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1.1 Sangrías
Salta margen es una sangría especial, permite colocar el párrafo o parte de él fuera de
los límites establecidos en el margen izquierdo.
Pueden mezclarse varios tipos de sangría. Una sangría francesa sobre una
sangría izquierda daría como resultado que la primera línea, resaltada respecto de las
demás, quedase más a la derecha de lo habitual respecto al margen izquierdo.
1.2 Tabuladores
Los tabuladores se utilizan, para alinear columnas de texto. Hay cinco tipos de
tabulaciones que puede seleccionar desde la regla o desde Párrafo/tabulaciones:
izquierda, centrada, derecho, decimal y barra. Para completar cada espacio entre
tabulaciones, podemos elegir un relleno de puntos, guiones o guión bajo continuo.
Práctica: Tabulaciones
En primer lugar, coloca el cursor debajo de la zona en la que hemos trabajado. Abre
Párrafo/tabulaciones y elimina todas las tabulaciones existentes y coloca estas
nuevas, pulsando después de cada entrada el botón fijar:
• Posición: 3 cm, alineación izquierda
• Posición: 6 cm, alineación barra.
• Posición: 7 cm, alineación decimal.
• Posición: 11 cm, alineación izquierda. Relleno: 2
• Ahora, acepta y escribe el siguiente texto:
1.4 Índices
Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento
impreso, así como las páginas en las que aparecen. Pueden crearse entradas de índice en
una palabra, una frase o un símbolo; en un tema que se extiende por un intervalo de
páginas; en una referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicleta".
Para enviar el documento activo por correo electrónico, hay que entrar en
Archivo/Guardar y Enviar.
Las hojas de cálculo son aplicaciones que facilitan la creación y manipulación de tablas de
datos. Incluyen herramientas de cálculo, así como facilidades de formato, representación
gráfica de la información, análisis de datos y mucho más.
Las hojas de cálculo permiten:
• Almacenar y manipular datos numéricos, alfanuméricos (texto), de fecha y hora,
etcétera.
• Analizar los datos y calcular fórmulas o funciones matemáticas aplicadas sobre los
datos.
• Formatear y representar gráficamente los datos.
Microsoft Excel es la hoja de cálculo más conocida y más utilizada, Excel llama hojas a
las tablas de datos. Y a los documentos, que son grupos de hojas, los llama libros.
Columnas
Celdas
Para trabajar con diferentes hojas de trabajo debe crear nuevas ventanas y organizar las
ventanas.
Para desplazarse por una hoja de trabajo puede utilizar las siguientes formas:
• Pulse la tecla F5
• En la ventana referencia escriba la dirección
• Clic en Aceptar
Un rango de celdas: Clic en la celda inicial y arrastre el puntero hasta la celda final
Conjunto de celdas
Selección de hojas
Para cancelar una selección de celdas, realice clic en cualquier celda de la hoja
Para cancelar la selección de las hojas, realice clic en cualquier hoja no seleccionada.
• Pulsar <Enter>
• Pulsar una flecha de dirección
• Clic en otra celda
• Clic en el Botón de Aceptación
Forma rápida
1. Ingrese el dato
2. Ubique el cursor en el controlador de relleno
3. Arrastre el cursor hasta la celda final del rango
Las formas descritas anteriormente para el ingreso de datos en una hoja de trabajo se
pueden utilizar para ingresar en diferentes hojas, pero primeramente debe seleccionar
las hojas de trabajo en las cuales desea ingresar los datos.
Creación de formularios
Los formularios de datos proporcionan una manera fácil y como para introducir,
visualizar y modificar datos.
Crear un formulario
Series
Autorelleno
LISTAS PERSONALIZADAS
Otra forma
• Escriba los elementos de la lista
• Seleccione los elementos
• Clic en Herramientas, Opciones
• Seleccione la ficha Listas personalizadas
• Clic en el botón Importar, Aceptar
Utilización de la lista
Validación de datos
Ficha Número
La ficha alineación
Texto
vertical
Arrastrar el
punto rojo o
introducir
grados
Ficha fuente
Ficha bordes
Se utiliza para colocar bordes a las celdas o rango de celdas con un estilo de línea y
color en particular.
Ficha tramas
Formato condicional
Para utilizar una fórmula como criterio de formato haga clic en Fórmula e
introduzca la fórmula cuyo resultado sea un valor lógico.
Puede especificar hasta tres condiciones. Si ninguna de las condiciones que se han
especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes.
Resulta molesto utilizar referencias tales como B2:B4 ó B2:D3, este problema se
resuelve con la definición de nombres a una celda o a una selección, los cuales se
pueden utilizar en las fórmulas.
1. El nombre debe empezar por una letra o por el carácter subrayado (_).
2. No se pueden utilizar espacios en blanco.
3. Los nombres pueden tener hasta 256 caracteres pero conviene que sean cortos.
Forma rápida
También se puede usar el contenido de una de las celdas del grupo para dar nombre al
resto de las celdas. Se tratará de la celda superior, inferior, izquierda o derecha.
