КРАТКО РЪКОВОДСТВО ЗА РАБОТА С PowerPoint

ОБЩИ СВЕДЕНИЯ ЗА PowerPoint

1. Инсталиране и стартиране на системата

а) кратка справка за развитието и предназначение на системата 1983-1995 год;
PowerPoint е програма, с която се събират данни от различни програми и от тях се
създават фолиа (слайдове) за презентации.
С PowerPoint може:
- да се събира и обработва текст;
- да се създават обекти с инструментите от лентата Drawing;
- да се свързват или вмъкват обекти от други програми чрез командите от менюто Insert
б) основни понятия:
Фолио (слайд) - страница от презентацията;
Файл с дизайн - файл-образец, от който се вземат параметрите за текущата
презентация;
Главна страница - една страница-образец във файла за презентация, в която се копира
AutoLayout - фолио, където са маркирани местата на обектите, които ще се вмъкнат на
страницата по-късно;
Обекти - съдържанието на фолиото;
Структуриране - показване на текста във фолиото като непрекъснат текст;
Помощни записки (handouts) - отпечатване на две, три или шест умалени фолиа на една
страница;
Бележки (notes) - отпечатване на едно умалено фолио с допълнителен текст;
Анимация - показване на обект във фолиото по стъпки по време на презентация;
Преход - процесът на преминаване от едно фолио към друго по време на презентация;
Работни изгледи - за показване на презентацията по различен начин На разположение
са четири различни изгледа. Между изгледите може да става предвижване с командите
от менюто View или с бутони , показани в долната част на прозореца на презентацията.
Всеки изглед служи за специални цели по време на обработката и предоставя различни
инструменти за обработка:
Slide - показва дадена страница от презентацията за обработка така, както ще се вижда
при презентация на екрана или отпечатване;
Outline - показва текстовете в заглавията и полетата за изброяване като непрекъснат
текст. Нарисуваните или импортирани обекти, както и текстове, създадени с бутона
Text Box на лентата с инструменти Drawing, не се показват в изглед Outline;
Notes Page - показва умалено фолио и едно допълнително текстово поле. Текстове и
обекти, които са въведени в този изглед, при отпечатване се показват като бележки;
Slide Sorter - показва няколко умалени фолиа. Служи за подготовка на презентация на
екрана. Съдържанието на фолиото не може да се редактира. Може да се маркират
едновременно няколко фолиа.
Slide Show - за начало на презентация на екрана.
От всеки изглед може да се премине в изглед Slide, като се щракне двукратно обект във
фолиото. За всеки работен изглед може да се задава отделна степен на увеличение.
Презентациите често се създават в цвят, но се отпечатват на чернобял принтер. Също
така въздействието на контрастите може да се тества и обработва в чернобял режим.
2. Възможности за управление на процесите на презентацията
а) описание на работния прозорец -
След стартиране на системата се извежда се работен прозорец със следните параметри:
Системно меню - съдържа команди за управление на положението и размера на
прозореца и за прекратяване работата с програмата;
Файлово системно меню - съдържа команди за управление на файловите прозорци.
Появява се след зареждане на файлов прозорец с презентация или след започване на
работа с нова презентация;
Ивица (лента) с менюта - съдържа всички менюта с командите за обработка;
Ивици (ленти) с бутони - за бърз достъп до различни команди и инструменти:
Standard - основните команди на менюта - File, Edit, Insert, Tools, Window и Help;
Formatting - основните команди на менюто Format;
Animation Effects - команди за задаване на различни анимационни ефекти при
преходите между отделните фолиа на презентацията и при показването на обектите на
фолио;
Common Tasks - за отваряне на нов слайд, за промяна структурата на фолиото. За
свързване с файл с дизайн;
Control Toolbox - за работа с текстова кутия;
Drawing - основните команди на менюто Drawing за чертане на различни обекти,
включително и на текстови прозорци, избиране на цветове за запълване и за линии
Picture - за работа с картини
Reviewing -
Visual Basic -
Web - за работа в мрежа;
WordArt - за художествен текст;
Освен изброените ивици с бутони потребителите могат да създават и свои ивици с
командата View/Toolbars/New/New Toolbar. В тези ивици могат да се включват обаче
само бутони за различните команди, показвани в диалоговия прозорец Customize след
изпълнение на командата View/Toolbars/Customize.
За по-често използваните команди са предвидени и клавишни комбинации.
Ред на състоянието - в долния край на програмния прозорец, където е показано
текущото състояние на обработката. Показва се при избрана опция
Tools/Option/View/Status Bar;
Освен възможностите на меню-ивицата и ивиците с бутони при необходимост
потребителите могат да използват така наречените контекстни менюта. Същите се
появяват след натискането на десния бутон на мишката при изпълнението на някаква
процедура.
б) възможности на диалоговия прозорец PowerPoint
При стартиране на системата в работния прозорец се извежда отворен диалогов
прозорец PowerPoint със следните възможности:
AutoContent Wizard - за създаване на нов файл с няколко фолиа (страници) на базата на
примерно структуриране. При избиране се извежда диалогов прозорец AutoContent
Wizard. Преминаването към следващото състояние на прозореца се осъществява с
бутон Next, а връщането към предидущото - с Back.
Blank presentation - за създаване на нова презентация без текст и без специално
структуриране. Трябва да се избере начинът на подреждане на първата страница.
Template - за избиране на файл с дизайн - шаблон, който има предварително
дефинирани настройки за цвета и атрибутите на текста.. При избиране отваря диалогов
прозорец New Presentation с три страници:
General - съдържа празна презентация;
Presentation Disigns - за избиране на файл с дизайн;
Presentations -съдържа помощната програма AutoContent Wizard и всички файлове,
които са създадени с нея;
Open an existing presentation - за отваряне на текуща презентация.
Диалоговият прозорец New Presentation се отваря и при избиране на командата
File/New.
3. Настройки - Tools/Options
страница General
Provide feedback with sound to screen elements: - включва/изключва ;
Recently used file lists: - определя колко от последно използваните файлове да се
показват в края на менюто File при неговото отваряне (до 9 файла);
Macro virus protection: - показва предупредително съобщение при отваряне на
презентация, която би могла да съдържа вируси;
Link sounds with file size greater than: - определя размера на файла със звука, от който
нагоре той вече се съхранява като самостоятелен файл, а не заедно с презентацията;
User information - съдържа името на потребителя;
страница Edit
Replace Straight Quotes with Smart Quotes - замества обикновените кавички с отварящи и
затварящи кавички;
Automatic Word Selection - при маркирането маркира винаги цели думи;
Use Smart Cut and Paste - поставя само един интервал между две думи при преместване
с мишка
Drag-and-Drop Text Editing - разрешава да се мести маркиран текст с мишката
Поле Spelling -
Always Suggest определя дали при откриване на правописна грешка да се показва
списък с предложения за замяна на думата;
страница View
Startup dialog – отваря диалогов прозорец при стартиране на PowerPoint, когато се
създава нова презентация или се отваря съществуваща.
New Slide dialog – отваря диалогов прозорец New Slide, когато се въвежда ново фолио.
Status Bar - показва реда на състоянието в долния край на програмния прозорец
Vertical Ruler - действа заедно с командата View Ruler; ако опцията е активна , се
показва и вертикална скала освен хоризонталната.
група Slide Show
Popup Menu on Right Mouse Click - дава възможност да се показва контекстно меню по
време на презентацията;
Show Popup Menu Button - показва бутона за контекстно меню при движение на
мишката в долния ляв ъгъл на екрана. При щракане на символа с левия клавиш показва
контекстното меню на презентацията;
End with Black Slide - показва черен екран след последното фолио;
страница Advanced
Render 24-bit Bitmaps at Highest Quality - показва цветни растерни графики с по-добро
качество на екрана. Построяването на графиките обаче може да се окаже изключително
бавно;
Export Picture - показва дали отпечатването или показването на екрана да става с най-
добро качество:
Best for Printing -
Best for On-Screen Viewing -
Default File Location - определя в коя директория стандартно да се съхраняват
файловете за презентация;
4. Помощна информация
а) директна помощ - показва кратка информация за командите и елементите на екрана.
Може да бъде извикана с клавишната комбинация Shift+F1, с командата "?", или от
диалоговото поле със символа с въпросителен знак в заглавния ред . Последователност
за извикване на директна помощ:
- натиска се бутонът на командата Help от ивицата Standard, или символът от заглавния
ред на съответният диалогов прозорец. Показалецът на мишката се превръща в ляво
наклонена стрелка ã и до нея знак "?";
- щрака се върху команда, символ или елемент, за който е необходима помощ. Появява
се малък прозорец с кратка информация за посочения обект. Същият резултат ще се
получи и в случай, че обектът е избран предварително и се натисне комбинацията
Shift+F1.
Помощният текст остава на екрана, докато се извърши друго действие (щракане с
мишката или въвеждане от клавиатурата)
б) получаване на подробна помощна информация - чрез менюто Help.
Последователност на работата:
- щрака се върху менюто Help. Отваря се списък с команди:
Microsoft PowerPoint Help Topics
Answer Wizard
The Microsoft Network
Tip of the Day
About Microsoft PowerPoint
Активирането на командата Microsoft PowerPoint Help Topics отваря диалогов прозорец
с четири страници:
Contents - показва помощната информация като книги, подредени по глави. При
двукратно щракане върху символ на се показват главите под нея. Самите помощни
текстове са показани като единствена страница.
Index-за търсене на информация по въведени символи, съвпадащи с търсената тема.
Отваря се диалогов прозорец с две полета. Първото поле е предназначено за въвеждане
на желаната тема (индекс). Във второто поле е изведен пълен списък на темите,
подредени по азбучен ред. При всеки следващ въведен символ в първото поле,
маркировката във второто се мести така, че да има съвпадение в съдържанието на
символите с индекса. Необходимо е да се въведат само толкова символа в индекса,
колкото са необходими за маркиране на темата, за която се търси помощна
информация. Двукратно се щрака върху маркираната тема, или се натиска бутона
Display. Показва се прозорецът с помощната информация.
Ако съществуват няколко теми към въведения индекс, появява се следващото
диалогово поле, от където трябва наново да се направи избор. Едва тогава се появява
прозорецът с помощната информация.
Find - за търсене на помощна информация по произволно понятие.
Answer Wizard - за търсене на помощна информация чрез задаване на въпроси. Извежда
се диалогов прозорец с две полета. Над първото поле има надпис: Type your request and
then click Search. (Въведете вашата заявка и щракнете върху Search. В самото поле има
маркирано упътване: "Type your question here" ( Въведете вашият въпрос тук). Над
второто поле има надпис: Select a topic, and then click Display. (изберете темата и
натиснете Display)
В текста понякога се намират понятия, оцветени в друг цвят, при избирането на които
маркерът се превръща в ръчичка. При щракане върху такова понятие се извежда по-
подробна информация за него.

