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Manual de Gestión
Manual de
Gestión
Contabilidad
Informatizada
ContaPlus
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Contaplus. Manual de Gestión
INDICE DE CONTENIDO
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Contaplus. Manual de Gestión
1 ENTORNO DE TRABAJO
A continuación veremos una descripción de las partes más importantes que componen el
entorno de la aplicación con las que nos iremos familiarizando para iniciamos en el manejo
del programa.
Lo primero que veremos será una breve descripción de la interfaz. En la parte superior de
la aplicación se encuentra la barra de menús. Desde esta barra podremos acceder a todas
las opciones o comandos de la aplicación. En el siguiente capítulo describiremos con más
detalle los menús del programa.
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Menú Financiera. Desde este menú se accede a las opciones más importantes de
Contabilidad. En él podrá personalizar el Plan General Contable, dar de alta
nuevas subcuentas, introducir asientos, realizar balances y cerrar el ejercicio entre
otras opciones.
Desde el submenú Opciones de diario del menú Financiera podemos acceder a todas
las opciones relacionadas con la introducción y edición de asientos.
Entre las opciones que se nos muestran, nos permite configurar a nuestro gusto el plan
presupuestario de la empresa para las subcuentas que deseemos.
Una vez incorporados los presupuestos de las subcuentas que queremos controlar,
podemos obtener un listado para ver cual es la desviación entre lo presupuestado y los
datos reales de la contabilidad hasta la fecha. Si queremos modificar el presupuesto,
podemos ir modificando subcuenta a subcuenta o mediante la opción
Presupuesto/Modificación del plan, que recoge la posibilidad de hacer cambios de forma
global o según las condiciones que le digamos.
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Desde este menú también podemos pedir un informe del mayor analítico, para poder
controlar los ingresos y gastos aplicados a los distintos departamentos y proyectos.
Igualmente podemos ver el balance de sumas y saldos de cada departamento o
proyecto.
Con el Nuevo PGC las empresas que tengan que presentar Balance de Pérdidas y
Ganancias Normal (Estándar) tienen que presentar la información segmentadas por
categorías de actividades, así como mercados geográficos, con este menú se podrá
realizar dicha segmentación.
Desde la opción "Añadir" podremos crear nuevos segmentos, para lo que se nos
pedirá un código de Segmento y una descripción de la Actividad. Al igual que en los
segmentos de actividad, desde la opción "Añadir" podremos crear nuevos segmentos,
para lo que se nos pedirá un código de Segmento y una descripción.
Para poder realizar este tipo de operaciones tenemos que marcar en la empresa el check
que habilita el campo en gestión de asientos y nos permite asociar un asiento a un sector
geográfico
Desde este menú también podemos pedir un informe del mayor analítico, y un balance
de sumas y saldos por segmentos.
Menú Inventario: Este menú sirve para tener inventariados los distintos
inmovilizados y para una correcta realización de la amortizaciones.
Con los códigos y tablas configuraremos y clasificaremos los activos a amortizar de una
forma sencilla y precisa. Daremos de alta y de baja, y realizaremos el mantenimiento de
los activos.
Menú Cheques: Este menú incluye una herramienta para gestionar distintas
operaciones relacionadas con los cheques que emite la empresa, como son: gestión de
cheques, emisión, paso a contabilidad y configuración de formatos.
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Listados Excel, es igual que el apartado anterior con la única salvedad de que los
resultados se muestran como documento Excel. Ratios, nos muestra directamente todos
los ratios importantes para nuestra contabilidad en forma de documento Excel. Gráficos,
para crear diferentes gráficos que nos ayuden a ver la realidad de nuestra contabilidad.
En la opción nuevo Plan General Contable, obtenemos, desde el menú de ayuda, los
Planes Generales Aprobados.
Para definir o dar de alta usuarios en Contaplus, deberemos seleccionar en el menú útil,
perfiles de usuario y, a continuación, gestión de usuarios. Nos permite una gestión de
todos los usuarios asociados al programa, lo que incluye: darles de alta o de baja,
modificar sus mapas de acceso...
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En la parte inferior derecha aparece una leyenda que nos informa de los símbolos que
aparecen asociados a cada aplicación del listado. Con los distintos botones de l parte
derecha podremos cambiar los accesos, bien a la opción seleccionada o al Menú
Completo.
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2 CREACIÓN DE EMPRESAS
Para poder empezar a estudiar las opciones que la aplicación, lo primero que debemos
hacer, es dar de alta una nueva empresa.
Los botones de esta barra son de tipo general y realizan las acciones asignadas
independientemente de la ventana en la que aparezcan.
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Por ejemplo, para crear una nueva empresa, pulsaremos el botón Añadir.
Al pulsar este botón, ContaPlus nos mostrará una ventana desde donde
podremos introducir los datos de la nueva empresa.
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En el campo Dígitos subcuenta indicaremos los dígitos con los que trabajaremos
para cada subcuenta. La aplicación admite hasta 12 dígitos. Durante el curso
utilizaremos subcuentas de 7 dígitos.
Podemos elegir entre PGC Estándar, Abreviado, De otra empresa (para utilizar las
mismas cuentas y subcuentas ya creadas en otra empresa) y Personalizado (para
realizar balances personalizados). Nosotros usaremos el estándar.
En la parte superior del cuadro hay cuatro pestañas más donde podremos especificar
otros datos de la empresa.
Veamos las Opciones de la pestaña Ruta Programas de SP. Desde esta pantalla
podemos configurar enlaces entre los distintos programas de SP, solo podremos
hacerlo si tenemos todos los programas del paquete instalados en nuestro ordenador.
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Acceso a serie facturación. Habilita el campo de serie para introducir los datos
correspondientes en la gestión de asientos.
También podemos indicar aquí el número de subcuenta de banco más utilizada. Así, la
aplicación introducirá esta subcuenta por defecto en los asientos en que intervengan la
cuenta Bancos c/c.
Además, dispone de un cuadro de texto donde podrá escribir alguna indicación sobre esta
empresa en concreto.
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Desde esta ficha podrá indicar si desea ser informado de las fechas en las que serán
procesados los vencimientos de cobros y Pagos a realizar, mediante un sistema automático
de avisos. Esto es, determinar en que fecha quiere que salte la pantalla de vencimientos al
entrar en el programa.
De esta manera podremos llevar un control diario acerca de los pagos y cobros a realizar en
un día determinado, despreocupándonos de ello en caso de haber establecido en esta ficha
el sistema de avisos más adecuado para nosotros.
- Día de la semana, Día del mes, Fecha a elegir: Activando estas opciones, el
usuario podrá indicar el día de la semana, mes o fecha en que quiere ser avisado.
No son formas de avisos excluyentes por lo que podremos elegir varias, combinándolas a
nuestro gusto.
Una vez creada la empresa, menos el código de la empresa y las fechas de inicio y fin de
ejercicio, los demás datos los podremos modificar en cualquier momento
seleccionando la empresa y pulsando el botón Modificar.
Observe las pestañas que hay en la parte inferior del cuadro de diálogo. Este tipo de
pestañas aparecerán en varios cuadros de dialogo. Sirven para ordenar los datos por el
campo que indican.
Como puede apreciar, las empresas están ordenadas por el campo código. Pulsando en
la pestaña nombre podrá ver las empresas ordenadas por su nombre.
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Una vez que hemos cumplimentado todos los datos, pulsamos el botón "Aceptar" para
que el programa genere los ficheros necesarios para el uso de la empresa. No hay que
olvidar que la configuración del entorno de trabajo se puede modificar en cualquier
momento.
