Defensa del

Trabajo Especial
de Grado,
presentado como
requisito para
optar al Título de
SISTEMA DE INFORMACIÓN
AUTOMATIZADO PARA EL
PROCESO DE INSCRIPCIÓN
DE ALUMNOS EN LA
ESCUELA BOLIVARIANA
“ANTONIO JOSE DE SUCRE”
Autoras:
Méndez A. Yhendy
N.
Hurtado C. Dayana
Tutor: Prof. Javier
Guerrero
Especialidad:
 Capítulo Capítulo II
I El Marco
Problem Teórico
a
Capítulo III Capítulo IV
Marco Conclusiones y
Metodológico Recomendacio
nes
Capítulo I

“El
Problema”
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION:
Objetivo General
Objetivos Específicos
DELIMITACIONES
LIMITACIONES
JUSTIFICACIÓN
 Planteamiento del
Problema

Ava nces
Tec nol ógi co s
Inn ova ci ón Sis tem as d e In for mació n

Inf or má tica
Com uni caci ón
Ev ol uc ión de l as Nu eva s Tec no logí as

Ac tivi da des y P roc edi mient os

 Interrogantes de la
¿Cuál es Investigación
la alternativa que podrá
mejorar el proceso de inscripción
de alumnos
¿Cuáles ?
son lo mecanismos actuales
que se utilizan en el Proceso de
Inscripción
¿Qué formatosdesealumnos?
utilizan para
realizar o llevar a cabo la entrada y
salida de información en el sistema
automatizado para el Proceso de
¿Cuál será la mejor forma para que las
Inscripción?
personas encargadas de realizar el
Proceso de Inscripción de alumnos
manejen sin ningún problema el
Sistema de Información
 Objetivo
General
Desarrollar un Sistema De
Información Automatizado Para El
Proceso De Inscripción De
Alumnos En La Escuela Bolivariana
“Antonio José De Sucre”, ubicada
en la calle principal de barrio
sucre de la ciudad de La Fría
estado Táchira Municipio García
de Hevía.
 Objetivos
Específicos
Analizar los mecanismos que se utilizan actualmente al momento de
realizar el proceso de inscripción de alumnos.

Identificar las necesidades y requerimientos que se presentan en el

proceso de inscripción de alumnos y la elaboración de documentos
actual con la finalidad de determinar las actividades posibles de
automatizar.

Mostrar los formatos para que el usuario le de entrada a los datos al

sistema de información automatizado en el proceso de inscripción de
alumnos.

Establecer la interfaz que el usuario haya seleccionado para la salida de

la información en el sistema de información automatizado en el
proceso de inscripción de alumnos.

Describir la mejor forma para que las personas encargadas de realizar

el Proceso de Inscripción de alumnos manejen sin ningún problema el
Sistema de Información.
 Limitaciones
Indiscutiblemente las investigaciones de campo presentan
una serie de inconvenientes y obstáculos que son necesarios
resolver para poner en practica o poder cumplir las metas y
los objetivos propuestos en el Proceso de Inscripción de
alumnos en la Escuela Bolivariana “Antonio José de Sucre”
algunas de las limitaciones encontramos se pueden
mencionar: a) La insuficiencia de información
b) Los recursos económicos.
 Delimitaciones

La presente investigación se llevo a cabo en la Escuela

Bolivariana “Antonio José de Sucre” en la etapa inicial y la
primera y segunda etapa de educación básica que
comprende de PRE-escolar hasta sexto grado ubicada en el
Municipio García de Hevia, Zona Norte del Estado
Táchira en la calle principal de barrio sucre en la Ciudad
de La Fría.
 Justificación

Según Rojas; R (2004) define:

