERP.

4 dimensi ini akan dibahas lebih lanjut. Yang pertama adalah insight atau pandangan
menyeluruh. Insight pada dasarnya merupakan analisis, pengambilan data, alat
penyimpanan data yang menyediakan pengambilan keputusan yang lebih baik dari
informasi yang ada dalam perusahaan. Sebagai contohnya adalah apabila ada tampilan
kokpit analisis yang berisi mengenai hasil penjualan dari berbagai daerah. Semua ini
diciptakan khusus untuk memenuhi kebutuhan yang ada. Jadi jika ada perwakilan
penjualan, akan ada laporan tersendiri baginya. Jika ada tambahan atau perubahan, tentu
saja dalam mySAP ini bisa dilakukan.

Selanjutnya adalah mengenai adaptabilitas. Mengintegrasikan sistem SAP dan sistem non
SAP dalam sebuah gambaran sistem yang luas dengan data yang bergerak dari satu
sistem ke sistem lainnya, akan membuat pengguna tidak bisa mengetahui dari sistem
mana data ini diambil. Dan dalam mySAP ERP ada dasar Netweaver, yang berguna
untuk mengintegrasikan ini semua dalam satu gambaran IT. Sebagai contohnya adalah
pusat jasa terbagi (shared services center) yang bisa menyediakan data bagi banyak
pengguna, tipenya atau pandangannya sebagai apa, melalui satu modul saja.

Dari dimensi fleksibilitas, berarti bahwa ada pilihan yang harus dibuat, mengenai apa
yang harus dilakukan terhadap software ini, kapan saatnya, dan bagaimana
mengintegrasikannya dengan bagian lain. Contoh yang bisa dipakai adalah apabila
antarmuka terdahulu membutuhkan biaya pemasangan yang besar per antarmuka dalam
hal investasinya, dan belum ditambah biaya perawatannya, maka dalam mySAP hal ini
bisa dihemat karena dalam mySAP semua dilakukan dalam satu basis.
Dalam dimensi produktivitas, apa yang ada adalah integrasi antar individu, dari segi
teknikal hal ini adalah portal bagi pengguna. Misalnya portal internet eBay, dimana para
penggunanya bisa merubah tampilan layar sesuai keinginannya sendiri. Keuntungan
utama tentu saja adalah ketergunaan. Setiap pengguna akan mendapat data yang berguna
sesuai kebutuhannya dan pekerjaan. Hasil yang lainnya adalah pekerja akan lebih
termotivasi.

mySAP akan berguna bagi perusahaan dengan latar belakang apapun. Perusahaan bisa
mendapatkan berbagai data dengan berbagai pandangan dari berbagai aspek, sehingga
keputusan yang diambil perusahaan bisa benar – benar dibuat secara baik (cara yang baik,
situasi yang tepat dan waktu yang cocok). Sebagai misal ada suatu anak perusahaan yang
beroperasi di Brazil, berarti standar akuntansi yang dipakai adalah IAS (International
Accounting Standard). Dan juga pusat perusahaan berada di New York, berarti memakai
standar akuntansi AS (US GAAP). Sebelum adanya SAP, pembukuan haruslah dilakukan
2 kali, dikarenakan 2 standar yang berbeda. Tetapi dengan adanya SAP, hanya dilakukan
pembukuan 1 kali, dan keluar hasilnya langsung dalam 2 standar akuntansi yang berbeda.
Selain dalam perusahaan dengan lini bisnis yang beraneka ragam, mySAP pun akan tetap
berpegang pada inti lini bisnis dari perusahaan tersebut.

Bila perusahaan telah menggunakan SAP R/3 dan hendak menggunakan mySAP ERP,
aka nada hal yang disebut sebagai transisi. Ada 3 aspek untuk transisi, aspek pertama
adalah lisensi, jika terjadi transisi dari R/3 ke mySAP maka harus ada pembayaran
lisensi, tetapi aka nada diskon yang besar jumlahnya. Jika hendak menggunakan mySAP
saja tanpa adanya factor transisi maka lisensinya bisa dibeli.

Aspek selanjutnya adalah upgrade (pengembangan lebih lanjut). Dalam pengembangan

mySAP, perusahaan tidak akan pernah dipaksa untuk melakukannya. Perusahaan tidak
akan dipaksa untuk melakukannya baik untuk saat ini maupun masa mendatang.

Aspek selanjutnya adalah pandangan terhadap implementasi. mySAP ERP merupakan

perpaduan dari berbagai produk serta komponen. Selain R/3 dan ECC (ERP Central
Component) yang sudah ada dalam mySAP akan didapatkan juga bisnis gudang,
infrastruktur, portal dan juga NetWeaver. Tentu saja dalam pelaksanaan fungsi – fungsi
ini, harus ada implementasi serta integrasi.

Pelayanan dari mySAP adalah juga memberikan servis perawatan berkala terhadap sistem
ini. Namun dalam rangka perawatan ini, peraturan – peraturan baru yang mungkin akan
bermunculan seperti Sarbanes Oxley , Basel II tidak akan dimasukkan. Akan tetapi akan
menjaga agar system yang ada tetap berjalan, perbaikan – perbaikan terhadap gangguan
yang ada dan juga perawatan berkelanjutan sesudah perawatan biasa ini untuk menjaga
sistem yang ada tetap relevan.

Diringkas oleh :
Arief Paulus.