Una vez creada la empresa debemos decirle a la aplicación que queremos trabajar con una
de ellas. Para ello, seleccionaremos Id empresa y pulsaremos el botón Seleccionar.
Con el botón Histórico podemos elegir la empresa que servirá de histórico para
hacer comparaciones. En el título de la ventana principal se muestra el nombre de la
empresa seleccionada con la que vamos a trabajar.
Desde esta opción podremos introducir los datos generales de la empresa activa, que serán
utilizados para la impresión de los distintos documentos que genera automáticamente SP
ContaPlus, como balances, liquidaciones de IVA, etc.
- Fiscales: En esta carpeta se encuentran una serie de campos que deben ser rellenados por
el usuario, con la información fiscal que se solicita.
- Hacienda: En esta carpeta se encuentran una serie de campos, que deben ser rellenados
por el usuario con la información sobre su delegación de Hacienda.
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De igual forma, deberemos indicar la cuenta bancaria (20 dígitos) a través de la que
deseamos efectuar el pago de nuestras obligaciones con Hacienda.
- Presentador: En esta carpeta se encuentran una serie de campos, que debemos rellenar
con la información referente al presentador de los documentos oficiales de la empresa
activa.
El campo Nº Justif. debemos rellenarlo con el código asignado por el registro Mercantil de
cara a la presentación telemática de los libros contables.
Imprimir Datos Generales de Identificación: Esta opción nos permite imprimir la primera
hoja oficial de datos generales de identificación de los documentos que presentamos, en los
balances oficiales.
Seleccionando esta opción aparecerá una pantalla con el campo fecha introducido
automáticamente y que corresponde inicialmente con la fecha que tenga en su propio
ordenador.
La fecha que aparece en esta opción, se puede cambiar para asignar la fecha de trabajo que
interese, la cual puede o no coincidir con la real.
2.4 Terminar
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Una vez creada la Empresa y escogido un Plan Contable para ella, no podremos
modificarlo. Los Planes Generales Contables entre los que podemos elegir son:
Nos encontramos ante una poderosa opción de Contaplus, gracias a la cual, las tareas de
configuración de nuestro Plan General Contable serán sumamente sencillas.
Cuando entramos en esta opción del programa, aparecerá en la pantalla el árbol de nuestro
Plan General Contable, de forma totalmente gráfica. Se trata del Plan general de
Contabilidad al servicio de la empresa.
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Cada opción está precedida de un código numérico de un dígito, de tal forma que pulsando
dicho código desde la ventana del P.G.C. accederemos de forma rápida a dicha opción, sin
necesidad de desplegar el menú. De esta forma, podremos "navegar" de forma sencilla por
las distintas partes del P.G.C.
Para añadir un epígrafe o cuenta, nos situaremos en el epígrafe del cual queremos que
dependa. Una vez posicionados, pulsamos Añadir.
Aparecerá una ventana con dos pestañas que nos llevan a distintas opciones:
- Datos: Si estamos dando de alta un epígrafe, podemos elegir si queremos que sea un
epígrafe inicial, activando la opción correspondiente. Así mismo, tenemos que dar un
código para el balance. Dependiendo del nivel en el que nos encontremos, Contaplus pone
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automáticamente los códigos de las ramas inferiores, dejando que el usuario ponga el
código de su nivel.
Deberemos poner una descripción del epígrafe o cuenta en el campo destinado al efecto.
La naturaleza viene dada automáticamente, ya que el programa asocia la naturaleza del
epígrafe desde donde nace el nuevo elemento.
Importante: Dependiendo del origen del epígrafe, ContaPlus sabe si podemos dar de alta
un epígrafe o una cuenta, es decir, si por ejemplo, nos situamos en un epígrafe del cual
dependen otros epígrafes, ContaPlus sabe que, a ese nivel, no podemos introducir cuentas,
por ello desactiva esa opción. Dicho de otra forma, no pueden existir epígrafes y cuentas al
mismo nivel.
3.3 Subcuentas
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En ella vamos a poder crear, una a una, todas las subcuentas que vayamos a emplear en la
contabilidad de la empresa, desde la ventana que aparece, que vemos arriba.
Las subcuentas deberán tener tantos dígitos como hayamos definido en la empresa al darla
de alta. Solo se admitirán aquellas que cuenten con su correspondiente cuenta asociada
dentro del Plan General de Contabilidad aplicable a la empresa.
Todos los apuntes en el Diario deben introducirse utilizando subcuentas, con todos sus
dígitos, aunque sean completados con ceros. En cada subcuenta visualizaremos las
siguientes carpetas:
- Datos: Primera carpeta que muestra el programa al entrar en una subcuenta, estará
formada por los siguientes campos:
Ordenante: De igual modo debemos facilitar los datos del ordenante de esta subcuenta.
Representante legal (solo para menores de 14 años): En el caso de que lo hubiera, hay
que facilitar los datos de la persona que representa al menor de 14 años.
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Podrá asociar la subcuenta a un proyecto o segmento determinado, de tal forma que cada
vez que realice algún proceso que genere asientos e intervenga una subcuenta con proyecto
asignado automáticamente en el asiento se indicará ese proyecto.
- Cheques: Desde esta ventana podemos visualizar todos aquellos cheques o pagarés
asociados a la subcuenta activa. Los datos son consultivos, no pueden ser modificados. Los
botones son similares a la pestaña de vencimientos.
A continuación, explicaremos algunos de los botones del menú horizontal, que facilitarán
el uso del programa. Algunos de ellos ya los conocemos.
-
Localizar: Nos servirá en distintas pantallas como un filtro con el que encontrar
rápidamente lo que buscamos.
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- Consulta: Se trata de una opción que nos permite localizar información sobre la
aplicación en la que nos encontremos a partir de condiciones de búsqueda previamente
introducidas.
Además, si deseamos visualizar el asiento completo, basta con situarse sobre una de sus
partidas y pulsar Asiento. En ella vemos todas sus partidas y comentarios.
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Nota: No necesita tener ningún tipo de escáner predeterminado, puede utilizar cualquier
tipo de dispositivo de captura de imagen. (Escáner, Cámara digital........).
- NominaPlus y FacturaPlus: Desde esta opción podremos enlazar con los programas
citados.
- Evaluación del Riesgo: Esta opción sólo estará disponible, cuando la subcuenta sobre la
que estemos situados sea de tercero y el C.I.F. o N.I.F. introducido en el campo destinado
al efecto de la subcuenta del tercero sea correcto. Nos indicara cuanto riesgo tiene la cuenta
asociada.
- Buscador de Informes: Para que esté operativo, debe estar situado sobre una subcuenta
de terceros y haber introducido correctamente el CIF/NIF en la subcuenta. Si estos datos
son correctos accedemos a la pantalla de Búsqueda de Información.
4 OPCIONES DE DIARIO
En esta lección vamos a aprender a introducir asientos. Esta aplicación es una de las más
importantes del programa, sin embargo, simultáneamente a ese proceso podremos trabajar
con otras aplicaciones como Vencimientos, Casación o Inventario.
Esta opción se empleará para la introducción de apuntes contables bien sean Simples (una
anotación al debe y otra al haber), Múltiples (varias anotaciones al debe y/o al haber) o
Predefinidos (aquéllos efectuados según una máscara previamente configurada). Esta
opción también puede utilizarse para modificar asientos ya introducidos o para eliminarlos.
