Come organizzare un evento

Lezione 1- diamo un corpo alla nostra idea-

Per prima cosa analizziamo più a fondo la nostra idea: Progettare un evento non è cosa semplice, lo
è ancor meno se non si ha ben chiaro in mente cosa si vuol fare e dove si vuole, o meglio si desidera
arrivare. Partiamo dal Brief (briefing) diamo un nome al nostro progetto,tanto per entrare in
confidenza con questo ancor etereo personaggio. Analizziamo da dove questa idea viene fuori e
inseriamola in un contesto reale,cerchiamo cioè di raccontare la sua storia,facendo attenzione a
come desideriamo farla vivere.
Poniamoci degli obiettivi,immediati o futuri,siamo all’inizio possiamo anche pensare in
grande….esageriamo pure. Valutiamo e consideriamo a chi vogliamo
rivolgerci(target):organizziamo un concerto di musica classica o una fiera di bestiame?qualsiasi
cosa sia individuiamo i nostri potenziali visitatori,clienti,contatti,collaboratori e le loro potenziali
caratteristiche. Un buon evento è nulla senza promozione,quindi scegliamo un tono per le nostre
comunicazioni future(tono giovanile,aggressivo o riservato ad un elite di esperti del settore…)Non
dimentichiamoci dell’utilità di parole chiave,che richiamino il succo del progetto.usate parole che
rimangono in testa a voi,ai vostri colleghi e magari al pubblico;risulterà utile nel futuro.
Eccellente! siamo giunti al punto 2 ora armiamoci di senso critico e raziocinio e usando martello e
scalpello togliamo la roccia di troppo al nostro progetto.
Non voliamo troppo alti guardiamo la realtà ovvero quali sono i principali limiti dell’idea:ho le
conoscenze sufficienti,i fondi?quante idee simili ci sono in giro?come posso renderla speciale?
analizziamo i possibili costi&ricavi, i nostri punti di forza e le possibili debolezze ovvero un
analisi swot come la chiamano gli esperti. Analisi ancora a grandi linee col fine di evidenziare una
prima rotta d’azione.

L' analisi SWOT, conosciuta anche come Matrice TOWS, è uno strumento di pianificazione
strategica usato per valutare i punti di forza (Strengths), debolezza (Weaknesses), le opportunità
(Opportunities) e le minacce (Threats) di un progetto o in un'impresa o in ogni altra situazione in
cui un'organizzazione o un individuo deve prendere una decisione per raggiungere un obiettivo.
L'analisi può riguardare l'ambiente interno o esterno di un'organizzazione.

Valutiamo anche ciò che abbiamo già a disposizione e può esserci utile(immobili,mezzi di
trasporto,scenografie,contatti,colleghi,amicizie,competenze proprie….).
Lezione 2 -primi passi per una buona
comunicazione-

Dopo una breve analisi e (ri)costruzione teorica del progetto,passiamo ad una voce importante che
fiancheggerà la nostra idea per tutta la sua vita dall ’ introduzione e sviluppo nel mercato sino agli
arrivederci: parliamo di Comunicazione .Su questo argomento dovremmo scrivere tomi
leggendari,pertanto ci limiteremo ad elencare le prime fasi:
OBIETTIVI della comunicazione: farci conoscere,ricordare l’evento a chi già lo conosce,campagna
di fidelizzazione,coccolare i contatti già ottenuti nelle precedenti edizioni,trovare nuovi
visitatori,integrare un piano strategico multisettoriale….
TARGET : parlo a chi non conosce l’evento o a chi già lo conosce?parlo ad un pubblico giovanile
o maturo?
IDEA:troviamo un espediente:volantini, blog ,pubblicità online,radio,giornali,cartellonistica…
PAROLE CHIAVE (ecco che tornano)armiamo le nostre comunicazioni di slogan,facili da
ricordare e immediatamente ricollegabili al nostro evento e al suo contenuto.TEMPO:quando e per
quanto tempo soffieremo linfa alla promozione?valutiamo i fondi e gli obiettivi che vogliamo
raggiungere. Un consiglio spassionato:la semplicità paga e ricordate “dite sempre la verità, è più
facile da ricordare”.
Un ottimo espediente per una comunicazione più estesa è la costituzione di una mailing list e/o di
una news letter (mail di nostre pubblicità e comunicazioni previa accettazione del pubblico quindi
NON esagerate ). Estendere l’invito di partecipazione a giornalisti locali e troup televisive è
sempre cosa assai gradita. Istituite un ufficio stampa formato da personale con spiccate doti di
public relation,per dare massima disponibilità a chiunque voglia instaurare una comunicazione con
la vostra organizzazione.
Riguardo alla pubblicità: volantini,sito web,blog ecc- usate più immagini che parole e servitevi
sempre di un vostro logo e sloganper caratterizzare e distinguere il vostro evento dagli altri.

