September 27

MENGGUNAKAN APLIKASI
SPREADSHEET DENGAN
MICROSOFT EXCEL 2007
2010
TUJUAN:
1. Mengetahui fitur-fitur dasar aplikasi spreadsheet
Microsoft Office
2. Mempelajari penggunaan aplikasi spreadsheet untuk
kebutuhan perkuliahan
I. DASAR TEORI
SPREADSHEET

Spreadsheet adalah aplikasi yang digunakan untuk melakukan simulasi kertas lembar kerja. Namun umumnya digunakan
untuk mengolah data untuk dapat melakukan representasi data yang lebih baik, menghasilkan data baru, atau juga
membuat database. Suatu aplikasi spreadsheet umumnya menampilkan sel-sel yang membentuk grid (garis-garis vertikal
dan horizontal) yang terdiri dari row (baris)dan column (kolom). Tiap sel dapat berisi value yang berupa data teks atau
data numerik. Dalam satu sel, dapat pula berisi formula yang menyatakan fungsi penghitungan untuk menampilkan isi sel
tersebut. Karena kegunaan-kegunaan tersebut, spreadsheet merupakan salah satu aplikasi penting untuk kebutuhan
finansial dan statistika, termasuk untuk mengolah data-data hasil percobaan atau riset.

Dalam perkuliahan, spreadsheet hampir selalu menjadi aplikasi penting kedua setelah word processing terutama saat
digunakan untuk mengolah data praktikum untuk kebutuhan pembuatan laporan. Selain sekedar menampilkan data dalam
bentuk tabel, spreadsheet dibutuhkan juga untuk mempemudah penghitungan pengolahan data dan menampilkan data
dalam grafik.

Software yang tergolong aplikasi spreadsheet antara lain Microsoft Office Excel, Open Office.org Calc, Lotus, dll.

ISTILAH-ISTILAH

Worksheet (lembar kerja): Satu bidang kerja dalam dokumen spreadsheet. Defaultnya saat membuat dokumen baru
pada Microsoft Office Excel, kita diberi 3 buah worksheet (biasa disebut sheet saja).

Cell (Sel): Satu kotak dalam worksheet.

Row (baris): Sekelompok sel dalam satu jajar horizontal.

Column (kolom): Sekelompok sel dalam satu jajar vertikal.

Value: isi (data) dalam suatu sel.

Function (Fungsi): Rumus siap pakai yang digunakan untuk membantu penghitungan. Umumnya, fungsi dilengkapi
dengan argumen yang dapat berupa label, rumus, angka, alamat sel, atau range.

SISTEM DAN APLIKASI

Aplikasi yang digunakan pada praktikum kali ini adalah Microsoft Office Excel 2007.

SISTEMATIKA

Pada praktikum kali ini, kita akan belajar menggunakan Microsoft Office Excel 2007 (excel) dengan efektif, yang meliputi:

1. Mengatur format tampilan sel dan tabel

2. Mempelajari penggunaan fungsi-fungsi dasar dan fungsi-fungsi yang umum digunakan

3. Membuat grafik dari data

1
 4. Mengintegrasikan penggunaan wordprocessing dengan spreadsheet

II. AKTIVITAS
CELL FORMATTING
Sel dalam excel dapat diformat dengan beberapa pilihan pemformatan, diantaranya Number, Alignment, Font,
Border, Pattern, dan Protection. Format Protection hanya berpengaruh apabila worksheet dalam keadaan
terproteksi.
10000 Mengatur format tampilan angka
10000 1. Ketikkan tabel sebagai berikut pada sheet 1‟:
10000
10000
10000
10000
10000
10/15/2008
19:00
20.8

2. Pilih sel atau range yang akan diformat, untuk memilih beberapa sel yang berurutan (range).
3. Klik kanan lalu pilih menu format cells, lalu pilih tab Number.

4. Pilih kategori format yang diinginkan pada kotak daftar pilihan Category.
5. Pilih bentuk kode format yang diinginkan pada kolom sebelah kanan kategori, pilih OK.