Los motivos por los cuales se formula una
investigación, se sustenta en tres razones:
teórico, práctica y metodológico. Teórica las
razones que argumentan el deseo de verificar
realizar o aportar aspectos teóricos referidos al
objeto de conocimiento, practica, razones que
señalan que la investigación propuesta ayudara
en la solución de problemas en la toma de
decisiones (Pág.18).
Momentos de la
Justificación
Capítulo II
“Marco
Teórico”
ANTECEDENTES
BASES TEORICAS
BASES LEGALES
OPERACIONALIZACION DE VARIABLES
 Marco Teórico

Según Sampiere (2004): “El marco

teórico ayuda a poner en claro
para el propio investigador sus
postulados y supuestos, asumir los
frutos de investigaciones
anteriores y esforzarse por
orientar el trabajo de un modo
coherente” (S/P).
 Antecedentes

Rondon, Guillen (2004) Universidad de

Oriente núcleo Nueva Esparta “Sistema
De Información Automatizado Para El
Control Académico y
Administrativo De La Unidad Educativa
Sagrado Corazón De Jesús” Builderheart.

Castro y Rincón (2007) Instituto

Universitario de la Frontera (IUFRONT),
Sede La Fría “Sistema De Información
Automatizado Para El Proceso de
Inscripción de la Escuela Básica Nacional
Bolivariana Coloncito, Municipio
Panamericano.
Torres (2007) Instituto Universitario de la
Frontera (IUFRONT), Sede La Fría
“Propuesta para el Desarrollo de un
nuevo Sistema De Información
Automatizado que controle el
procesamiento de datos en el
departamento de evaluación de la
U.E.M.O (GN) “4 de Agosto”, San Juan de
Colon Municipio Ayacucho.
 Bases Teóricas
Según Ramírez (2003):
Es Bueno dejar claro que la teoría
no se construye en este momento.
Desde el mismo instante en que se
plantea el problema de
investigación, ya tenemos un
conjunto de ideas que de alguna
manera orienta al investigador
para comprender mejor el
fenómeno, ha de examinarlo desde
alguna de estas teorías. Estas le
harán entender el fenómeno en
cuestión, la naturaleza de su
comportamiento y su desarrollo en
el ámbito social (Pág. 64).
 Sistemas

Sistema de Información

Actividade Tipos Evolución Componente

s Básicas s
 Diagrama de Flujo de Datos

Según O’Brien (2001) dice lo siguiente:

Un diagrama de flujo de datos (D.F.D, Data Flor Diagram) puede
ayudar a identificar el flujo de datos de un sistema sin especificar
los medios al hardware involucrado. Los diagramas de flujo de datos
utilizan unos cuantos símbolos simples, conectados por flechas para
representar tales flujos (Pág. B6 Apéndice B).

Diccionario de Datos
Kendall y Kendall (1997) expresan:
Es un trabajo de referencia de datos acerca de ellos (esta es, Meta
datos) compilados por los analistas de sistemas para guiarse a través
del análisis y diseño. El diccionario de datos recolecta, coordina y
confirma lo que significa un fenómeno de datos específicos para
diferentes personas de la organización (Pág.293).
 Normalización

Kendall y Kendall (1997) afirma:

Es el proceso mediante el cual se simplifica la relación entre los
campos de un registro. Por medio de la normalización un conjunto de
datos es un registro que reemplaza a varios registros que son más
simples y manejables.

Modelo Entidad - Relación

Whitten, Bentley y Barlow (1999) expresa:

Es una herramienta de modelizacion de datos que describe las que
existen entre las diferentes categorías de datos dentro de un sistema
de empresa o de información.
 Bases Legales
Fundamentaciòn Legal
Diccionario
Enciclopédico Universal
(2004)

Ley de los Delitos

Informáticos

Constitución de la
República Bolivariana de
Venezuela en el Capitulo
VI, articulo 98, de los
Derechos Culturales y
Educativos.
 Capítulo III
“Marco
Metodológico”
Naturaleza Y Tipo De La Investigación
Proyecto Factible
Investigación Descriptiva
Modalidad De Campo
Diseño No Experimental transaccional
Descriptiva
 Naturaleza y Tipo de
Investigación
Proyecto Factible (UPEL-2004)

