5.

- CONCEPTOS PARA LA GESTION

Hay que tratar esta faceta del mantenimiento, como un todo. No como una parte del proceso
productivo. Aunque así lo sea. Si para conseguir un producto de calidad hay que disponer antes,
durante y después, y claramente de un mantenimiento , es perfectamente factible que pueda
haber empresas que su dedicación sea exclusiva a estos menesteres,(independientemente de la
principal) y concretamente al proceso del mantenimiento.

Comenzando definiendo que gestionar un edificio quiere decir cuidar la prestación correcta de
unos servicios y la optimización de los costes de funcionamiento, mantenimiento y mejora.

5.1.- GESTIÓN DE EDIFICIOS

Podemos hablas de dos tipos de edificios, (complejos y sencillos) y a la vez subdivisión (ya
construido y nuevos).

EDIFICIOS SENCILLOS (Técnica de cabecera):

 Nueva construcción:
 Información básica del edificio.
 Elementos y puntos singulares.
 Instrucciones de uso.
 Indicaciones de mantenimiento.
 Edificios existentes:
 Reconocimiento del edificio
 Documentación mínima
 Reparaciones imprescindible
 Instrucciones de uso
 Indicaciones de mantenimiento

EDIFICIOS COMPLEJOS (Gestor de instalaciones):

 Nueva construcción:
 Información detallada
 Esquemas completos
 Garantías y controles
 Programación del mantenimiento
 Programación del mantenimiento
 Edificios existentes
 Examen detallado
 Análisis documentación
 Datos complementarios
 Esquemas anteriores
 Actuaciones habidas
Tengamos en cuenta que ya hemos introducido do conceptos nuevos:

o TECNICO DE CABECERA: Equiparable, en el argot, al famoso “médico de cabecera”. Es

decir, un profesional asequible a cualquiera; para edificios sencillos con conocimientos
generales sobre mantenimiento.
o GESTOR DE INSTALACIONES TÉCNICA: Para edificios complejos, donde su especialización
ha de ser más específica y completa, y sobre todo con dedicación casi completa.

5.2.- GESTIÓN INTEGRAL

Y esta gestión integral transforma la administración pasiva, en base a cuatro elementos

fundamentales:

LA SEGURIDAD: Ocupándose de obtener información del estado actual de las instalaciones y los
elementos estructurales y comunes del inmueble para conocer su grado de desgaste y prever
posibles intervenciones y gastos.

Es decir, adecuar el edificio a unos mínimos estándares que nos garanticen su seguridad.

EL AHORRO: A través de actuaciones preventivas que se traducen en importantes ahorros en las

intervenciones (reparaciones, consumo energéticos.)

Es decir, a través de un mantenimiento periódico para garantizar el adecuado uso de las

instalaciones y sus consumos óptimos.

EL CONFORT: Garantizando el uso y disfrute de los edificio con sus máximas prestaciones t en las
mismas condiciones que, a pesar del paso del tiempo, fueron concebidos.

Es decir, mantener los mismos estándares durante el mayor tiempo posible de la vida del edificio.

LA REVALORIZACIÓN: Evitando la degradación de los elementos comunes (vestíbulo, escalera,

cubierta, puertas de acceso, fachada, ascensores, ect.) para mantener el inmueble en perfecto
estado.

Es decir, y en consecuencia, revalorizar constantemente las propiedades.

5.3.- ORGANIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO

El mantenimiento se puede organizar en dos tipos que son:

o EDIFICIOS SENCILLOS
 Exigencias usuario
 Posibilidades usuario
 Calendario inspecciones
 Operaciones obligatorias
 Seguimiento y corrección del calendario de mantenimiento
 Seguimiento del manual de uso y mantenimiento
 o EDIFICIOS COMPLEJOS
 Exigencias usuario
 Posibilidades usuario
 Seguimiento y programación del plan de mantenimiento
 Contratos de mantenimiento
 Sistemas de inspecciones periódicas
 Base de datos de costes de las inspecciones y las operaciones de mantenimiento

5.4.- INSPECCIONES DE EDIFICIOS

Realizar una auditoría completa o un estudio completo de un edificio es una de las fases
fundamentales e imprescindibles en el complejo proceso de gestión y mantenimiento de un
edificio, resultando imprescindible dispones de la información necesaria para cualquier
intervención.

