BAB 4

Pemfailan

4.1 Pendahuluan

Memfail adalah proses menyusun, mengatur, mengasingkan, mengagihkan

serta menyimpan surat dan dokumen di tempat yang selamat. Ia juga memberi
kemudahan semasa membuat rujukan. Kerja memfail perlulah dikemaskini dari
semasa ke semasa mengikut kaedah-kaedah tertentu.

Memfail merupakan suatu tugas yang berulang dan sangat penting apabila
sesuatu dokumen perlu dirujuk dengan segera. Sebagai seorang setiausaha
haruslah memastikan sistem pemfailan yang digunakan adalah efisen dan efektif.

45
TM mengamalkan sistem pemfailan jenis fail jabatan di mana fail-fail di uruskan oleh
unit atau bahagian masing-masing bagi memudahkan rujukan dan sebagainya. Sistem
fail kaedah ini boleh digunakan kerana sesuai bagi surat menyurat. Selain itu,
kakitangan sesebuah unit atau bahagian akan mendapat pengetahuan yang lebih baik
dan meningkatkan kemahiran di dalam tugas-tugas memfail surat menyurat bagi
jabatan yang berkenaan. Sistem pemfailan ini juga lebih sesuai untuk fail-fail sulit
serta mudah untuk dikendalikan kerana saiz perabot tidak begitu besar.

Rajah 4.1.1 : Kabinet Fail di CMU

Jika kakitangan mengamalkan sistem pemfailan jenis fail pusat, mereka akan
mengambil masa yang agak lama untuk pergi ke bahagian fail pusat. Tindakan seperti
ini turut membuang masa pekerja semata-mata untuk mencari fail atau dokumen
sesebuah organisasi walaupun fail pusat diuruskan oleh kerani yang ditugaskan.
Dengan menggunakan sistem fail jabatan, ianya amat senang untuk dikendalikan serta
menjimatkan masa.

Kelebihan Kelemahan
Pekerja lebih cekap menguruskan Tidak ada peluang mengetahui cara
dokumen yang difailkan. sistem fail jabatan lain.
Ssesuai menyimpan fail sulit. Kakitangan banyak membuang masa
memfail dokumen daripada kerja lain.
Boleh menggunakan kod-kod tertentu. Perlu banyak menggunakan rak dan
almari atau kabinet.

46
 Pengkhususan dalam bidang memfail Kos overhed pejabat akan meningkat
dapat diwujudkan. apabila terpaksa menambah lebih
tempat untuk menempatkan fail.
Fail dapat dicari dengan segera. Kakitangan cepat bosan memfail surat
yang serupa.
Jadual 4.1.1 : Kelebihan dan Kelemahan Fail Pusat

Terdapat dua (2) kaedah pemfailan yang digunakan iaitu pemfailan rekod dan
pemfailan yang menggunakan sistem atau menerusi laman web. Pemfailan rekod
tidak begitu luas dalam menguruskan kerja seharian. Ini kerana pihak TM lebih
mementingkan data atau maklumat disimpan melalui sistem. Pemfailan rekod hanya
digunakan dalam nombor rujukan dalam surat menyurat, merekod bilangan setem
yang digunakan dan merekod jumlah salinan apabila menggunakan mesin penyalin.

4.2 Pemfailan Rekod

Pemfailan rekod merupakan tugas-tugas menyimpan maklumat di dalam fail

bagi tujuan simpanan serta rujukan. Tujuan pemfailan ini amatlah penting kerana
setiap maklumat yang disimpan berkaitan dengan tugasan yang dilakukan di setiap
unit di TM. Ini juga bagi membuktikan bahawa setiap kerja yang dilakukan mempunyai
bukti bertulis.

4.2.1 Nombor Rujukan

47
 Nombor rujukan amatlah penting. Ianya bertujuan untuk memudahkan kerja
merujuk surat yang telah dihantar kepada pelanggan terutamanya. Akan tetapi, di TM
salinan surat tidak buat ke atas surat yang hendak dipos kerana nombor rujukan hanya
ditulis pada buku rekod setem. Ini kerana dengan membuat salinan akan
membazirkan kertas dan ia adalah selari dengan kempen pengurangan penggunaan
kertas. Pihak TM hanya akan bergantung kepada surat yang di hantar kepada
pelanggan. Hanya seorang pekerja yang akan bertanggungjawab ke atas nombor
rujukan yang digunakan bagi setiap unit. Sebagai contoh untuk unit pengurusan kredit,
Encik Ayub sebagai penyelia pemasaran yang akan bertanggungjawab walaupun
beliau tidak mempunyai rekod untuk nombor rujukan.

