MANAJEMEN AUDIT PEMBELIAN

Pembelian dapat diartikan sebagai urutan kerja atau salah satu proses yang berkaitan

dengan pengadaan barang dagangan. Pembelian merupakan kegiatan utama untuk

menjamin kelancaran transaksi penjualan yang terjadi di perusahaan.

Transaksi pembelian biasanya dimulai dengan adanya permintaan pembelian yang dibuat

departemen atau fungsi penunjang. Departemen pembelian meyiapkan pesanan

pembelian untuk pembelian barang atau jasa dari pemasok. Jika barang atau jasa telah

diterima, entitas mencatat mencatat kewajiban pada pemasok, dan perusahaan melakukan

pembayaran pada pemasok.

Fungsi pembelian barang sebenarnya berada di bawah atap fungsi logistik. Yang

dimaksud dengan fungsi logistik adalah fungsi perencanaan dan pengendalian aliran fisik

barang yang mengalir ke segenap bagian organisasi. Aliran fisik barang menyangkut

barang dagangan yang akan dijual kembali pada perusahaan dagang ataupun bahan baku

yang akan diolah menjadi barang jadi seperti pada perusahaan manufaktur.

Fungsi pembelian pada umumnya bertanggung jawab untuk :

1. Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat.

2. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat.

3. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat.

Kegiatan menentukan kuantitas dan saat penerimaan barang yang tepat merupakan

kegiatan manajemen pengendalian persediaan. Untuk menentukan kuantitas pembelian

dan titik pemesanan kembali yang dilakukan agar tercapai keseimbangan yang optimal ,

memerlukan tiga faktor yaitu sebagai berikut:

 1. Jumlah barang yang dipesan .

2. Biaya pengelolaan barang.

3. Resiko kelangkaan barang.

Tujuan Pembelian

Tujuan utama proses pembelian adalah menyediakan sumber daya yang diperlukan

organisasi perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dirinci

lebih lanjut menjadi sebagai berikut :

1. Melaksanakan pembelian dari rekanan yang handal.

2. Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan.

3. Memperoleh barang dengan harga yang pantas.

4. Hanya membeli barang yang disetujui (authorized) dan sesuai dengan tujuan

perusahaan.

5. Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala dibutuhkan

perusahaan.

6. Hanya menerima barang yang sudah dipesan , dan harus menerima semua

barang yang dipesan.

7. Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima secara sehat

untuk menghindari berbagai kemungkinan yang merugikan.

Jenis jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh :

1. Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit

2. Pembayaran kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian

3. Retur barang pada pemasok secara tunai atau kredit.

Jenis Jenis dokument dan catatan :

1. Permintaan pembelian Barang ( Purchase Requisition )

2. Pesanan Pembelian ( Purchase order )

3. Laporan Penerimaan ( Receiving Report )

4. Faktur Vendor ( Vendor Invoice )

5. Voucher / Jurnal Pembelian ( Voucher Register / Purchases Journal )

6. Buku besar pembantu utang usaha ( Account Payable Subsidiary Ledger )

7. Laporan Vendor ( Vendor Statement )

8. Cek ( Check )

9. Jurnal Pengeluaran kas / Register Cek ( Cash Disbursements journal /

Check Register )

Fungsi Fungsi Utama

Tujuan bisnis utama dari proses pembelian adalah memperoleh barang dan jasa pada

harga terendah, dengan kualitas dan jasa yang sesuai dengan persyaratan dan

mengunakan sumber dana kas untuk membayar barang dan jasa tersebut secara efektif.

Fungsi fungsi yang terkait dengan pihak pembelian,yaitu :

1. Fungsi gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk

mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di

gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi

penerimaan.

2. Fungsi pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai

harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan

mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap

jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan

dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4. Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat

utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab

untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan

untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang

berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai

buku pembantu utang. Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung

jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam

kartu persediaan.
Fungsi fungsi dalam proses pembelian :

1. Permintaan ( Requisitioning )

2. Pembelian ( Purchasing )

3. Penerimaan ( Receiving )

4. Pemrosesan Faktur ( Invoice Processing )

5. Pengeluaran Utang Usaha ( Disbursement )

6. Buku Besar ( General Ledger )

Pemisahan Tugas Kunci

Pemisahan tugas adalah salah satu prosedur pengendalian penting dalam system

akuntansi. Tugas harus dilimpahkan sehingga tidak hanya satu orang yang

mengendalikan seluruh tahap pemrosesan transaksi, yang dapat menyebabkan kekeliruan

atau kecurangan yang tidak terdeteksi. Adapun pemisahan tugas sebagai berikut :

1. Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi permintaan dan penerimaan.