Investigación Descriptiva Modalidad de Campo

(UPEL-2004) (UPEL-2004 )

Diseño No Experimental
(Hernández, Fernández y
Baptista 2003)

Tipo Transaccional
Descriptiva (Hernández,
Fernández y Baptista 2003)
 Técnicas e Instrumentos de
Recolección de Información

La Observación
Indirecta Lista de Cotejo

Encuesta Cuestionario

Entrevista Entrevista
Estructurada
 Metodología a Desarrollar

Ciclo de Vida Clásico

Para El Desarrollo de
Sistemas de
Información Según:
JAMES A. SENN
DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA
1.- Investigación Preliminar

2.- Determinación De Los

Requerimientos

3.- Diseño Del Sistema

4.- Desarrollo Del Software

5.- Prueba Del Sistema

6.- Implantación Y Evaluación

La solicitud para recibir
ayuda de un sistema de
información puede
originarse por varias
razones: sin importar
cuales sean estas, el
proceso se inicia siempre
con la petición de una
persona.
El aspecto fundamental del análisis de sistemas
es comprender todas las facetas importantes de
la parte de la empresa que se encuentra bajo
estudio. Los analistas, al trabajar con los
empleados y administradores, deben estudiar
los procesos de una empresa.
El diseño de un sistema de información produce los
detalles que establecen la forma en la que el sistema
cumplirá con los requerimientos identificados
durante la fase de análisis. Los especialistas en
sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa
como diseño lógico en contraste con la del desarrollo
del software, a la que denominan diseño físico.
Los encargados de desarrollar software pueden
instalar software comprobando a terceros o escribir
programas diseñados a la medida del solicitante. La
elección depende del costo de cada alternativa, del
tiempo disponible para escribir el software y de la
disponibilidad de los programadores. Por lo general,
los programadores que trabajan en las grandes
organizaciones pertenecientes a un grupo
permanentes de profesionales.
Durante esta fase, el sistema se emplea de
manera experimental para asegurarse de que el
software no tenga fallas, es decir, que funcione
de acuerdo con las especificaciones y en la
forma en que los usuarios esperan que lo haga.
Se alimenta como entradas, un conjunto de
datos de prueba para su procesamiento y
después se examinan los resultados.
La implantación es el proceso de verificar e instalar
nuevos equipos, entrenar a los usuarios, instalar la
aplicación y construir todos los archivos de datos
necesarios para utilizarla. Una vez, aplicada las
instalaciones se emplean durante muchos años. Sin
embargo, las organizaciones y los usuarios cambian
con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente
con el paso de las semanas y los meses.
 Población y Muestra

Sabino 1996 (Citado en Oliveros, S. (2002)) expresa:

“La población, conjunto finito o infinito de personas o
elementos que presentan características comunes”
(Pág.39).

Sabino (1996) (Citado en Oliveros, S, (2002)) define: “La

muestra es un subconjunto representado de un universo o
población” (S/P).
 Operacionalización de Variables

VARIABLE CONCEPTUALIZACION DIMENSIONES INDICADORES ITEMS INSTRUMENTOS

Mecanismos utilizados al •Formatos de planillas 1 Lista de Cotejo
realizarse el proceso de •Requisitos 2
inscripción de alumnos y •Organización 3
elaboración de documentos. •Recursos 4
•Supervisión 5
•Mobiliario 6
•Información. 7y8