2
Keterangan untuk masing-masing kategori :
Kategori Keterangan
General Format standar sesuai dengan data yang dimasukkan
Number Format angka dengan tempat desimal dan pemisah ribuan
Currency Format angka dengan tampilan simbol mata uang berjarak satu spasi dengan angka
Accounting Format angka akuntansi dengan tampilan simbol mata uang diatur rata kiri
berdasarkan jumlah angka terbanyak
Date Format tanggal dengan tanda pemisah /, -, atau spasi diantara hari, bulan dan tahun
Time Format waktu dalam jam, menit dan detik dengan atau tanpa keterangan am /pM
Percentage Format dengan tampilan tanda %
Fraction Format dengan tampilan angka pecahan seperti ½
Scientific Tampilan angka dengan notasi ilmiah (eksponen)
Text Tampilan angka sebagai teks diatur rata kiri
Special Format khusus dalam database seperti kode pos, dsb
Custom Membuat format tampilan sendiri, simbol # menyatakan satu angka dan 0 mewakili
angka 0

6. Sekarang, cobalah untuk melakukan perubahan number format sehingga data yang dibuat menjadi seperti berikut
(tanpa mengubah value dari sel):

10000 Perlu diingat bahwa value yang sebelumnya kita ketikkan dalam satu sel masih akan
10,000.000 ditampilkan di formula bar (di bagian atas worksheet) saat suatu sel dipilih.
IDR 10,000
IDR 10,000
1000000%
1.E+04
10000
15-Oct-2008
7:00 PM
20 4/5

Mengatur perataan tampilan data

1. Masih pada sheet 1, buat lah data tabel sebagai berikut:
2. Pilih sel atau range yang akan diformat
3. Klik kanan lalu pilih menu format cells, lalu pilih tab Alignment.

3
Atur format sesuai yang diinginkan, kemudian pilih OK
 Contoh format pada Text alignment, Horizontal :

 Contoh format pada Text alignment, Vertikal :

Pada Orientation, ubah degree untuk memutar teks sesuai yang diinginkan. Teks dapat diputar mulai dari –90 derajat
sampai 90 derajat.

4. Sekarang cobalah mengetikkan nama Anda pada beberapa sel kemudian atur tiap sel agar memiliki vertikal alignment
dan horizontal alignment yang berbeda-beda yaitu: Left-top, Center-Center, Right-Bottom, dan Distributed-Center,
dan Center-Center dengan orientation degree 45 derajat sehingga hasilnya seperti berikut:

4
Agar hasilnya dapat lebih terlihat, tambah panjang row atau column dengan menggeser garis horizontal atau vertikal pada
column heading dan row heading (bagian paling atas dan paling kiri dari bidang kerja excel yang berisi nomor index dari
tiap row atau column). Tahan tombol kanan mouse saat menggeser untuk melihat ukuran row atau column yang sedang
diubah panjangnya.
Mengatur jenis huruf
1. Pilih sel atau range yang akan diformat
2. Klik kanan lalu pilih menu format cells, lalu pilih tab Font.

3. Pilih bentuk huruf (Font), gaya tampilan huruf (Font Style), ukuran huruf, warna, garis bawah, dan efek sesuai
yang diinginkan, kemudian pilih OK.

Mengatur bingkai dan warna latar

Untuk menonjolkan bagian tertentu dari lembar kerja, dapat ditambahkan bingkai dan warna latar melalui menu Format,
Cells, pada tab Border dan Patterns.

Sekarang coba untuk membuat tabel seperti berikut pada sheet 1:

5
Keterangan: Untuk melakukan cell formatting dengan lebih cepat, Anda bisa memanfaatkan toolbar formatting yang
terletak di atas bidang kerja.

FUNGSI DALAM EXCEL

Untuk menuliskan fungsi dalam suatu sel, pertama-tama, tekan „=‟ lalu tuliskan fungsi nya lalu tulis argumennya dengan
diapit tanda kurung. Contoh :
=SUM(16,14,10) menjumlahkan angka 16, 14,dan 10
=SUM(A2,A3,A4) menjumlahkan isi sel A2, A3, dan A4
=SUM(A2:A4) menjumlahkan data dalam range A2 sampai A4
=SUM(A2/3,A2*5) menjumlahkan isi sel A2 dibagi 3, dan A2 dikali 5

