NOMBRE: Luz Aguirre Zapata

FECHA: Mayo 12 de 2010

ACTIVIDAD: Agrupaciones Documentales
TEMA: 7

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, atendiendo a su formación original, y artificiales,

atendiendo a situaciones subjetivas. Entre las primeras: el fondo, la sección, la serie, la unidad archivística.
Entre las segundas: las denominadas secciones ficticias y las colecciones.

DESCRIPCIÓN DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES.

Las normas o directrices de descripción de archivos facilitan el propósito en los fondos archivísticos y sus
correspondientes agrupaciones. Se deben utilizar y adaptar según las necesidades de cada archivo, lo que
lleva al estudio de las necesidades de descripción y las verdaderas posibilidades de adaptación de las
normas. Es importante trabajar en sistemas de gestión de archivos abiertos y extensibles. Por este motivo el
ejercicio de descripción de agrupaciones documentales, se elabora fundamentalmente con el estándar
internacional.

COLECCIONES “VERSUS” FONDOS DOCUMENTALES

Hoy en día, la Archivística diferencia perfectamente el fondo de la colección: el fondo es un conjunto de

documentos producidos en un contexto relacional normalizado, y su función es informar y probar; la
colección es la reunión de documentos como fruto del saber y de la voluntad creadora, y su función es
informar. El primero se entiende agrupado en la secuencia de su producción, mientras que la segunda
puede ser el resultado de la alteración o destrucción de la relación natural y justa entre el todo y la parte,
que motiva la transformación del fondo archivístico en una colección de piezas “importantes y valiosas” que
sirven para unos fines determinados, pero no a la memoria total de una sociedad o de un individuo en sus
aspectos más diversos. Es decir, un tratamiento inadecuado de los documentos archivísticos puede alterar
su naturaleza, y convertirlo de fondo en colección.

ELEMENTOS MÍNIMOS DE LA DESCRIPCIÓN DE UNA AGRUPACIÓN DOCUMENTAL.

Cuando se ha procedido a una identificación de las agrupaciones documentales, se ha obtenido su cuadro

de clasificación correspondiente, así como la detección y alta de los sujetos productores esenciales de la
documentación, se disponen de los elementos mínimos de descripción de cada agrupación documental para
proceder a lo que se conoce como descripción multinivel, son los siguientes:

- 1.- Código de referencia.

- 2.- El Título.
- 3.- El Productor.
- 4.- Las Fechas.
- 5.- La Extensión de la unidad de descripción.
- 6.- Nivel de descripción.
Cuando se describen las agrupaciones documentales del ejemplo seleccionado; “Reformas propuestas por
el Vicepresidente de Colombia” se procede a lo que se conoce como proceso de descripción multinivel que
comporta una serie de aspectos esenciales para su correcta aplicación:

− Descripción de lo general a lo particular: Es decir, antes de proceder a la descripción del expediente, se

necesita describir el fondo de procedencia, agrupaciones documentales dependientes del fondo, secciones,
series, etc. hasta alcanzar el nivel del expediente que nos compete. Esto también supone la necesidad de un
proceso de identificación de cada agrupación, preparación del cuadro de clasificación y alta de los sujetos
productores y principales autoridades que forman parte de la documentación a tratar.

− Información Pertinente para el nivel de Descripción: Se tratará en la medida de lo posible ser pertinentes
y ajustar los datos y contenidos de cada agrupación documental, atendiendo a su nivel de descripción. En
concordancia con el principio de lo general a lo particular, El fondo constará de datos macro-estructurales y
generales que permitan conocer su desarrollo y características documentales. Ello no da pie a elaborar
descripciones de las secciones o series que contempla, puesto que corresponden a otro nivel de descripción
que será enlazado o vinculado posteriormente.

− Vinculación de las Descripciones: El concepto de enlace y vinculación de las descripciones de cada

agrupación documental quedan patentes, no sólo por la organización mediante el cuadro de clasificación,
sino por el módulo de contenidos adjunto al módulo de colecciones. De esta forma, obtener la posición que
ocupa una agrupación en la jerarquía y conocer sus contenidos se consigue con relativa sencillez.

− Evitar Repetir Información: Generalmente, siempre que se respeta el principio de lo general a lo

particular, así como la información pertinente en cada nivel de descripción o agrupación, se logra evitar
repetir información. Se ha de comprender que el conjunto de descripciones serán presentadas y
visualizadas como un conjunto accesible mediante las relaciones establecidas entre cada uno de los niveles
y sus contenidos.

Importancia para la organización documental de mi empresa

La organización de los documentos y demás archivos de mi empresa deben estar debidamente ordenados y
estructurados de acuerdo a la normatividad archivística colombiana, de manera que permita una mejor
cualificación de la gestión archivística. Por lo tanto, se debe tener claridad sobre las estructuras del fondo
documental, es decir, sus divisiones internas. Esto nos ayuda a realizar clasificaciones orgánicas, funcionales
o mixtas de los fondos documentales, agrupando y jerarquizando los documentos de un fondo con arreglo a
unos niveles jerárquicos, como el subfondo, sección de fondo, serie, subserie, unidad de instalación y
unidad documental simple o compuesta. Algunos varían en la omisión de subdivisiones, todo depende de la
complejidad del sistema de archivos. De todos ellos, es la serie la más significativa de todas las agrupaciones
documentales, la cual se define como un conjunto de documentos que tienen el mismo origen orgánico,
responden a la misma función administrativa, están sujetos al mismo trámite o uso administrativo, y tienen
características similares en cuanto al contenido y, a menudo, en cuanto al aspecto externo. La palabra
sección es imprecisa en cuanto a su significado, por ello entendemos que debe referirse al total del que
forman parte. Fundamentalmente hablamos de las secciones de un fondo o de las secciones de un archivo.
Es un término fuertemente asentado en los Archivos Históricos más antiguos y de mayor tradición.