Ésta es la ventana de introducción de asientos. Observe que ha aparecido una nueva barra
de botones, algunos de los cuales ya conoce su significado.
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Los primeros campos a los que tendremos acceso dentro de esta pantalla son los siguientes:
- Descuadre: Este campo nos va a indicar en cada momento el descuadre existente entre
las partidas del Debe y del Haber de un asiento. Aparecerá la cantidad de descuadre
existente y, junto a ella, una letra, D o H, dependiendo que el mismo se sitúe
en el Debe o en el Haber del asiento, respectivamente. El campo se rellenará
de forma automática.
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La barra de botones de gestión de asientos tiene una serie de botones especiales que nos
permitirán realizar una serie de operaciones alternativas sin necesidad de salir de esta
opción. Los botones de mantenimiento permiten añadir, modificar, eliminar, ver, localizar
e imprimir partidas del asiento en curso.
Algunos de los más importantes y que vamos a utilizar en este curso son:
Por otra parte, el campo Número máximo de asientos en la sesión indica el número de
asientos que deberemos introducir para que se efectúe el paso al Maestro. Esta
opción se configura desde Opciones de Empresa.
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en la línea de asiento se hubiese efectuado con anterioridad una casación, la ventana que
aparece nos ofrece la posibilidad de anularla. Cuando una partida esté casada aparecerá la
marca correspondiente en la línea del asiento.
- Mayor: Permite obtener el mayor de una subcuenta. Basta con marcar la subcuenta y
pinchar a este botón y se podrá visualizar todos sus movimientos.
- Grabación del asiento en curso. Pulsando este botón se grabará el asiento en curso,
siempre y cuando esté cuadrado. Esta acción no conlleva la actualización del fichero
Maestro, la cual se producirá bien al salir de la opción "Gestión de Asientos", o bien, según
lo hayamos indicado en la opción de "Configuración de trabajo de la sesión".
- Papelera- Cancelar asiento en curso. Elimina el asiento activo, con todos sus
movimientos.
Cualquiera de las dos opciones, anula la posibilidad de introducir datos de eliminación por
el otro criterio.
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Para crear las nuevas subcuentas, no es necesario que abandonemos esta ventana.
Desde aquí también podemos crear subcuentas.
También podremos localizar subcuentas por el NIF o por el teléfono. Para ello, basta
con activar una de estas opciones.
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Por ejemplo, para crear la cuenta 1000001 Capital social, pulse el botón Añadir. Luego
introduzca el código o número de la Subcuenta (1000001) y su descripción o nombre
(Capital social). Por último guarde los datos de la subcuenta pulsando el botón Aceptar.
Ahora ya sabe cómo crear subcuentas desde otras partes del programa. Una vez creadas
todas las subcuentas que intervienen en el asiento de apertura, procederemos a realizar
dicho asiento.
Para evitar tener que introducir manualmente todos los dígitos de una subcuenta
podemos introducir sus primeras cifras, las que no son ceros, y un punto; tras hacer clic
sobre la tecla Intro. (o con el tabulador) Contaplus completa automáticamente añadiendo
tantos ceros como corresponda.
Si tuviéramos que crear una subcuenta desde esta pantalla, pulsamos Añadir y
rellenamos los datos como ya explicamos en el apartado de subcuentas.
Recuerde que las cuentas de Pasivo y Neto, funcionan de modo inverso a las cuentas
de Activo. En las cuentas de Activo una entrada se carga y una salida se abona. En
las cuentas de Pasivo y Neto una entrada se abona y una salida se carga.
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Para aceptar el apunte, debemos pulsar el botón Aceptar, que aparece al final de
la línea de edición o bien pulsar [ Intro ].
que todavía no hemos terminado de introducir el asiento. Con este dato usted puede saber
si ha cometido algún error a la hora de introducir datos.
Otro punto a destacar es que la aplicación ha llenado algunos campos del siguiente
apunte para que el asiento quede cuadrado.
Como puede apreciar, ContaPlus rellena automáticamente algunos datos del asiento
de contrapartida.
Si en los campos vacíos pulsamos [Intro] la aplicación copiará el contenido del último
apunte introducido. Como lo que queremos introducir es el código de la subcuenta de
contrapartida, simplemente teclearemos dichos números y aceptaremos con [Intro].
Si los datos que nos ofrece la aplicación son correctos finalizaremos el asiento pulsando
el botón Aceptar . Observe que ahora ya no hay descuadre.
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Si decidimos salir de la gestión de asientos sin alcanzar el número indicado para la sesión a
maestro, automáticamente subirá esta información.
Como ya sabe, el asiento de apertura es especial. Sólo lo realizamos una vez durante
todo el ejercicio. Vamos a ver, cómo le
indicamos a ContaPlus que el asiento
introducido es el de apertura.
Ahora sólo tendrá que hacer clic en dicho campo e introducir el número del asiento, que
normalmente es el 1.
Por último acepte la ventana pulsando el botón Aceptar y salga de la ventana Opciones
de empresa.
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Suponga que hemos recibido una factura con los siguientes datos:
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La casilla Incluir en el Doc. 347/349 sirve para indicar si queremos que el registro de
I.V.A. aparezca en la confección del modelo 347/349 (declaración anual de operaciones
con terceros / declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias).
Los únicos campos obligatorios del cuadro de I.V.A. son la base imponible y la
contrapartida. Es aconsejable introducir la base imponible asociada al mismo antes que la
subcuenta representativa del impuesto. En el campo Contrapartida introduciremos el
código de la cuenta Transportes Almería, s.a.: 4000001
Como puede ver, la aplicación ha realizado todos los cálculos de I.V.A. por usted y ha
dejado el asiento cuadrado. Ahora, para finalizar el asiento deberá aceptarlo.
Recuerde que para guardar un asiento, debemos pulsar el botón Grabar
Asiento de la barra de herramientas.
En el caso del IVA es recomendable definir varias subcuentas según los diferentes
regímenes y tipos de gravamen de este impuesto, con los nuevos tipo podría ser de la
siguiente manera: 4720018 (soportado al 18%), 4770008 (repercutido al 8%)....
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Vamos a modificar el número de documento de un apunte ya realizado. Para ello siga los
siguientes pasos:
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Son excluyentes, por lo que tendremos que elegir el que más nos convenga en el
momento. Por defecto todos aparecen con el rengo máximo.
- Sólo Asientos con Comentarios: Aparecerán en la impresión sólo aquellos asientos que
posean comentarios.
- Sólo Asientos con Moneda Extranjera: Se imprimen sólo aquellos asientos realizados
en divisas.
- Sólo asientos sin marca "Incluir para nuevo PGC": Si se marca este check, el listado
que obtendremos será el de todos los asientos que no tengan la marca "Incluir
para nuevo PGC".
- Datos con IVA: Se imprimen los asientos con los datos sobre el IVA.
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Éste es el listado del Diario. Con las barras de desplazamiento horizontal y vertical
podremos ver las zonas del listado que por el tamaño de la pantalla no se muestran.
Como puede observar, el descuadre es 0. Esto indica que no hemos cometido errores a la
hora de introducir asientos. Junto al descuadre aparecen los totales del Debe y del Haber
(en rojo). Estas cantidades deben ser siempre iguales.
Vamos a ver cómo añadir comentarios desde el Diario por pantalla utilizando para ello el
modelo Borrador.
Como puede apreciar, ContaPlus nos muestra una ventana, donde podemos introducir una
nota aclaratoria del apunte.