Задачи за упражнение по темата "Общи сведения за PowerPoint"

Стартирайте работната среда на PowerPoint;

Стартирайте работната среда на AutoContent Wizard;
Изберете Presentations Type в диалоговия прозорец AutoContent Wizard;
Изберете тип на презентацията All и натиснете бутон Finish
Разгледайте слайдовете на AutoContent Wizard в изглед Slide Sorter
Стартирайте презентацията от началото със Slide Show;
Променете дизайна на презентациата с Blank presentation;
Стартирайте презентацията с новия дизайн;
Поставете в настройката Tools/Options/General/Recently used file list - показване на 5 от
последно използваните файлове при отваряне на менюто File
Установете настройка в Tools/Options/View/New slide dialog за отваряне на диалогов
прозорец New Slide;
Покажете/скрийте реда на състоянието
Установете настройка за показване на иконата на контекстното меню през време на
презентация.

РЕДАКТИРАНЕ НА ПРЕЗЕНТАЦИИ

1. Създаване на презентации
а) нова презентация с PowerPoint
При стартиране на PowerPoint се отваря диалогов прозорец PowerPoint с три опции:
AutoConvent Wizard;
Template;
Blank Presentation
Активна е опцията Blank Presentation. Натискането на ОК извежда диалогов прозорец
New Slide с 12 възможни варианта за показване на фолиа:
Title Slide - фолио за заглавната страница;
Bulleted List - фолио със заглавен ред и изброяване;
2 Column Text - фолио с двуколонен текст;
Table - вмъква таблица на Word
Text&Graph - фолио с текст и диаграма от програмата Microsoft Graph;
Graph&Text - фолио с диаграма от програмата Microsoft Graph и текст;
Organization Chart - отваря програмната среда Microsoft Organization Chart;
Graph - фолио с диаграма от Microsoft Graph;
Text&Clip Art - текст и картина от Clip Art Gallery;
Clip Art&Text - картина от Clip Art Gallery и текст;
Title Only - само за заглавие;
Blank - празно фолио;
Ако се избере командата File/New се извежда диалогов прозорец New Presentation със
следните страници:
General съдържа празна презентация;
Presentation Disigns - съдържа файла с дизайна;
Presentations - сдържа помощната програма AutoContentWizard и всички файлове, които
са създадени с нея.
При избирането на General се извежда същият диалогов прозорец New Slide.
б) нова презентация с Word
Ако презентацията е структурирана в Word в режим Outline, структурата може да бъде
директно прехвърлена в PowerPoint. В този случай всички заглавие от първо ниво в
документа на Word ще се преобразуват в фолиа в PowerPoint. Вторите, третите нива и
т.н. ще бъдат текстове за изброяване в съответните фолиа. Технологията в този случай
включва следните етапи:
- създава се файла във Word в режим Outline;
- записва се файлът и се излиза от Word;
- зарежда се PowerPoint;
- избира се File/Open;
- като тип файл във Files се избира All Files;
- избира се желаният файл. Новата презентация се показва в изглед на структуриране;
- редактира се файла;
- съхранява се файла като презентация на PowerPoint.
Дадена структура може да се свърже и с вече съществуваща презентация , ако се избере
командата Insert/Slides from Outline. За целта:
- посочва се в съществуващата презентация фолиото, след което ще се вмъкне
структурата на файла, редактиран във Word;
- избира се командата Insert/Slides from Outline. Отваря се при първоначално избиране
на командата диалогов прозорец Slide Findler:
страница Find Presentation
File; - за въвеждане името на структурирания файл на Word;
Add to Favorites – за добавяне името на файла в любимата папка
Select sliders – за избиране на слайдовете
Browse – за избиране на друга папка, в която се намира нужния файл на Word.
- посочва се нужния файл. Потвърждава се въвеждането.
в) вмъкване на фолио; структура на фолиото
Презентацията се състои от няколко отделни фолиа които притежават определени общи
характеристики.
Фолио може да се вмъкне във всеки изглед:
- активира се фолиото след което трябва да се вмъкне новото фолио;
- избира се командата Insert/New Slide, или се натиска бутонът New Slide. Извежда се
диалогов прозорец New Slide;
- избира се съответното подреждане във фолиото. Значението на маркираното
подреждане се показва долу вдясно.
- потвърждава се изборът. Вмъква се нова страница.
Във фолиото са запазени местата на празни обекти, като се спазва избраната структура.
При двукратно щракане върху празен обект се изпълняват различни команди, свързани
с програмната среда в която могат да бъдат създавани и редактирани тези обекти.
Фонът на фолиото зависи от дизайна на презентацията . Запазените места на обекти се
показват само в изглед Slide и може да се обработват само там.
В изглед Outline също може да се вмъква ново фолио, като е активна областта за
заглавие. Създаденото фолио е със структурата на предишното фолио.
Структурата на фолиото може да бъде променена с командата Format/Slide Layout.
Диалоговият прозорец Slide Layout прилича на диалоговия прозорец New Slide, но не се
вмъква нова страница, а се променя структурата на актуалната страница:
- ако празните обекти в оригиналната структура още не са заместени с истински обекти,
те просто се променят;
- ако празният обект вече е заместен, обектът се позиционира според новата структура,
ако в нея се предвижда място за обект от същия тип;
- ако празният обект вече е заместен, но в новата структура не се предвижда място за
същия тип, вмъкват се нови празни обекта. Старият обект също се запазва.
г) вмъкване на слайдове от друга презентация
избира се слайда, след който ще се осъществи вмъкването;
избира се Insert/Slides From Files. Извежда се диалогов прозорец Slide Finder с две
страници:
Find Presentation- за търсене на презентация;
Поле File - за въвеждане името на файла;
Бутон Browse.., - за търсене на файлове с презентации. Извежда диалогов прозорец
Insert Slides from Files:
Поле Look in - извежда папки с файлове в два прозореца:
- вляво - списък на файловете от типа Presentations;
- вдясно - показва заглавното фолио на избрания файл;
Бутон Display - показва слайдовете от избрания файл прозорци Select slides;
- избират се съответните файлове и се натиска клавиш Insert (Insert All)
д) изтриване и сортиране на фолиа
Фолиа може да се изтриват във всеки изглед, но последователността им може да се
променя само в изглед Layout или Slide Sorter
Активното фолио се изтрива с командата Edit/Delete Slide. В изглед Slide Sorter и
Outline могат да бъдат маркирани и изтрити заедно няколко фолиа.
В изглед Outline и Slide Sorter могат да бъдат изтрити фолиа и с клавиш Del.
Сортирането може да се извърши в изглед Outline и Slide Sorter чрез влачене и пускане
