Professional Documents
Culture Documents
m mm
m
mm m
mm m
m
Ê
Ê
Ê
Ê
Ê
Ê
Ê
Ê
Ê
Ê
Sejak RS Bhayangkara Banjarmasin didirikan tahun 1995
sampai dengan saat peresmian bangunan baru tanggal 2 Juli 2007
perkembangan sistem rekam medis masih belum berjalan
sebagaimana mestinya (masih jauh dari standar). Dalam rangka
menyikapi Surat Telegram Kapolri No Pol. : T / 144 / X / 2007
tanggal 24 Oktober 2007 tentang Akreditasi RS. RS Bhayangkara
Banjarmasin berupaya untuk mencapai Akreditasi 5 Pelayanan
Dasar yaitu salah satunya pelayanan rekam medis. Dengan telah
diresmikannya bangunan rekam medis pada tanggal 2 Juli 2007
dan dibentuknya Instalasi Rekam Medik RS Bhayangkara
Banjarmasin pada bulan Agustus 2007.
à
@
Sistem penomoran yang dipakai di RS Bhanyangkara
Banjarmasin adalah pemberian nomor cara unit (Õ
) yaitu didalam sistem pemberian nomor secara unit ini,
pada saat pasien datang pertama kali untuk berobat jalan maupun
rawat inap (dirawat) maka pasien tersebut akan mendapatkan
nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipakai
selamanya untuk kunjungan-kunjungan selanjutnya baik untuk
rawat jalan, rawat inap maupun kunjungan ke unit-unit penunjang
medis dan instalasi lain untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
di RS Bhayangkara Banjarmsin. Dan berkas rekam medis pasien
tersebut akan tersimpan didalam satu folder dengan satu nomor
pasien. à
ë
istem penamaan pasien dibagi 2 yaitu:
Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatat adalah
nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua kata.
Dalam sistem penamaan, diharapkan :
1) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang
disempurnakan.
2) Sebagai pelengkap, diakhir nama lengkap, setelah tanda
koma (,) ditambah Tn./Ny./Nn./An. sesuai dengan
statusnya.
3) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap
pasien dalam tanda kurung.
à
2.
Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas adalah nama pasien
harus lengkap, minimal terdiri dari dua kata. Dalam sistem
penamaan, diharapkan :
1)Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang
disempurnakan.
2)Sebagai pelengkap, diakhir nama lengkap, setelah tanda koma (,)
ditambah Tn./Ny./Nn./An./By. sesuai dengan statusnya.
3)Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien dalam
tanda kurung.
4)Pencantuman gelar bangsawan merupakan bagian dari indeks seperti
nama suci, baptis, atau haji diletakkan di belakang nama.
à
u
Pencatatan di RS Bhayangkara Banjarmasin meliputi
pencatatan rawat jalan dan rawat inap. Pada pencatatan rekam
medis rawat jalan, hanya dilakukan pada poli umum dan poli
gigi. Data di input oleh petugas menggunakan komputerisasi
Sedangkan pencatatan rawat inap, dilakukan secara manual
dan komputerisasi.
à
2
Sistem penyimpanan rekam medis di RS Bhayangkara
Banjarmasin menggunakan cara desentralisasi. Yaitu terjadi
pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis
pasien yang dirawat.
Di RS Bhayangkara Banjarmasin ruang penyimpanan
rekam medis rawat inap dan rekam medis IGD berada di lantai
dua pada ruangan Instalasi Rekam Medis, sedangkan rekam
medis rawat jalan berada di lantai satu berdekatan dengan
pendaftaran dan poliklinknya.
à
R
Sistem penjajaran di RS Bhayangkara Banjarmasin
menggunakan sistem angka akhir (?
). Disini digunakan nomor-nomor dengna 6 angka, yang
dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri
dari 2 angka.
Selain itu dalam penjajaran di RS Bhayangkara
Banjarmasin menggunakan kode warna untuk
mempermudahkan dalam penyimpanan dan mencegah
kekeliruan penyimpanan ().
à
i
Ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan
dalam pengeluaran rekam medis adalah :
a) Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani
rekam medis
b) Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam
medis (tanpa tanda keluar/ kartu permintaan)
c) Semua peminjaman rekam medis harus membuat ´surat
permintaan peminjaman´.
à
i
d) Seorang yang menerima / meminjam rekam medis,
berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik
dan tepat waktunya
e) Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit,
kecuali atas perintah pengadilan.
f) Dokter-dokter atau pegawai-pegawai rumah sakit yang
berkepentingan dapat meminjam rekam medis
g) Permintaan peminjaman rekam medis untuk pertolongan
gawat darurat, harus dipenuhi segera mungkin.