Puede distinguir los apuntes que tienen comentario de los que no lo tienen porque
la columna C (Comentario) muestra una pequeña marca en aquellos apuntes con
comentario.
Esta opción será utilizada para realizar listados del Libro de Mayor, es decir, obtendremos
un listado de los asientos realizados para una determinada empresa en el programa,
clasificados por subcuentas.
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La forma más sencilla de obtener el Diario es pulsar sobre botón Mayor de la barra
de herramientas. También podemos acceder a esta opción mediante la opción
Listados de m a y o r en el menú Financiera / Opciones de diario, o con el acceso
rápido Alt-M.
Agrupar Subcuentas Analíticas: agrupa en la misma subcuenta aquellas partidas del diario
que presentan características analíticas dentro del mismo estado, es decir, por el
Debe o por el Haber. Incluir Comentarios de la subcuenta en la impresión.
Moneda Extranjera: lista los valores en la divisa correspondiente.
La pestaña de Valores Iniciales tiene la misma funcionalidad que para los listados de
Diario.
Al aceptar se nos mostrará la pantalla de destino de la impresión igual que para el libro
Diario. Al aceptar Pantalla como destino, obtenemos el siguiente listado:
En la parte superior se
indica el código y la
denominación de la
subcuenta a la que se
refieren los valores de la
tabla.
Con respecto a los dos botones específicos, siguiente y anterior, comentar que se trata de
botones que nos permiten ir visualizando los movimientos de las diferentes subcuentas
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Este utilidad permite copiar en una nueva empresa (receptora, que es la que tenemos
seleccionada en ese momento) los asientos
registrados en otra (donante). Si
seleccionamos esta opción, aparece una tabla
con la relación de las posibles empresas que
pueden ser objeto de selección como donantes,
normalmente todas las que tiene registradas el
programa.
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Esta utilidad del programa permite realizar un barrido del libro diario con objeto de
detectar en él determinados asientos, subcuentas... en base a condiciones simultáneas.
Al acceder a esta utilidad se nos mostrará la siguiente ventana:
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En el Campo el programa nos ofrece todos los posibles campos sobre los que podemos
realizar una búsqueda. Al seleccionar uno cualquiera, el programa activará el campo que
corresponda en la parte central de la ventana para que introduzcamos el dato asociado a la
condición de búsqueda.
En el menú condición podremos escoger entre cinco opciones: Igual a, distinto de, mayor
que, menor que y contenido en.
Tiene como utilidad importar o exportar los ficheros de diario y subcuenta desde el
programa.
Como su nombre indica, permite localizar aquellos comentarios que se han podido
introducir, tanto si son referidos a una subcuenta como insertados en asientos. Son
excluyentes.
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En lecciones anteriores vimos que, a la hora de introducir asientos en los que intervienen
impuestos, la aplicación podía calcularlos automáticamente y al mismo tiempo iba
guardando un registro de todos los impuestos calculados.
En este punto aprenderemos cómo listar este registro y qué posibilidades ofrece la
aplicación para este cometido. En el caso del los listados de facturas, su archivo es
obligatorio en aquellas empresas que sean sujetos pasivos de este impuesto.
El libro de facturas recibidas, conjuntamente con el de emitidas, configuran los
denominados Diarios de Compra - Venta de IVA.
Veamos para qué se utiliza cada una de estas opciones:
- Los tres tipos de modelo que aparecen debajo son listados oficiales para realizar la
liquidación de I.V.A. con Hacienda.
- Los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberán numerar
correlativamente todas las facturas y documentos de aduanas correspondientes a bienes
adquiridos o importados y servicios recibidos en el ejercicio de su actividad empresarial o
profesional.
- Cuando las facturas sean de importe inferior a 300,50 €, podrá anotarse un asiento
resumen global, de las recibidas en la misma fecha, en el que se harán constar los números
de las facturas.
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- Formato Impresión: Diferentes formatos para el listado por impresora: Con fecha
operación, Con documento, Con total factura, Con NIF, Con Número Asiento, Datos
Adicionales Fras. Rectif. (Si marca esta opción, aparecerán en el listado aquellos datos
introducidos en la ventana de Datos Factura rectificativa en Gestión de Asientos.)
- Filtro: Debe marcar una de las siguientes opciones para hacer una selección de las
facturas que desee que se muestren: Por tipo de IVA, Clave operación, Sólo Facturas
Rectificativas, Bienes y Servicios Corrientes y Bienes de inversión.
- Toda persona sujeta al impuesto deberá llevar y conservar un Libro Registro de facturas o
documentos análogos expedidos, en el que se anotarán, con la debida separación, las
operaciones sujetas al Impuesto.
- Se inscribirán, una por una, las facturas o documentos análogos emitidos, reflejando el
número, fecha, cliente, base imponible, tipo tributario y
cuota repercutida, y las demás operaciones sujetas al
impuesto.
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Como podemos observar ambos cuadros (Recibidas y emitidas) son muy similares, a
modo de recordatorio se nos muestra:
En la parte superior izquierda podemos indicar si queremos que se listen las facturas con
la numeración existente o que se numeren automáticamente. Al seleccionar la opción de
numeración Automática, podrá indicar desde qué número quiere que comiencen a
numerarse las facturas.
En la sección Periodo de fechas podrá indicar el rango de fechas del que queremos
extraer el listado. Por defecto la aplicación muestra las fechas del primer y último
asiento introducido. Si lo deja como aparece, se listarán todos los registros.
Igualmente en Filtrar IVA podemos realizar un filtrado del IVA por porcentaje. En la parte
inferior podremos asignar valores iniciales a la base imponible, al I.V.A. al recargo de
equivalencia y al número de página inicial del listado.
Tras pulsar el botón Aceptar, ContaPlus nos muestra el cuadro Destino de la impresión,
que, como ya sabe, nos permite indicar la salida del listado (pantalla, impresora o fichero).
Como puede apreciar, en el listado se muestran las bases imponibles, los porcentajes de
I.V.A. y recargo, las cantidades de I.V.A. y recargo y los totales de las facturas.
A continuación veremos una somera descripción de los modelos propuestos para la gestión
y presentación del IVA.
- Modelo 303: Desde esta opción podremos realizar la Liquidación del Impuesto sobre el
Valor Añadido. A partir del primer ejercicio que tenga como fecha fin el 2009, se unifican
los impresos de IVA de los modelos 300, 320, 330, 332 en uno solo (Modelo 303).
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- Modelo 347: Desde esta opción podremos realizar la declaración anual de operaciones
con terceros.
- Modelo 349: El modelo 349 proviene de la Orden de 16 de Marzo de 1993 por la que se
aprueba este modelo de Declaración Recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
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El programa propone unas subcuentas, pero estas pueden ser cambiadas, según las
necesidades de cada usuario.
Al aceptar, nos muestra el asiento y -si estamos de acuerdo- volvemos a aceptar para su
paso al Libro Diario.
8 BALANCES Y CIERRE
En ContaPlus, podemos realizar los balances necesarios para controlar, presentar y analizar
en todo momento la información contable de nuestra empresa. Entre otros, los balances
que podemos obtener son Sumas y Saldos, Balance de Situación y Cuenta de Pérdidas y
Ganancias. También podremos realizar la Memoria.
Mediante el balance de sumas y saldos podemos reflejar las sumas del Debe y del
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Haber y la diferencia entre ellas (saldo). También se conoce con el nombre de balance
de comprobación y es de gran utilidad pues nos permite saber si la contabilidad está
cuadrada.