с мишката.
Разместването се извършва в следната последователност:
- преминава се в изглед Slide Sorter;
- избира се желаното фолио и с влачене се установява на нова позиция. Една отвесна
линия показва къде ще се позиционира фолиото, когато се отпусне бутона на мишката;
- отпуска се бутонът, фолиото се премества и всички фолиа се преномерират.
В изглед Outline може да се местят заедно само съседни фолиа.
2. Обекти във фолиото
а) видове обекти
Фолиото съдържа текстове и обекти. Обектите могат да бъдат:
- текстове;
- нарисувани обекти;
- импортирани обекти;
Текстовете се намират в текстови полета. Текстовото поле може да се маркира и
обработва като обект.
Рисуваните обекти могат да се създават и форматират с инструментите от лентата
Drawing.
Обектите от други приложения се интегрират във фолиото на мястото на празни
обекти, или с командите на менюто Insert и се форматират като рисувани обекти.
Обекти, които трябва да се появяват на всяко фолио, се вмъкват не в фолиото, а върху
главната страница.
б) текстови полета и структуриране
В изглед Outline се показват само текстове, които са вмъкнати на мястото на празен
обект в AutoLayout.
Има два типа празни обекти за текстови полета:
Title - заглавен текст, който при структурирането се показва на първо ниво.
Bulleted List - списък с маркирани редове, който съдържа всички следващи нива.
Текстове, създадени с командата Insert/Text Box или с бутона Text Box от лентата
Drawing, не се показват в изглед Outline.
Текстът се въвежда както в структурата на Word. Ако параграфът завършва с Enter,
новият параграф се създава на същото йерархично ниво.
Ако се натисне Enter на ниво заглавие, създава се ново фолио.
Нивата на текста (йерархията) може да се променят. За обработката се разполага със
специална лента с инструменти - Outline.
в) преместване и променяне на йерархично ниво на текст в структура
- преминава се в изглед Outline с View/Outline или бутон Outline;
- щрака се символът на фолиото пред текста и се задържа натиснат бутона. Маркира се
цялото фолио, или се щрака пред параграфа и се задържа натиснат бутона на мишката.
Маркира се параграфа на това ниво и всички параграфи под него.
- влече се маркировката в новата позиция. Една отвесна линия показва, къде ще се
позиционира текстът след отпускането на бутона.
С бутоните Collapse и Expand текстът за изброяване в активното фолио временно се
скрива или показва.
С бутоните Move Up и Move Down маркировката може да се мести по параграфите.
С бутоните Promote и Demote се увеличава или намалява йерархичното ниво на
маркирания текст.
Ако се свали ниво на заглавие, фолиото се изтрива и текстът се интегрира в
предишното фолио и обратното, ако се повиши нивото на текст за изброяване се
създава ново фолио.
г) изпращане скица от PowerPoint във Word
Избира се File/Send To/Microsoft Word. Извежда се диалогов прозорец Write-Up с пет
опции за подредба и две за вмъкване:
Notes next to Slide - създава в Word таблица с три колони;
- в първа колона - номерата на слайдовете
- във втората колона - самите слайдове
- в третата колона - място за текст (бележки)
Blank lines next to Slide - също но с линии в третата колона
Notes below slides - всеки слайдове от PowerPoint се разполага на отделна страница във
Word. Под тях - място за текст (бележки)
Blank lines below slides - също, но вместо място за текст - линии
Outline Only - всеки слайд като абзац с изброяване.
Paste - слайда самостоятелен обект на Word;
Paste link - слайда от Word копие на слайда от PowerPoint и свързан с него.
д) обработване на текст в изглед Slide
В изглед Slide текстът се показва така, както ще изглежда при презентация на екрана.
Има две текстови полета, които трябва да се разглеждат като различни обекти:
- заглавен текст - първото ниво на текст;
- текст за изброяване - останалите нива.
Текстът за изброяване може да се мести на различни нива с мишката или с бутоните
Demote и Expand, но си остава текст за изброяване.
Текстът не може да се премести в друго фолио чрез влачене, не може да се мести
между полетата в едно фолио. Преместването в друго фолио може да стане с буферната
памет Clipboard.
Текстово поле като обект може да се създаде с инструмента Text Box (Text Tool или с
командата Insert Text Box. В първия случай се изтегля правоъгълник, широчината на
който определя широчината на редовете на текста. Височината се променя автоматично
според броя на въведените редове. Във втория случай във фолиото се създава ред с
неограничена дължина..
3. Подреждане на презентацията и редактиране на обекти
а) главни страници
Подреждането на цялата презентация става на главните страници. Обектите в
отделните фолиа може да се форматират допълнително. Форматирането на даден обект
във фолиото отменя стандартното форматиране.
В главните страници се съхраняват стандартните параметри на презентацията и
обектите, които трябва да се появяват на всички страници. Такива обекти могат да се
скриват на отделни страници с командата Format/Background.
Върху празните обекти на главната страница се извършва стандартно форматиране.
Между главните страници може да се осъществи предвижване или с командата
View/Master, или с щракане на съответния изглед в долната лента за превъртане на
прозореца при натиснат Shift.
Slide master - съдържа стандартните параметри на всички фолиа с изключение на
заглавното. От меню View се посочва Master/Slide Master
- запазена област за основно заглавие;
- запазена област за основния текст;
- запазена област за дата;
- запазена област за долен колонтитул;
Title Master - съдържа параметрите на заглавното фолио - запазена област за заглавие на
модела и запазена област за показване на модела.;
Handout Master - задава параметрите за главната страница на помощните записки.
Показва чрез лентата с инструменти Handout Master разполагането на два, три, четири
шест или девет слайда на една страница.
Notes Master - определя стандартите за забележките. Показва разполагането на текста
на слайда и забележките на водещия за страниците на забележки.
б) елементи на главните страници
Област за заглавието - на обектите в тази област се присвоява стандартното
форматиране на заглавни полета.
Област за обектите - това е областта във фолиото, която е заета от празни обекти. На
ниво текст като пример се присвояват форматите на нивата за изброяване.
Област за горно и долно стартиращо заглавие (колонтитули, колонцифри), дата и номер
на страница - на тези елементи като пример се присвояват форматите, които се показват
с командата View/Header and Footer.