2. Fungsi Pemrosesan faktur harus terpisah dari fungsi utang usaha.

3. Fungsi Pengeluaran harus terpisah dari fungsi piutang usaha

4. Fungsi Utang usaha harus terpisah dari fungsi buku besar.

Penentuan Resiko bawaan

Faktor factor berikut yang harus dipertimbangkan terkait dengan industri dalam

menentukan resiko bawaan, yaitu :

1. Apakah pasokan bahan baku mencukupi ?

2. Seberapa cepat Perubahan harga bahan baku ?

Salah saji yang terdeteksi pada audit periode sebelumnya.

Adapun kemungkinan salah saji yang mungkin terjadi dalam pembelian,yaitu :

Pengalaman auditor sebelumnya atas proses pembelian entitas harus di review sebagai

titik awal penentuan resiko bawaan.

Langkah utama dalam menetapkan resiko pengendalian bagi proses pembelian, adalah:

1. Memahami dan mendokumentasikan proses pembelian berdasarkan pendekatan

ketergantungan ( reliance ).

2. Merencanakan dan melaksanakan pengujian pengendalian atas transaksi

pembelian.

3. Menetapkan dan mendokumentasikan resiko pengendalian atas proses

pembelian.
 Asersi,Kemungkinan Salah Saji, Prosedur Pengedalian , dan Pengujian

Pengendalian atas Transaksi Pembelian.

Asersi Kemungkinan Salah Saji Prosedur Pengendalian Pengujian Pengendalian

Keterjadian Pembelian dicatat,barang Pemisahan tugas: Amati dan evaluasi

atau jasa belum di pesan pemisahan tugas yang
atau di terima. memadai
Pembelian tidak dicatat
Uji sample voucher
tanpa pesanan
untuk keberadaan
pembelian dan laporan
pesanan pembelian dan
penerimaan yang
dokumen penerimaan
disetujui.
yang diotorisasi.
Memperhitungkan
Review dan uji
urutan nmr laporan
prosedur klien atas
penerimaan dan
perhitungan urutan
voucher.
nomor laporan
Pembatalan document penerimaan voucher.
Periksa voucher yang
telah di bayar dan
document
pendukungnya

Kelengkapan Pembelian dilakukan Memeperhitungkan Review dan uji

tapi tidak dicatat urutan nomor pesanan prosedur klien atas
pembelian,laporan perhitungan urutan
penerimaan, dan nomor pesanan
voucher pembelian,laporan
penerimaan dan
voucher
Laporan penerimaan
sesuai dengan faktur Telusuri sample
laporan penerimaan ke
vendor dan dicatat
dalam jurnal pembelian. faktur vendor dan
voucher.

Otorisasi Pembelian barang atau Persetujuan atas Review otorisasi batas

jasa tidak di otorisasi perolehan sesuai dengan dana klien atas
otorisasi batas dana. perolehan
Permintaan pembelian Periksa
 dan pesanan pembelian permintaan,pesanan
disetujui. pembelian atas
persetujuan yang
Pembelian atas barang pantas.
atau jasa pada harga atau Prosedur penawaran
Review prosedur
persyaratan yang kompetitif dilakukan.
penawaran kompetitif
diotorisasi
klien

Akurasi Faktur vendor tidak Akurasi matematis atas Hitung kembali akurasi
diberi haraga yang tepat faktur vendor matematis faktur
atau ada kesalahan diversifikasi. vendor.
perhitungan. Pesanan pembelian Cocokkan informasi
sesuai dengan laporan pada sample paket
penerimaan dan faktur voucher atas produk,
vendor atas produk, kuantitas, dan harga.
kuantitas, dan harga Periksa rekonsiliasi
voucher di rekonsiliasi ayat ayat dalan jurnal
ke daftar utang usaha pembelian dengan ayat
harian ayat dalam catatan
Pembukuan harian ke pembantu utang usaha.
Nilai dalam jurnal jurnal pembelian
pembelian tidak direkonsilisasi dengan
dibukukan dengan benar pembukuan ke catatn
ke buku besar. pembantu utang usaha. Review rekonsiliasi
Register voucher atau catatan pembantu
catatan pembantu utang dengan akun
usaha di rekonsiliasi kea pengendali buku besar.
kun pengendali buku
besar.
Uji sample rekonsiliasi
Voucher direkonsiliasi harian.
dengan daftar utang
usaha harian.

Pisah batas Transaksi pembelian Seluruh dokumen Bandingkan tanggal

dicatat pada periode penerimaan dikirim ke pada dokumen
yang salah departemen utang usaha penerimaan dengan
secara harian. tanggal voucher.
Keberadaan prosedur Bandingkan tanggal
yang mensyarat pada voucher dengan
pencatatan pembelian tanggal pencatatan
dengan segera setelah transaksi tersebut di
 barang atau jasa di jurnal pembelian.
terima.