Decimos que la contabilidad está cuadrada cuando no existen diferencias entre el Debe
y el Haber. Siempre tiene que coincidir la suma de todos los saldos Debe con la de
todos los saldos Haber, de lo contrario existe un error contable.
Por último hay que indicar que si bien el balance de sumas y saldos nos garantiza que
todas las anotaciones del Diario han pasado al Mayor sin errores, no nos asegura que los
asientos se hayan realizado correctamente.
Esta opción nos muestra, las Sumas y los Saldos de las diferentes subcuentas, al nivel de
desglose que se desee, dependiendo de la información que busquemos, así como los saldos
correspondientes al asiento de apertura, siempre y cuando este esté comprendido en el
periodo solicitado.
Dentro del menú Financiera / Balances se encuentra la opción Sumas y Saldos, que nos
permitirá realizar los balances de comprobación necesarios para averiguar los posibles
errores cometidos a la hora de introducir los importes de los apuntes.
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sea cero.
- Podemos acotar el Balance de Sumas y Saldos por proyectos y por segmentos. En este
campo decidiremos si deseamos acotar o no los periodos de proyectos o segmentos. Si
marcamos esta opción, pasaremos a definir el proyecto os segmento inicial y los finales.
- Valores Iniciales: En el caso que se desee introducir una serie de valores iniciales para la
impresión del balance, se pueden utilizar los siguientes campos: Página, Fecha Inicio y
Fecha Final.
- En el cuadro Desgloses activos podemos indicar que se totalicen los resultados al nivel
de dígitos que deseemos. Este campo viene preconfigurado a desglose 3 y al nivel de
subcuenta dependiendo del nivel que se haya seleccionado al dar de alta la empresa en el
momento de su creación.
Según el PGC las cuentas anuales son unos documentos en los que se reúne la información
de las cuentas de forma que reflejen una imagen fiel del patrimonio, de la situación
financiera y de los resultados de la empresa. El PGC también establece unos modelos de
presentación a los que deben ceñirse las empresas. Existen dos tipos de modelo: el normal
y el abreviado.
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Contaplus. Manual de Gestión
Como siempre, también podremos especificar algunos valores iniciales, como la página o
la fecha inicial y final.
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Contaplus. Manual de Gestión
Como su nombre indica, este listado tiene por misión conocer la situación de la empresa en
un momento determinado.
8.4 La Memoria
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Contaplus. Manual de Gestión
8.5 Cierre.
Mediante la introducción de esta opción se ha procurado salvar los obstáculos propios del
cierre y apertura de los manuales de la contabilidad. La posibilidad, mediante un proceso
rápido de ejecución y sencillo de manejo, de efectuar el cierre automático de un ejercicio
sin perder parte alguna de información (aún en el caso de una posible rectificación y
anulación de asientos).
Una vez finalizado el ejercicio contable, debemos realizar el cierre del mismo para que la
aplicación salde todas las cuentas y comience con un ejercicio nuevo.
Esta aplicación realiza de forma automática el cierre contable del ejercicio, efectuando los
asientos de ajuste de Moneda Extranjera, Regularización, Cierre de Ejercicio y
Asiento de Apertura en una nueva empresa.
En esta aplicación para cada ejercicio contable ha de crearse una empresa, así pues, antes
de realizar el cierre deberemos crear una nueva empresa.
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Contaplus. Manual de Gestión
Tras seleccionar la opción Cierre de ejercicio, ContaPlus nos muestra el siguiente cuadro:
Observe que desde este cuadro de diálogo también podemos crear nuevas empresas
pulsando el botón Añadir.
- Invertir Cierre
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Contaplus. Manual de Gestión
Dentro del Menú Financiera existe en el punto siete una opción de Configuración. Este
apartado del programa incluye varias tablas auxiliares que son utilizadas en distintos
puntos de la aplicación.
El programa viene preparado para atribuir, a las cuentas de IVA que se creen, los tipos de
gravamen que estén actualmente en vigor.
Existen varios tipos del IVA. Mediante esta opción podremos configurar los valores en
unas tablas, asignando diferentes tipos, así como los porcentajes del Recargo de
Equivalencia que puedan corresponder a cada uno.
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Contaplus. Manual de Gestión
La única restricción al uso de esta opción, puede venir por el cambio de los valores en el
transcurso de un mismo ejercicio. Estas variaciones podrían afectar principalmente a los
libros diarios de facturas emitidas y recibidas.
Cada empresa podrá llevar diferentes porcentajes sin suponer ningún cambio en las demás
empresas que haya definidas en el programa.
Para hacer las cosas bien, el IVA con recargo solamente lo tendré en las VENTAS por lo
que lo tendré que tener en las ctas de IVA Devengado y si tengo que aplicarlo a algún
cliente tendré que tener (supongamos) 2 ctas de IVA al 18% una sin recargo y otra con
recargo.
Abriría la cta 4770018 para IVA Devengado al 18% para clientes normales y la
4774018 para IVA Devengado al 18% + Recargo al 4%
De esta forma en el libro de facturas emitidas, tendría separadas ambas formas de facturas.
Se trata de cuentas que vienen configuradas por el programa y a las que éste reserva un
tratamiento exclusivo o diferenciado por intervenir en ciertas operaciones (reales o
formales) que pueden realizarse automáticamente.
La operatoria es sencilla. Nos situamos sobre aquel registro que deseamos modificar,
pulsamos (M) Modificar o el icono correspondiente e introducimos el valor deseado.
Las cuentas a predefinir, son: IVA soportado, IVA repercutido, Recargo de Equivalencia,
Pérdidas y Ganancias, Beneficio año anterior, Pérdidas año anterior, Diferencias negativas
de cambio y Diferencias positivas de cambio.
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Contaplus. Manual de Gestión
Esta opción permite definir una serie de valores por defecto, para la obtención de listados y
la entrada de datos del fichero de subcuentas (en lo referente a descripción de los
diferentes desgloses).
Los niveles de desglose seleccionados en esta opción aparecerán por defecto, en el balance
de Sumas y Saldos, aunque se permitirá modificarlos.
Para crear conceptos automáticos, debe seleccionar la opción Conceptos tipo del menú
Financiera / Configuración.
Mediante los botones de la barra de herramientas de esta ventana, también podemos, entre
otras opciones, modificar y eliminar conceptos.
En esta ventana podemos crear conceptos automáticos que luego podrá utilizar para
agilizar la introducción de apuntes.
Para añadir un nuevo tipo, pulse el botón Añadir. En el campo código introduciremos un
código de dos caracteres alfanuméricos (números o letras). Por ejemplo, puede introducir
como código de la descripción 01.
En el campo Descripción escribiremos lo que queremos que aparezca como concepto del
apunte. Por ejemplo, Cobro de factura:. Los datos de cada campo se aceptan pulsando
[Intro].
De, este modo iremos creando una serie de conceptos predefinidos, que utilizaremos en
los asientos.
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Contaplus. Manual de Gestión
De la misma forma que en los Conceptos tipo, también podemos catalogar los distintos
Vencimiento que se originen en la contabilidad, asociados a documentos formales (letras,
pagarés...), o no formales (facturas, recibos...) de pago o de cobro.
9.6 Divisas
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Contaplus. Manual de Gestión
Desde esta tabla, podremos llevar un completo mantenimiento de las divisas con las que
trabajamos, así como obtener los informes necesarios para tener el control de nuestras
operaciones en moneda extranjera. Aquí podremos encontrar todas las divisas oficiales,
codificadas por diferentes organismos internacionales, así como con la bandera de su país
para una fácil identificación.