в) задаване на стандарт за текстове за изброяване
- активира се изгледa Slide Master с командата View/Master/Slide Master;
- маркира се съответната област като обект;
- задават се параметрите, които ще важат за всички нива на изброяване, например вид и
цвят на шрифта, с командата Format/Font;
- позиционира се точката на вмъкване в текст на желаното ниво;
- задават се параметрите, които ще важат само за това ниво на изброяване, например
размер на шрифта и символ за изброяване;
- преминава се в изглед Slide;
Всички текстове за изброяване приемат новите елементи, освен ако не са форматирани
индивидуално във фолиото.
Ако променен текст трябва отново да се форматира със стандартните параметри,
възстановява се форматирането с Format/Master Layout.
г) нова обща структура и дизайн на презентацията
С командата Format/Apply Design може да бъде присвоена структура от друга
презентация. При това параметрите на главните страници във файла за дизайн ще се
копират в главните страници на текущия файл и всички параметри на текущия файл ще
бъдат заличени.
Присвояването на дизайн се извършва в следната последователност:
- отваря се презентацията;
- избира се командата Format/Apply Design Template или се щрака съответен бутон
Apply Design. Извежда се диалогов прозорец Apply Design.;
- избира се директорията Presentations Design в полето look-in;
- избира се желания файл за дизайн;
- потвърждава се изборът с Apply
Всички обекти, които не са били форматирани ръчно във фолиото, приемат новия
дизайн.
Цветовете се напасват, ако при променянето на цветовете е бил избран някой от осемте
стандартни цвята. Ако е използван друг цвят, обектът запазва цвета си.
4. Цветове
а) цветова палитра
PowerPoint използва специална цветова палитра от осем напасвани един към друг
цветове, които се показват при избиране на Format/Slide Color Scheme.
Стандартната цветова палитра винаги се съхранява с главното фолио, но всяко отделно
фолио може да има собствена цветова палитра.
Промяната на цветовата палитра се извършва по следния начин:
- избира се в дадено фолио командата Format/Slide Color Scheme. Извежда се диалогов
прозорец Color Scheme с две страници:
- избира се в страницата Standard, в полето Color Scheme - един от седем варианта на
изобразяване на елементи;
- избира се страницата Custom за индивидуално променяне на цветовата схема на:
Shadows - сенки;
Fills - запълване;
Background - фон;
Text&Lines - текстове и линии;
Title Text - заглавни текстове;
Accent - акценти;
Accent and hyperink
Accent and follower hiperink
Apply - присвоява новата цветова палитра на актуалното фолио;
Apply to All - използва новата цветова палитра като стандарт за всички слайдове.
Change Color - отваря диалогов прозорец за смяна на цвят с две страници:
Standard - многоъгълни с 131 цвята;
Custom - за избор на потребителски цвят;.
Add as Standard Scheme - новите цветови параметри да станат елементи на избраната
цветова схема в страницата Standard.
След направените промени в цветовата схема се връща диалоговия прозорец Custom.
Aко е бил натиснат бутон Add as Standard Scheme към съществуващите цветови схеми в
Standard се добавя нов вариант, който включва направените промени в посочените
обекти (сенки, текст и т.н.)
Добавяне на фон - Format/Background - извежда диалогов прозорец Background.
Показва се цвета на фона според избраната цветова палитра. Отдолу е изведен падащ
списък с:
- 8 цвята,
- more color - за избор на друг цвят
- Fill Effects - за избиране на ефекти за запълването
Цветовата скала на фолиото може да се променя и за главното фолио. Ако в този
случай изборът приключи с Apply, всички фолиа с индивидуални параметри запазват
цветовата си палитра, докато с Apply to All заличава всички индивидуални цветови
палитри..
Копиране на цветова палитра от един слайд върху друг:
- избира се слайда с предпочитаната цветова палитра;
- избира се бутон Format Painter;
- щрака се с мишката върху друг слайд. Той поема тези форматиращи параметри.
б) Цветове за обектите и фона на фолиото – Format/Colors and Lines. Извежда се
диалогов прозорец Format Autoshape с четири страници:
Страница Colors and Lines:
Група Fill:
Поле Color:
No Fill – без запълване;
Automatic – запълване с избрания в Format/Slide Color Scheme цвят;
More Colors - за избор на друг цвят. Извежда диалогов прозорец Colors с две страници:
Standard – извежда многоъгълник с 131 цвята. Осветен е текущия цвят
Custom – за избор на потребителски цвят, непосочен в многоъгълника на Standard;
Fill Effects – за преливане на два цвята (градиент). Извежда диалогов прозорец Fill
Effects с четири страници:
Страница Gradient – за избор на цветовете на градиента и стила на запълването:
Група Colors:
One color – едноцветно;
Two color - двуцветно;
Present;
Група Shading styles – за избор на стила на градиента:
Horizontal;
Vertical;
Diagonal Up;
Diagonal Down;
From Corner;
From center
Група Variant – за избиране на един от четири варианта за даден стил на градиента;
Страница Texture –показва двадесет готови шаблона за запълване на обект;
Страница Pattern – за избор на шаблони със шарки. Чрез полетата Foreground и
Background може да бъде избран цвят на шарките и цвят на фона под тях.
Страница Picture –за избор на картина за запълване на маркирания обект;
Група Line:
Поле Color – за избиране на цвета на рамката на обекта;
No Line – без линии;
Automatic – текущия цвят
More Colors;- извежда диалогов прозорец Colors с два прозореца:
Standard - стандартен;
Custom - потребителски;
Patterned Lines – за избор на шарки за линиите
Поле Dashed - за прекъснати линии;
Поле Connector – за свързващи линии
Поле Style – за избор на стила;
Поле Weight – за избор на дебелината на линиите;
Група Arrow – за форматиране на стрелки:
Поле Begin Style – стил на началото на стрелката;
Поле Begin Size – размери на началото на стрелката;
Поле End Style – стил на крайната част на стрелката;
Поле End Size – размери на крайната част на стрелката;
Страница Size
Група Size and rotate - размери в абсолютни стойности и въртене
Height – височина;
Width – широчина;
Rotation – въртене на обекта в плоскостта на изобразяването;
Група Scale – размери в проценти
Height - височина;
Width– широчина;
Lock aspect ratio – при активен параметър едновременно се променят и височината и
широчината на обекта
Relative to original picture size – размери в проценти относно оригиналните;
Best scale for slide show –
Страница Position
Position on slide – местоположение върху фолиото;
Horizontal From: Top Left Corner (Center);
Vertical From: Top Left Corner (Center);