Lezione 3- facciamo qualcosa di unico-

E’ fondamentale che il vostro evento assuma specifici connotati,immediatamente riconoscibili dal

pubblico sviluppando caratteristiche proprie che lo differenzino, e venga quindi preferito ad altri
del medesimo genere.Un festival musicale avrà nome e strategie di comunicazione riferite alla
musica,ai sound,alle varie band…in più (fantastico l’esempio di “Balla coi cinghiali” potrà
integrare lo spettacolo a iniziative culturali,specialità enogastronomiche , attività come corsi di
ballo,percussioni,fotografia,poesia,pittura,internet point….in una location turisticamente appetibile
presentando iniziative ecologiche e fattori di possibile richiamo per i potenziali fruitori. Insomma
ciò che offrite e soprattutto il modo in cui lo fate deve essere unico e caratterizzante per il vostro
progetto,avvicinandosi quindi il più possibile ad ad un esclusiva merceologica.
In generale la differenziazione è basata su un vantaggio competitivo,qualcosa che sappiamo fare
meglio della concorrenza o che solo noi offriamo,più il vantaggio è reale e percepito utile,maggiore
sarà la migliore differenziazione nel mercato. Il vantaggio deve essere:
• Importante : realmente percepito come utile.
• Distintivo: i concorrenti non offrono o offrono in maniera diversa.
• Superiore : la differenziazione produce risultati migliori di prima.
• Comunicabile : deve essere portata alla conoscenza degli utilizzatori presenti/futuri.
• Originale : deve essere difficilmente emulabile dalla concorrenza.
• Accessibile : vantaggio prestato se porta ad un aumento del prezzo questo deve rimanere
accessibile al cliente.
• Profittevole : il differenziarsi deve portare profitto.

Lezione 4 -come comunicare …lato pratico-

Comunicati Stampa,interviste radio-televisive,articoli sul web e simili sono strumenti necessari per
portare il pubblico a conoscenza di noi e del nostro progetto. Imparare a scrivere con una forma
strutturale efficiente ed efficace è quindi fondamentale.
Un comunicato deve essere ACCURATO,BREVE e CHIARO. Diamogli un titolo e scriviamo un
breve sommario riassuntivo dei punti fondamentali trattati, quindi passiamo al cuore della
questione dando la notizia. Dobbiamo soddisfare le 5w ovvero:dove,quando,cosa,chi e perchè.Per
finire forniamo tutti i contatti per essere rintracciati : telefono,mail,indirizzo…Ricordate bene che il
comunicato DEVE essere chiaro, avere frasi con soggetto,verbo e complemento oggettetto,
astenetevi da aggettivi di sorta,troppo personali e adulanti. Cercate di evitare gerundi e mantenetevi
nel vincolo della brevità. Consigli per vendere la vostra idea?inserite numeri e statistiche,usate
messaggi&parole chiave,provocazioni e informate sulle novità e/o specialità del vostro progetto.

Lezione 5 - Segmentazione del mercato-

Selezioniamo dall’intero mercato i possibili fruitori del nostro prodotto per poter concentrare le
nostre energie solo sul segmento di interesse. Per prima cosa definiamo le basi con cui
segmenteremo il mercato,definiamo i profili dei gruppi determinati,valutiamo l’ attrattività che
possiamo suscitare in questi,quindi selezioniamo il segmento obiettivo(TARGET).
Posizioniamo ora il prodotto nei vari segmenti coordinando ad hoc le nostre strategie di marketing
mix.Regola generale :i segmenti in cui suddivido il mercato devono essere: Misurabili secondo
variabili quantificabili per evidenziare dimensione e potere d’acquisto del gruppo. Accessibili :i
diversi segmenti devono essere raggiunti e serviti.
Avere Importanza ovvero essere sufficientemente ampi e omogenei tali da rendere conveniente un
programma di marketing dedicato. Praticabili :non solo il piano di marketing deve essere
conveniente ma anche possibile da mettere in pratica nel segmento. Le variabili che possiamo
utilizzare sono molteplici e danno vita a differenti segmentazioni utilizzabili anche
contemporaneamente,le più usate sono:
• Segmentazione geografica (divisione per:aree geografiche,dimensione centro
abitato/regione/stato,clima…).
• Segmentazione demografica (età e ciclo di vita,sesso,reddito,classe
sociale,occupazione,istruzione,religione,razza,nazionalità).
• Segmentazione psicografica (classe sociale,stile di vita[ sportivi,ciclisti,amanti natura,solo
relax...],personalità.
• Segmentazione Comportamentale (occasioni[motivi di acquisto es. viaggio affari o
vacanza]benefici ricercati dal cliente che sceglie proprio quel prodotto,condizione di
utilizzo[nuovo cliente,affezionato...]fedeltà alla marca o manifestazione,disponibilità
all’acquisto[clienti non a conoscenza del prodotto,informati,interessati,non interessati].
A questo punto il passo sucessivo è posizionare il prodotto (ovvero il posto che il prodotto occupa
nella mente dei consumatori) nel segmento da noi scelto [dopo aver valutato il suo sviluppo
,dimensione, attrattività e i nostri obiettivi].Proporremo un prodotto generalizzato per tutte le
categorie o fatto su misura per riscontrare il favore del o dei target obiettivo.