Introducir manualmente todos y cada uno de los asientos de la contabilidad diaria de una
empresa es una tarea ardua. Por ello Contaplus habilita varias aplicaciones para reducir la
carga repetitiva y monótona de la gestión de asientos.
Entre otras tenemos los asientos periódicos y, quizás la más importante, los asientos
predefinidos.
Desde esta opción podrá gestionar todos los asientos generados desde gestión de asientos si
marcó la opción “asiento periódico”.
Recordar que sólo se generarán aquellos asientos periódicos cuya fecha de ejecución esté
comprendida en la fecha del ejercicio contable de la empresa.
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Contaplus. Manual de Gestión
Mediante la opción “Acceso a Apuntes” podrá visualizar y modificar las partidas del
asiento. Si realiza algún cambio en las partidas del asiento periódico o bien elimina el
asiento periódico desde esta opción, el asiento origen no sufrirá ningún cambio.
Eso si, cuando modifiquemos o actualicemos los datos en una subcuenta que afecte al
asiento periódico, tendrá una repercusión sobre él directamente.
Desde esta opción podremos configurar nuestros asientos predefinidos o asientos patrón,
que nos permitirán automatizar y realizar de forma rápida y sencilla los asientos en nuestra
contabilidad.
Si activamos la opción, se crearán en la empresa nueva 345 predefinidos, que pueden ser
útiles no sólo para la gestión, sino también para “refrescar” los conocimientos en el uso de
asientos complejos ya que cada uno de ellos tiene una ayuda, acompañado del esquema del
asiento contable.
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Contaplus. Manual de Gestión
Por ejemplo vamos ha seleccionar el asiento predefinido 2200 que tiene el nombre de
“Inmovilizado Material. Facturas IVA 16%. Crédito a LP. Una vez seleccionado debemos
de ver en pantalla la siguiente plantilla.
Iremos
cumplimentando los campos que la plantilla nos solicita y al aceptar tendremos en nuestra
gestión de asientos, el asiento completo derivado del asiento predefinido que hemos
seleccionado.
- Crear asientos Predefinidos: Para que esta utilidad sea operativa, habría que crear
nuestros propios predefinidos. Para ello el acceso debe hacerse a través del menú
Financiera, seleccionado opciones de diario y después Predefinición de asientos.
Una vez dentro de la aplicación se nos mostrará una tabla con el listado de los asientos
predefinidos. Como podemos observar la barra de herramientas presenta los iconos típicos
que ya conocemos: Añadir, modificar, eliminar, buscar..., y otros iconos específicos de esta
aplicación: Acceso a partidas (nos permite visualizar las partidas que existen dentro del
asiento predefinido seleccionado), Duplicar (duplicamos asientos casi idénticos para
cambiar únicamente alguna partida) y Copiar (nos sirve para copiar los asientos
predefinidos de otra empresa).
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Contaplus. Manual de Gestión
En esta factura representativa vamos a suponer que se incluye un IVA del 16%, igualmente
incluiremos un descuento por pronto pago, y supondremos que la operación es a crédito.
En el campo descripción
incluiremos un texto que
nos ayude a saber que
operación representa el
asiento predefinido,
disponemos de 80
caracteres alfanuméricos. El campo encadenar lo veremos más adelante.
Para definir el contenido del predefinido debemos hacer clic, con el asiento seleccionado,
en Acceso a Partidas. Al hacerlo aparecerá la siguiente ventana.
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Contaplus. Manual de Gestión
Los campos de código y descripción ya están definidos por lo tanto haremos clic en añadir
partida y se nos mostrará la siguiente pantalla. Está pantalla se mostrará siempre para cada
subcuenta o partida que queramos introducir, una a una. O sea que debemos definir el
asiento por líneas, cada línea por separado.
En nuestro ejemplo vamos a empezar introduciendo las cuentas de Haber, comenzando por
la Venta de Mercaderías.
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Contaplus. Manual de Gestión
Dentro del campo Importe se nos ofrecen tres posibilidades: Número (cantidad variable
que introduciremos en cada caso); Fórmula (será útil para indicarle al programa una
fórmula que debe efectuar, por ejemplo en el caso del IVA) y Cuadre del asiento (adjudica
a la subcuenta la cantidad con la que quedaría cuadrado el asiento, solo se puede adjudicar
a una partida). En nuestro caso será número.
En el apartado Concepto el programa nos ofrece cuatro posibilidades: Fijo (el concepto
siempre va ha ser el mismo), Variable (escribiremos un concepto diferente en cada caso);
anterior (queremos que se repita el empleado en la línea o subcuenta anterior del asiento
predefinido) o Predefinido (si tenemos predefinido un concepto que queremos utilizar
introduciendo el campo variable de concepto definida. Adoptaremos concepto variable
para adaptarlo a cada operación.
Resulta imprescindible rellenar el campo de contrapartida para cada línea o partida del
asiento predefinido. Igualmente tenemos que elegir entre una contrapartida fija, variable o
predefinida. Elegimos variable para poder determinar en cada caso el cliente específico que
se trate. En cualquier caso introduciremos un código en la parte derecha, como todos los
clientes van a surgir de la cuenta 4300000 pondremos este a modo general.
Quedaría de la siguiente
manera.
Aceptamos y
tendríamos la primera
línea de nuestro asiento
predefinido.
Operariamos de igual
manera para el resto de
líneas.
Para beneficiarnos de
las fórmulas, primero
debemos introducir la
línea correspondiente al
descuento por pronto
pago sobre ventas
(706).
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Contaplus. Manual de Gestión
Por último introduciremos nuestra cuenta de clientes 430. Deberá quedar algo similar a lo
que representa la siguiente pantalla.
En esta aplicación existen tres iconos específicos que aparecen en la barra de herramientas:
Acceso a partidas, Duplicar y Copiar. Veamos ahora el significado de estos últimos.
Con el icono Duplicar se realiza una copia exacta del asiento en el que se está situado,
únicamente cambiando el código. La repetición afecta tanto a la denominación del asiento
como a las cuentas que lo configuran.
Se suele utilizar esta aplicación para no tener que predefinir asientos casi idénticos. Es
decir asientos en los que solo cambia una cuenta o una formula... Por ejemplo podemos
duplicar nuestro asiento de venta de mercaderías y cambiar la forma de cobro de pendiente
de pago (clientes) a cobro al contado (bancos).
Ahora introduciremos los cambios que necesitemos. Para ello seleccionamos el asiento
predefinido y pulsamos modificar (o hacemos doble clic sobre el), cambiaremos la
denominación del asiento para que sea consecuente con los cambios. Para modificar las
partidas que componen el asiento, pulsamos modificar partidas y realizamos los ajustes
necesarios para que el asiento atienda a las características que buscamos, igual que vimos a
la hora de crearlo.
El icono de Copia de Asientos nos permite importar de otra empresa del programa sus
asientos predefinidos. Solamente es posible esta copia si la empresa donante tiene las
mismas condiciones de dígitos de subcuentas que la receptora.
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Contaplus. Manual de Gestión
Podemos hacer doble clic sobre la empresa donante o, una vez marcada, pulsar selección.
Si es valida esta selección, debemos indicar al programa el intervalo de asientos
predefinidos que deseamos importar, y procedemos a la operación pulsando el botón
copiar.
11 VENCIMIENTOS.
Se trata de una aplicación desde la que efectuar un control y seguimiento de todos los
vencimientos (a cobrar o a pagar), asociados a facturas y documentos (formales y no
formales), en los que está pendiente su cancelación definitiva.