Страница Picture
Група Crop From :
Left – изрязване/разширяване наляво;
Right – изрязване/разширяване надясно;
Top –изрязване/разширяване нагоре;
Bottom - изрязване/разширяване надолу;
Група Image Control
Color :
Automatic - използва цветовите параметри на оригиналната графика;
Grayscale - конвертира цветовете в степени на сивото;
Black&White - конвертира цветовете в черни и бели площи и линии;
Watermark - воден знак (ниска степен на яркост и контраст)
Brightness - осветеност в проценти
Contrast – контраст в проценти
Recolor …отваря диалогов прозорец Recolor Picture:
Change: - за промяна на:
Color - цветовете
Fills. - запълването
Страница Text Box: за форматиране на текстово поле тип Text Box.
Text anchor point: - определя в коя точка са свързани текстът и обектът (в коя посока да
се измества допълнителния текст в текстовата кутия):
Top
Middle
Bottom
Top Centered
Middle Centered
Bottom Centered
Например ако се избере Bottom, допълнителният обем текст ще се измества нагоре.
Internal Margin – определя разстоянието между текста и рамките на обекта:
Left - отляво
Right- отдясно
Word wrap text in autoshape – записва думата автоматично на следващия ред, ако не се
събира изцяло в предишния ред. Ако опцията не е маркирана, текстът се записва в един
ред. При това дължината на реда се увеличава, ако е маркирана следващата опция
Resize autoshape to fit text – определя дали размерът на обекта ще се променя с
количеството текст. Ако опцията не е маркирана, текстът ще изтече извън рамките на
обекта. В такъв случай вътрешните рамки вече нямат значение.
Rotate text within autoshape by 90о- въртене на текста на 90о -вътре в обекта.
в) форматиране на текстови полета тип Title и Bulleted List
Форматиране на междуредия - Format/Line Spacing:
Извежда диалогов прозорец Line Spacing:
Поле Line Spacing – разстояние в брой редове между редовете на абзаца;
Поле Before paragraph – разстояние в брой редове между предния абзац;
Поле After paragraph - разстояние в брой редове между следващия абзац;
Форматиране на букви - Format Case
Sentence Case – на текущия текст;
Lower Case – само малки букви;
Uppercase Case – само големи букви;
Title Case – първата буква главна;
Loggle Case – първата буква малка;
5. Чертане и редактиране на обекти
а) чертане на обекти
Използва се ивицата Drawing, бутон Autoshape. Извежда се меню:
избира се обект за рисуване. Маркерът става "+";
чертае се обектът върху слайда чрез изтегляне;
б) редактиране на обекти (промяна на размери, копиране, вмъкване, изрязване):
манипулатор за промяна на вида, без промяна на размера на обекта;
замяна на един обект с друг - Draw/Change Autoshape;
добавяне на текст към обект:
- щракане върху обекта;
- въвеждане на текст;
промяна на атрибутите на обект (графични и текстови атрибути):
- линии;
- запълване;
- форма (Shape);
- сянка;
подравняване на обектите- меню Draw/Align And Distribute;
свързване на обекти;
добавяне на триизмерни ефекти към обекта;
промяна на реда на натрупване на обекти;
завъртане и обръщане на обекти - Draw/Rotate Or Flip;
добавяне на ClipArt- изображения, диаграми и графики;
вмъкване на организационна диаграма - Organization Chart;
вмъкване на WordArt в слайд
6. Помощни материали
Презентацията може да бъде отпечатана като помощни записки (Handouts) или бележки
(Notes). Освен това съществува командата File Send to Microsoft Word за създаване на
файл на Word, който съдържа умалените фолиа но може да включва и допълнителен
текст и празни редове.
Във фолиото може да бъдат вмъквани и бележки, които да се показват или скриват по
време на презентацията.
Записките по време на обсъждането (Meeting minuts) се въвеждат по време на
създаването или показването и след това може да бъдат експортирани като списък със
задачи към Word или Outlook.
a) създаване на помощни записки
Създаваните в PowerPoint помощни записки не съдържат текст за фолиата. Стандартен
текст за всички страници и номера на страници може обаче да се въвежда или директно
в Handout Master или с командата View Header and Footer.
Създаването на помощни записки се извършва по следния начин:
- избира се командата File Print.;
- избира се Handouts в списъчното поле Print What. Може да бъде избрано отпечатване
на две, три или шест фолиа на страница.
- отпечатват се помощните записки.
Размерът на фолиата в помощните записки не може да се променя.
б) изпращане на фолиа към Word
- избира се командата File/Send to Microsoft Word;
- избира се в диалоговото поле Write-Up желаната опция. До всяка опция има
пояснителен текст.
- вмъкват се (Paste) или се свързват (Paste Link) фолиата;
- натиска се ОК. Отваря се Word и презентацията се показва за обработка.
в) бележки -
Бележките са индивидуални текстове за дадено фолио, които не се показват на екрана в
изглед Slide, но може да се отпечатват. Биват кратки и по-дълги.
Създаването на кратки бележки включва следната последователност:
- избира се командата View/Notes Page;
- въвеждат се бележките;
- потвърждава се диалоговото поле с ОК. Бележката се вмъква на страница за бележки в
текущото фолио.
Диалоговото поле Notes Page може да бъде отваряно и обработвано и по време на
презентация на екрана чрез контекстното меню.;
Създаването на по-дълги бележки включва следните операции::
- преминава се в изглед Notes Master с командата View/Master Notes Master;
- въвеждат се бележките в текстовото поле. Текстът може да се въведе на няколко
йерархични нива.. При необходимост могат да се рисуват обекти в фолиото
Към всяко фолио може да се въвежда най-много една страница с бележки.
г) бележки от обсъждането
По време на създаването на дадена презентация може да се водят бележки с командата
Tools/Meeting Minder. Бележки от обсъждането може да бъдат прехвърлени в
последствие като списък със задачи към Outlook или евентуално да бъдат отпечатани
през Word.
Създаване на бележки от обсъждането и списък със задачи:
- избира се командата Tools/Meeting Minder. Отваря се диалогово поле Meeting Minder с
две страници:
страница Meeting Minutes - съдържа прозорец за въвеждане на бележките
страница Action Items -
Description за въвеждане на задачата;
Assigned To - изпълнител
Due Date - срок за изпълнение:
Add - за вмъкване на задачата в списъка;
ОК - потвърждава диалоговото поле
Експортиране на бележките от обсъждането:
- избира се командата Tools/Meeting Minder:
- щрака се бутон Export
- избира се Post action items to Microsoft Outlook или Send meeting minuts and action items
to Microsoft Word;
- потвърждава се диалоговото поле
При експортиране към Word програмата се отваря и се създава нов документ, който има
като заглавие името на текущата презентация и датата. Следват бележките от
обсъждането и под тях списъкът със задачите.
При експортиране към Outlook задачите се вмъкват в списъка със задачите.
От Outlook може да бъде получен директен достъп до диалоговото
поле Meeting Minder с бутона Time Schedule.
д) разпечатване на слайдове
преминаване на черно-бял режим на показване на слайдове:
- бутон Black&White - показва слайда в черно/бяло;
- команда Insert/Slide Miniature -показва до нормалния слайд прозорец с умалено копие
в черно/бяло.
натискане на Next Slide за да се видят последователно в същия вид и останалите
слайдове или
избира се изглед Slide Sorter View за да се видят всички слайдове в черно/бяло
едновременно
Настройване на разпечатването:
File/Print. Отваря диалогов прозорец Print:
група Print What:
Slides - слайдове;
Handouts - (разпечатване едновремено 2, 3 или 6 слайда);
Notes Page - разпечатва с всеки слайд и забележките;
Outline View - отпечатва скицата на презентацията
Освен това:
Black&White - черно/бяло разпечатване;
Pure Black and White - черно/бяло без нива на сивото;
Scale to Fit Paper - мащабиране на слайдовете така, че да се вместят в размерите на
хартията на принтера;
Frame Slides - добавя рамки около слайдовете

