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Come Organizzare Un Evento

Come Organizzare Un Evento

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11/23/2010

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Come organizzare un evento
Lezione 1- diamo un corpo alla nostra idea-
Per prima cosa analizziamo più a fondo la nostra idea: Progettare un evento non è cosa semplice, loè ancor meno se non si ha ben chiaro in mente cosa si vuol fare e dove si vuole, o meglio si desideraarrivare. Partiamo dal Brief (
briefing
) diamo un nome al nostro progetto,tanto per entrare inconfidenza con questo ancor etereo personaggio. Analizziamo da dove questa idea viene fuori einseriamola in un contesto reale,cerchiamo cioè di raccontare la sua storia,facendo attenzione acome desideriamo farla vivere.Poniamoci degli
obiettivi 
,immediati o futuri,siamo all’inizio possiamo anche pensare ingrande….esageriamo pure. Valutiamo e consideriamo a chi vogliamorivolgerci(
target 
):organizziamo un concerto di musica classica o una fiera di bestiame?qualsiasicosa sia individuiamo i nostri potenziali visitatori,clienti,contatti,collaboratori e le loro potenzialicaratteristiche. Un buon evento è nulla senza
promozione
,quindi scegliamo un tono per le nostre
comunicazioni
future(tono giovanile,aggressivo o riservato ad un elite di esperti del settore…)Nondimentichiamoci dell’utilità di
parole chiave
,che richiamino il succo del progetto.usate parole cherimangono in testa a voi,ai vostri colleghi e magari al pubblico;risulterà utile nel futuro.Eccellente! siamo giunti al punto 2 ora armiamoci di senso critico e raziocinio e usando martello escalpello togliamo la roccia di troppo al nostro progetto. Non voliamo troppo alti guardiamo la realtà ovvero quali sono i principali limiti dell’idea:ho leconoscenze sufficienti,i fondi?quante idee simili ci sono in giro?come posso renderla speciale?analizziamo i possibili costi&ricavi, i nostri punti di forza e le possibili debolezze ovvero un
come la chiamano gli esperti. Analisi ancora a grandi linee col fine di evidenziare una prima rotta d’azione.
 L' 
analisi SWOT 
 , conosciuta anche come
 Matrice TOWS 
 , è uno strumento di pianificazione strategica usato per valutare i punti di forza ( 
 S 
trengths), debolezza ( 
eaknesses), le opportunità
O
 pportunities) e le minacce ( 
hreats) di un progetto o in un'impresa o in ogni altra situazione incui un'organizzazione o un individuo deve prendere una decisione per raggiungere un obiettivo. L'analisi può riguardare l'ambiente interno o esterno di un'organizzazione.
Valutiamo anche ciò che abbiamo già a disposizione e può esserci utile(immobili,mezzi ditrasporto,scenografie,contatti,colleghi,amicizie,competenze proprie….).
 
Lezione 2 -primi passi per una buonacomunicazione-
Dopo una breve analisi e (ri)costruzione teorica del progetto,passiamo ad una voce importante chefiancheggerà la nostra idea per tutta la sua vita dall ’ introduzione e sviluppo nel mercato sino agliarrivederci: parliamo di
Comunicazione
.Su questo argomento dovremmo scrivere tomileggendari,pertanto ci limiteremo ad elencare le prime fasi:
OBIETTIVI 
della comunicazione:
farci conoscere,ricordare l’evento a chi già lo conosce,campagnadi fidelizzazione,coccolare i contatti già ottenuti nelle precedenti edizioni,trovare nuovivisitatori,integrare un piano strategico multisettoriale….
TARGET
: parlo a chi non conosce l’evento o a chi già lo conosce?parlo ad un pubblico giovanileo maturo?
 IDEA
:troviamo un espediente:volantini, blog ,pubblicità online,radio,giornali,cartellonistica…
 PAROLE CHIAVE 
(ecco che tornano)armiamo le nostre comunicazioni di slogan,facili daricordare e immediatamente ricollegabili al nostro evento e al suo contenuto.
TEMPO
:quando e per quanto tempo soffieremo linfa alla promozione?valutiamo i fondi e gli obiettivi che vogliamoraggiungere. Un consiglio spassionato:la semplicità paga e ricordate “dite sempre la verità, è piùfacile da ricordare”.Un ottimo espediente per una comunicazione più estesa è la costituzione di una
mailing list 
e/o diuna
news letter 
(mail di nostre pubblicità e comunicazioni previa accettazione del pubblico quindi
NON
esagerate ). Estendere l’invito di partecipazione a giornalisti locali e troup televisive èsempre cosa assai gradita. Istituite un
ufficio stampa
formato da personale con spiccate doti di public relation,per dare massima disponibilità a chiunque voglia instaurare una comunicazione conla vostra organizzazione.Riguardo alla pubblicità: volantini,sito web,blog ecc- usate più immagini che parole e servitevisempre di un vostro logo e sloganper caratterizzare e distinguere il vostro evento dagli altri.
Lezione 3- facciamo qualcosa di unico-
E’ fondamentale che il vostro evento assuma specifici connotati,immediatamente riconoscibili dal pubblico sviluppando caratteristiche proprie che lo differenzino, e venga quindi preferito ad altridel medesimo genere.Un festival musicale avrà nome e strategie di comunicazione riferite allamusica,ai sound,alle varie band…in più (fantastico l’esempio di “Balla coi cinghiali” potràintegrare lo spettacolo a iniziative culturali,specialità enogastronomiche , attività come corsi di ballo,percussioni,fotografia,poesia,pittura,internet point….in una location turisticamente appetibile presentando iniziative ecologiche e fattori di possibile richiamo per i potenziali fruitori. Insommaciò che offrite e soprattutto il modo in cui lo fate deve essere unico e caratterizzante per il vostro progetto,avvicinandosi quindi il più possibile ad ad un esclusiva merceologica.In generale la differenziazione è basata su un vantaggio competitivo,qualcosa che sappiamo faremeglio della concorrenza o che solo noi offriamo,più il vantaggio è reale e percepito utile,maggiore
 