Gracias a esta utilidad podrá además determinar el Estado de Flujos de Tesorería o Cash-
Flow, contabilizar automáticamente los pagos y cobros mediante la opción de Preproceso
y obtener diversos informes y listados de operaciones por fechas, subcuentas o por tipos de
vencimiento.
La mecánica es muy sencilla y el trabajo, aún sin perjuicio de realizarlo desde la propia
opción de vencimientos, también se puede realizar desde la opción de Gestión de asientos
Una vez dentro nos aparece la siguiente ventana con un listado de vencimientos, reflejados
en una tabla.
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Contaplus. Manual de Gestión
Para ello debemos pulsar Añadir, se nos mostrará el cuado de dialogo que vemos a la
derecha.
Si por ejemplo realizamos el 01/01/09 una compra de Mercaderías por valor de 12.000 €
con un IVA del 16% y con un vencimiento de 10 meses, procederíamos de la siguiente
manera.
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Contaplus. Manual de Gestión
Cuando llegue el día de pagar o cobrar un vencimiento podemos ordenar al programa que
realice de forma automática el asiento desde la aplicación de Vencimientos, también, si
fuese un vencimiento a pagar podemos ordenar que se genere el cheque o el pagaré con el
que vaya a hacerse el pago.
Tras aceptar estos datos aparecerá una marca asociada al Vencimiento dentro de la tabla
que nos indica que ha sido preprocesado, como se muestra en la siguiente imagen.
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Contaplus. Manual de Gestión
12 MENÚ INVENTARIO
Dentro de esta opción estudiaremos todas aquellas operaciones que se pueden realizar con
nuestro inventario, muy importante para la correcta realización de las amortizaciones.
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Contaplus. Manual de Gestión
Por ejemplo podríamos dar de alta un grupo 06 que denomináramos “ordenadores 2010”,
en referencia al tipo de inmovilizado y el año de adquisición.
- Cuentas de Amortización: En esta ventana podremos definir las cuentas de
amortización y dotación para la amortización que vamos a utilizar con los diferentes
activos, previamente definidos los grupos de amortización.
Debemos rellenar una línea para cada grupo de amortización previamente definido por el
usuario especificando el porcentaje de amortización anual.
- Cuenta: Cuenta con tres dígitos donde se debe recoger la amortización, perteneciente al
plan contable.
- Descripción: Será la descripción con la identificaremos a la cuenta anteriormente
codificada. El programa lo rellenará automáticamente.
- Grupo: Grupo de amortización al que pertenece la cuenta.
- Dotación: Cuenta de dotación asociada a la cuenta de amortización.
- % Amortización: Tanto por ciento que amortizará esta cuenta.
- Meses Amortización: Periodo de amortización. Siempre en meses.
- Códigos de Ubicación: En esta ventana debemos definir de una forma precisa las
ubicaciones de nuestros inmovilizados pensando en la posibilidad de que la empresa posea
diferentes sedes, naves, oficinas...
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Contaplus. Manual de Gestión
Los códigos de ubicación nos permitirán clasificar nuestros activos según su situación. Se
pueden definir hasta 2 situaciones por activo.
Al hacer clic sobre el botón “Añadir” se activa una línea en la tabla donde debemos
indicar un Código, una dirección postal, y una situación 1 (que podría corresponderse con
un edificio) y situación dos (parte del edificio).
- Causas de Baja: Finalmente se definen las diferentes razones por las que pudieran causar
baja en el patrimonio de la empresa los inmovilizados que poseyera.
En esta opción se muestran todos los campos que componen los activos fijos de un
inventario, los cuales deberán ser completados. Configuraremos las fichas con los datos o
información de cada inmovilizado.
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Contaplus. Manual de Gestión
- Código Naturaleza: Hace referencia a la descripción del activo fijo. De diez caracteres
alfanuméricos. Obligatorio.
- Grupo de Amortización: Código del grupo de amortización al que se asocia este activo
fijo. Nos permite pasar al siguiente campo si no se ha introducido información.
- Fecha Compra: Fecha de adquisición del activo fijo. Aparece en este campo por defecto
la fecha actual del sistema, y al dar un valor determinado, es tomado
automáticamente por el campo "Fecha inicio amortización".
- Fecha de baja: Fecha en la que damos por finalizada la vida útil del activo.
- Subcuenta Amortización: Es el
código de la subcuenta del
grupo 28 que el programa
utilizará para realizar las
amortizaciones
automáticas. Sus tres
primeros dígitos
corresponden a la cuenta
de amortización menor
asociada a ese grupo.
Permitirá tanto dígitos
como "nivel de desglose"
tenga configurada la
empresa.
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Contaplus. Manual de Gestión
- Documento: Conjunto de seis caracteres alfanuméricos que pueden ser utilizados para
referenciar el activo. Su función es meramente informativa y su valor puede
omitirse.
- Desglose Analítico del Activo: Podrán asignarse al activo departamentos y proyectos para
que cuando se realice el proceso de amortización, se creen asientos con
estructura analítica.
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Contaplus. Manual de Gestión
Importante: No debe rellenar nunca esta fecha de fin de amortización con la fecha en la
que se quiera que termine la amortización, ya que ese cálculo lo realizará el programa
automáticamente, con respecto a su porcentaje.
- Importe Amortizado: Cuantía que llevamos amortizada. Inicialmente tendrá valor igual a
cero, pero se irá actualizando a medida que realicemos las amortizaciones.
Podemos rellenar estas fichas desde esta aplicación o, al igual que ocurría con los
vencimientos, hacerlo desde la Gestión de Asientos”, simultáneamente a la introducción de
los asientos contables. Para ello con la línea del inmovilizado seleccionada pulsamos
“Añadir Inventario”
El programa nos mostrará la misma pantalla, en la que nos solicita la información ya
detallada en las fichas de Gestión de Inventario.
12.3 Amortizaciones
Esta opción nos ayudará a realizar aquellos asientos contables en el libro de Diario que
reflejen la información de amortizaciones de los activos de su empresa. Para ello,
disponemos de las siguientes opciones.
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Contaplus. Manual de Gestión
- Marcar y Desmarcar Asientos: Opción que permite seleccionar los asientos que queremos
sean pasados al diario.
Una vez que estemos de acuerdo con los asientos que se presentan, se pasarán al diario
pulsando la tecla Diario, si no lo estamos pulsaremos Cancelar.
Importante: Si los asientos se pasan al diario, se actualizarán sus fichas en los campos de
Fecha última amortización e Importe amortizado.
13 OTRAS APLICACIONES
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Contaplus. Manual de Gestión
Disponemos de dos iconos en la barra: El Punteo Simple es un punteo que tienen lugar
haciendo clic en el icono una vez seleccionado el apunte correspondiente en el listado.
Tiene el mismo efecto hacer doble clic sobre el apunte.
- Casación: Se trata de una opción del programa que nos permite agrupar o “casar” los
apuntes referidos a facturas y demás documentos (formales y no formales), tanto a pagar
como a cobrar.
Su empleo puede centrarse en aquellas operaciones de las que, de una factura (cliente o
proveedor), aparecen varios apuntes como cobro o pago de la misma. Estos apuntes -pagos
fraccionados- dan origen a una incertidumbre sobre el saldo que puede presentar una
subcuenta, ya que por medio del lanzamiento
de un Mayor es muy difícil discernir si el
saldo de la cuenta que aparece, pertenece a
una o varias partidas.