ПРЕХОДИ И АНИМАЦИИ

Преходи между фолиа

а) общи понятия
Преходи - начин на извеждане на отделните фолиа на екрана в процеса на
презентацията. Преходът може да бъде свързан и със звуков файл.
Анимации - показване на отделните обекти във фолиото по стъпки
Време за показване - определя колко дълго фолиото ще се показва на екрана, ако
презентацията се изпълнява автоматично.
б) задаване на преходи между фолиа
- избира се командата Slide Show/Slide Transition. Извежда се диалогов прозорец Slide
Transition;
- избира се вида на прехода от списъчното поле Effects. Избраният преход се показва в
полето за предварително показване;
- задава се скорост на прехода:
Slow -бавно;
Medium - средно;
Fast - бързо;
- избира се начина на смяна на слайдовете на групата Advance:
- On mouse click - след щракане с мишката;
- Automatically after - автоматично след __сек., посочени в падащ списък
- избиране на звуков файл от списъчното поле Sound, при желание за озвучаване на
презентацията. С Other Sound се отваря диалогово поле Add Sound, където могат да
бъдат избирани повече файлове.
- потвърждава се диалоговото поле.
Когато за дадено фолио е зададен преход, под символа на фолиото в изглед Slide Sorter
има символ за преход. При щракване върху символа за преход се показва преходът.
От списъчното поле Slide Transition в изглед Slide Sorter може да бъде избран преход
без да се отваря диалоговото поле Slide Transition.
Ефектът винаги може да бъде показван при щракване на миниатюрното изображение в
изглед Slide Sorter или Slide View.
Отменянето на прехода може да бъде извършено по следния начин:
- маркира се фолиото в изглед Slide Sorter;
- избира се No Transition от списъчното поле Slide Transition.
в) предварително определяне на времето за показване.
Времето за показване определя колко дълго фолиото ще се показва не екрана, ако
презентацията се изпълнява автоматично. Задаването му се извършва по следния начин:
- стартира се презентацията с командата Slide Show/Rehearse Timing или в изглед Slide
Sorter се щрака бутона Rehearse Timing. Извежда се малък диалогов прозорец Rehearsal
с два часовника. Левият часовник показва общото време на презентацията, а десният -
времето на текущото фолио. Под часовниците има три бутона:
Repeat – за повторно установяване на време за показване на текущото фолио;
Бутон за прекъсване – за временно прекъсване на въвеждането;
Бутон за установяване времето за показване на текущото фолио.
- презентацията на текущото фолио се изпълнява до натискането на бутона за
установяване на времето за показване;
- установяват се последователно времената за показване на всички фолиа;
- натиска се ОК. Само така времената ще се запишат.
Ако е необходимо да се промени времето на текущото фолио се щрака бутон Repeat.
Натискането на бутона за прекъсване преустановява въвеждането на времето до
повторно щракане на същия бутон.
Процесът може да бъде повторен всеки момент.
В изглед Slide Sorter под изображението на всяко фолио се вижда установеното време
за показване.
г) директно задаване на време за показване
- избира се командата Slide Show/Slide Transition, или се натиска бутон Slide Transition.
Извежда се диалогово поле Slide Transition.
- активира се опцията Automatically after в полето Advance и се въвежда времето за
показване на фолиото в секунди;
- с Apply се потвърждава принадлежността на параметъра само за маркираното фолио,
а с Apply То All - за всички фолиа на презентацията.
По този начин може да се обработва индивидуално зададеното, по време на
изпълнение, време за всяко фолио.
Когато за фолиото има анимация, времето за показване важи същевременно за всички
анимирани обекти на фолиото.
Ако времето за показване се определя по време на въвеждане, може точно да се въведе
времето на всеки анимиран обект.
2. Анимиране на обекти
а) същност на анимирането
Обикновено всички обекти във фолиото се показват едновременно. При анимация
обаче фолиото се показва по стъпки.
Анимация на обект може да се изгради само в изглед Slide View, тъй като за целта
обектите трябва да бъдат маркирани.
Текстът в текстово поле също може да се анимира. Такава анимация може да се зададе
от списъчното поле Text Preset Animation в изглед Slide Sorter.
Анимирането на обекти се извършва по следния начин:
-маркира се обект в изглед Slide View. Може да бъдат маркирани едновременно
няколко обекта;
- избира се Slide Show/Preset Animation;
- избира се ефект от подменюто. С командата Slide Show Animation Preview се вижда
ефектът от анимацията в малък прозорец. При щракане в малкия прозорец ефектът
също се показва.
Ако се вижда лентата Animation Effects различните ефекти могат да бъдат избирани от
нея. Ако е маркирано текстово поле, лентата предлага специални символи за анимация
на текст.
Ако ефектът се прилага върху няколко обекта, обектите се появяват в
последователността, в която са били нарисувани или вмъкнати.
Последователността може да се променя с командата Slide Show/Custom Animation.
б) променяне на последователността от диалогово поле:
- избира се командата Slide Show/Custom Animation. Отваря се диалогов прозорец
Custom Animation. Прозорецът извежда:
поле Animation order – съдържа списък на обектите, предвидени за анимиране;
прозорец за показване фолиото с обектите – при избиране на обект в списъка на
Animation order, в този прозорецът обектът се показва маркиран;
диалоговото поле Custom Animation - обхваща четири страници (регистъра.
страница Timing – определя как ще се анимират обектите – при щракване с мишката
или автоматично:
Don’t animate – изважда от последователността за анимиране маркиран обект.
Неанимираните обекти се показват заедно с фолиото;
Animate:
On mouse click – чрез щракане с мишката;
Automatically ___ seconds after previous event. – автоматично ___секунди след
предишното събитие
Страница Effects – в нея се определя дали анимацията за обектите, с изключение на
диаграми, ще се показва придружена със звук и как ще бъде показван анимираният
обект след анимацията:
Entry animation and sound – за въвеждане на анимация и звук;
After animation –след анимацията:
More color – с друг цвят;
Don’t Dim – не избледнял;
Hide After Animation – скрит след анимацията;
Hide on Next Mouse click - скрит след щракане с мишката
Introduce text – ако обектът съдържа текст, той може да бъде анимиран самостоятелно.
Страница Chart Effects – определя изграждането на диаграма:
Introduce chart elements – въвеждане елементите на диаграмата:
Entry animation and sound – за въвеждане на анимация и звук;
After animation –след анимацията:
Страница Play Settings – определя поведението на вмъкнатите и свързани обекти по
време на презентацията.
Play using animation order
While playing:
Pause slide show
Continue slide show
Stop playing:
After current slide
After ___slides
- избира се обектът, който трябва да бъде преместен;
- премества се обектът с клавишите на предвижване, разположени вдясно на Animation
order;
- проверява се новата последователност чрез щракане върху бутона Preview.
Последователността може да се променя и от лентата Animation Effects, Лентата се
показва със символа Animation Effects, или с командата View/Toolbars:
маркира се във фолиото обектът, който трябва да бъде преместен. В списъчното поле
Animation Order се показва позицията на този обект в момента.
въвежда се в списъчното поле номера на желаната последователност.
В) анимиране на текст в слайд (слайд с текстова информация) параграф по параграф,
дума по дума, буква по буква.
В изглед Slide Sorter в панела Outline и в изглед Slide;
В изглед Slide Sorter - анимиртания ефект се прилага към всеки обект в слайда с
изключение на заглавието и фоновите ефекти
В Normal и Slide - към селектираните обекти';
Прилагане на анимиращи ефекти:
чрез лентата с инструменти Animation Effects:
- Laser Text;
- Drive-In;
- Flying;
- Camera;
- Typewriter text;
- Drop-In Text
- Flash Once
чрез Slide Show/Preset Animation - избор на ефект;
чрез Slide Show/Custom Animation - за изгледи Normal и Slide
Пример:
Анимиране на заглавен слайд (в изглед Slide Sorter):
натискане на бутон Animate Title от лента с инструменти Animation Effects
натискане на бутон Camera от лентата Animation Effects. Бутонът Animate Slide Text от
лентата Animation Effects се вижда натиснат. Бутонът Present Animation от лентата с
инструменти Slide Sorter се променя в Box Out
г) промяна на нивата на анимиране на текст в слайд:
избира се слайда с изброяване;
натиска се бутон Custom Animation от лентата с инструменти Animation Settings или
избира се командата Custom Animation от менюто Slide Show. Показва се диалоговия
прозорец Custom Animation заедно с текущите настройки за анимиране и
предварителен преглед на текущия слайд.;
посочва се текстът за анимиране в полето Animation OrdER;
отваря се страница Effects. Текстът с подточки се показва селектиран в полето за
предварителен преглед. В групата Introduce Text е включена настройката за анимиране
Grouped By Ist Level Paragraphs
натиска се сочещата надолу стрелка в групата Introduce Text и след това се избира 2nd.
Опцията настройва текста за анимиране поотделно на първото и второто нива на
параграфи;
натиска се бутон за предварителен преглед на ефекта.
д) анимиране на обекти-диаграми
щрака се върху обекта-диаграма;
натиска се бутон Custom Animation от лентата с инструменти Animation Settings или
избира се командата Slide/Custom Animation. Показва се диалогов прозорец Custom
Animation със страница Chart Effects;;
избира се By Series от списъчното поле Introduce Chart Elements;
избира се Blinds от списъчното поле Entry Animation And Sound;
натиска се ОК
е) скриване на слайд по време на слайд шоу.
натиска се бутон Slide Sorter View
избира се слайд;
натиска се бутон Hide Slide от лентата с инструменти Slide Sorter. Върху номера на
слайда се появява символ за скриване
3. Създаване и редактиране на потребителско шоу
а) създаване на потребителско шоу от готова презентация
зарежда се презентацията;
избира се Slide Show/Custom Shows в изглед Slide Sorter. Показва се диалогов прозорец
Custom Shows;
натиска се бутон New. Извежда се диалогов прозорец Define Custom Show;
въвежда се име на презентацията в полето Slide Show Name;
избира се първият слайд за новата презентация в полето Slide In Presentation и се
натиска бутон Add. В полето Slides In Custom Show вдясно се показва името на
избрания слайд;
избират се и се добавят и останалите слайдове.
натиска се бутон ОК. Появява се диалоговия прозорец Custom Shows;
натиска се бутон Show;
б) редактиране на потребителско шоу
избира се Slide Show/Custom Shows. Извежда се диалогов прозорец Custom Shows;
избира се името на презентацията и се натиска бутон Edit. Извежда се диалогов
прозорец Define Custom Show;
избира се слайд за редактиране в полето Slides In Custom;
променя се разположението на слайда чрез сочещата нагоре/надолу стрелка, или се
премахва след натискане на бутон Remove;
натиска се ОК. Появява се диалогов прозорец Custom Shows;
натиска се бутон Close

