1

FItriana M.Sabir, S.Kom

SISFO adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi dalam
usaha mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kontrol dalam
organisasi.

IT
SISFO

Organisasi

FItriana M.Sabir, S.Kom

Organisasi :
Sisfo merupakan bagian dari organisasi. Kunci utama dari
organisasi adalah orang, SOP dan budaya. Organisasi
mengkoordinasikan pekerjaan melalui struktur hirarki, serta
mempunyai SOP untuk dipatuhi dan dijalankan.

Manajemen :
Para manajer sesuai dengan tingkatannya dalam level
organisasi menentukan strategi bisnisnya sendiri-sendiri.

Teknologi :
Berupa H/w, S/w, Storage, komunikasi, Network.

FItriana M.Sabir, S.Kom

 H/w
Bisnis
Unit Ketergantungan
strategi S/w DB
SOP

Network

Organisasi IT

FItriana M.Sabir, S.Kom

1. Merampingkan Organisasi
2. Merubah Work Flow
3. Merubah batasan organisasi
4. Globalisasi
5. Arsitektur informasi
6. Investasi
7. Kontrol dan Tanggung Jawab

FItriana M.Sabir, S.Kom

 Tipe SISFO Level Manajemen

Strategis Manajer Senior

Manajemen Manajer menengah

Pekerjaan pengetahuan
Pengetahuan

Operasional Manajer Operasional

Unit-unit bisnis
FItriana M.Sabir, S.Kom
Operasional :
Mendukung pengoperasian tugas sehari-hari seperti penjualan, pembelian,
penggajian.

Pengetahuan :
Merupakan sistem pendukung tersebarnya pengetahuan bagi para pekerja dalam
organisasi. Tujuan utama dari sistem ini adalah menolong organisasi untuk
menemukan, mengorganisasikan, serta menyatukan pengetahuan baru dalam
organisasi dan mengontrol aliran kertas kerja.

Manajemen :
Sistem yang didesain untuk memonitoring, kontrol serta pengambilan keputusan
bagi manajer tingkat menengah.

Strategis :
Menolong senior manajer untuk mengambil prediksi jangka panjang serta isu
strategis lainnya. Intinya lingkungan luar apa yang mempengaruhi jalannya bisnis

FItriana M.Sabir, S.Kom

 EIS

SPK SIM

OAS
KMS TPS

FItriana M.Sabir, S.Kom

 JENIS SISFO INPUT PROSES OUTPUT PEMAKAI

EIS Data internal dan Interaktif, grafik, Prediksi, respon Senior manajer
eksternal simulasi untuk query

SPK Database yg Interaktif, Respon untuk Profesional, staff

dioptimalisasikan analisis, simulasi query, analisis manajer
untuk analisis keputusan
data, model
SIM Kumpulan data Laporan rutin Kesimpulan Manajer tingkat
transaksi, model menengah
sederhana
KMS Dasar Modeling, Grafik, model Profesional,
pengetahuan simulasi teknikal staff
spesifikasi desain
OAS Jadwal, dokumen Komunikasi, Dokumen, jadwal Staff
jadwal,
manajemen
dokumen
TPS Kejadian, Urut, gabung, Lap. Lengkap, Staff operasi
transaksi list, serta update kesimpulan
FItriana M.Sabir, S.Kom
2

FItriana M.Sabir, S.Kom

 Faktor yang mempengaruhi :

Lingkungan
Budaya
Organisasi Struktur IT
SOP
Proses Bisnis
Politik
Perusahaan

FItriana M.Sabir, S.Kom

Gambar diatas, Menunjukkan hubungan 2 arah antara
organisasi dengan sisfo. Keduanya mempunyai hubungan
yang saling menguntungkan. Dari pihak sisfo, harus
diterapkan pada organisasi agar dapat menghasilkan
informasi yang diperlukan oleh organisasi. Sedangkan dari
pihak organisasi harus membuka diri untuk penerapan
sisfo sehingga keuntungan dapat dirasakan sebesar-
besarnya.

Hubungan keduanya begitu rumit karena terlalu banyak

faktor yang menjadi ukuran, seperti : lingkungan, budaya,
struktur, SOP, proses bisnis, politik dan perubahan.

FItriana M.Sabir, S.Kom

Defenisi organisasi dipandang dari 2 segi yaitu : Teknik dan Tingkah Laku.

Sebagai tingkah laku maka organisasi terdiri dari struktur sosial yang
formal, stabil yang mengambil sumber daya dari lingkungannya serta
memprosesnya menjadi output. Dari segi tingkah laku maka organisasi
merupakan sekumpulan hak, kewajiban dan tanggung jawab yang
diperlakukan seimbang setiap peristiwa dalam organisasi. Kedua segi
tersebut saling melengkapi satu sama lainnya.

Dari segi teknik, organisasi memandang sisfo sebagai sebagai alat baru
yang merubah input menjadi output yang semakin baik, sedangkan tingkah
laku memandang organisasi yang mengimplementasikan sisfo tidak semata-
mata menghadirkan alat baru tetapi harus bisa merubah proses.

FItriana M.Sabir, S.Kom

Hampir semua organisasi pada jaman modern ini mirip karena organisasi tersebut
mempunyai kesamaan karakteristik, yaitu :
1. Divisi dari pekerja.
2. Hirarki.
3. Peraturan dan prosedur
4. Penilaian sama
5. Kwalitas untuk posisi
6. Maksimal efisiensi organisasi

Kesamaan karakteristik organisasi ini sering disebut birokrasi. Selain itu ada lagi
beberapa hal yang mempunyai organisasi sama yaitu : SOP, Politik dan Budaya

FItriana M.Sabir, S.Kom

Walaupun ada kesamaan dari karakteristik organisasi, tetapi
tidak ada 2 organisasi yang sama. Organisasi beda dalam hal
struktur, lingkungan, proses bisnis. Organisasi dibagi 5 jenis
yang masing-masing dibedakan berdasarkan kebutuhan akan
kepemimpinan struktur. Lingkungan organisasi mengambil
sumberdaya dari lingkungan dan mempengaruhi
lingkungannya. Bisnis proses merupakan sarana koordinasi dan
organisasi aktifitas pekerjaan, informasi untuk menghasilkan
produk atau servis.