Los nombres que se han dado a las celdas aparecen en el cuadro nombre, eligiendo un
nombre en particular se seleccionan el grupo de celdas que pertenecen a este nombre.
Se puede aplicar operaciones a los nombres, si queremos que se muestre en otra celda
la suma de un grupo de celdas al que se le ha dado nombre, se puede usar la función
SUMA(nombre) en la barra de fórmulas:
Formulas
Para introducir una fórmula en una celda se debe comenzar con un signo igual (=) y
luego una expresión matemática correcta.
Las fórmulas son expresiones que combinan referencias a celdas, valores literales,
operadores y funciones.
Operadores Referencias
Los valores literales numéricos se escriben de la forma usual, utilizando la coma como
separador decimal como acostumbramos. Las cadenas de caracteres se encierran entre
comillas dobles.
Operadores de cálculo
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de
una fórmula. Los tipos de operadores son: aritmético, comparación, texto y referencia.
Operadores aritméticos
Operadores de comparación
Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de
generar un solo elemento de texto.
Operadores de referencia
Cuando en una fórmula se utilizan varios operadores, Excel realiza las operaciones en el
siguiente orden:
• Primero las negaciones (cambio de signo).
• Luego los porcentajes.
• Le siguen las exponenciaciones.
• A continuación las multiplicaciones y las divisiones
• Para seguir con las sumas y las restas.
• Las concatenaciones.
• Y por último las comparaciones.
Si se quiere hacer que se evalúe antes una operación, basta encerrarla entre paréntesis,
antes de evaluar los operadores se habrán ejecutado las funciones.
Funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Asistente de funciones
4. Aceptar
Las direcciones de las celdas se utilizan cuando se desarrollan las formulas. Una
dirección de celda hace diferencia a una dirección específica y a los datos que se
encuentran dentro de esta celda. Existen tres tipos de referencias que son: absoluta,
relativa, y mixta.
Referencia absoluta
Siempre hará referencia a la celda designada cuando se copie una formula a otra
posición. Para escribir una referencia absoluta se escribe el signo de dólar ($) delante de
la fila y la columna. Ej: =$A$2.
Referencia relativa
Referencia mixta
Un vínculo se utiliza cuando se desea que la información refleje todos los cambios que
se realizan en los datos origen.
Para el caso de las hojas en el paso 3 primero seleccione las hojas destino.
Para el caso de diferentes libros, en el paso 3 abra el libro destino y seleccione las hojas.
Auditoria de formulas
Para detectar y solucionar problemas con las formulas, Excel utiliza una serie de
herramientas que permiten rastrear estos errores con barra de herramientas de Auditoria.
Rastrear niveles: Averiguar las dependencias de datos que existen entre las celdas.
Rastrear precedente. Muestra mediante flechas las celdas y rangos de las que depende
la celda actual.
Quitar un nivel de precedencia. Elimina las flechas del último nivel de precedencia de
la celda actual.
Rastrear dependientes. Muestra mediante flechas las celdas que son dependientes de
la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de
dependientes.
Quitar un nivel de dependientes. Elimina las flechas del último nivel de dependencias
de la celda actual.
Quitar Todas las Flechas. Elimina todas las flechas que haya en pantalla.
Autocalcular
Es una facilidad de Excel que permite conocer el resultado de una función antes de
colocarla en una celda de forma definitiva. sirve para las seis funciones más utilizadas y
se usa pulsando con el pulsador derecho del ratón sobre la barra de estado, después de
haber seleccionado el grupo de celdas.
Fórmulas matriciales
Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado
o varios resultados. Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores
denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial tiene el mismo número
de filas y de columnas. Las fórmulas matriciales se crean del mismo modo que las
demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Creación de Subtotales
Sirve para obtener un valor general de varios registros que cumplen con una condición,
para crear un subtotal debe la lista contener por lo menos dos columnas, una de esta
debe contener valores numéricos.
1. Escriba la lista
2. Ordene la lista
3. Seleccione cualquier celda de la lista
4. Clic en Datos, Subtotales
5. En la ventana subtotales
6. Clic en Aceptar
Puede utilizar una fórmula matricial para realizar varios cálculos que generen un único
resultado, de esta forma se simplifica un modelo de hoja de cálculo sustituyendo varias
fórmulas distintas por una sola fórmula matricial.
FUNCIONES AVANZADAS
Función CONTARSI().- Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y
que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis: =CONTAR.SI(rango;criterio)
A B
1 Manzanas 32
2 Naranjas 54
3 Peras 75
4 Manzanas 86
5 =CONTAR.SI (A2:A5;"manzanas")
6 =CONTAR.SI(B2:B5;">55")
Función SI( )
Sintaxis: =SI(Condición;Verdadero;Falso)
Operadores lógicos: el Y y el O
La sintaxis de la orden sería la siguiente
FUNCION SUMAR.SI()
Sintaxis:
=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango_Suma)
En donde:
Rango: Es el rango de celdas que se desea evaluar (en donde se buscará el elemento).