ДЕЙСТВИЯ И ИЗПЪЛНЕНИЕ

1. Общи понятия
а) действия във PowerPoint
В PowerPoint е осигурена възможност по време на презентацията да се извършват
определени действия по желание на потребителя:
Next Slide – преход към следващия слайд;
Previous Slide- преход към предшестващия слайд;
First Slide – преход към първия слайд;
Last Slide—преход към последния слайд;
Last Slide Viewed- преход към последния гледан слайд;
End Show – преход към последното показване
Custom Show…- преход към Slide Sorter за потребителско показване
Slide… -преход към слайд;
URL…– преход към URL адрес (URL_универсален локатор на ресурси)
Other PowerPoint Presentation… –преход към друга презентация
Other File… – преход към друг файл
Изброените действия могат да бъдат реализирани чрез бутони.. Бутоните биват два
вида:
Системни – с присвоени собствени действия:
Custom
Home
Help
Information
Back or Previous
Forward or Next
Beginning
Return
Document
Sound
Movie
Достъпът до тях се осигурява чрез командата Slide/Action Buttons.
Потребителски – всеки обект на AutoShape, свързан с някакво действие от
гореизброените.
б) вмъкване на бутон за действие
- избира се изглед Slide View;
- избира се командата Slide Show/Action Buttons. От подменюто вдясно с 12 системни
бутона се избира този, който осигурява нужното действие. Маркерът се превръща в
“+”;
- очертава се бутона на избрано място във фолиото. В края на операцията автоматично
се отваря диалоговото поле Action Settings. Полето има две страници – Mouse Click –
действието ще се извършва при щракане върху обекта с мишка и Mouse Over –
действието ще се извършва при посочването му с мишка. Двете страници имат еднакво
устройство:
None – не се извършва никакво действие;
Hyperlink to: - съдържа списък с действия (разклонява действието към определено
фолио, файл или адрес).
Run Program: зарежда за изпълнение избраната програма, например Excel или Word;
Run Macro: – изпълнява избрания макрос. Тази опция е достъпна само когато има
предварително създадени макроси;
Object Action: – може да се приложи само спрямо свързани или вмъкнати обекти.
Действието определя дали обектът само ще се показва или ще може да се обработва.
Въведеният бутон за действие се показва във всички фолиа на презентацията.
При избиране на системен бутон, в полето Hyperlink to: се извежда неговото действие.
Системата осигурява възможност то да бъде сменено от потребителя с друго от
наличния списък.
в) присвояване на действие на AutoShape обекти
- избира се съответен обект чрез бутона AutoShape на ивицата Drawing;
- очертава се AutoShape-обектът върху фолиото;
- избира се командата Slide Show/Action Settings. Отваря се диалоговия прозорец Action
Settings;
- избира се действие за обектът от списъка Hyperlink to:;
- потвърждава се направеният избор.
г) създаване на фолио със съдържание на презентацията
Може да се създаде фолио, на което да са показани заглавните редове на всички фолиа
на презентацията. След това от диалоговото поле Action Settings може да се направи
така, че при щракане на име на фолио да се извърши придвижване директно към него.
За целта:
- преминава се в изглед File Sorter или Outline;
- маркират се всички фолиа, които трябва да се включат във фолиото със
съдържанието. В изглед Outline могат да бъдат маркирани само съседни фолиа;
- щрака се бутона Summary Slide. Като първо фолио се показва фолиото със
съдържанието, където като текстове за изброяване са показани заглавията на всички
предварително маркирани фолиа.
- показва се фолиото със съдържанието в изглед Slide.;
- маркира се полето за изброяване на първия параграф;
- избира се командата Slide Show/ Action Settings. Oтваря се диалоговото поле Action
Settings;
- активира се страницата Mouse click;
- маркира се опцията Hyperlink to: и от списъчното поле се избира Slide. Отваря се
диалоговото поле Hyperlink to Slide със заглавията на фолиата.
- избира се съответното фолио. Потвърждава се диалоговото поле;
- повтаря се процеса за всички параграфи във фолиото със съдържанието.
По този начин се осигурява по време на презентацията да става предвижване направо
към определено фолио, кат се щракне текста на заглавието на това фолио във фолиото
със съдържанието.
2. Параметри за изпълнение
Параметрите за изпълнение определят как трябва да се държи по време на изпълнение
вмъкнат или свързан обект
а) отваряне за обработка на таблици на Excel
- вмъква се или се свързва в дадено фолио таблица на Excel;
- маркира се обекта на Excel;
- избира се командата Slide Show/Custom Animation. Извежда се диалогов прозорец
Custom Animation;
- избира се страницата Play Settings;
- избира се Edit в списъчното поле Object Action;
- потвърждава се диалоговото поле.
Какви възможности за избор се предлагат в списъчното поле Object Action зависи от
маркирания обект.
Тези параметри може да се изберат и с командата Slide Show/Action Settings в полето
Object Action на диалоговия прозорец Action Settings
б) изпълнение на CD
- избира се командата Insert Movies and Sounds;
- избира се Play CD Audio Track от подменюто. Отваря се диалогов прозорец Play
Option
група Movie and sound option:
Loop until stopped
Rewind movie when done play;
Група Play CD audio track
Start End
Track 1 Track 1
At 00:00 At 00:00
Total playing Time;
File [CD Audio]
- определя се кой трак да се изпълнява, или зададена продължителност от тракта;
- потвърждава се диалоговото поле;
- маркира се символът на CD във фолиото;
- избира се командата Slide Show/Custom Animation. Отваря се диалогово поле Custom
Animation;
- активира се страницата Play Settings;
- маркира се Play Using Animation Order. Така обектът става първи в анимацията (Media
1);
- последователността евентуално може да бъде променена;
- определят се следващите опции:
While Playing (докато свири)
Pause Slide Show: - извършва следващото действие, едва когато файлът е изсвирен
докрай;
Continue Slide Show: - продължава със следващия анимационен обект според
параметрите му.
Stop Playing (спиране на изпълнението);
After Current Slide: спира звуковия файл, щом се премине към следващото фолио
After x sliders: - дава възможност да се прелистват фолиа, без да се спира звуковия
файл.
Hide while not playing: - когато файлът не се изпълнява, символът му във фолиото се
скрива.
3. Изпълнение на презентация на екрана
Някои неща от презентацията могат да бъдат променяни даже и по време на нейното
показване:
- преди изпълнението определени фолиа от презентацията може да бъдат обединени
като презентация на дадена целева група, или някои фолиа да бъдат скрити:
- презентацията може да се извършва ръчно или автоматично;
- презентацията може временно да бъде прекъсната. Може да се предвижва към