FItriana M.Sabir, S.Kom

Ada pertanyaan penting yang harus dijawab, yaitu : bagaimana
organisasi menggunakan sisfo?. Siapa yang memegang peranan
dari perubahan sisfo?. Siapa yang memakai sisfo? Dan mengapa
organisasi menomorsatukan sisfo? Pertanyaan itu yang
menentukan peranan sisfo dimasa yang akan datang dalam
organisasi. Selain itu, organisasi juga membentuk departemen
sendiri dalam organisasi.

Kenapa organisasi membangun sisfo???

Pertanyaan ini dapat dijawab dengan menjelaskan 2 faktor
pengaruh yaitu, faktor lingkungan dan faktor internal.
Lingkungan mempengaruhi desain sisfo seperti persaingan
meningkat, aturan pemerintah berubah. Juga internal seperti
nilai, norma dan keinginan penting dari pemimpin.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Sisfo dapat merubah struktur organisasi dalam 3 hal, yaitu
dalam bentuk Segitiga, T terbalik dan Diamond. Segitiga berarti
sisfo tidak merubah struktur organisasi, T terbalik menurunkan
level manajemen menengah dan meningkatkan pekerjaan
‘unskill’, sedangkan diamond meningkatkan level manajemen
menengah dan menurunkan pekerjaan ‘unskill’.

Apakah organisasi terpengaruh ????

Secara nyata organisasi tidak gampang terpengaruh.
Kebanyakan organisasi malah bertahan terhadap apa yang
mereka jalani sekarang ini. Hubungan antara teknologi dan
organisasi harus saling menguntungkan seperti yang tampak
pada gambar berikut. Untuk mengimplementasikan sisfo dalam
suatu organisasi konsekwensinya harus merubah tugas,
struktur dan orang.
FItriana M.Sabir, S.Kom
 Tugas

Teknologi Orang

Struktur
Sinergi 4 komponen
FItriana M.Sabir, S.Kom
Tanggung jawab bervariasi mulai dari pengambilan keputusan, merancang
acara, laporan, menghadiri rapat dan lain-lain. Menurut Mintzberg peranan
manajer merupakan perkiraan kegiatan manajer dalam suatu organisasi.
Menurut beliau, ada 3 kategori kegiatan manajerial yaitu :

1. Peranan Interpersonal
Manajer sebagai pemimpin, berusaha untuk memotivasi, konsultasi dan
mendukung bawahannya. Dan yang paling penting manajer berperan
sebagai penerus aspirasi bawahan.
2. Peranan Informasi
manajer berperan sebagai pusat kegiatan dari organisasinya, menerima dan
mendistribusikan informasi.
3. Peranan Keputusan
manajer berperan sebagai penginisiatif kegiatan, serta menegosoasikan
konflik.

FItriana M.Sabir, S.Kom

Pengambilan keputusan merupakan kegiatan manajer yang paling sulit.
SISFO Cuma mendukung mengumpulkan data serta menyebarkan
informasi, selebihnya merupakan tugas manajer.

Berdasarkan 4 jenis sisfo yang sudah dibahas pada pertemuan I, maka

para ahli membagi 4 jenis tingkatan dalam pengambilan keputusan :
strategis, manajemen, pengetahuan dan operasional.

Pengambilan keputusan secara strategis menentukan tujuan jangka

panjang, sumber daya, serta kebijakan organisasi.

Manajemen merupakan tingkatan pengambilan keputusan yang

mengawasi jalannya penggunaan sumber daya serta serta kegiatan
operasional.

Tingkat pengetahuan merupakan pengevaluasian ide-ide baru untuk

produk serta jasa baru, mengkomunikasikan pengetahuan baru serta
menyebarkan ide tsb.

Operasional yang merupakan tingkatan terakhir merupakan keputusan

untuk menjalankan tugas dari manajer tingkat atas dan mengalokasikan
sumber daya pada tugas tersebut.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Menurut Simon, keputusan terbagi menjadi keputusan yang
terprogram dan keputusan yang tidak terprogram berdasarkan
cara pengambilan keputusan.

Keputusan terprogram merupakan keputusan yang berulang,

rutin dan mempunyai prosedur standar untuk
mengakomodirnya.

Keputusan yang tidak terprogram merupakan keputusan yang

tidak rutin, tidak repetitif serta tidak ada prosedur jelas untuk
mengakomodirnya. Kadangkala keputusan berada ditengah-
tengah antara terprogram dan tidak terprogram. Keputusan
seperti ini dinamakan keputusan semi terprogram.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Pengambilan keputusan merupakan serangkaian kegiatan yang
dilakukan pada waktu yang berbeda. Menurut tingkat pengambilan
keputusan ada 4 yaitu : inteligen, desain, pemilihan dan implementasi.

Tingkatan yang pertama membahas tentang pengumpulan

pengumpulan informasi untuk mengenal masalah yang terjadi dalam
organisasi.

Tingkatan desain merupakan kegiatan menentukan bermacam solusi

untuk masalah yang terjadi.

Pemilihan merupakan pemilihan atas solusi yang terbaik untuk

mengatasi masalah yang terjadi.

Pada tingkatan terakhir merupakan pengimplementasian solusi

terhadap masalah. FItriana M.Sabir, S.Kom