6
Menggunakan Fungsi
Sebagai contoh, buatlah lembar kerja sebagai berikut pada sheet2:

Untuk menghitung total unit, dapat digunakan fungsi dengan beberapa cara berikut :
1. Penggunaan fungsi secara manual
a. Pilih sel untuk menempatkan penghitungan, yaitu sel C11.
b. Ketik fungsi dan argument yang diinginkan, yaitu =SUM(C4:C9).
c. Tekan ENTER.
2. Memilih argumen fungsi melalui mouse
a. Pilih sel untuk menempatkan penghitunganm yaitu sel C11, ketikkan fungsi =SUM(
b. Block sel yang akan dihitung, yaitu dari sel C4 hingga sel C9.
c. Tekan ENTER.
3. Pemakaian toolbar paste function
a. Pilih sel untuk menempatkan penghitunganm yaitu sel C11
b. Klik tombol function wizard pada toolbar standard

Tombol function wizard

c. Pada pilihan select a category, pilih Math & Trig. Pada kotak select a function, pilih fungsi SUM, lalu pilih OK.

Selanjutnya, akan muncul kotak dialog berikut

7
e. Pada isian Number1, tentukan range data yang akan dijumlahkan, yaitu dari C4:C9(penentuan range ini lebih mudah
dilakukan dengan menyorot sel C4 sampai C9 dengan mouse).
f. Pilih OK.

Fungsi-fungsi dasar
Beberapa fungsi matematika yang sering digunakan :
Fungsi Keterangan
ABS Menghasilkan harga mutlak dari suatu bilangan. =ABS(bilangan)
AVERAGE Menghitung rata-rata dalam suatu range. =AVERAGE(range)
COUNT Menghitung banyak data yang tidak kosong dalam suatu range (untuk data angka).
=COUNT(range)
INT Membulatkan angka ke bawah ke bilangan bulat terdekat. =INT(bilangan)
MAX Menghitung nilai terbesar dalam suatu range. =MAX(range)
MIN Menghitung nilai terkecil dalam suatu range. =MIN(range)
MOD Menghasilkan nilai sisa dari pembagian dua bilangan. =MOD(pembilang,penyebut),
contoh MOD(23,5) = 3.
RANK Menghasilkan posisi tingkatan dari bilangan tertentu dari sekumpulan bilangan.
=RANK(bilangan,referensi,urutan)
ROUND Membulatkan suatu bilangan yang argumennya ditunjukkan oleh tempat desimal
yang ditentukan. =ROUND(bilangan,banyak angka desimal)
SQRT Menghasilkan akar kuadrat positif dari suatu bilangan. =SQRT(bilangan)
STDEV Mencari simpangan baku dalam range berdasarkan sample data. =STDEV(range)
SUM Menjumlahkan data dalam range. =SUM(range)
VAR Mencari nilai variansi dalam range. =VAR(range)

Beberapa fungsi teks yang sering digunakan :

Fungsi Keterangan
LEFT Mengambil karakter mulai dari kiri sebanyak n karakter dari suatu teks
=LEFT(teks,jumlah karakter)
MID Mengambil karakter mulai dari karakter ke m sebanyak n huruf. =MID(teks,posisi
awal,jumlah karakter)
RIGHT Mengambil karakter dari kanan sebanyak n huruf dari suatu teks.
=RIGHT(teks,jumlah karakter)
UPPER Mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital. =UPPER(teks)
LOWER Mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kecil. =LOWER(teks)
COUNTA Menghitung banyak data yang tidak kosong dalam suatu range (untuk data teks).
=COUNTA(range)

8
Fungsi Logika
Digunakan untuk melakukan penilaian apakah suatu pernyataan bernilai benar atau salah. Fungsi yang dapat digunakan
adalah IF, OR, AND, dan NOT.