произволно фолио;
- по време на презентацията може да се рисува
а) презентация на целева група
За различните групи слушатели фолиата в дадена презентация може да се групират
различно или да се съхраняват в различна последователност.
Създаването на презентация за целева група се извършва по следния начин:
- избира се Slide Show/Custom Show. Извежда се диалогов прозорец Custom Show;
- щрака се бутона New. Извежда се диалогов прозорец Define Custom Show:
Slide show name – за въвеждане името на целевата презентация;
Slides in presentation – фолиа на текущата презентация;
Slides in custom show – прозорец за копиране на фолиата, които трябва да се показват в
целевата презентация;
При необходимост последователността за показване на фолиата на целевата
презентация може да се променя с бутоните за стрелки.
- потвърждава се диалоговото поле.
Отделни фолиа могат да бъдат скрити с командата Slide Show/Hide Slide, но при
необходимост може отново да бъдат извикани по време на презентацията
б) параметри на показването
Параметрите на окончателното показване се определят с командата Slide Show/Set up
Show. Извежда се диалогов прозорец Set Up Show:
Група Show Type:
Presentation by a speaker (full screen) (показване от водещ) – презентацията се увеличава
до размера на екрана. По време на презентацията се предлагат различни възможности
за достъп.
Browsed by an individual (window) (прелистване от клиент) – показва презентацията в
прозорец. Разполага се със специална лента с инструменти. По време на показването
фолиата може да се копират или отпечатват.
Browsed at a kiosk (full screen) (показване на щанд) – показва презентацията на цял
екран. Наблюдателите може да разклоняват презентацията с различни хипервръзки.
Презентацията се възобновява автоматично пет минути след скриването на последното
фолио.
Loop continuously until ‘Esc’ (повтаряй непрекъснато до натискане на Esc)
в) автоматично показване на презентация -:
- задават се автоматични времена за показване;
- избира се Slide Show/Set up Show;
- в групата Show Type се избира Presentation by a speaker;
- в групата Advanced slides се избира Using timings, if present;
- потвърждава се диалоговото поле;
- избира се командата Slide Show View Show. Презентацията се изпълнява от първото
до последното фолио. Фолиата, които са били скрити с командата Slide Show/Hide
Show, не се показват.
Ако няма предварително зададени времена на показване, преминаването към
следващото фолио става при щракане с мишката.
След последното фолио отново се активира работният режим, от който е извикана
презентацията.
С командата Tools/Options/View/End with black slide може да се посочи, че
презентацията трябва да завършва с черно фолио.
г) показване на избрани фолиа
- избира се Slide Show/Set up Show;
- в групата Slides се избира областта, която трябва да се показва, или
- избира се Slide Show/Custom Show за презентация на целева група.
- потвърждава се диалоговото поле;
- изпълнява се презентацията.
д) безкрайна презентация
- избира се Slide Show/Set up Show и се маркира опцията Look continuously until ‘Esc”;
- потвърждава се диалоговото поле;
- потвърждава се презентацията.
е) действия по време на изпълнение
За да може да бъде управляване презентацията по време на изпълнение трябва да се
активира или контекстно меню, или бутон за контекстно меню от настройките
Tools/Options/View/Popup menu on right mouse click, или Tools/Options/View/Show popup
menu button. В първия случай контекстното меню се извиква при щракане с десния
бутон, а във втория – чрез посочване на бутона Show popup menu с мишката.
ж) контекстно меню за изпълнение
Next: - преминава към следващото фолио;
Previous: - преминава към следващото фолио;
Go: - отваря подменю, от което с помощта на командите може отново да бъдат избрани
скрити фолиа, заглавия на фолиа или презентации за целеви групи;
Meeting Minder: отваря диалогово поле Meeting Minder за въвеждане на още бележки и
задачи;
Speaker Notes: - отваря диалогово поле Speaker Notes, където водещият може да запише
някакви бележки;
Slide Meter: - показва монитор за скоростта на презентацията;
Arrow: - активира мишката като инструмент за показване;
Pen: - активира мишката като инструмент за рисуване. При предвижване към
следващото фолио рисунките се изтриват;
Pointer options:
Hide now: - скрива мишката от екрана. При следващото движение тя отново се показва;
Hide Always:- скрива мишката постоянно;
Pen Color – дава възможност да бъде избран нов цвят за молива;
Screen
Pause: - прекъсва автоматичното изпълнение;
Black screen: - показва черен екран. На екрана може да се рисува с молив;
Erase pen: - изтрива рисунките от екрана.
End Show: - прекъсва презентацията.

з) пакетиране на презентация
Презентацията може да се показва на компютър, на който няма инсталиран PowerPoint.
При всички положения обаче трябва да бъде инсталирана програмата PowerPoint
Viewer.
Ако някои обекти в презентацията трябва да бъдат отворени за обработка,
оригиналното приложение трябва да бъде инсталирано на компютъра, на който се
прави презентацията.
С командата File Pack and Go текущият файл може да бъде пакетиран на дискети. С
него се пакетират и шрифтовете и всички файлове, използвани в презентацията.
Пакетирането на презентация се извършва по следния начин:
- отваря се на екрана презентацията, която трябва да се пакетира;
- избира се командата File Pack and Go Wizard. Зарежда се помощната програма Pack
and Go Wizard;
- избират се всички презентации, които трябва да бъдат пакетирани;
- избира се устройството;
- определя се дали свързаните файлове също трябва да бъдат пакетирани (Include
Linked Files) и дали трябва да бъдат вмъкнати и използваните шрифтове (Embed True
Type Fonts). Ако свързаните файлове няма да се отварят за обработка, не е необходимо
да се включват.
- добавя се PowerPoint Viewer, ако на компютъра на който се прави презентацията няма
инсталиран нито PowerPoint, нито PowerPoint Viewer.
- затваря се помощната програма.
и) разпакетиране на презентация
- слага се дискетата, където е копирана презентацията;
- показва се съдържанието и с Windows Explorer;
- щрака се двукратно Pngsetup;
- посочва се целевото устройство;
- потвърждава се диалоговото поле.
При успешно разпакетиране на презентацията се появява уведомително съобщение.
За изпълнението е необходимо да се извърши следното:
- щрака се двукратно PowerPoint Viewer;
- въвежда се името на презентацията в списъчното поле File Name;
- задава се евентуално автоматично изпълнение. Разполага се с опциите Loop
continuously until “Esc’ и Using Timing, if present;
- потвърждава се диалоговото поле;