Necesidades que se •Comunicación 1y2 Cuestionario

presentan en el proceso de •Capacitación a los 4
Es el sistema donde se inscripción de alumnos y docentes 3,5,11,12
transfieren todas las elaboración de documentos. •Estrategias 10
DESARROLLO tareas de producción •Planificación 8,9
DE UN realizadas habitualmente •Calidad de servicio.
SISTEMA DE por operadores humanos Determinar las actividades •Documentos 1 Entrevista
INFORMACION a un conjunto de posibles de automatizar. •Procesos 2 Estructurada
AUTOMATIZADO elementos tecnológicos
como la computadora es Elaboración de formatos •Tipo 3 Entrevista
decir, hombre-maquina. para la entrada de los datos. •Tamaño 4 Estructurada
•Color 5
•Forma 6
Diseñar interfaz para la •Datos 7 Entrevista
salida de información en el •Forma 6 Estructurada
sistema automatizado.
Describir las formas para •Talleres 8 Entrevista
llevar a cabo de una manera •Manual 9 Estructurada
eficiente el proceso de •Respaldar la Información 10
inscripción de alumnos y •Actualizar la Base de 11
elaboración de documentos. Datos

Fuente Datos aportados por las investigadoras (2007)

 Diagrama Físico Del Sistema De
Inscripción De Alumnos Actual

Solicita inscripción

Entrega de Carpetas
das
Requisitos exigidos sella

Coordinación
y
adas
Representante Firm

Solicita
etas

Información
Carp

Archiva Carpetas

Archivo Docente
 Diagrama Físico Del Sistema De Inscripción De Alumnos Propuesto

Suministra Datos Salida de Datos

Imprimir Reportes

Registra Los Datos del

Alumno y del Representante
Representante

Archiva Carpetas

Docente Recibe Carpetas

Firmadas y Selladas

Archivo
 Diagrama Modular

Archivo Proceso Reporte Utilidad

s s es

Alumnos Inscripción de Nomina de Reorganizar

Alumnos Alumnos por Índices
Periodos Secciónde Respaldar
Asignación de Reporte
Secciones Docentes Datos
Representante Acerca de…
Nomina de
Secciones Retiro de Representante Salir del
Alumnos s por Sección
Emisión de Sistema
Docentes
Constancias Reporte de
Usuarios Alumnos
Retirados
Firmas
 Capítulo IV
CONCLUSIONES

Después de haber realizado un análisis de cómo se lleva a cabo el proceso

de inscripción de alumnos en la Escuela Bolivariana “Antonio José de
Sucre” se pudo conocer que se realiza de forma manual de manera lenta, la
cual retarda el proceso, la recolección y el manejo de la información que
allí se manipula, en la actualidad con el nuevo sistema automatizado
agilizara y reducirá el tiempo de respuesta.
Al desarrollar el sistema de información automatizado del proceso
de inscripción de alumnos que requiere la institución educativa, es que
permitirá el mejor manejo de los datos de entrada y de salida para el
mejoramiento y el control del proceso. Con la implantación del nuevo
sistema se obtendrán grandes beneficios como la agilización de la
información en el proceso de inscripción.
Se elaboro un manual de usuario para todas aquellas personas
que van a manejar el sistema de información automatizado y así obtengan
de una manera fácil y sencilla la información detallada para el uso del
nuevo sistema.
 RECOMENDACIONES

Debido a las limitaciones que se pueden

presentar más adelante y posibles soluciones que
presenta el sistema se debe tener en cuenta lo
siguiente:
Actualizar la información de la base de
datos.
El usuario que maneje el sistema no debe
revelar la clave de acceso a ninguna persona.
Realizarle mantenimiento el equipo de
computación periódicamente.
Introducir datos sin ningún error, es decir,
información veraz y precisa para que luego el sistema
no presente ningún inconveniente.

Si se crea una nueva cuenta de usuario se debe dar a

conocer el manual del usuario para que tenga
conocimientos del sistema.
 Luego de haber finalizado el proceso de
inscripción realizar un respaldo de la información
para evitar perdidas o daño de la misma.
En caso de que haya fallas eléctricas se debe
organizar nuevamente la base de datos.
Para la protección del equipo cuando hayan fallas
eléctricas se recomienda utilizar una batería (UPS).