Klasifikasi Transaksi pembelian Bagan akun Review jurnal

tidak dikalsifikasi pembelian dan buku
dengan benar besar atas
kebenarannya
Periksa sample voucher
Persetujuan independent untuk ketepatan
dan review akun yang di klasifikasi.
bebani oleh perolehan

Adapun prose pembelian adalah sebagai berikut :

1. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

Merupakan formulir yang ditulis oleh kepala bagian yang membutuhkan barang

atau gudang atau pembelian buku pembantu persediaan yang isinya meminta

kepada bagian pembelian untuk membeli barang atau jasa seperti yang

tercantum pada formulir tersebut.

2. Permintaan Penawaran Harga

Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian pembelian untuk meminta harga

dari penjual

3. Order Pembelian

Yaitu surat pesanan pembelian, dibuat oleh bagian pembelian dan dikirimkan

kepada penjual barang atau jasa tertentu. Tembusan yang dibuat dari formulir

order pembelian barang ini adalah sebagai berikut :

• Tembusan Pemberitahuan (Advice Copy)

 Tembusan ini diberikan pada bagian yang meminta pembelian. Kadang

kadang penjual diberi 2 lembar order pembelian yang satu lembar akan

dikembalikan sebagai pemberitahuan pesanan diterima.

• Tembusan Penerimaan (Receiving Copy)

Tembusan ini diberikan kepada bagian penerimaan. Dalam Blind

Receiving Procedure, tembusan ini dapat ditiadakan, atau kolom jumlah

pesanan ditutup dengan tinta hitam, dengan maksud agar bagian

penerimaan betul-betul menghitung barang yang diterima.

• Tembusan Untuk Arsip

Tembusan ini bisa dibuat 2 lembar, yang satu lembar digunakan untuk

mengawasi pesanan yang belum diterima barangnya. Tembusan ini

disebut Unifilled Under Copy dan disimpan urut abjad nama penjual.

Lembar yang kedua diarsipkan urut nomor order pembelian dan digunakan

untuk mengawasi order-order yang dikeluarkan, disebut Jurnal Register

Copy.

• Tembusan Posting atau Distribusi

Tembusan ini diserahkan pada pemegang buku pembantu yang akan

dicatat dalam kolom”dipesan” dalam kartu persediaan. Tembusan ini

dapat juga digunakan untuk membuat statistik order pembelian.

• Laporan penerimaan barang (receiving report)

 Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian penerimaan untuk

menunjukkan barang yang diterima

• Fomulir Persetujuan faktur.

Merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan

bahwa harga, perkalian dan penjumlahan dalam faktur sudah betul, dan

barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan. Formulir ini dapat

diganti dengan cap (stempel) yang isinya sama dengan formulir. Cap

(stempel) ini dicapkan pada faktur yang sudah disetujui.

• Memo Debit/Kredit

Memo debit digunakan oleh bagian pembelian untuk menunjukkan barang

barang yang dikembalikan pada penjual. Sedangkan memo kredit

digunakan oleh bagian pembelian apabila barang yang dikirim melebihi

jumlah pesanan dan kelebihan itu belum diperhitungkan dalam faktur

penjual.

Secara umum pembelian barang dagangan secara kredit dibagi menjadi 3 (tiga) jenis

yaitu :

1. Order Toko

Dalam hal ini, bagian pembelian menghubungi pemasok/ toko melalui telepon

untuk memesan barang dagangan yang dibutuhkan. Keuntungan dari cara ini

yaitu bagian pembelian tidak perlu untuk repot-repot dating ke toko tersebut.

Dalam hal ini biaya perjalanan ke toko dapat ditekan sehemat mungkin.

Sedangkan kelemahannya, bagian pembelian tidak dapat memeriksa terlebih

 dahulu keadaan barang dagangan yang dipesannya. Kemungkinan yang dapat

terjadi yaitu kerusakan, kehilangan, susut dan juga usangnya barang dagangan

tersebut.

2. Sales

Dalam hal ini, sales toko datang sendiri ke koperasi dengan maksud untuk

menawarkan barang dagangannya kepada koperasi. Sales toko menawarkan

barang dagangannya dengan menampilkan brosur-brosur atau surat penawaran

produk yang berisi informasi mengenai harga, citra dan kualitas barang.

3. Konsinyasi

Pembelian ini dilakukan dengan menerima barang dagangan yang dititipkan

oleh pemasok. Konsinyasi adalah pengiriman atau penitipan barang dari pemilik

kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen penjualan. Hak milik daripada

barang tetap masih berada pada pemilik.