Criterio: Es el criterio o condición que determina que celdas deben sumarse.
Rango_Suma: Son las celdas que se vana sumar. Si se deja en blanco u omite, se
sumarán las celdas del rango.
FUNCION PAGO()
Esta función calcula los pagos periódicos que se tienen que realizar sobre un préstamo,
a un interés determinado, y en un tiempo x. Nos permitirá operar con diferentes
capitales, años o tipos de interés.
=PAGO(Interés;Tiempo;Capital)
Esta fórmula nos calculará el pago anualmente. Si queremos saber los pagos mensuales
tendremos que dividir el interés por 12 y multiplicar el tiempo por 12.
Observa:
=PAGO(Interés/12;Tiempo*12;Capital)
FUNCION SUMAPRODUCTO()
Sintaxis:
=SUMAPRODUCTO(Matriz1;Matriz2;Matriz3..)
FUNCION TENDENCIA()
Devuelve valores que resultan de una tendencia lineal. Ajusta una recta (calculada con
el método de mínimos cuadrados) a los valores de las matrices definidas por los
argumentos conocido_y y conocido_x. Devuelve, a lo largo de esa recta, los valores y
correspondientes a la matriz definida por el argumento nueva_matriz_x especificado.
Sintaxis
TENDENCIA(conocido_y;conocido_x; nueva_matriz_x;constante)
• Si la matriz definida por el argumento conocido_y ocupa una sola columna, cada
columna de conocido_x se interpreta como una variable separada.
• Si la matriz definida por el argumento conocido_y ocupa una sola fila, cada fila
de conocido_x se interpreta como una variable separada.
• El argumento nueva_matriz_x debe incluir una columna (o una fila) para cada
variable independiente, como ocurre con el argumento conocido_x. Por
consiguiente, si conocido_y ocupa una sola columna, conocido_x y
nueva_matriz_x deben tener el mismo número de columnas. Si conocido_y
ocupa una sola fila, conocido_x y nueva_matriz_x deben tener el mismo número
de filas.
• Si se omite nueva_matriz_x, se asume que es la misma que conocido_x.
• Si se omite conocido_x y nueva_matriz_x, se asume que son la matriz {1;2;3;...}
que tiene el mismo tamaño que conocido_y.
ORDENACION
5. Clic en Aceptar
Forma rápida
FILTROS
Es la manera más rápida de mostrar solo los elementos que desea mostrar en una lista.
Excel utiliza dos tipos de filtrado que son: Autofiltro y Filtro Avanzado.
Autofiltro
Filtro Avanzado
El filtro avanzado se aplica cuando las condiciones de búsqueda son complejas, consta
de dos partes el rango de criterios y la lista de datos origen
7. Aceptar
En este ejemplo estamos buscando todas las personas que tengan el apellido torres y
vivan en Riobamba, el resultado de la busque se observa en la siguiente figura:
FUNCION BUSCARV( )
Uso: =BUSCARV(Celda;Rango;Columna)
Ejemplo
1. Escriba o abra la lista con los datos origen como se muestra en la figura
2. Seleccione todos los datos de la lista y escriba el nombre del rango como lista
3. En la celda F5 escriba la formula: =BUSCARV($F$3;LISTA;2;FALSO)
4. En la celda F6 escriba la formula: =BUSCARV($F$3;LISTA;3;FALSO)
Una variable es una entrada sobre la que ejercemos un control, y que afecta a una serie
de cálculos y resultados que dependen de ella.
Para utilizar la herramienta debe tener conocimiento sobre a que datos se les pueden
aplicar el formato de tabla, teniendo en cuenta que existen constantes, y variables.
Escoja Celda de entrada (fila) si los datos están en forma de fila o Celda de entrada
(columna) si los datos están en forma de columna e ingrese la dirección de la celda
que se considera como variable del proceso (B4).
7. Aceptar
Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas es una herramienta que permite clasificar y ordenar una lista de
datos a fin de poder analizar y evaluar la información que contiene, de manera ágil y
precisa.
Una de las ventajas de usar tablas dinámicas es que se puede cambiar rápidamente el
modo de organizar y seleccionar la información con sólo presionar un botón o descolgar
un menú.
2.7 APLICACIONES
Este ejercicio permite contar y sumar los valores que corresponden a un intervalo
específico dado en el rango de criterios.
1. Escriba la tabla e ingrese los datos (no ingrese datos en la columna B estos son
calculados posteriormente) como se visualiza en la figura
Una empresa tiene varias cuentas corrientes para fines específicos, cuando deseamos
sumar el saldo de cada una de estas cuentas necesitamos una referencia tridimensional