Agosto de 2010

PROCEDIMIENTO Versión: 01
DE RETIRO DEL Código: PR-RET-EMP-00

EMPLEADO

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsabilidad

4. Normas y Documentos de referencia

5. Definiciones y términos

6. Desarrollo

7. Anexos

8. Control de los cambios.

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1. OBJETIVO

Establecer la metodología utilizada por la empresa para dar por terminada la

relación laboral conforme a lo establecido por la ley (Código Sustantivo del
Trabajo), así como estandarizar las actividades requeridas para el retiro del
servicio garantizando plena observancia de las normas y condiciones legales para
ello establecidas

2. ALCANCE

Aplica para todas las actividades desarrolladas por Recursos Humanos y las
dependencias relacionadas con el procedimiento de Retiro de Empleados. Este
procedimiento empieza cuando el jefe inmediato acepta la renuncia del trabajador
y termina cuando se paga la liquidación definitiva de prestaciones sociales.

3. RESPONSABLES

Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus
fases:

Recursos Humanos, por aceptar la renuncia de los empleados y emitir la

respectiva Resolución.

Jefes de cada departamento, por aceptar la renuncia de los empleados por

escrito.

Empleados, por pasar por escrito su renuncia.

Asistente de Nómina, por realizar la liquidación definitiva de prestaciones

sociales.

Secretaria Principal, por entregar la orden de examen médico de retiro.

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4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA


Código Sustantivo del Trabajo
Los artículos 62 y 63 literal b

Ley 789 de 2002

Artículo 28, reemplaza el artículo 64 del Código Sustantivo de Trabajo,

subrogado por el artículo 6° de la ley 50 de 1.990

la Ley 50 de 1990

Artículo 6° literales b, c y d
NTC ISO 9001:2000 Numeral 8.2.3/8.5

5. DEFINICIONES Y TERMINOS

ACTO ADMINISTRATIVO: Toda declaración unilateral de voluntad realizada en el

ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de
forma inmediata.

ACTA DE ENTREGA PUESTO DE TRABAJO: Documento con el cual un

funcionario deja constancia de la entrega formal del puesto de trabajo, bien sea a
quien lo reemplace o al superior inmediato; en caso de retiro definitivo del servicio,
traslado, encargo o comisión.

El Acta debe ser suscrita por las partes intervinientes y debe llevar anexo:

• Informe de Gestión

• Inventario Documental.

• Inventario Devolutivo de Bienes.

• Otros documentos tales como papeles de trabajo, material de consulta,

archivo en medio magnético, copias de seguridad, etc.

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DESTITUCIÓN: Evento en el cual es cesado del servicio público un funcionario
por la autoridad disciplinaria competente, como consecuencia de un procedimiento
que demuestra una grave responsabilidad disciplinaria.

INVALIDEZ ABSOLUTA: El retiro se produce cuando al funcionario se le ha

reconocido su pensión de invalidez absoluta mediante resolución expedida por la
autoridad competente.

INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Se refiere a la descripción de los

elementos que tiene el empleado bajo su directa responsabilidad que una vez
comunicado su retiro de la entidad debe entregar bien sea mediante el traspaso a
otro funcionario o mediante su devolución al jefe inmediato o encargado.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Se refiere a todos los documentos en medio

impreso o magnético que el empleado posee para el desarrollo de sus labores, los
cuales pueden estar en proceso de análisis, pendiente de revisión o con
actuaciones ya finalizadas y aún reposan en su poder.

RENUNCIA: Se produce cuando el empleado manifiesta en forma escrita e

inequívoca su voluntad de separarse y culminar definitivamente su relación
laboral.

VACANCIA DEL CARGO POR ABANDONO DEL MISMO: Evento en el cual un

empleado sin justa causa no reasume sus funciones al vencimiento de una
licencia, vacaciones, etc., o deja de concurrir al trabajo por tres (3) días
consecutivos, caso en el cual, la administración previa el cumplimiento del debido
proceso, puede declarar la vacancia del cargo que ocupa el funcionario.