Pero para llegar a un buen conocimiento de los edificios y valorar su estado, se requiere de
profesionales capacitados y experimentados en este tipo de trabajos, de especialistas con
muchos años de experiencia.

Aunque luego matizaremos y ampliaremos mucho mas la periodicidad en las tareas de

mantenimiento, en función de los elementos a analizar o mantener, se podría determinar que las
visitas periódicas a los edificios, deben plantear unos objetivos que se pueden agrupar en cuatro
aspectos fundamentales:

INVENTARIO: Definiendo y determinando las características constructivas del edificio y d todos y

cada uno de sus elementos.

DIAGNOSIS: Determinando el estado de conservación de los diferentes componentes y

relacionándolos ordenadamente.

PROGRAMACION: Definiendo las operaciones a realizar para que edificio sea capaz de dar una
respuesta correcta, incluyendo el calendario de actuaciones.

CONTROL: Siguiendo las diferentes operaciones de mantenimiento, su periodicidad y sus

realizaciones.

Como complemento de este objetivo hay que definir la metodología de trabajo en cuanto a las
típicas preguntas que en numerosas ocasiones hemos formulado:

¿CUÁNDO?

¿DÓNDE?

¿QUÉ?
¿CÓMO?

¿QUIÉN?

¿CUÁNTO?

5.5.- LA DIFUSIÓN DE LA CULTURA DEL MANTENIMIENTO

Por la importancia que la difusión de la cultura del mantenimiento tiene en este ambiciosos tema
genérico de la conversación y mantenimiento de los edificios en general y de las instalaciones
deportivas en particular, reproducimos algunos conceptos generales que se establecieron en una
de las pocas campañas institucionales que se realizaron sobre la concienciación del
mantenimiento.

Con este objetivo y siguiendo una de las primeras recomendaciones o compromisos de la carta del
mantenimiento, en septiembre de 1993 se inició en Cataluña una campaña de sensibilidad
popular en torno a los temas de mantenimiento.

Para ellos baso en la difusión de 25 consejos, que se agrupaban en 15 grandes apartado.

a) El cuerpo del edificio

1. Proteger la estructura
2. Controlar los pesos
3. Conservar la fachada
4. Respetar tabiques y paredes divisorias
5. Cuidar la cubierta
6. Combatir las humedades
b) Las instalaciones
1. Utilizar el gas con respecto
2. Vigilar la electricidad
3. Cuidar lo desagües
4. Controlar el agua
5. Utilizar bien los ascensores
6. Respetar el medio ambiente
c) La prevención
1. Proteger los elementos mecánicos
2. Conservar la madera
3. Limpiar la casa
4. Actuar en caso de emergencia
d) El confort
1. Aislar bien
2. Evitar ruidos
3. Ventilar correctamente
 e) Aspectos legales y técnicos
1. Formar parte de la comunidad
2. Asegurar la casa
3. Rehabilitar con ayudas
4. No hacer obras ilegales
5. Tener el libro del edificio
6. Comprar un piso de segunda mano

6.- PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO

Debemos entender como programa de mantenimiento los sistemas ordenados y metodológico

capaces de servir para aplicar periódicamente el mantenimiento en un instalación deportiva y en
sus elementos.

No olvidemos, que cuanto más esquematizado, ordenado, reglado y analizado dispongamos los
medios disponibles para el mantenimiento, más económico será este, mas fácil d realizar y sobre
todo más eficaz.

6.1.- MANUAL DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

El primer documento que servía de base como documento para elaborar un Plan, era el STRECYM.
(Sistema Técnicos de Reparación, Entretenimiento, Conservación y Mantenimiento)

Recordemos que este documento se elaboraba e incluía en el Proyecto original del edificio y
constaba con las instrucciones precisa, que el autor, dictaba para poder realizar, posteriormente,
un correcto mantenimiento de los materiales, sistemas constructivos e instalaciones que
componían el edificio.

Pero recordemos, también que el proyecto, durante el transcurso de la obra sufre

transformaciones, mejoras y reformas en su concepción inicial.