à
á
Sampai Agustus 2010 RS Bhayangkara Banjarmasin masih
belum pernah melakukan retensi. Penyusutan rekam medis
(retensi) sendiri ialah suatu kegiatan pengurangan rekam
medis dari rak penyimpanan aktif.
à
! "
Rekam medis yang dianalisis diambil secara acak (
),
yaitu dari rekam medis rawat inap. Adapun hasil dari analisis
kuantitatif rekam medis RS Bhayangkara Banjarmasin cukup baik
dengan nilai total rata-rata kelengkapan data bernilai 72,22%. Jumlah
rata-rata (
kelengkapan yang terendah terdapat pada bagian
³auntentifikasi penulis´ yaitu dengan presentase 56,67% dan yang
tetinggi terdapat pada bagian ³kelengkapan laporan/form yang
penting´ dengan presentase 90,83%.
Pada ³ ´ hanya berjumlah 9 rekam medis
dengan presentasenya 100% dikarenakan dari 30 rekam medis yang
dianalisis, hanya 9 rekam medis operasi dan semunya memiliki
.
à
à #$$# "##
#%
##
#%
"
Di RS Bhayangkara tidak menggunaan klasifikasi
penyakit dan tindakan untuk penetapan tarif seperti INA-DRG.
à
Ê
Ê
à
Pendaftara
n
Datang sendiri
Rujukan : Tidak
-Dari dokter prakter Pasi
en
-Puskesmas
baru
RS lain ya
!
## Petugas mencetak KIB
&#' Pasien menunggu di poli dan petugas mengantar rekam medis ke poliklinik
Diperlukan
pemeriksaa
ya n penunjang Tidak
Dokter menuliskan
pemeriksaan Pasien menuju
Jenis
penunjang yang pemeriksaan
pasien
diminta penunjang
Umum
Kasir
Pasien/keluarga memperlihatkan
KIB
!
## Petugas membuatkan RM rawat inap dilengkapi identitas pasien dan
ditandatangani oleh petugas penerimaan pasien rawat inap
&#
Pasien/keluarganya mendatangani surat jaminan surat jaminan, surat
persetujuan untuk pengobatan/perawatan, surat pernyataan tidak merokok
dan surat pernyatan kesanggupan pindah kamar(untuk pasien dinas)
Ada
Perawat IGD
Menulis identitas dan No.RM
pasien pada RM IGD
Perawat IGD
Membuat kuitansi (administrasi + Umum Dinas
Pasien
tindakan +konsul dokter) dan pulang
menyerahkan kepada pasien /
/keluarganya. diruju
k
Assembling
Assembling
Register
MRS Pulang/Rujuk/Meninggal
Ê Menganalisis kelengkapan
pengisian catatan medik
(checking)
à
ë
m
!"
'
j
j
&
$
à
d. Petugas IGD atau dokter, meneliti surat permintaan visum
repertum. Setelah meneliti kebenaran surat, petugas menulis tanggal,
jam penerimaan, nama dan tanda tangan. Permintaan visum
repertum tidak dilayani jika tanpa membawa surat permintaan visum
repertum yang lengkap.
e. Di lakukan pemeriksaan terhadap korban oleh dokter berdasarkan
kondisi saat datang.
f. Di buat laporan hasil pemeriksaan visum repertum dan di
tandatangani oleh dokter pemeriksaan.
g. Visum repertum bisa diambil oleh penyidik atau petugas kepolisian
dalam waktu 2x24 jam.
h. Penyidik menandatangani penerimaan laporan visum repertum.
à
@
a. Setelah pasien registrasi dengan menunjukan kartu berobat yang berisi
nomor rekam medis, kemudian petugas mencarikan rekam medisnya.
b. Pada tempat keluarnya rekam medis dibuatkan kartu penunjuk keluar.
Petunjuk keluar berisi : No. urut, No. RM, nama pasien, tanggal keluar,
tanggal kembali, nama peminjam, serta keperluan permintaan rutin
poliklinik ditulis ³rutin´.
c. Petunjuk keluar ini harus dibuat menonjol, agar jika ada rekam medis
yang tidak kembali dapat diketahui dengan mudah.
d. Setelah rekam medis kembali, petunjuk keluar dikeluarkan, diganti
dengan rekam medis. Pada petunjuk keluar dilingkari nomor dari rekam
medis yang telah kembali.
à
ë #
###
##
#
#&# $
a. Setiap permintaan rekam medis harus menggunakan surat,
yang disebut kartu permintaan.
b. Kartu permintaan dibuat rangkap 3 (tiga), satu ditempel
pada rekam medis, satu diletakkan pada rak
penyimpanan sebagai tanda keluar, dan satu sebagai
arsip yang meminta.
c. Apabila rekam medis yang dipinjam sudah kembali, kedua
kartu permintaan tersebut dibuang.