Bentuk umum : IF(ekspresi logika, perintah jika benar, perintah jika salah)

Contoh :
1. kondisi : IF(NILAI>=60,”LULUS”,”GAGAL”)
artinya, jika NILAI >= 60, maka sel akan diisi “LULUS”, jika tidak maka sel akan diisi “GAGAL”.
2. kondisi : IF(NILAI<50,”GAGAL”, IF(NILAI<60,”PERBAIKAN”,”LULUS”))
artinya jika NILAI <50, maka sel akan diisi teks “GAGAL” jika 50 <= NILAI <60, maka sel akan diisi teks
“PERBAIKAN” jika NILAI>60, maka sel akan diisi teks “LULUS”

Contoh fungsi logika di Excel :

Fungsi Keterangan
IF Memeriksa ekspresi logika dan memberikan nilai tertentu jika benar atau salah.
=IF(ekspresi logika,nilai benar, nilai salah)
OR Menghasilkan nilai salah jika semua argumen salah. =OR(ekspresi 1, ekspresi 2, …)
AND Menghasilkan nilai benar jika semua argumen benar. =AND(ekspresi 1, ekspresi 2, …)

Sekarang buatlah tabel sebagai berikut pada sheet 2:


 Kemudian pada baris pertama kolom predikat, ketikkan fungsi berikut:
=IF(C46<50,"Gagal",IF(C46<60,"Perbaikan","Lulus"))
Catatan: “C46‟ dapat diganti tergantung indeks sel baris pertama kolom. Nilai ‟20‟, untuk lebih mudahnya, setelah
mengetikkan “IF” pilih sel “20‟, maka setelah “IF” akan terisi indeks sel “20‟
 Tahan titik di ujung kanan bawah sel D46‟ lalu tarik hingga ke sel D51‟
 Pada kolom “Predikat‟, akan muncul hasilnya
 Silahkan mencoba untuk mengubah-ubah data pada kolom nilai dan lihat perubahan yang terjadi pada kolom predikat

Perhatikan bahwa saat Anda menarik titik ujung sel ke bawah, tiap sel terisi dengan rumus yang sama namun “C46‟
berubah menjadi “C47‟, “C48‟, dst. Jika ingin membuat agar indeks sel tidak berubah sehingga acuan rumus tetap sama,
beri tanda “$‟ di depan indeks baris dan indeks kolom dari sel. Contoh: $C$46. Ini berguna saat kita menyimpan suatu
variable tetap pada worksheet untuk dijadikan acuan pada rumus penghitungan. Silahkan untuk mencoba apa yang terjadi
jika menuliskan $C46 atau C$46 pada rumus.

9
10
Fungsi Tanggal dan Waktu
Digunakan untuk memroses data berupa tanggal. Agar data tanggal dapat dilakukan penghitungan, maka setiap tanggal
harus diwakili dengan angka, di Excel disebut sebagai angka seri tanggal yang dimulai dari 1 Januari 1900 (Windows) atau
1 Januari 1904 (Macintosh) sebagai dasar penghitungan. Jenis fungsi tanggal :

Fungsi Keterangan
DATE Menampilkan tanggal untuk penghitungan. =DATE(tahun bulan,tanggal)
TODAY Menampilkan tanggal sistem yang ada di komputer. =TODAY() tanpa argumen
YEAR, MONTH, DAY Menghasilkan nilai angka tahun, angka bulan, dan angka hari dari suatu tanggal.
=YEAR(tanggal), MONTH(tanggal), DAY(tanggal)
DATEVALUE Mengubah tanggal dalam data teks menjadi nilai seri tanggal. =DATEVALUE(teks tanggal)
contoh DATEVALUE(“2/23/2006”) = 38771
WEEKDAY Menampilkan angka urutan hari dalam minggu. =WEEKDAY(tanggal)

Jenis fungsi waktu :

Fungsi Keterangan
TIME Menampilkan waktu. =TIME(jam, menit, detik)
NOW Menampilkan tanggal dan waktu sistem yang ada di komputer = NOW() tanpa argumen
HOUR, MINUTE, Menghasilkan nilai angka jam, angka menit, dan angka detik dari suatu data waktu.
SECOND =HOUR(waktu), =MINUTE(waktu), =SECOND(waktu)
TIMEVALUE Mengubah waktu dalam data teks menjadi nilai seri waktu. =TIMEVALUE(teks waktu)
contoh : TIMEVALUE(“00:00”) = 0 TIMEVALUE(“06:00”) = 0.25 TIMEVALUE(“12:00”) =
0.5