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Contaplus. Manual de Gestión
Una vez terminado el proceso, la columna Tipo indicará las columnas orígenes con una O
y las partidas con una P, y en la columna Estado va a aparecer una circunferencia amarilla
si la casación ha sido parcial , es decir, si aún está pendiente de pago o cobro parte de la
factura. Cuando éste se encuentre relleno la casación estará completada .
Para realizar la casación desde la gestión de asientos, nos debemos posicionar sobre
aquella partida que será origen o partida de la casación. De forma que asignaremos como
Origen de la misma aquella subcuenta que represente su nacimiento, o entrada en la
contabilidad de la empresa, y como Partidas las que representen su salida de la
contabilidad, por su pago, cobro o transformación.
En cuanto a la Casación por Documento nos encontramos ante una de las más potentes
herramientas de esta versión de ContaPlus. Utilizada de forma adecuada ahorrará mucho
tiempo en la tediosa labor de la casación.
Su propósito es realizar de forma automática las casaciones, bien totales o parciales. Para
ello, se basa en la asociación de subcuentas con documentos. Recuerde que solo podemos
utilizar esta opción cuando trabajemos con el campo documento en asientos. En tales casos
empleamos este campo para señalar el código de factura asociado a cada apunte por
resultar único para cada operación.
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Contaplus. Manual de Gestión
Se encargará de asignar los orígenes y partidas a aquellos apuntes en los que coincida la
clave señalada en el campo documento.
Esta opción pone en nuestras manos una potente herramienta para gestionar todos los
conceptos referentes a cheques.
Cuando pulsamos “Añadir Cheque” se nos mostrará el siguiente cuadro de dialogo. Los
cheques y pagarés pueden ser generados directamente desde su tabla principal o de forma
automática desde la gestión de vencimientos. Al añadir un cheque, disponemos de los
siguientes campos que deberemos rellenar.
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Contaplus. Manual de Gestión
Para Eliminar Cheques seleccionaremos esta opción que permite borrar el registro
seleccionado. El programa le pedirá confirmación antes de proceder a la eliminación
definitiva del registro. Existe la posibilidad de eliminar
automáticamente los cheques una vez hayan sido pasados al diario,
para ello hay que ir al menú de Global\Selección de empresa y
modificar la empresa con la que estamos trabajando.
Tras realizar el paso a contabilidad de los cheques el programa nos reflejará de forma
automática el estado de dicho cheque, con un punto en color rojo (para contabilizado), o
con un punto verde (para no contabilizado), en la columna correspondiente.
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Contaplus. Manual de Gestión
Tras realizar la impresión de uno o varios cheques, el programa nos reflejará de forma
automática el estado de dicho cheque, con una "I". Este botón nos permite cambiar el
estado de Impreso a No Impreso y viceversa.
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Contaplus. Manual de Gestión
Paso a Contabilidad: Desde esta opción podremos realizar de forma automática, los
asientos de los cheques que hayamos marcado desde la
gestión de cheques.
- Pasar Número de Cheque al Concepto: Si marcamos esta opción, pasará el número del
cheque al concepto del asiento.
- Agrupar Efectos de un mismo Proveedor: Agrupa los efectos de un mismo proveedor
en un solo asiento. Una vez establecidas las condiciones de paso, se realizarán los asientos
y se pasarán al diario.
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Contaplus. Manual de Gestión
datos para el formato, se encuentran unos campos fijos y la posibilidad de detallar textos
mediante literales.
Esta opción la encontramos dentro del Menú Financiera > Opciones de Diario, y nos
permite llevar una gestión más eficaz de los movimientos de caja, llevando un registro de
los mismos y ordenando la realización de los correspondientes asientos asociados a los
mismos.
Se introduce la subcuenta de caja o banco, contra la que van los pagos y cobros además de
los siguientes campos de cada partida/movimiento que se introduzca.
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Contaplus. Manual de Gestión
- Concepto: Campo para la descripción del movimiento. Pulsando la tecla Intro, podrá
repetirse dicho concepto en las siguientes líneas de un mismo asiento.
- Importe Debe/Haber: Campos numéricos para la introducción del valor del movimiento.
Los campos decimales se activarán dependiendo si el valor se introduce en euros. En las
cantidades nunca debe teclear puntos de separación de millares, ContaPlus lo asigna
automáticamente.
- Segmento: Campo que se utiliza para imputar cada movimiento a un segmentos que
elijamos.
- Documento: Campo alfanumérico de diez dígitos. Se utiliza para asignar una clave al
asiento contable para poder localizar dicho asiento posteriormente.
- Recalcular Saldos: Con esta opción ContaPlus nos ofrece la posibilidad de volver a
calcular los saldos de los diferentes movimientos de caja o banco que tengamos en nuestro
fichero. Esta opción es importante llevarla a cabo en los casos en que se haya producido un
mal funcionamiento del programa, corte de fluido eléctrico u otro problema de
características similares.
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Contaplus. Manual de Gestión
- Agrupar Movimientos a Última Fecha: Nos hará el asiento con la fecha del
movimiento más reciente.
- Incluir para Nuevo PGC: El asiento generado tendrá la marca de incluir en el Nuevo
Plan General Contable.
Dentro de esta parte de Contaplus encontraremos aplicaciones que nos ayudarán en el día a
día de la llevanza de la contabilidad en la empresa. Algunas de ellas como la
“Organización de Ficheros” ya las hemos visto a lo largo del curso.
Además tenemos:
- Autochequeo: Esta utilidad nos muestra las características del sistema que están
definidas para el sistema operativo. La ejecución de este apartado le dará información
detallada de su sistema.
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Contaplus. Manual de Gestión
Esta aplicación nos va a permitir realizar una copia del trabajo realizado complementaria a
la que el propio Contaplus va realizando en el disco duro del ordenador. Es una
herramienta imprescindible para conservar todos los datos del programa. Su uso es
altamente recomendable para la seguridad de los datos de su empresa.
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Contaplus. Manual de Gestión
Los pasos a seguir son los siguientes: Seleccionar la empresa o empresas de las que
queremos realizar copia de seguridad, podemos emplear el botón Seleccionar, si elegimos
una empresa, o el de Todas si queremos hacer la copia de la totalidad de las empresas que
tenemos en el programa. A través de la Opción "copiar imágenes de documentos",
podremos realizar la copia de seguridad de nuestra empresa con las imágenes/ documentos
que hayamos asociado a las distintas opciones de la aplicación.
En los campos Autor y Comentarios, podremos incluir un texto explicativo del proceso de
copia que estamos realizando. Cuando recuperemos esta copia, podremos ver esta
información.
Recuperar Copias. En la pantalla que mostramos a continuación podrá recuperar los datos
que guardó con la opción de Copias de Seguridad.
Aquí es donde entra en juego el Catálogo de Copias. Los pasos a seguir para recuperar una
copia de seguridad son:
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Contaplus. Manual de Gestión
Pulse el botón Origen para localizar el catálogo. El nombre de los catálogos comienza por
la palabra "SP***.CAT". Una vez seleccionado un catálogo, la pantalla anterior presentará
el siguiente aspecto.
El nombre del fichero que contiene el catálogo de copias, se asigna de forma automática en
función de las empresas seleccionadas. Este nombre es siempre el mismo, por lo que si
desea actualizar una copia de seguridad, simplemente deberá elegir el mismo directorio
destino. El programa le avisará de la existencia de un catálogo anterior, y le pedirá
confirmación para sobre escribirlo.
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