à
ë #
###
##
#&# $#
d. Pada tempat keluar rekam medis digantikan dengan
petunjuk keluar.
e. Menuliskan No. urut, No. RM, nama pasien, tanggal
keluar, tanggal kembali, nama peminjam, serta keperluan
pada buku peminjaman rekam medis.
à
u #
###
##
#
(&#
#
&
a. Membawa surat permohonan peminjaman.
b. Rekam medis tidak boleh dibawa keluar dari ruang instalasi
rekam medis.
c. Peminjaman bisa dilayani mulai jam 09.00 pagi sampai jam
14.00 siang wita pada hari kerja.
à
2 #
###
## #!
a. Pasien atau keluarga pasien menyerahkan :
@ KTP atau kartu identitas lainnya
2) Surat kuasa dari pasien disertai materai 6000 (jika yang
mengurus keluarga atau orang lain)
3) Surat klaim asuransi
b. Petugas mencatat di buku register
c. Dokter mengisi asuransi dan ditanda tangani
d. Petugas menyiapkan resume medik untuk dilampirkan
dan resume medik di serahkan kepada pasien atau keluarga
dengan menandatangani buku penyerahan.
à
@ #
a. Kepala RS Bhayangkara f. Keuangan
Banjarmasin g. Diklat
b. Sekretariat RS h. Manajemen Mutu
Bhayangkara Banjarmasin i. Perencanaan
c. Komite Keperawatan
d. Komite Medis
e. Kepala Ruangan
à
@
####
$#("#*
#Loket Pendaftaran
KP : 1 Orang Staf : 6 orang
Shift Kerja : Pagi : 2 orang
Siang : 2 orang
Malam : 1 oran
Lepas malam : 1 orang
Cadangan : 1 orang
b. Instalasi Rekam Medis
KP : 1 Orang
Staf : 2 orang
à
ë
#
#
Luas loket = 10 m²
Luas ruang kerja staf UKRM = 6,4 m²
Luas ruang penyimpanan RM
Kebutuhan luas unit lemari Rawat Jalan = 10 m²
Kebutuhan luas Rak Statis Rawat Inap Aktif
= 13 m²
Kebutuhan luas Rak Statis Rawat Inap In Aktif
= 2,4 m² +
Total
= 41,8 m²
= 42 m²
'
+#(# ##
##($
#
#
(#2ë#,
à
u !$$
#
m
@
@
@
@
@
! @
@
à
u !$$
#
(
)
(*
+
,
-$+
)
.(/(*/ 01 2+)
%#'12"' -$à)
2'!%#'(2"'30)!."$!)!'!.% 3 $ à$
à
Berdasarkan hasil Praktik Lapangan IV di RS Bhayangkara
Banjarmasin sejak tanggal 2 ± 14 Agustus 2010, maka kami menarik
kesimpulan sebagai berikut:
1. Sejak RS Bhayangkara didirikan tahun 1995 sampai dengan saat
peresmian bangunan baru tanggal 2 Juli 2007 perkembangan
sistem rekam medis masih belum berjalan sebagaimana mestinya
(masih jauh dari standar). Dalam rangka menyikapi Surat Telegram
Kapolri No Pol. : T / 144 / X / 2007 tanggal 24 Oktober 2007
tentang Akreditasi RS. RS Bhayangkara Banjarmasin berupaya
untuk mencapai Akreditasi 5 Pelayanan Dasar yaitu salah satunya
pelayanan rekam medis. Dengan telah diresmikannya bangunan
rekam medis 2 Juli 2007 dan dibentuknya Instalasi Rekam Medik
RS Bhayangkara Banjarmasin pada Agustus 2007.
2. Adapun sistem-sistem rekam medis di RS Bhayangkara Banjarmasin
a. Sistem penomoran yang digunakan RS Bhayangkara Banjarmasin
ialah sistem penomoran Õ
b. Tata cara penulisan pada sistem penamaan RS Bhayangkara
Banjarmasin adalah dengan menulis nama pasien sesuai dengan
identitas pasien
c. Sistem pencatatan pada RS Bhayangkara Banjarmasin meliputi
pencatatan rawat jalan hanya untuk dua poli saja, yaitu poli umum
dan poli gigi. Sedangkan pencatatan rawat inap, dilakukan secara
manual dan secara komputerisasi.
d. Sistem penyimpanan RS Bhayangkara Banjarmasin menerapakan
cara desentralisasi.
e. Di RS Bhayangkara Banjarmasin menggunakan sistem angka akhir
(?