Fungsi Pembacaan Tabel

Digunakan untuk membaca tabel yang disusun secara horisontal (HLOOKUP) atau vertikal (VLOOKUP).
Bentuk rumus:
HLOOKUP(sel kunci, range tabel acuan, no.indeks baris)
VLOOKUP(sel kunci, range tabel acuan, no.indeks kolom)

Contoh : Perhatikan tabel lembar kerja di bawah ini

11
Buatlah lembar kerja di bawah ini pada sheet3 dengan VLOOKUP :

Kolom D (NILAI) dan F (SKOR) diisi dengan mengacu kepada tabel acuan pada range A14:C18 dengan menggunakan
fungsi VLOOKUP sbb :
SEL RUMUS
D4 =VLOOKUP(C4,$A$14:$C$18,3)
E4 =B4*D4
F4 =VLOOKUP(C4,$A$14:$C$18,2)

Catatan: Saat mengisi rumus pastikan “Tabel Acuan Vertikal‟ dikunci untuk memudahkan penghitungan caranya yaitu
dengan menekan tombol F4 setelah menyorot array pada worksheet, sehingga tulisan A14:C18 berubah menjadi
$A$14:$C$18.

GRAFIK DALAM EXCEL

Membuat Grafik
Grafik dapat ditampilkan dengan dua cara penempatan, yaitu ditempatkan bersama-sama dengan data laporan yang dibuat
pada lembar kerja, atau dapat pula dibuat terpisah namun masih dalam buku kerja yang sama, sehingga grafik dapat
dicetak secara terpisah. Sebagai contoh, buatlah lembar kerja berikut pada sheets (untuk menambah sheet, klik kanan
pada tab sheet di bawah workspace, kemudian pilih insert, lalu klik OK):

12
Untuk membuat grafik pada lembar kerja, dilakukan dengan langkah :
1. Range yang akan dibuat grafiknya diblok, yaitu B6:G14. Range data yang dipilih dapat berupa datanya saja atau bisa
pula dengan mengikutsertakan judul baris dan kolomnya.
2. Pilih menu insert untuk membuka shortcut kotak dialog chart seperti gambar berikut

Chart dialog box

atau klik tombol diujung kanan bawah dari chat dialog box tersebut yang hasilnya sebagai berikut

3. Pilih jenis grafik yang diinginkan, lalu tekan tombol OK. Hasilnya adalah sebagai berikut:

13
4. Untuk menambahkan title dan axis title, pilih chart layout yang sesuai.

Hasilnya adalah sebagai berikut:

5. Edit chart title dan axis title sesuai dengan yang dibutuhkan

14
 LAPORAN JUMLAH PEGAWAI DEPARTEMEN
DALAM NEGRI
90
80
70
60
JABAR
ORANG

50
JAKARTA
40
30 JATENG

20 YOGYA

10 JATIM
0
IC ID IIA IIB IIC IID IIIA IIIB
JUMLAH PEGAWA

15
Mengubah Tampilan Grafik
1. Pilihlah grafik yang akan diubah jenis tampilannya. Secara otomatis akan muncul toolbar Chart berikut. Klik icon
change chart type pada toolbar.

2. Pilih jenis tampilan grafik yang diinginkan.

Menempatkan Grafik Pada Lembar Kerja Terpisah

1. Pilih range data yang akan dibuat grafiknya.
2. Tekan tombol F11. Lembar kerja grafik baru akan ditampilkan dengan bentuk tampilan grafik standar.

Menampilkan Data pada Excel ke Dokumen Words

1. Buat dokumen words.
2. Pilih tabel pada sheet4, kemudian copy dan paste pada dokumen words.
3. Perhatikan bahwa data yang muncul dapat dalam berbagai pilihan dengan mengklik icon di ujung kanan bawah
tabel saat melakukan paste.

4. Kemudian pilih grafik yang telah dibuat pada sheet4, kemudian copy dan paste pada dokumen words.
5. Perhatikan bahwa grafik yang di-paste dapat muncul dalam berbagai pilihan pula.

III. HASIL
1. Mahasiswa dapat menggunakan software Microsoft Office Excel 2007 untuk keperluan perkuliahan
2. Mahasiswa mendapatkan gambaran mengenai cara penggunaan tools spreadsheet lainnya

16