Rajah 4.2.1.1 : Contoh Nombor Rujukan Pada Surat Rasmi TM

4.2.2 Rekod Setem

Setem digunakan sebagai tanda bayaran pos. terdapat dua (2) jenis setem
yang digunakan iaitu setem biasa dan setem hasil. Kedua-dua setem ini didapati dari
pejabat pos. Wang yang digunakan untuk membeli setem tersebut akan dituntut
mengikut jumlah wang yang digunakan. Setem biasa mempunyai pelbagai nilainya
yang tersendiri mengikut alamat surat. Setem biasa akan dilekat pada bahagian atas

48
kanan sampul tersebut. Setem hasil pula digunakan khas untuk borang perkhidmatan
talian tetap atau perkhidmatan talian perniagaan. Setem hasil hanya digunakan untuk
satu permohanan sahaja walaupun pelanggan tersebut memohon untuk dua atau tiga
akuan yang berlainan. Setem hasil akan dilekat pada bahagian bawah kanan borang
tersebut. Setiap unit akan merekodkan bilangan setem yang digunakan di dalam buku
rekod. Ini bertujuan bagi mengelakkan pembaziran setem serta mengelakkan
kemudahan setem disalahgunakan oleh seseorang pekerja. Di dalam buku rekod,
terdapat empat (4) bahagian yang perlu diisi.

Nombor Rujukan Nama Pelanggan Tarikh Jumlah Setem

Rajah 4.2.2.1 : Contoh Rekod Penggunaan Setem

4.2.3 Rekod Bilangan Salinan

49
 Merekod bilangan salinan adalah satu langkah bagi mengelakkan pekerja
menyalahgunakan kemudahan yang telah disediakan oleh syarikat. Mesin penyalin
merupakan peralatan pejabat yang disediakan bagi memudahkan kerja serta
menjimatkan masa pekerja walaupun kos yang agak tinggi. Selain itu, salinan dapat
dibuat dengan jumlah yang banyak dengan kadar masa yang cepat. Di dalam buku
rekod, terdapat empat (4) bahagian yang perlu diisi.

4.3 Pemfailan Sistem

Sistem pemfailan di TM juga lebih fokus kepada penyimpanan data melalui

sistem teknologi maklumat. Implementasi Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)
dalam setiap organisasi pada masa kini merupakan satu fenomena biasa. Peranan
sistem teknologi maklumat adalah untuk membantu pekerja melaksanakan
tanggungjawab dengan lebih berkesan dan meningkatkan prestasi kerja di samping
memudahkan prosedur operasi bagi mengelakkan kekangan masa dan menjadikan
prosedur kerja lebih cepat lebih berkesan.

Selain itu juga, dengan penggunaan sistem teknologi maklumat dalam sistem
pemfailan dapat mengurangkan kos dan masa dapat diuruskan secara signifikan.
Justeru, ICT sememangnya dapat membantu pengurusan dalam membuat keputusan,
menyesuaikan diri dengan perubahan dan selanjutnya dapat meningkatkan komunikasi
dalam organisasinya. Pihak pengurusan TM tidak dapat dipisahkan daripada membuat
keputusan pada setiap hari kerana ini merupakan elemen penting dalam menjalankan
tugas merancang, membuat keputusan, menganalisis, sumber manusia, memimpin,
mengawal, berkomunikasi serta berfungsi dengan lebih cekap, berkesan, mudah dan
cepat yang melibatkan maklumat, proses dan kerja seperti khidmat pelanggan,
pelbagai rekod, kawalan inventori, pembelian stok dan sebagainya. Ini menunjukkan
bahawa sistem maklumat dan komunikasi adalah komponen-komponen yang

50
bersepadu yang mengumpul dan menyimpan maklumat bagi membantu organisasi
membuat keputusan, merancang, mengawal dan menganalisis.

Secara umum ICT dapat menukarkan data-data mentah yang tidak memberi
makna kepada maklumat yang tersusun dan berguna apabila ianya diproses, disimpan
dan boleh dikemaskinikan dengan mudah dan cepat dengan menggunakan pelbagai
perisian komputer yang ada. Maklumat-maklumat yang telah diproses ini sudah tentu
dapat membantu pihak pengurusan membuat keputusan-keputusan yang tepat dan
berguna dalam perancangan, pemantauan dan kawalan.