RETIRO DE EMPLEADOS: Se realiza cuando hay un quebrantamiento de la ley

por las partes, al apartarse de su contenido obligacional y el ocasionar con su
conducta la terminación del contrato antes del tiempo que según la ley, o el
convenio, ha debido ocurrir normalmente, es una de las hipótesis regulada por la
ley laboral donde particularmente es preciso defender los intereses del trabajador
dentro del criterio de estabilidad que la orienta.

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6. DESARROLLO

1) PRESENTAR LA RENUNCIA: El empleado pasa por escrito su renuncia.

Si la renuncia es aceptada pasa a 3, en caso contrario pasa a 2.

2) NO ACEPTAR LA RENUNCIA: El empleador no acepta la renuncia del

empleado.

3) ACEPTAR LA RENUNCIA: En este caso la renuncia es aceptada y el

empleador procede gestionar el retiro.

4) RECIBIR EL PUESTO DE TRABAJO: El Jefe del departamento recibe el

puesto de trabajo, incluyendo la entrega del inventario de elementos de
oficina dispuestos para el ejercicio de sus funciones, así como un
informe de las actividades que venía desarrollando, indicando las
pendientes y un informe ejecutivo de su gestión (devolución de Carné y
equipos de oficina).

5) LIQUIDAR LA NÓMINA: La Asistente de Nómina le liquida al empleado

todo lo correspondiente a prestaciones sociales, sueldo etc.

6) EXPEDIR CERTIFICADO LABORAL: La Secretaria Principal de

Recursos Humanos expide el certificado de tiempo de servicio de
acuerdo al procedimiento dispuesto para ello.

7) RECONOCER CESANTÍAS: La Asistente de Nómina adelanta el

reconocimiento de cesantías para que sean canceladas al empleado en
retiro.

8) ARCHIVAR HOJA DE VIDA DE EMPLEADOS RETIRADOS: La

Secretaria Principal de Recursos Humanos archiva la carta de renuncia,
liquidación de cesantías y prestaciones sociales en la respectiva Hoja de
vida y el inventario de elementos de oficina.

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6.1. FLUJOGRAMA

INICIO

1. Presentar Renuncia Renuncia

NO Es aceptada
la renuncia?

SI

2. No aceptar la Renuncia SI

3. Aceptar la Renuncia

4. Recibir puesto de
trabajo

5. Liquidar Nómina

6. Expedir Certificado laboral

7. Reconocer Cesantías

8. Archivar hoja de vida del ex empleado

Fin

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EMPLEADO
Actividad Descripción del la Responsable Registro
Actividad

1 El empleado pasa por Empleado o Formato retiro

escrito su renuncia trabajador del empleado
Presentar renuncia
PR-FR-RET-00

2 No es tenida en cuenta Jefe del

la renuncia del empleado departamento
No se acepta la o trabajador
renuncia Jefe de
recursos
humanos

3 Acepta la renuncia y Jefe del

procede a dar trámite a departamento
Aceptar la Renuncia la misma
Jefe de
recursos
humanos

4 Recibe el puesto de Jefe del

trabajo, incluyendo la departamento
Recibir puesto de Formato de
entrega del inventario de
trabajo Jefe de inventario
elementos de oficina
recursos
dispuestos para el PR-FR-INV-00
humanos
ejercicio de sus
funciones

5 Liquida la nómina Asistente de

correspondiente del nómina
Liquidar Nómina trabajador en proceso de
desvinculación

6 Expide el certificado de Secretaría

tiempo de servicio de principal
Expedir Certificado acuerdo al

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Laboral procedimiento dispuesto
para ello

7 Adelanta el Asistente de
reconocimiento de Nómina
Reconocer las cesantías para que sean
Cesantías canceladas al ex
empleado.

8 Archiva la carta de Recursos

renuncia, resolución de Humanos
cesantías y prestaciones
Archivar hoja de sociales en la respectiva
vida del ex Hoja de Servicios y el
empleado inventario de elementos
de oficina y los informes
en el archivo de la
dependencia

7. ANEXOS

PR-FR-RET-00 Formato retiro del empleado

PR-FR-INV-00 Formato de Entrega de materiales

8. CONTROL DE CAMBIOS

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