Es el momento, en el que el proyectista y director de la obra, junto con los planos y además
documentos finales, introducen un nuevo y definido documento: EL MANUAL DE
MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

A nivel concreto, el contenido genérico de un Manual de uso y mantenimiento se suele

estructurar, teóricamente, en seis partes principales:

1. La descripción de las características físicas del edificio, donde se debe incluir la descripción
de los materiales, lo componentes de la construcción y las instalaciones. Todo con el
detalle suficiente.
2. La indicación de la vida útil de los materiales y los ciclos de inspección y operaciones de
mantenimiento.
3. Un sistema de guión para organizar las inspecciones periódicas.
 4. Un sistema de guión específico para las instalaciones, donde se incluirá la relación de
proveedores y empresas instaladoras implicadas.
5. Un cuadro de informaciones e instrucciones sobre las operaciones de mantenimiento que
se deleguen a los usuarios.
6. Unos sistemas de control.

Esta documentación se puede dirigir:

 Al usuario del edificio

 Al técnico de mantenimiento

Por lo tanto debe ser un documento que recoja de una manera sintética y ordenada:

 Características fundamentales del edificio

 Instrucciones básicas de utilización
 Operaciones de mantenimiento a efectuar

6.2.- EL LIBRO DEL EDIFICIO

Es tópico ya exponer, en los ambientes de profesionales dedicados al mantenimiento, los

repetitivos ejemplos de que en la compra de un coche, electrodoméstico o cualquier otro
elemento, por sencillo que sea, siempre recibimos una documentación explicativa del producto,
de sus características y de la forma de usarlo, limpiarlo y mantenerlo.

En definitiva, el libro del edificio se perfila como el documento básico que debe dar respuesta a las
funciones siguientes:

 Identificar el edificio
 Reunir toda la documentación jurídica y técnica del edificio
 Informar al usuario
 Planificar las necesidades del mantenimiento
 Hacer el seguimiento de la vida del edificio
 Constituir un archivo histórico

El libro del edificio es un documento debe ser vivo y dinámico por el usuario.

6.3.- LOS PLANES DE MANTENIMIENTO

Denominados Plan de Mantenimiento al conjunto de acciones o actuaciones que

establecemos son necesarias para desarrollar el mantenimiento adecuado de un
elemento, maquinaria o edificio.

Bajo este prisma cualquier acción que pensemos o desarrollemos para el mantenimiento,
estará siempre encaminada a formar parte de un conjunto de otras acciones, que unidas
 por una periodicidad, unos conceptos o unas actuaciones globales formarán parte del
Plan.
Así y de otra manera más concreta y resumida podríamos denominar Plan de
Mantenimiento “el conjunto de acciones con una programación determinada y con la
valoración de las diferentes medidas a adoptar”.

6.3.1.- DIRECTRICES PARA UN PLAN DE MANTENIMIENTO

De una manera teórica y dentro del conjunto de acciones que un Plan debe comprender,
podríamos establecer que ha de incluir unos conceptos de cuyo orden y cumplimiento
dependerá que el plan sea optimo y sobre todo que consiga la finalidad de servir para conseguir
un correcto mantenimiento.

Estos conceptos se puede resumir en:

 El conocimiento permanente del estado de funcionamiento de las instalaciones deportivas

y de sus elementos.
 El establecimiento de un sistema organizado con la finalidad de mantener la instalación en
buenas condiciones de uso.
 La consecución de un buen rendimiento de los recursos y medios disponibles para la
conservación y el mantenimiento del edificio y sus componentes.
 La optimización de la utilización de los espacios deportivos y los anexos complementarios.

Y de estructurarlo en base a unos esquemas básicos y repetitivos:

 Recopilación de datos
 Conocimiento de lo existente
 Planificación de acciones
 Concreción de acciones
 Asignación de personas
 Distribución de tareas
 Programas de actuación
 Sistemas de control
 Previsión emergencias
 Estimación de costes
 Elaboración presupuesto
 Valoración acciones
 Corrección del programa

Conceptos de los que debemos disponer de la máxima información y aplicar con la mayor
rigurosidad posible.

Debemos decir que todo Plan debe disponer, a su vez, del siguiente guión mínimo por cada
elemento, material, máquina, sistema o equipo:
  Definiciones
 Precauciones
 Cuidados
 Manutención
 Seguridad

6.3.2.- DOCUMENTACIÓN DEL PLAN DE MANTENIMIENTO

Todo Plan de mantenimiento de una instalación deportiva, o cualquier elemento que la integre ha
de disponer, como un mínimo de unos contenidos imprescindibles para que éste pueda ser
ordenado y eficaz:

 La documentación inicial de la obra, comprendiendo planos de ejecución, detalles

constructivos, esquemas de instalaciones, bibliografía y características técnicas de los
elementos integrantes, ect.
 Los datos finales de los elementos definitivos que integran la obra, comprendiendo
definición de materiales, esquemas de instalaciones y sistemas de funcionamiento.
 Los manuales de instrucciones de funcionamiento de las instalaciones, equipos y
maquinaria intervinientes así como los manuales de entrenamiento, conservación y
mantenimiento de los mismos.
 La concreción de las acciones que se han de realizar.
 El nivel de especialización
 Los responsables
 El programa de fichas
 El estado contable
 Los sistemas de control generales

Algunos conceptos básicos:

LA ESTRUCTURA: en la que se definirá la composición del sistema jerárquico, con especificación de

la persona máxima responsable de mantenimiento y el equipo que les respalda y actúa, en una
doble función: de control o de ejecución.

LOS MEDIOS:

Humanos: compuestos por personal propio, contratado o empresas de servicios.

Técnicos: materiales, herramientas y maquinaria, precisa y necesaria para la ejecución de

los trabajos.

LOS COSTES: lo realmente importantes es que los costes de mantenimiento sean acordes a las
labores realizadas y sobre todo sean rentables en cuanto a la previsión de reparaciones y
alargamientos de la vida de todos y cada uno de los elementos que conforman la instalación.
LA FINANCIACIÓN: Es un elemento básico a prever para el correcto funcionamiento del
mantenimiento, como previsión de gastos provenientes de una estimación teórica basada en la
experiencia.

6.3.3.-PERIODICIDAD DE LAS TAREAS DE MANTENIMIENTO

No obstante hemos de recalcar que el programa de periodicidad en el mantenimiento es algo que

tenemos que elaborar nosotros mismo en función de la propia instalación deportiva y de sus
posibles desgastes por el uso.

Ejemplo:

ELEMENTOS INTERVALO REVISIÓN

AZOTES TRANSITABLES
limpieza general 6 meses
inspecciones pavimentos 1 año
inspección juntas 3 años
VIDRIOS
inspección sellado 1 año
inspección fijaciones 5 anos
CARPINTERIA EXTERIOR MADERA
limpieza general 3 meses
engrase herrajes 1 año
Inspección bisagras 1año
CARPINTERIA INTERIOR MADERA
engrase herrajes 2 años
inspección general 5 años
ALICATADOS INTERIORES
inspección juntas 3 años
inspección piezas 2asños
PINTURAS PLÁSTICAS
limpieza general 2 años
repintado 5 años
PAVIMENTOS
inspección general 2 años
rejuntar 5 años
INSTALACIONES FONTANERIA
filtros 6 meses
cierres llaves 3meses
rejuntado 3 años
inspección general 3años
Finalmente resumimos las formas o tipos y procesos de intervención más comunes a tener en
consideración:

a) FORMAS DE ACTUACION
 Directas: medios propios
 Indirectas: cesión del mantenimiento
 Mixta: medios propios combinados con la contratación a terceros
b) PROCESO DE INTERVENCION
Son las fases principales que abarcan una actividad, en este caso las dedicadas al
mantenimiento.

6.3.4.- EL TEST DE MANTENIMIENTO

Es el documento o sistema de control que periódicamente chequea los elementos y sistemas de

los edificios e instalaciones deportivas y define los parámetros estándar que nos revelan el estado
real de los objetos analizados.

OBJETIVOS: primeramente, deben situarse los trabajos de inspección y organización del

mantenimiento dentro de un marco global como es el de la metodología.

PREDIAGNÓSTICO: del que se estima como la primera aproximación al edificio.

ESTUDIOS PREVIOS: se determina como fase de recogida de información.

DIAGNÓSTICO: como conclusión y valoración del estado de conversación las necesidades de

intervención.

Dentro de la realización de un test debemos estimar la forma de ejecutarlo a través de un método

sistematizado:

i. Descomposición del edificio en elementos

 Simplificación
 Establecimiento de un sistema
ii. Necesidades
 Homogeneizar los resultados
 Optimizar el trabajo
 Buscar grado de fiabilidad y precisión
 Obtener estrictamente la información necesaria
 Establecer una primera estimación
iii. Aspectos
 Guías para inspección
 Definición de las operaciones
 Redacción de informe
 Redacción del manual
iv. Metodología
Recoge las características generales del edificio o instalaciones deportiva, su
emplazamiento y entorno, y realiza una previsión de las posible complejidad de las
obras que pueden llegar a realizar.