4.3.1 Sistem yang digunakan di TM

Sepanjang tempoh manjalankan latihan industri di CMU, saya telah didedahkan

dengan penggunaan kaedah pemfailan menggunakan sistem. Untuk memasuki
sistem-sistem yang akan digunakan, saya diberi identity dan kata laluan untuk setiap
sistem ini. Antara sistem yang telah digunakan ialah

1. TTWEB
2. E-Quest
3. WebBRAINS
4. E-Maklum

Setiap sistem mempunyai kelebihan dan peranan yang tersendiri dalam

menyiapkan tugasan di CMU dan Enterprise Sales. Berikut merupakan pengenalan
kepada fungsi-fungsi setiap sistem yang telah digunakan oleh saya semasa berada
kedua-dua unit tersebut.

51
4.3.1.1 TTWEB

TTWEB merupakan laman web yang penting untuk melakukan urusan seharian
di CMU. Hampir semua unit di TM menggunakan sistem ini. Sistem ini digunakan
untuk mencari maklumat pelanggan seperti nombor perkhidmatan, nombor akaun,
alamat pelanggan, bil tertunggak dan sebagainya. Kebiasaannya sistem ini digunakan
CMU.

Gambar Rajah TTWEB Langkah Kerja

1. Masuk ke laman web TTWEB,
http://10.2.55.53/ttweb/3270sa.
htm
2. Masukkan ID dan Password.
3. Tekan F2.

4. Masukkan nombor
perkhidmatan. Contohnya,
084-342776. Pastikan
penggunaan kod ‘00’ di antara
084 dan 3*****. Contohnya,
08400342776.
5. Tandakan dengan mana-mana
adjab pada bahagian tepi nama
pelanggan.
6. Tekan F3.
7. Semak jika akaun pelanggan
tersebut mempunyai amaun
tertunggak atau tidak.

52
 8. Untuk kembali ke laman utama,
tekan F11.

Rajah 4.3.1.1.1: Mencari Akaun Tertunggak Menggunakan Sistem TTWEB

4.3.1.2 eQuest

eQuest atau lebih dikenali sebagai sistem pengurusan kredit TM ialah sistem
yang digunakan di unit CMU dan Enterprises Sales. Fungsi sistem ini ialah untuk
menyemakan akaun pelanggan samada akaun tersebut ‘Temporary Out of Service’
(TOS) atau ‘Return to Normal’ (RTN). Selain itu, sistem ini digunakan untuk mencari
‘cost center’ untuk kawasan Sibu dan mengemaskini fail bayaran akaun pelanggan
untuk kawasan Sibu.

Gambar Rajah eQuest Langkah Kerja

Masuk ke laman web eQuest iaitu
https://equest.intra.tm/juris10/ dan

53
 masukkan ID pengguna dan kata laluan.

Masukkan akaun pelanggan dan tekan

pada jadual yang tertera. Tekan butang
SOA untuk mempamerkan bayaran yang
dibuat oleh pelanggan.

Masukkan jumlah bayaran di dalam fail

‘sisEnterprise’

Rajah 4.3.1.2.1 : eQuest

4.3.1.3 WebBRAINS

54
 WebBrains digunakan untuk melakukan tugasan seharian di CMU. Sistem ini
digunakan untuk mencari pelarasan kredit dan caj alat rosak yang dikreditkan di dalam
bil palanggan. Tujuan mencari maklumat tersebut adalah sebagai rujukan kepada
akaun penamat pelanggan. Bil telefon yang mempunyai maklumat-maklumat tersebut
akan di cetak keluar dan di hantar terus kepada pelanggan.

Gambar Rajah WebBRAINS Langkah Kerja

Masuk ke laman web WebBrains iaitu

http://webbrains1.intra.tm/WebBRAINS/
dan masukkan ID pengguna dan kata
laluan.

Pilih untuk aplikasi untuk bil telefon untuk

akaun pelanggan sebelum Julai 2007 dan
bil telefon (format baru) untuk akaun
pelanggan selepas Julai 2007. Masukkan
nombor akaun pelanggan.

Pilih mana-mana bil yang mempunyai

pelarasan kredit iaitu RM 75.00 dan cetak
keluar bil tersebut.

55
 Rajah 4.3.1.3.1: Mencari Bil Pelarasan Kredit menggunakan WebBRAINS

4.3.1.4 e-Maklum

e-Maklum digunakan untuk melakukan tugasan seharian di CMU. Sistem ini

merupakan laman web jabatan akauntan Negara Malaysia. e-maklum lazimnya
digunakan untuk menyemak pembayaran ke atas bil-bil Telekom Malaysia seluruh
Malaysia. penyemakan untuk setiap bahagian di Malaysia dimudahkan dengan
pembahagian nombor Electronic Fund Transfer (EFT) mengikut kawasan atau
bahagian. Untuk kawasan Sibu telah ditetapkan nombor digit awalnya 1092.
Penyemakan serta mengemaskini maklumat ini dilakukan pada setiap bulan.

56