). Selain itu RS Bhayangkara Banjarmasin
juga menggunakan kode warna dalam sistem penjajaran.
f. Peraturan dalam peminjaman rekam medis yaitu keluarnya rekam medis
dari Unit kerja Rekam Medis yang digunakan oleh seseorang ataupun
suatu instansi lain untuk keperluan tertentu harus ditaati. RS
Bhayangkara Banjarmasin sudah mulai menerapkan penggunaan
petunjuk keluar yaitu
untuk rawat jalan.
g. Retensi atau penyusutan belum pernah dilaksanakan di RS
Bhayangakara Banjarmasin.
h. Hasil dari analisis kuantitatif rekam medis RS Bhayangkara Banjarmasin
cukup baik dengan nilai total rata-rata kelengkapan data bernilai
72,22%.
i. RS Bhayangkara Banjarmsin tidak menggunakan penentuan klasifikasi
penyakit dan tindakan sebagai penetapan tarif.
3. Alur pasien dan rekam medis RS Bhayangkara Banjarmasin
sudah berjalan dengan baik. Adapun pembagian alur pasien
dan rekam medis yaitu :
a. Alur Pasien Rawat Jalan Baru
b. Alur Pasien Rawat Jalan Lama
c. Alur Pasien Rawat Inap
d. Alur Pasien Gawat Darurat
e. Alur Rekam Medis Rawat Jalan
f. Alur Rekam Medis Rawat Inap
g. Alur Rekam Medis IGD
4. Di RS Bhayangkara Banjarmasin sudah menyediakan
layanan untuk visum repertum, yaitu dengan prosedur :
a. Korban melaporkan pengaduan kepada pihak kepolisian
untuk mengajukan permintaan visum repertum secara
resmi dan tertulis yang di tandatangani oleh kepala satuan
kepolisian yang bersangkutan.
b. Korban kemudian dibawa petugas kepolisian ke RS
Bhayangkara Banjarmasin untuk menjalani visum et
repertum
c. Petugas IGD atau dokter, meneliti surat permintaan
visum et repertum.
d. Di lakukan pemeriksaan terhadap korban oleh dokter
berdasarkan kondisi saat datang setelah surat permintaan
visum et repertum lengkap.
e. Di buat laporan hasil pemeriksaan visum repertum dan
di tandatangani oleh dokter pemeriksaan.
f. Visum repertum bisa diambil oleh penyidik atau
petugas kepolisian dalam waktu 2x24 jam.
g. Penyidik menandatangani penerimaan laporan visum
repertum.
RS Bhayangkara sudah menerapkan prosedur-prosedur
peminjaman rekam medis untuk keperluan lain, yaitu
5. RS Bhayangkara sudah menerapkan prosedur-prosedur
peminjaman rekam medis untuk keperluan lain, yaitu
a. Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Poliklinik
b. Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Keperluan
Pasien Rawat Ulang
c. Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Dokter/
Mahasiswa Praktek/ Perawat
d. Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Klaim
Asuransi
6. Adapun dentifikasi para pengguna informasi yang di hasilkan
dari rekam medis baik di RS Bhayangkara Banjarmasin,
yaitu :
a. Intern : Kepala Rumah Sakit Bhayangkara, Sekretariatan,
Komite Keperawatan, Komite Medis, Kepala Ruangan,
Keuangan, Diklat, Manajemen Mutu, dan Perencanaan
b. Ektern : Pusdokkes Polri, dan Dinas Kesehatan Kota/
Provinsi
7. Kebutuhan SDM baik di tempat pendaftaran maupun pada
instalasi rekam medis di RS Bhayangkara Banjarmasin telah
mencukupi sesuai dengan kebutuhan yang di perlukan. Sarana
dana prasarana unit kerja rekam medis di RS Bhayangkara
Banjarmasin untuk kebutuhan luas UKRM adalah 42 m² dan
perencanaan kebutuhan ruang penyimpanan RM yang diperlukan
untuk tahun 2011 yaitu 3 unit lemari di tempat pendaftaran dan 1
unit Rak Statis rawat inap aktif. Perencanaan tahun 2011 khusus
untuk anggaran inventaris variable unit kerja rekam medis RS
Bhayangkara Banjarmasin memerlukan dana sebesar Rp.
35.687.800 dan perencanaan anggaran pada unit kerja rekam
medis adalah Rp. 509.300.000. Maka biaya dibebankan
Rp. 9.000 per 1 RM.
à
4!+!%$ #)!
!"#.
$+!*!
$)5!%'
$'!
Ê
")!%6$%*#7
7#
$'! 2, !)'*#Ê$(!)$*#(*!% %62 )!"#
$"$.!'!%
Ê
Ê$!"/2")!!Ê$
$"
5
2)#'$$(!)$*#")!.!(#'.!/!%,(! !!%0! )!"#%
Ê #%%/