sarà la migliore differenziazione nel mercato. Il vantaggio deve essere:
Importante
: realmente percepito come utile.
Distintivo
: i concorrenti non offrono o offrono in maniera diversa.
Superiore
: la differenziazione produce risultati migliori di prima.
Comunicabile
: deve essere portata alla conoscenza degli utilizzatori presenti/futuri.
Originale
: deve essere difficilmente emulabile dalla concorrenza.
Accessibile
: vantaggio prestato se porta ad un aumento del prezzo questo deve rimanereaccessibile al cliente.
Profittevole
: il differenziarsi deve portare profitto.
Lezione 4 -come comunicare …lato pratico-
Comunicati Stampa,interviste radio-televisive,articoli sul web e simili sono strumenti necessari per  portare il pubblico a conoscenza di noi e del nostro progetto. Imparare a scrivere con una formastrutturale efficiente ed efficace è quindi fondamentale.Un comunicato deve essere ACCURATO,BREVE e CHIARO. Diamogli un titolo e scriviamo un breve sommario riassuntivo dei punti fondamentali trattati, quindi passiamo al cuore dellaquestione dando la notizia. Dobbiamo soddisfare le
5w 
ovvero:dove,quando,cosa,chi e perchè.Per finire forniamo tutti i contatti per essere rintracciati : telefono,mail,indirizzo…Ricordate bene che ilcomunicato DEVE essere chiaro, avere frasi con soggetto,verbo e complemento oggettetto,astenetevi da aggettivi di sorta,troppo personali e adulanti. Cercate di evitare gerundi e mantenetevinel vincolo della brevità.
Consigli per vendere la vostra idea
?inserite numeri e statistiche,usatemessaggi&parole chiave,provocazioni e informate sulle novità e/o specialità del vostro progetto.
Lezione 5 - Segmentazione del mercato-
Selezioniamo dall’intero mercato i possibili fruitori del nostro prodotto per poter concentrare lenostre energie solo sul segmento di interesse. Per prima cosa definiamo le basi con cuisegmenteremo il mercato,definiamo i profili dei gruppi determinati,valutiamo l’ attrattività che possiamo suscitare in questi,quindi selezioniamo il segmento obiettivo(
TARGET 
).Posizioniamo ora il prodotto nei vari segmenti coordinando ad hoc le nostre strategie di marketingmix.
Regola generale :
i
segmenti in cui suddivido il mercato devono essere
:
Misurabili
secondovariabili quantificabili per evidenziare dimensione e potere d’acquisto del gruppo.
Accessibili :
idiversi segmenti devono essere raggiunti e serviti.Avere
Importanza
ovvero essere sufficientemente ampi e omogenei tali da rendere conveniente un programma di marketing dedicato.
Praticabili
:non solo il piano di marketing deve essereconveniente ma anche possibile da mettere in pratica nel segmento. Le variabili che possiamoutilizzare sono molteplici e danno vita a differenti segmentazioni utilizzabili anche

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